10.1 Funcionamiento de las tareas
La acción le permite comprobar en la cola del flujo de trabajo si tiene tareas asignadas, o si hay tareas asignadas a un usuario, un grupo, un contenedor o una función cuyas tareas tiene permiso para gestionar. Cuando hay una tarea en su cola, debe efectuar una de las acciones siguientes:
-
Reclamar la tarea para empezar a trabajar en ella
-
Reasignar la tarea a otro usuario, grupo o función
NOTA:Para reasignar una tarea, debe ser administrador de provisión o supervisor de provisión (o supervisor de equipo) y contar con el permiso Si no cuenta con este permiso, el botón no estará disponible.
Los usuarios de la empresa que no tengan ningún privilegio administrativo, sólo podrán ver las tareas de las que sean receptores. No podrán ver las tareas para las que sean destinatarios. La lista de tareas mostrada a los usuarios de la empresa incluyen las tareas sin reclamar.
De forma alternativa, el receptor puede delegar la tarea al usuario de la empresa, o este usuario puede reclamar la tarea para un grupo.
NOTA:El usuario de la empresa no necesita disponer de derechos de navegación de directorio para la definición de petición de provisión que inició el flujo de trabajo para poder ver una tarea de la que sea receptor.
El administrador y el supervisor de provisión tienen la capacidad de gestionar tareas para otros usuarios, como se describe a continuación:
-
Si no hay nada seleccionado en el control , la lista de tareas muestra las tareas del usuario actual. Estas tareas incluyen las tareas de las que es destinatario o receptor y las tareas cuyo destinatario o receptor es un grupo, un contenedor o una función a los que pertenece el usuario. El administrador o el supervisor de provisión pueden realizar cualquier acción en sus propias tareas, ya que no se requiere ningún derecho para trabajar con las tareas propias.
-
Si en el control hay seleccionado un usuario, la lista muestra las tareas que tienen al usuario seleccionado como receptor o como destinatario. El administrador o el supervisor de provisión pueden filtrar la lista de tareas para mostrar sólo aquellas en las que el usuario gestionado es el receptor. Asimismo, el usuario puede filtrar la lista para mostrar sólo las tareas para las que el usuario gestionado es el destinatario.
-
Si hay seleccionado un grupo, la lista muestra las tareas que tienen al grupo seleccionado como receptor o como destinatario. El administrador de provisión, el supervisor de provisión o el supervisor de equipo pueden filtrar la lista de tareas para mostrar sólo aquellas en las que el grupo gestionado es el receptor. Asimismo, el usuario puede filtrar la lista para mostrar sólo las tareas para las que el grupo gestionado es el destinatario.
-
Si hay una función seleccionada, la lista muestra las tareas que tienen a la función seleccionada como receptor. No es posible especificar una función como destinataria de una tarea.
-
Si hay un contenedor seleccionado, la lista muestra las tareas que tienen al contenedor seleccionado como receptor. No es posible especificar un contenedor como destinatario de una tarea.
El supervisor de equipo del dominio de provisión tiene la capacidad de gestionar tareas para los miembros del equipo. Antes de seleccionar un miembro del equipo, el supervisor de equipo debe seleccionar un equipo.
La acción permite trabajar en las tareas asociadas con peticiones de recurso, función, proceso y certificación. En algunos casos, la interfaz de usuario puede variar en función de la tarea que seleccione para trabajar. En el caso de las peticiones de certificación, la acción muestra sólo las tareas en las que el usuario actual está designado como certificador.
Cuando reclama una tarea asociada con una petición de recurso, función o proceso, puede llevar a cabo una acción que remitirá el elemento de trabajo a la actividad siguiente del flujo de trabajo. A continuación se describen las acciones que puede llevar a cabo:
Tabla 10-1 Acciones para remitir
Cuando reclama una tarea asociada con una petición de certificación, debe revisar la información que se muestra en el formulario de certificación. Además, debe contestar a la pregunta obligatoria de certificación, que indica si certifica que los datos son correctos, y, en algunos casos, debe responder a una o más preguntas de encuesta. En los procesos de certificación de perfiles de usuario, el formulario incluye sus datos de atributos de usuario, que deberá verificar que son correctos. En los procesos de certificación de asignación de función, asignación de usuario y de separación de tareas, el formulario incluye un informe que muestra los datos de asignación de función, asignación de usuario y de separación de tareas que debe verificar.
10.1.1 Visualización de la lista de tareas
Para ver las tareas que se le han asignado:
-
Haga clic en en el grupo de acciones de la Consola de trabajo.
Aparecerá la lista de tareas de su cola.
En las peticiones de recursos y de función, la columna de la lista de tareas especifica los usuarios o grupos que recibirán el recurso o función en caso de que se apruebe. En el caso de las peticiones de certificación, la columna indica el nombre del certificador.
La columna de la lista de tareas incluye un icono que indica si la tarea está asignada en ese momento a un usuario, un grupo, un delegado o varios aprobadores. El tipo se aplica en las siguientes situaciones:
-
La tarea se ha asignado a un grupo de receptores, pero sólo uno de ellos puede reclamarla y aprobarla. Cuando se proporciona la aprobación, la ejecución de la tarea se considera finalizada.
-
La tarea se ha asignado a varios receptores y todos ellos deben reclamar y aprobar la tarea para que la actividad se considere finalizada.
-
La tarea se ha asignado a varios receptores y un quórum de usuarios debe reclamar y aprobar la tarea para que la actividad se considere finalizada. El administrador debe configurar la definición del quórum. Para definir el quórum, el administrador especifica una condición de aprobación que indique el número o porcentaje preciso de aprobaciones necesarias.
El sistema de flujo de trabajo lleva a cabo una evaluación de cortocircuito para optimizar los quórums. Cuando una condición de aprobación de quórum alcanza el punto en que el quórum no es posible, la actividad se deniega y la tarea se elimina de las colas de todos los receptores.
La columna muestra un indicador para las tareas de alta prioridad. Puede ordenar la lista de tareas según la prioridad haciendo clic en la columna .
Las tareas de flujo de trabajo asociadas con peticiones de certificación muestran el nombre de tarea
-
10.1.2 Visualización del resumen de una tarea
Para ver la información de resumen de una tarea:
-
Pase el cursor sobre el nombre de la tarea en la lista de tareas.
10.1.3 Selección de una tarea
Para seleccionar una tarea de la lista de cola:
-
Haga clic en el nombre de la tarea de la cola.
Se muestra el formulario Información de la tarea en una ventana de mensaje o incrustado en la lista de tareas. Este comportamiento se controla mediante un ajuste del recuadro de diálogo La imagen siguiente muestra el formulario Información de la tarea incrustado:
La imagen siguiente muestra el formulario Información de la tarea en una ventana de mensaje:
Cuando una tarea se asigna a varios aprobadores, el formulario de información de la tarea muestra el icono junto al campo y muestra texto bajo el icono que indica que se necesitan varias aprobaciones.
-
Para mostrar más información acerca de una tarea asignada a varios aprobadores, haga clic en el texto situado bajo el icono
Aparecerá una ventana emergente que indica la cantidad de aprobaciones necesarias, quiénes son los receptores actuales y cuál es el estado de aprobación actual.
Los requisitos de la tarea dependen del modo en el que el administrador la haya configurado:
-
Si el tipo de aprobación es de grupo, la tarea se ha asignado a varios usuarios de un grupo, pero sólo uno de ellos debe reclamarla y aprobarla.
-
Si el tipo de aprobación es de función, la tarea se ha asignado a varios usuarios de una función, pero solo uno de ellos debe reclamarla y aprobarla.
-
Si el tipo de aprobación es de varios aprobadores, la tarea se ha asignado a varios receptores y todos ellos deben reclamarla y aprobarla.
-
Si el tipo de aprobación es de quórum, la tarea se ha asignado a varios receptores y un quórum de ellos es suficiente para aprobarla. El administrador debe configurar la definición del quórum. Para definir el quórum, el administrador especifica una condición de aprobación que indique el número o porcentaje preciso de aprobaciones necesarias.
El sistema de flujo de trabajo lleva a cabo una evaluación de cortocircuito para optimizar los quórums. Cuando una condición de aprobación de quórum alcanza el punto en que el quórum no es posible, la actividad se deniega y la tarea se elimina de las colas de todos los receptores.
-
-
Para reclamar una tarea, siga las instrucciones que se describen en la Sección 10.1.4, Reclamación de una tarea.
-
Para ver el historial de comentarios de la tarea, haga clic en .
Una ventana emergente le permitirá ver los comentarios de los usuarios y del sistema. El orden en que aparecen los comentarios está determinado por la marca horaria asociada a cada uno de ellos. Los comentarios introducidos en primer lugar se muestran primero. En los flujos de aprobación en paralelo, el orden de las actividades que se llevan a cabo simultáneamente puede ser impredecible.
-
Haga clic en
-
Para mostrar los comentarios de los usuarios, haga clic en
Los comentarios de los usuarios incluyen los siguientes tipos de información:
-
La fecha y la hora de adición del comentario.
-
El nombre de la actividad a la que se aplica cada comentario. La lista de actividades mostradas incluye las actividades de usuario y de provisión que se han procesado o se están procesando en ese momento.
-
El nombre del usuario que ha realizado el comentario. Si el comentario se ha generado en el sistema de flujo de trabajo, el nombre de la aplicación (por ejemplo, IDMProv) es el nombre de usuario. Los comentarios generados por el sistema de flujo de trabajo se traducen automáticamente.
-
El texto del comentario, que incluye el nombre del usuario asignado actualmente a cada actividad.
El diseñador del flujo de trabajo puede desactivar la generación de comentarios de los usuarios para un flujo de trabajo. Para obtener más información, consulte la Identity Manager User Application: Design Guide (Guía de diseño de la aplicación de usuario del Gestor de identidades).
-
-
Para mostrar los comentarios del sistema, haga clic en .
Los comentarios del sistema incluyen los siguientes tipos de información:
-
La fecha y la hora de adición del comentario.
-
El nombre de la actividad a la que se aplica cada comentario. Al ver los comentarios del sistema, se muestran todas las actividades del flujo de trabajo. La lista de actividades incluye las que se han procesado o se están procesando en ese momento.
-
El nombre del usuario que ha realizado el comentario. Si el comentario se ha generado en el sistema de flujo de trabajo, el nombre de la aplicación (por ejemplo, IDMProv) es el nombre de usuario. Los comentarios generados por el sistema de flujo de trabajo se traducen automáticamente.
-
El texto del comentario, que indica la acción que se ha llevado a cabo para la actividad.
La función principal de los comentarios es la de servir como ayuda para tareas de depuración. La mayoría de los usuarios de la empresa no necesitarán consultar los comentarios del sistema de un flujo de trabajo.
-
-
Para desplazarse por una lista de comentarios larga, haga clic en las flechas de la parte inferior de la pantalla. Por ejemplo, para pasar a la página siguiente, haga clic en la flecha .
-
Haga clic en para cerrar la ventana.
-
-
Para regresar a la lista de tareas, haga clic en .
10.1.4 Reclamación de una tarea
Para reclamar una tarea en la que trabajar:
-
Haga clic en .
En las peticiones de recurso, función y proceso, la sección de la página se actualiza para incluir los botones y , así como cualquier otro botón de acción incluido en la definición de flujo, y los campos adecuados se convierten en editables.
En las peticiones de certificación, la sección de la página se actualiza para incluir el formulario de certificación. La apariencia del formulario varía en función del tipo de certificación. En procesos de certificación de perfil de usuario, el formulario muestra los datos del perfil de usuario que debe revisar:
En los procesos de certificación de asignación de función, asignación de usuario y de separación de tareas, el formulario incluye un informe que muestra los datos que debe revisar:
En todos los tipos de certificación, el formulario muestra los controles que le permiten contestar a la pregunta de certificación obligatoria, así como cualquier otra pregunta de encuesta que se incluya en el proceso de certificación:
Si la tarea requiere una firma digital, el icono aparecerá en la esquina superior derecha de la página.
Además, en Internet Explorer aparecerá un mensaje que indica que se debe pulsar la barra espaciadora o la tecla Intro para activar el applet de firma digital.
-
Si está trabajando en una tarea que requiere una firma digital, lleve a cabo los pasos siguientes:
-
Si utiliza una tarjeta inteligente, introdúzcala en el lector de tarjetas inteligentes.
-
En Internet Explorer, pulse la barra espaciadora o la tecla Intro para activar el applet.
En este momento, es posible que el navegador muestre un mensaje de advertencia de seguridad.
-
Haga clic en para continuar.
-
Complete los campos del formulario de aprobación. Los campos del formulario varían en función del recurso que se ha solicitado.
-
Haga clic en la casilla de verificación situada junto al mensaje de confirmación de firma digital para indicar que está preparado para firmar.
El mensaje de confirmación de firma digital variará en función del modo en que el administrador haya configurado el recurso de provisión.
A continuación, el applet muestra una ventana emergente que permite seleccionar un certificado. La ventana emergente muestra los certificados importados al navegador, así como los certificados importados a la tarjeta inteligente (si hay alguna conectada en ese momento).
-
Seleccione el certificado que desee utilizar y haga clic en
-
Si selecciona un certificado importado al navegador, escriba la contraseña del certificado en el campo del formulario de petición.
-
Si selecciona un certificado importado a la tarjeta inteligente, escriba el número de identificación (PIN) de la tarjeta inteligente y haga clic en .
No es necesario que escriba la contraseña del certificado si utiliza una tarjeta inteligente, dado que la contraseña del certificado ya se habrá transmitido a la tarjeta.
Si el administrador ha habilitado la capacidad de acceder a una vista previa del acuerdo de usuario, el botón estará habilitado.
-
Haga clic en para ver el acuerdo de usuario.
Si el tipo de firma digital está definido como Formulario, se mostrará un documento PDF.
Si el tipo de firma digital está definido como datos, se mostrará un documento XML.
-
-
Para denegar una petición de recurso o de función, haga clic en .
-
Para aprobar una petición de recurso o de función, haga clic en
La Aplicación de usuario muestra un mensaje que indica si la acción se ha efectuado correctamente.
10.1.5 Reasignación de una tarea
Para reasignar una tarea:
-
Haga clic en en la ventana Información de la tarea.
NOTA:Para reasignar una tarea, debe ser administrador de provisión o supervisor de provisión (o supervisor de equipo) y contar con el permiso Si no cuenta con este permiso, el botón no estará disponible.
-
Haga clic en el icono del
situado junto al recuadro de entrada seleccionado.
-
En la lista desplegable , seleccione al usuario al que desee reasignar la tarea.
-
(Opcional) Escriba un comentario en el campo que explique por qué se ha vuelto a asignar.
-
Haga clic en .
La Aplicación de usuario muestra un mensaje que indica si la acción se ha efectuado correctamente.
10.1.6 Liberación de una tarea
Libere una tarea para que pueda asignarse a otro miembro del equipo o que otro miembro del equipo la reclame.
-
Haga clic en en la ventana Información de la tarea.
10.1.7 Filtrado de la lista de tareas
Es posible aplicar un filtro a la lista de tareas para limitar el número de filas que se devuelven. Al filtrar la lista de tareas, quizás sea más fácil encontrar lo que se busca y puede mejorar el rendimiento.
Para definir un filtro para la lista de tareas:
-
Haga clic en el botón
Se muestra el recuadro de diálogo Filtro, con varios campos que se pueden usar para especificar cómo se desea filtrar los datos:
-
Para limitar la búsqueda a las tareas para las que el perfil de entidad actual (el usuario que ha entrado o un usuario, un grupo, un contenedor o una función seleccionados en el control ) es el receptor, seleccione en el campo
NOTA:El campo no está disponible para los usuarios finales, ya que estos usuario sólo pueden ver las tareas de las que son receptores. El campo sólo es visible para los administradores de dominio, los supervisores de dominio y los supervisores de equipo.
-
Para limitar la búsqueda a las tareas para las que el perfil de entidad actual es el destinatario, seleccione en el campo
-
Para incluir todas las tareas para las que el perfil de entidad actual es el receptor o el destinatario, asegúrese de que no hay nada seleccionado en el campo
-
Para limitar la búsqueda a las tareas que caducan en un momento concreto, seleccione la unidad de tiempo ( > u ) e introduzca un valor en el campo .
-
Haga clic en para realizar una nueva consulta de tareas, según los criterios especificados en el recuadro de diálogo Filtro.
Cuando se define un filtro para la lista de tareas, la definición del filtro se guarda en el repositorio seguro de identidades junto a las demás preferencias del usuario.
NOTA:Las preferencias guardadas siempre se aplican al usuario que ha entrado en la aplicación de usuario, independientemente de si se ha seleccionado un usuario distinto en el control
Para ver qué puntos de filtro se han definido anteriormente:
-
Observe los recuadros a la izquierda del icono
Si no hay ningún filtro definido, el icono muestra dos anillos vacíos, como se muestra a continuación:
Si se han definido uno o varios puntos de filtro, cada punto aparece en un recuadro distinto, como se muestra a continuación:
Para eliminar un punto de filtro especificado anteriormente en el diálogo Filtro:
-
Haga clic en el icono (que tiene el aspecto de una ) situado junto al punto de filtro que desea eliminar:
Para eliminar todos los filtros definidos anteriormente y actualizar los resultados de la búsqueda para incluir todas las tareas:
-
Haga clic en el botón para abrir el recuadro de diálogo Filtro.
-
Haga clic en el botón
El recuadro de diálogo Filtro se cierra y la lista de tareas se actualiza para incluir todas las tareas.
10.1.8 Personalización de las columnas de tareas
La sección Notificaciones de tareas de la página Consola de trabajo permite seleccionar y deseleccionar columnas, así como reordenarlas en la pantalla de lista de tareas. Este comportamiento se controla mediante un ajuste del recuadro de diálogo Personalizar visualización de notificaciones de tareas.
Cuando se modifica la lista de columnas o se reordenan las columnas, las personalizaciones se guardan en el repositorio seguro de identidades junto a las demás preferencias del usuario.
Para personalizar la presentación de las columnas en la lista de tareas:
-
Haga clic en el botón de la sección de la página Consola de trabajo.
La aplicación de usuario muestra la lista de columnas seleccionadas actualmente para la pantalla, así como una lista de columnas adicionales disponibles para su selección.
-
Para incluir una columna adicional en la pantalla, selecciónela en la recuadro de lista y arrástrela al recuadro de lista
Para seleccionar varias columnas de la lista, mantenga pulsada la tecla Ctrl y seleccione las columnas. Para seleccionar un intervalo de columnas que aparezcan juntas en la lista, mantenga pulsada la tecla Mayús y seleccione las columnas.
Es posible reordenar las columnas en la pantalla subiéndolas o bajándolas en el recuadro de lista
-
Para eliminar una columna de la pantalla, selecciónela en el recuadro de lista y arrástrela al recuadro de lista
Las columnas y son obligatorias y no se pueden eliminar de la pantalla de lista de tareas.
-
Para guardar los cambios, haga clic en
10.1.9 Control para determinar si la lista de tareas aparece expandida por defecto
La página Consola de trabajo permite especificar si la lista de tareas aparecerá expandida por defecto en la sección Notificaciones de tareas de la página. Este comportamiento se controla mediante un ajuste del recuadro de diálogo Personalizar visualización de notificaciones de tareas.
Cuando modifica este ajuste, las preferencias se guardan en el repositorio seguro de identidades junto a las demás preferencias del usuario.
Para especificar si desea que la lista de tareas se muestre expandida por defecto:
-
Haga clic en el botón de la sección de la página Consola de trabajo.
La aplicación de usuario muestra el recuadro de diálogo Personalizar visualización de notificaciones de tareas, que permite personalizar la pantalla de lista de tareas. El conjunto de controles mostrado puede variar según los ajustes que el administrador haya designado como disponibles para que el usuario pueda anular.
-
Para expandir por defecto la lista de tareas en la pantalla, marque la casilla de verificación Para ocultar por defecto la lista de tareas en la pantalla, deseleccione la casilla de verificación
La casilla de verificación controla el aspecto inicial de la sección Notificaciones de tareas de la Consola de trabajo. Recuerde que puede expandir o contraer esta lista de tareas independientemente de si ha marcado o no esta casilla.
-
Para guardar los cambios, haga clic en
10.1.10 Control de la presentación de los detalles de la tarea
La página Consola de trabajo permite especificar cómo se mostrarán los detalles de una tarea en la que se haga clic en la sección Notificaciones de tareas. Puede mostrar los detalles de la tarea en la lista o en un recuadro de diálogo separado. Este comportamiento se controla mediante un ajuste del recuadro de diálogo Personalizar visualización de notificaciones de tareas.
Cuando modifica este ajuste, las preferencias se guardan en el repositorio seguro de identidades junto a las demás preferencias del usuario.
Para controlar la visualización de los detalles de la tarea:
-
Haga clic en el botón de la sección de la página Consola de trabajo.
La aplicación de usuario muestra el recuadro de diálogo Personalizar visualización de notificaciones de tareas, que permite personalizar la pantalla de lista de tareas. El conjunto de controles mostrado puede variar según los ajustes que el administrador haya designado como disponibles para que el usuario pueda anular.
-
Para mostrar los detalles en la lista de tareas, seleccione en la lista desplegable Para mostrar los detalles en un recuadro de diálogo separado, seleccione
-
Para conservar los cambios, haga clic en
10.1.11 Definición de la acción de reclamación de tareas abiertas
La página Consola de trabajo permite controlar qué acción será necesaria para reclamar una tarea. Se puede especificar que haya que reclamar específicamente una tarea, o que simplemente al abrir la tarea se reclame para el usuario. Este comportamiento se controla mediante un ajuste del recuadro de diálogo Personalizar visualización de notificaciones de tareas.
Cuando modifica este ajuste, las preferencias se guardan en el repositorio seguro de identidades junto a las demás preferencias del usuario.
Para especificar qué acción es necesaria para reclamar una tarea:
-
Haga clic en el botón de la sección de la página Consola de trabajo.
La aplicación de usuario muestra el recuadro de diálogo Personalizar visualización de notificaciones de tareas, que permite personalizar la acción de reclamación. El conjunto de controles mostrado puede variar según los ajustes que el administrador haya designado como disponibles para que el usuario pueda anular.
-
Para especificar que al abrir una tarea, esa tarea se reclame automáticamente para el usuario, marque la casilla de verificación Para especificar que las tareas se deban reclamar explícitamente, deseleccione esta casilla.
-
Para guardar los cambios, haga clic en
10.1.12 Clasificación de la lista de tareas
Para ordenar la lista de tareas:
-
Haga clic en el encabezado de la columna por la que desee ordenar.
El indicador triangular de orden muestra la columna por la que se ha ordenado. Si el orden es ascendente, el indicador es normal, con un triángulo con el vértice hacia arriba.
Si el orden es descendente, el indicador tiene el vértice hacia abajo.
La columna de orden inicial la determina el administrador de configuración de RBPM. Si ordena la lista por cualquier columna que no sea la columna Petición, la columna Petición se usará como columna de orden secundario.
Si anula la columna de orden inicial, la columna por la que desee ordenar se añadirá a la lista de columnas obligatorias en el recuadro de diálogo Las columnas obligatorias están indicadas con un asterisco (*).
Cuando modifica el orden de la lista de tareas, las preferencias se guardan en el repositorio seguro de identidades junto a las demás preferencias del usuario.
10.1.13 Actualización de la lista de tareas
Para actualizar la lista de tareas:
-
Haga clic en el botón
La lista de tareas se actualiza para reflejar el estado actual de la cola de tareas del usuario actual.
10.1.14 Control del número de elementos mostrados en una página
Para especificar el número de elementos que se mostrarán en cada página:
-
Seleccione un número en la lista desplegable
Cuando modifica el ajuste , las preferencias se guardan en el repositorio seguro de identidades junto a las demás preferencias del usuario.
10.1.15 Visualización de los comentarios de una tarea
-
Para mostrar los comentarios de una tarea, haga clic en el icono Comentarios de la lista de tareas.
NOTA:Para ver los comentarios de una tarea, se debe haber incluido la columna Comentarios en la lista de columnas seleccionadas. Para obtener información adicional sobre cómo añadir columnas a la lista de tareas, consulte la Sección 10.1.8, Personalización de las columnas de tareas.