3.2 Procesamiento de texto con Writer

OpenOffice.org Writer es un procesador de texto completo con capacidad para modificar el formato del texto y las páginas. Su interfaz es similar a las de otros procesadores de texto importantes e incluye algunas funciones que normalmente sólo se encuentran en caras aplicaciones de publicación de escritorio.

Esta sección destaca algunas de las funciones principales de Writer. Para obtener más información acerca de estas funciones e instrucciones completas acerca del uso de Writer, consulte la ayuda de OpenOffice.org o cualquiera de las fuentes incluidas en la Sección 3.8, Búsqueda de ayuda e información acerca de OpenOffice.org.

NOTA:Gran parte de la información de esta sección también es aplicable a otros módulos de OpenOffice.org. Por ejemplo, otros módulos utilizan los estilos de forma similar a Writer.

3.2.1 Creación de un nuevo documento

Existen dos maneras de crear un documento nuevo:

Para crear un documento desde cero, utilice Archivo > Nuevo > Documento de texto.

Si desea utilizar un formato estándar y elementos predefinidos para los documentos, pruebe con un asistente. Los asistentes son pequeñas utilidades que permiten tomar algunas decisiones básicas para, a continuación, crear un documento a partir de una plantilla. Para crear, por ejemplo, una carta comercial, haga clic en Archivo > Asistentes > Carta. Usando los cuadros de diálogo del asistente, cree con facilidad un documento básico con un formato estándar. Puede verse un ejemplo de un cuadro de diálogo de un asistente en la Figura 3-2.

Figura 3-2 Un asistente de OpenOffice.org

Introduzca el texto que desee en la ventana del documento. Utilice la barra Formato o el menú Formato para ajustar la apariencia del documento. Utilice el menú Archivo o los botones correspondientes de la barra para imprimir y guardar el documento. Añada elementos adicionales al documento, como por ejemplo tablas, imágenes y diagramas, con las opciones del menú Insertar.

3.2.2 Uso compartido de documentos con otros procesadores de textos

Puede utilizar Writer para editar documentos creados con muchos otros procesadores de texto. Por ejemplo, puede importar un documento de Microsoft Word, editarlo y volver a guardarlo como documento de Word. La mayoría de los documentos de Word se pueden importar en OpenOffice.org sin ningún problema. El formato, las fuentes y todos los demás aspectos del documento permanecen intactos. Sin embargo, algunos documentos que presentan gran complejidad (como documentos que incluyen tablas complejas, macros de Word, fuentes o formatos poco usuales) pueden requerir tareas de edición después de que se importen. OpenOffice.org también permite guardar en muchos de los formatos de procesamiento de texto más populares. De forma similar, los documentos creados en OpenOffice.org y guardados como archivos de Word se pueden abrir en Microsoft Word sin ningún problema.

De modo que, si utiliza OpenOffice.org en un entorno en el que comparte frecuentemente documentos con usuarios de Word, no debería tener problemas para intercambiar archivos de documentos. Bastará con que abra los archivos, los edite y los guarde con el formato de Word.

3.2.3 Aplicación de formatos mediante estilos

OpenOffice.org utiliza estilos para aplicar un formato coherente a los distintos elementos de los documentos. Están disponibles los siguientes tipos de estilos:

Tabla 3-4 Acerca de los tipos de estilos

Tipo de estilo

Función

Párrafo

Permite aplicar un formato estándar a los distintos tipos de párrafo del documento. Por ejemplo, se puede aplicar un estilo de párrafo a un título de primer nivel para definir el tipo y el tamaño de fuente, el espacio por encima y por debajo del título, la ubicación del título y otras especificaciones de formato.

Carácter

Permite aplicar formato estándar a los tipos de texto. Por ejemplo, si quiere que el texto que se deba resaltar aparezca en cursiva, puede crear un estilo de énfasis con el que se ponga en cursiva el texto seleccionado cuando se aplique.

Trama

Permite aplicar formato estándar a los marcos. Por ejemplo, si en un documento se utilizan barras laterales, puede crear marcos con gráficos, bordes, posiciones y otros elementos de formato específicos de forma que todas las barras laterales muestren un aspecto coherente.

Página

Permite aplicar formato estándar a tipos de página específicos. Por ejemplo, si todas las páginas de un documento incluyen un encabezado y un pie de página excepto la primera, puede utilizar un estilo de primera página en el que se inhabiliten el encabezado y el pie. También puede utilizar estilos de página distintos para las páginas izquierda y derecha, de forma que los márgenes internos de las páginas sean más grandes y los números aparezcan en la esquina exterior.

Lista

Permite aplicar un formato estándar a tipos de lista específicos. Por ejemplo, puede definir una lista de comprobación que incluya casillas de verificación cuadradas o una lista con topos redondos y aplicar fácilmente el estilo adecuado cuando cree las listas.

Apertura de la ventana de formato y estilo

La ventana Estilo y formato (llamada Estilista en versiones anteriores de OpenOffice.org), es una versátil herramienta de formato que permite aplicar estilos a texto, párrafos, páginas, marcos y listas. Para abrir esta ventana, haga clic en Formato > Estilo y formato. OpenOffice.org incorpora varios estilos predefinidos. Puede utilizarlos tal cual, modificarlos o crear estilos nuevos.

SUGERENCIA:La ventana Estilo y formato es una ventana flotante por defecto; es decir, se abre en una ventana aparte que puede colocar en cualquier lugar de la pantalla. Si utiliza estilos con frecuencia, puede que le resulte útil anclar la ventana de modo que se muestre siempre en el mismo lugar de la interfaz de Writer. Para anclar la ventana Estilo y formato, pulse Control mientras hace doble clic en una zona gris de la ventana. Esta sugerencia también es aplicable a otras ventanas de OpenOffice.org, incluido el Navegador.

Aplicación de estilos

Para aplicar un estilo, seleccione el elemento al que desee aplicarlo y haga doble clic en el estilo adecuado dentro de la ventana Estilo y formato. Por ejemplo, para aplicar un estilo a un párrafo, coloque el cursor en cualquier lugar del párrafo y haga doble clic en el estilo deseado.

Utilización de estilos comparada con la utilización de los botones y opciones del menú Formato

Al usar estilos en lugar de las opciones del menú Formato y de los botones, dotará a las páginas, los párrafos, el texto y las listas de un aspecto más coherente y le será más fácil cambiar el formato. Por ejemplo, si resalta un texto seleccionándolo y haciendo clic en el botón Negrita y después decide que el texto resaltado se debe poner en cursiva, deberá buscar todo el texto en negrita manualmente y cambiarlo a cursiva. Por el contrario, si utiliza un estilo de carácter, sólo tendrá que cambiar el estilo de negrita a cursiva para que todo el texto al que se le haya aplicado ese estilo cambie de negrita a cursiva.

El formato que se aplique al texto con una opción de menú o un botón anulará el estilo que se le aplique. Si utiliza el botón Negrita para aplicar formato a un texto y un estilo de énfasis para aplicar formato a otro texto, al cambiar el estilo no se cambiará el texto al que se haya aplicado el formato con el botón, ni siquiera en el caso de que después se aplique el estilo a ese texto. Deberá quitar la negrita del texto manualmente y después aplicar el estilo.

Del mismo modo, si aplica formato a los párrafos manualmente con la opción Formato > Párrafo, es probable que se encuentre con formatos de párrafo incoherentes cuando termine el documento. Esto es especialmente aplicable si copia y pega párrafos de otros documentos con formato diferente.

Modificación de estilos

Los estilos permiten cambiar el formato en todo un documento cambiando un estilo, en lugar de aplicar el cambio de modo independiente cada vez que quiera aplicar el nuevo formato.

  1. En la ventana Estilo y formato, haga clic en el estilo que desee modificar.

  2. Haga clic en Modificar.

  3. Modifique los ajustes del estilo seleccionado.

    Para obtener información acerca de los ajustes disponibles, consulte la ayuda en línea de OpenOffice.org.

  4. Haga clic en Aceptar.

Creación de estilos

OpenOffice.org incorpora un conjunto de estilos que se adapta a las necesidades de la mayoría de los usuarios. No obstante, la mayoría de los usuarios necesitarán tarde o temprano un estilo que aún no exista. Para crear un estilo nuevo:

  1. Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar vacío de la ventana Estilo y formato.

    Asegúrese de que esté abierta la lista de estilos que corresponda al tipo de estilo que quiera crear. Por ejemplo, si va a crear un estilo de carácter, asegúrese de que esté abierta la lista de estilos de carácter.

  2. Haga clic en Nuevo.

  3. Haga clic en Aceptar.

  4. Asigne un nombre al estilo y seleccione los ajustes que desee aplicarle.

    Para obtener información detallada acerca de las opciones de estilo disponibles en cualquier pestaña, haga clic en la pestaña correspondiente y después en Ayuda.

3.2.4 Utilización de plantillas para aplicar formato a documentos

La mayoría de los usuarios de procesadores de texto crean más de un tipo de documento. Por ejemplo, puede que desee escribir cartas, notas e informes, cada uno de los cuales presentan un aspecto distinto y exigen estilos diferentes. Si crea una plantilla para cada tipo de documento, los estilos que necesite para cada documento estarán siempre disponibles de forma inmediata.

La creación de una plantilla requiere una cierta programación por anticipado. Es preciso determinar el aspecto que se desee que tenga el documento para poder crear los estilos necesarios en la plantilla. Siempre se pueden modificar las plantillas, pero la planificación previa ahorra mucho tiempo después.

NOTA:Puede convertir plantillas de Microsoft Word del mismo modo que cualquier otro documento de Word. Consulte la Conversión de documentos al formato de OpenOffice.org para obtener más información.

Una explicación detallada de las plantillas escapa al alcance de esta sección. Sin embargo, encontrará más información en el sistema de ayuda y en los procedimientos detallados incluidos en la página de documentación de OpenOffice.org.

Creación de plantillas

Una plantilla es un documento de texto que contiene sólo los estilos y el contenido que se desea incluir en todos los documentos, como la información de dirección o el membrete en las cartas. Cuando se crea o se abre un documento con una plantilla, los estilos se aplican al documento automáticamente.

Para crear una plantilla:

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Documento de texto.

  2. Cree los estilos y el contenido que desee utilizar en todos los documentos en los que se utilice esta plantilla.

  3. Haga clic en Archivo > Plantillas > Guardar.

  4. Especifique un nombre para la plantilla.

  5. En el cuadro Categorías, haga clic en la categoría donde quiera incluir la plantilla.

    La categoría corresponde a la carpeta donde se almacena la plantilla.

  6. Haga clic en Aceptar.

3.2.5 Uso de documentos extensos

Puede utilizar Writer para trabajar con documentos extensos. Esos documentos pueden ser un solo archivo o una recopilación de archivos integrados en un solo documento.

Desplazamiento por documentos grandes

La herramienta Navegador muestra información sobre el contenido de los documentos. y permite acceder a elementos distintos rápidamente. Por ejemplo, puede utilizar Navegador para ver rápidamente todas las imágenes que incluye el documento.

Para abrir Navegador, haga clic en Editar > Navegador. Los elementos que aparecen en el Navegador varían en función del documento cargado en Writer.

Figura 3-3 Herramienta Navegador en Writer

Haga clic en un elemento del Navegador para acceder a dicho elemento en el documento.

Uso de un documento maestro para crear un único documento a partir de varios archivos

Si trabaja con un documento muy extenso, como un libro, puede que le resulte más fácil gestionarlo mediante un documento maestro, en lugar de mantenerlo como un único archivo. Los documentos maestros permiten aplicar rápidamente cambios de formato a documentos extensos o acceder a cada uno de los subdocumentos para editarlos.

Los documentos maestros son documentos de Writer que se comportan como contenedores de varios archivos. Puede mantener los capítulos u otros subdocumentos como archivos individuales recopilados en el documento maestro. Los documentos maestros resultan útiles también en situaciones en las que varios usuarios trabajan en un mismo documento. Puede separar la parte del documento de cada persona en subdocumentos recopilados en un documento maestro, lo que permite que varios autores trabajen en los subdocumentos al mismo tiempo sin temor de sobrescribir el trabajo de los demás.

NOTA:Si ha empezado a utilizar OpenOffice.org y antes utilizaba Microsoft Word, puede que le preocupe la idea de utilizar documentos maestros, puesto que esa función en Word tiene fama de dañar los documentos. Este problema no se da en OpenOffice.org Writer, por lo que puede utilizar de forma segura los documentos maestros para gestionar sus proyectos.

Para crear un documento maestro:

  1. Haga clic en Nuevo > Documento maestro.

    O bien

    Abra un documento existente y haga clic en Archivo > Enviar > Crear documento maestro.

  2. Introduzca los subdocumentos.

  3. Haga clic en Archivo > Guardar.

Los archivos de ayuda de OpenOffice.org incluyen información más completa acerca de la utilización de documentos maestros. Busque el tema “Usar documentos maestros y subdocumentos.”

SUGERENCIA:Los estilos de todos los subdocumentos se importan en el documento maestro. Para asegurarse de que el formato es coherente en todo el documento maestro, es recomendable utilizar la misma plantilla para todos los subdocumentos. Aunque no es obligatorio hacerlo, si los subdocumentos tienen un formato diferente, tal vez deba realizar cambios de formato para importar los subdocumentos en el documento maestro sin crear incoherencias. Por ejemplo, si dos documentos importados en el documento maestro incluyen estilos distintos con el mismo nombre, en el documento maestro se utilizará el formato especificado para ese estilo en el primer documento que se importe.

3.2.6 Utilización de Writer como editor HTML

Además de constituir un completo procesador de textos, Writer se puede utilizar también como editor de HTML. Writer incluye etiquetas HTML que se pueden aplicar como cualquier otro estilo en los documentos. Puede ver el documento con el aspecto que tendrá en línea, o bien editar directamente el código HTML.

Creación de documentos HTML

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo > Documento HTML.

  2. Haga clic en la flecha que se encuentra en la parte inferior de la ventana Estilo y formato.

  3. Seleccione Estilos HTML.

  4. Cree el documento HTML utilizando los estilos para aplicar las etiquetas al texto.

  5. Haga clic en Archivo > Guardar como.

  6. Seleccione la ubicación donde quiera guardar el archivo, asigne un nombre al archivo y seleccione Documento HTML (.html) en la lista Filtro.

  7. Haga clic en Aceptar.

Si prefiere editar el código HTML directamente, o bien desea ver el código HTML creado al editar el archivo HTML como documento de Writer, haga clic en Ver > Código fuente HTML. En el modo de código fuente HTML, la lista Estilo y formato no está disponible.

NOTA:La primera vez que cambie al modo de código fuente HTML, se le solicitará que guarde el archivo como HTML si no lo ha hecho todavía.