La colaboración a través de Vibe facilita el trabajo en línea mediante la creación de un “espacio de reuniones virtual”.
La sinergia del equipo aumenta cuando se utiliza Vibe:
Puede trabajar con los miembros de su equipo sin estar en la misma sala ni utilizar los equipos al mismo tiempo. Tras publicar una nota o un documento en una carpeta, el resto de los miembros del equipo pueden comentar el trabajo, revisar y editar los archivos o seguir desarrollando la idea cuando les resulte conveniente. Con Vibe, el trabajo en equipo es continuo y sin interrupciones.
Cuando se trabaja en línea, la función de “presencia” de Vibe permite ver qué miembros del equipo están en línea en ese momento e iniciar una sesión de conversación con Novell Messenger, realizar una llamada telefónica mediante Skype, etc.
Las ideas se desarrollan de forma conjunta e interactiva entre todos los miembros del equipo. Cuando se celebra una reunión en la sala de conferencias, los miembros del equipo ya han participado en la gestación de la idea y, por tanto, es más probable que la comprendan, la hagan suya y participen en su implantación. Vibe se convierte así en una reunión “previa a la reunión”.
Los documentos se revisan con anterioridad en el proceso, lo cual permite realizar modificaciones y ajustes más fácilmente. Vibe también facilita la creación de documentos de forma conjunta gracias a los procesos de flujo de trabajo, que automatizan la redacción y la revisión, y al control de acceso, que permite designar fácilmente a redactores y revisores.
El proceso de colaboración se conserva y se puede acceder a él en Vibe. No son necesarias las búsquedas por las distintas carpetas de correo electrónico en un esfuerzo por “ponerse al día” en una larga discusión de correo electrónico. Si desea consultar discusiones o decisiones anteriores, o revisar una versión anterior de un documento, puede utilizar las eficaces capacidades de búsqueda de Vibe para localizar información histórica con facilidad y rapidez.
Puede utilizar las distintas herramientas combinadas: hitos, tareas, flujo de trabajo, discusiones, conversaciones o reuniones en línea, para seguir el progreso de los objetivos de varios equipos que trabajen en un proyecto grande.
Las herramientas listas para usar de Novell Vibe ofrecen importantes mejoras en el ámbito de la colaboración en línea. Además, cuando se utilizan las herramientas combinadas y se aplica una estructura al diseño de contenidos, Vibe se convierte en una potente herramienta de gestión de conocimientos y de red social corporativa. La gestión del conocimiento implica el desarrollo, la gestión, el control de acceso y la distribución eficaces de los conocimientos de una organización. El uso de redes sociales corporativas supone una conexión eficaz de personas que cuentan con los conocimientos necesarios para formar equipos, tomar decisiones y realizar el trabajo (como el uso de Facebook en el lugar de trabajo).
Considere los siguientes ejemplos:
Cuando los usuarios utilizan sus áreas de trabajo personales para proporcionar información pormenorizada sobre sí mismos, estas áreas de trabajo se convierten en algo mucho mayor que simples lugares con datos de contacto (números de teléfono, direcciones de correo electrónico, etc.), ya que permite buscar expertos en distintos temas. Además, Vibe analiza los resultados de las búsquedas para indicar cuáles son los usuarios que tratan con más frecuencia el tema de la búsqueda y dónde se llevan a cabo esas conversaciones. Es fácil detectar focos de experiencia asociados con áreas de interés concretas.
Los usuarios avanzados pueden clasificar entradas en Vibe mediante un sistema de cinco estrellas (una estrella para indicar lo menos importante y cinco para lo más importante), lo que proporciona una herramienta más para determinar la calidad de la información.
Vibe proporciona herramientas como wikis (información creada por todos los participantes), blogs (entradas de diario cronológicas que admiten comentarios de los lectores), flujos de trabajo (representación en línea de procesos empresariales) y etiquetas (etiquetas de categorías que se aplican a los elementos). Los usuarios pueden emplear estas herramientas para crear y organizar la información de forma orgánica, a lo largo del tiempo, de un modo que se adapte mejor al estilo natural de trabajo del equipo. Gracias a estas herramientas, los equipos trasladan literalmente sus procesos empresariales al entorno en línea y automatizan su trabajo.
Vibe ofrece resúmenes del área de trabajo, denominados accesorios, que proporcionan instantáneas de una gran cantidad de información en las que se resaltan los datos más relevantes. Por ejemplo, un accesorio puede presentar las entradas enviadas por un experto sobre un tema determinado, o resumir la información de finalización de una tarea proporcionando una descripción general de los hitos.