46.3 Ryhmien hallitseminen

Näissä osioissa on tietoa ryhmien hallinnasta GroupWise-työasemaohjelmassa.

46.3.1 Osoitteiden järjesteleminen ryhmiin

Ryhmä on luettelo käyttäjistä tai resursseista, joille voit lähettää sanomia. Ryhmien avulla voit lähettää viestin useille käyttäjille tai resursseille yhdellä kertaa kirjoittamalla ryhmän nimen Vastaanottaja-, Peitetysti- tai Tiedoksi-kenttiin. Ryhmiä tai resursseja on kahta tyyppiä: yhteisiä ja omia.

Yhteinen ryhmä on GroupWise Administratorin luoma käyttäjäluettelo, ja jokainen GroupWisen käyttäjä pystyy käyttämään sitä. Kirjanpito-osasto voi esimerkiksi olla yhteinen ryhmä. Tähän ryhmään kuuluu jokainen Kirjanpito-osaston työntekijä. Yhteiset ryhmät luetellaan GroupWise-osoitekirjassa.

Oma ryhmä on ryhmä, jonka olet itse luonut. Jos esimerkiksi lähetät usein ajanvarauksen työryhmällesi, voit lisätä omaan ryhmään kunkin työntekijän osoitteen, nimen ja kokouspaikan (resurssin).

Kaikki Osoitteet-kansion ryhmät on merkitty Ryhmä-kuvake ‑kuvakkeella. Kun kaksoisnapsautat ryhmää, ryhmäviestinäkymä avautuu.

46.3.2 Oman ryhmän luominen ja tallentaminen

Oman ryhmän luominen ja tallentaminen:

  1. Valitse kansioluettelosta Osoitteet-kansio, johon haluat luoda oman ryhmän.

  2. Valitse työkaluriviltä Uusi ryhmä

  3. Kirjoita ryhmän nimi.

  4. (Valinnainen) Kirjoita kommentteja, kuten ryhmän kuvaus.

  5. Lisää-painikkeen napsauttaminen avaa Osoitteenvalitsin-ikkunan, jossa näkyy osoiteluettelo.

  6. Valitse Jakelu, Tiedoksi tai Peitetysti ja sitten kaksoisnapsauta tai paina Ctrl-näppäintä samalla, kun valitset ja vedät käyttäjät sekä resurssit ryhmääsi.

    Jos lisättävät käyttäjät ovat toisessa osoitekirjassa, valitse osoitekirja avattavasta Katso kohteesta ‑luettelosta.

    Voit rajoittaa osoiteluettelon näyttöä yhteyshenkilöiden, ryhmien tai resurssien mukaan valitsemalla asetuksen Suodata-kuvake avattavasta luettelosta.

  7. Jos haluat lisätä osoitteen, jota ei ole osoitekirjoissa, valitse Uusi osoite, kirjoita tarvittavat tiedot, valitse OK ja kaksoisnapsauta sitten luomaasi osoitetta.

  8. Tallenna ryhmä Osoitteet-kansioon valitsemalla Tallenna > Sulje.

Voit myös luoda ja tallentaa oman ryhmän osoitteenvalitsimesta, kun olet määrittämässä viestin tai muun kohteen osoitetta:

  1. Napsauta viestinäkymässä työkalurivin Osoite-painiketta.

  2. Lisää osoitteet oikeaan ruutuun kaksoisnapsauttamalla.

    Jos lisättävät käyttäjät ovat toisessa osoitekirjassa, valitse osoitekirja avattavasta Katso kohteesta ‑luettelosta.

    Voit rajoittaa osoiteluettelon näyttöä yhteyshenkilöiden, ryhmien tai resurssien mukaan valitsemalla asetuksen Suodata-kuvake avattavasta luettelosta.

  3. Jos haluat lisätä osoitteen, jota ei ole osoitekirjoissa, valitse Uusi osoite, kirjoita tarvittavat tiedot, valitse OK ja kaksoisnapsauta sitten luomaasi osoitetta.

  4. Valitse Tallenna ryhmä.

    TAI

    Jos haluat tallentaa ryhmän muuhun kuin näytössä olevaan osoitekirjaan, napsauta kohdan Tallenna ryhmä oikealla puolella olevaa nuolta ja valitse sitten haluamasi osoitekirja.

  5. Kirjoita ryhmän nimi.

  6. Kirjoita haluamasi kommentit, kuten ryhmän kuvaus.

  7. Valitse OK kahdesti.

VIHJE:Voit myös luoda oman ryhmän vetämällä ja pudottamalla useille käyttäjille osoitettuja viestejä Osoitteet-kansioon. Näin voit luoda ryhmän, joka koostuu viestin vastaanottajista.

46.3.3 Yhteyshenkilöiden lisääminen ryhmään

Voit lisätä yhteyshenkilön ryhmään seuraavasti:

  1. Valitse kansioluettelosta Osoitteet-kansio, jonka ryhmään haluat lisätä yhteyshenkilöjä.

    TAI

    Valitse kirjoittamasi viestin työkaluriviltä Osoite.

  2. Napsauta ryhmää hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Tiedot.

    Ryhmät on merkitty Ryhmä-kuvake ‑kuvakkeella

  3. Tiedot-välilehden Lisää-painikkeen napsauttaminen avaa Osoitteenvalitsin-ikkunan, jossa näkyy osoiteluettelo.

    Napsauta avattavaa Suodata-kuvake luetteloa, jos haluat rajoittaa luetteloa yhteyshenkilöiden, ryhmien tai resurssien mukaan.

  4. Lisää osoite napsauttamalla avattavaa Katso kohteesta ‑luetteloa ja napsauttamalla sitten sitä osoitekirjaa, jossa osoite on.

  5. Napsauta ensin avattavaa Ehto-luetteloa ja sitten perustetta, jonka mukaan yhteyshenkilöä etsitään (etunimen, sukunimen tai koko nimen mukaan).

  6. Kirjoita lisättävä yhteyshenkilö Etsi-kenttään.

    Ohjelma hakee luettelosta lähimmän vastaavuuden.

  7. Lisää yhteyshenkilö Valittu-luetteloon kaksoisnapsauttamalla sitä.

  8. Tallenna ryhmä valitsemalla kahdesti OK.

46.3.4 Yhteyshenkilön poistaminen ryhmästä

Voit poistaa yhteyshenkilön ryhmästä seuraavasti:

  1. Valitse kansioluettelosta Osoitteet-kansio, jonka ryhmästä haluat poistaa yhteyshenkilöjä.

  2. Kaksoisnapsauta ryhmää osoiteluettelossa.

  3. Valitse poistettava yhteyshenkilö ja valitse sitten Poista.

  4. Valitse OK.

46.3.5 Viestien osoittaminen ryhmälle

Voit osoittaa viestejä ryhmälle seuraavasti:

  1. Napsauta viestinäkymässä työkalurivin Osoite-painiketta.

  2. Valitse ryhmä ja valitse sitten Jakelu, Tiedoksi tai Peitetysti.

  3. Toista vaiheet 1 ja 2 tarvittaessa.

  4. (Valinnainen) Näytä kaikki ryhmän jäsenet napsauttamalla ryhmää hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Laajenna ryhmä.

  5. (Valinnainen) Saat lisätietoja ryhmästä napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Tiedot.

  6. Palaa viestinäkymään valitsemalla OK.

46.3.6 Ryhmän tietojen tarkasteleminen

Voit tarkastella ryhmän tietoja seuraavasti:

  1. Valitse kansioluettelosta Osoitteet-kansio, jossa haluat tarkastella ryhmän tietoja.

  2. Napsauta ryhmää hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Tiedot.

  3. Valitse Tiedot-välilehti.

46.3.7 Ryhmän poistaminen Osoitteet-kansiosta

Voit poistaa ryhmän Osoitteet-kansiosta seuraavasti:

  1. Valitse kansioluettelosta Osoitteet-kansio, josta haluat poistaa ryhmän.

  2. Napsauta ryhmää hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Poista.

  3. Vahvista ryhmän poistaminen valitsemalla Kyllä.