46.4 Resurssien hallitseminen

Resurssi on paikka tai esine, joka voidaan varata kokousta tai jotakin muuta tapahtumaa varten. Resurssit voivat olla huoneita, piirtoheittimiä, autoja ja niin edelleen. GroupWise Administrator määrittää resurssin antamalla sille nimen ja määrittämällä jonkun käyttäjän resurssin omistajaksi. Resursseja voidaan etsiä vapaan ajan etsinnän avulla kuten käyttäjiäkin. Resurssitunnukset kirjoitetaan Jakelu-kenttään. Resurssin omistaja on se käyttäjä, jonka hallintaan resurssi on määritetty.

Resurssin omistaja vastaa resurssia koskevien varausten hyväksymisestä ja hylkäämisestä. Käyttäjällä tulee olla täydet valtuudet resurssiin. Resurssin omistajana voit halutessasi saada ilmoituksen resurssin varauksesta.

Voit lisätä useita resursseja resurssivarantoon, joka priorisoi resurssit käyttöä varten resurssiluettelon järjestyksen mukaisesti. Kun ajoitat resurssin resurssivarannon kautta, ajanvaraus käyttää automaattisesti vapaan ajan etsintää ja ajoittaa prioriteetiltaan suurimman resurssin, joka on käytettävissä resurssivarantoluettelossa.

46.4.1 Resurssien kuvaus

Kukin Osoitteet-kansion resurssi on merkitty kuvakkeella Resurssi. Kun kaksoisnapsautat resurssia, resurssiviestinäkymä avautuu.

Tällä resurssiviestinäkymäsivulla voit määrittää resurssin nimen, puhelinnumeron, resurssityypin, sähköpostiosoitteen, omistajan ja resurssia koskevia kommentteja.

Voit määrittää Omistaja-kentässä osoitekirjassa olevan yhteyshenkilön tai lisätä uuden yhteyshenkilön napsauttamalla nuolinäppäintä.

Oman resurssin lisääminen

GroupWise-osoitekirja sisältää GroupWise-järjestelmänvalvojan määrittämiä resursseja. Voit lisätä omia resursseja usein käytettyjen osoitteiden kansioon tai toiseen Yhteystieto-kansioon.

  1. Valitse kansioluettelosta Osoitteet-kansio, johon haluat lisätä oman resurssin.

  2. Valitse työkaluriviltä Uusi resurssi.

  3. Määritä resurssin nimi Nimi-kenttään.

  4. Määritä resurssin vastuuhenkilön puhelinnumero Puhelin-kenttään.

  5. Määritä Tyyppi-kenttään resurssin tyyppi.

    Voit määrittää esimerkiksi Resurssi tai Paikka. Jos määrität Paikka, resurssin kuvaus lisätään automaattisesti ajanvarauksen Paikka-kenttään. Jos ajanvaraukseen lisätään resurssiksi useita paikkoja, vain ensimmäinen näkyy Paikka-kentässä.

  6. Kirjoita Sähköpostiosoite-kenttään resurssista ilmoituksia vastaanottavan henkilön sähköpostiosoite.

  7. Määritä resurssin omistaja Omistaja-kenttään.

  8. Määritä resurssia koskevat mahdolliset kommentit Kommentit-kenttään.

    Voit esimerkiksi määrittää, kuinka suuri neuvotteluhuone on tai mitä laitteita siinä on.

  9. Valitse Sulje ja tallenna sitten muutokset valitsemalla Kyllä.

Oman resurssin muokkaaminen

  1. Valitse kansioluettelosta Osoitteet-kansio, jonka omaa resurssia haluat muokata.

  2. Napsauta resurssia hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Tiedot.

    Resurssit on merkitty Resurssi-kuvake ‑kuvakkeella.

  3. Muokkaa Tiedot-välilehdessä muita tietoja tarpeen mukaan.

  4. Valitse Sulje ja tallenna sitten muutokset valitsemalla Kyllä.

Resurssipyyntöjen hyväksyminen ja hylkääminen

Voit hyväksyä tai hylätä resurssiin kohdistuvan hakupyynnön vain, jos olet resurssin omistaja tai jos sinulle on myönnetty luku- ja kirjoitusvaltuudet. Omia resursseja ei voi jakaa muiden käyttäjien kanssa valtuuksilla.

  1. Valitse pääikkunassa tai kalenterissa Tiedosto > Valtuutus.

    TAI

    Napsauta avattavaa kansioluettelon otsikkoluetteloa (se sijaitsee kansioluettelon yläpuolella, ja siinä todennäköisesti lukee Online tai Välimuisti sen mukaan, missä tilassa GroupWise on) ja valitse sitten Valtuuksien käyttö.

  2. Valitse omistamasi resurssi.

    Jos omistamaasi resurssia ei ole avattavassa Valtuuksien käyttö ‑luettelossa, valitse Valtuuksien käyttö, kirjoita resurssin nimi Nimi-kenttään ja valitse sitten OK.

  3. Kaksoisnapsauta viestiä, jonka haluat hyväksyä tai hylätä.

  4. Napsauta työkalurivin Hyväksy- tai Hylkää-painiketta.

Ilmoituksen vastaanottaminen toisen käyttäjän tai resurssin puolesta

  1. Valitse Työkalut > Määritykset.

  2. Kaksoisnapsauta Suojaukset ja valitse sitten Ilmoita.

  3. Valitse sen käyttäjän nimi, jonka valtuuksia käytät, tai oman resurssisi nimi.

    Jos käyttäjää tai resurssia ei ole ilmoitusluettelossa, kirjoita käyttäjän tai resurssin nimi ja valitse sitten Lisää käyttäjä. Voit valita nimen Osoitteenvalitsin-valintaikkunasta napsauttamalla Osoitekirja-kuvake-kuvaketta.

  4. Varmista, että Tilaa hälytykset ja Tilaa ilmoitukset ovat valittuina.

    Saat hälytykset ja ilmoitukset itsellesi automaattisesti. Jos poistat valinnat Tilaa hälytykset- ja Tilaa ilmoitukset ‑valintaruuduista, et saa enää hälytyksiä ja ilmoituksia. Jos lopetat omien hälytysten ja ilmoitusten tilaamisen, sinun on toistettava tämän ohjeaiheen vaiheet 1 ‑ 4, jotta voit ottaa ne uudelleen käyttöön.

  5. Valitse OK.

Notifyn on oltava avoinna tai pienennettynä, jotta saat ilmoitukset tai hälytykset. Lisätietoja on kohdassa Notifyn käynnistäminen.

Resurssia koskevan säännön luominen

Resurssin omistajana sinulla on resurssiin täydet valtuudet, mukaan lukien oikeus luoda sille sääntöjä. Seuraavat vaiheet opastavat sinua luomaan säännön, joka hyväksyy kaikki käytettävissä olevaan resurssiin liittyvät säännöt. Se on esimerkki resurssille hyödyllisestä säännöstä. Voit luoda sääntöjä, jotka suorittavat erilaisia toimintoja. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka hylkää jo varattuun resurssiin kohdistuvat pyynnöt.

  1. Napsauta tilan valitsimen kuvaketta ja valitse sitten Valtuuksien käyttö.

  2. Valitse omistamasi resurssi.

    Jos omistamaasi resurssia ei ole luettelossa Valtuuksien käyttö ‑valintaikkunassa, kirjoita omistamasi resurssin nimi Nimi-kenttään ja valitse sitten OK.

  3. Valitse Työkalut > Säännöt ja valitse sitten Uusi.

  4. Kirjoita säännön nimi.

  5. Valitse Ajanvaraus. Varmista, ettei muita viestityyppejä ole valittuna.

  6. Napsauta avattavaa Ajanvarausten päällekkäisyys ‑luetteloa ja valitse sitten Ei.

  7. Valitse Lisää toiminto > Hyväksy, kirjoita kommentti tarvittaessa ja valitse sitten OK.

    Vaiheissa Vaihe 6 ja Vaihe 7 sääntö määritetään hyväksymään resurssin ajanvaraus ainoastaan, jos resurssi on käytettävissä.

  8. Valitse Tallenna ja valitse sitten Sulje.

Oman resurssin poistaminen

Voit poistaa oman resurssin seuraavasti:

  1. Valitse kansioluettelosta Osoitteet-kansio, jonka oman resurssin haluat poistaa.

  2. Napsauta resurssia hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Poista.

    Resurssit on merkitty Resurssi-kuvake ‑kuvakkeella.

  3. Vahvista resurssin poistaminen valitsemalla Kyllä.

46.4.2 Resurssivarantojen kuvaus ja luominen

Resurssivarantoja käytetään resurssien ajoitusprosessin yksinkertaistamiseen priorisoimalla käytettävät resurssit resurssivarantoluettelosta, jonka luot Omat yhteystiedot ‑kansiossa. Kun lisäät resurssivarannon ajanvaraukseen, vapaan ajan etsintä valitsee automaattisesti prioriteetiltaan suurimman resurssin, joka on käytettävissä resurssivarannossa, ja näyttää sen Ajanvaraus-ikkunassa sulkeissa resurssivarannon nimen vieressä. Prioriteetti määräytyy luettelossa olevien resurssien järjestyksen perusteella. Jos haluat valita resurssivarannosta toisen resurssin, valitse Vapaan ajan etsintä, ennen kuin lähetät ajanvarauksen ja muutat resurssia manuaalisesti.

Kukin Osoitteet-kansion resurssivaranto on merkitty kuvakkeella Resurssi. Kun kaksoisnapsautat resurssivarantoa, resurssivarantoviestinäkymä avautuu.

Voit luoda resurssivarannon Tiedosto-valikossa tai hiiren kakkospainikkeella avattavassa valikossa. Uusi resurssivaranto ‑toiminnolla on myös työkalurivikohde, kun Kansiokonteksti-työkalurivitoiminto on käytössä.

Voit luoda uuden resurssivarannon seuraavasti:

  1. Valitse kansioluettelosta Osoitteet-kansio, johon haluat lisätä oman resurssin.

  2. Ota Kansiokonteksti-toiminto työkalurivillä käyttöön ja valitse Uusi resurssivaranto.

  3. Määritä varannolle nimi ja lisää tarvittaessa kommentteja.

  4. Valitse Lisää ja valitse resurssivarannon jäsenet.

  5. Kun olet valinnut osoitekirjan ja resurssin avattavista Katso kohteesta- ja Haettava-valikoista, valitse Jakelu resurssin lisäämiseksi Valittu-luetteloon.

  6. Jatka kohtien Vaihe 4 ja Vaihe 5 prosessia, kunnes olet lisännyt kaikki haluamasi resurssit uudelle resurssivarannolle.

    Jos haluat muuttaa järjestystä, voit vetää ja pudottaa resurssit haluamaasi paikkaan niiden prioriteetin määrittämiseksi.

  7. Kun olet lopettanut resurssien lisäämisen, tallenna resurssivaranto valitsemalla Tallenna.