GroupWisen postitietojen yhdistämistoiminnolla voit lähettää yhdellä kertaa suuren määrän mukautettuja sähköpostiviestejä toisille käyttäjille. Riittää, että kirjoitat vain yhden viestin, joka mukautetaan osoitekirjasi sähköpostitietojen avulla ja lähetetään useille käyttäjille. Postitietojen yhdistämistä voi käyttää kahdella eri tavalla: GroupWise-työasemaohjelmassa tai Microsoft Wordissa käyttämällä GroupWisen omaa osoitekirjaa.
Näin käytät postitietojen yhdistämistä GroupWise-työasemaohjelmassa:
Kun kirjoitat sähköpostiviestiä GroupWise-työasemaohjelmassa, voit lisätä kirjoittamaasi sähköpostiviestiin jonkin kentän osoitekirjastasi valitsemalla luonti-ikkunassa Työkalut > Postitietojen yhdistäminen > Lisää osoitekenttä. Lisättäviä kenttiä voivat olla nimi, osoite, puhelinnumero, toimisto jne.
Kun olet lisännyt haluamasi kentät, valitse luonti-ikkunassa Työkalut > Postitietojen yhdistäminen > Esikatsele, jolloin voit tarkastella sähköpostiviestiä, johon on täytetty valitsemasi kentät kaikille viestin vastaanottajiksi valituille käyttäjille.
Lähetä sähköpostiviesti valitsemalla Lähetä. Jokaiselle luettelossa olevalle käyttäjälle lähetetään erillinen sähköpostiviesti.
Postitietojen yhdistämisen käyttö Microsoft Wordissa edellyttää, että tietokoneelle on asennettu GroupWise-työasemaohjelma.
TÄRKEÄÄ:Postitietojen yhdistäminen toimii vain Microsoft Wordin 32-bittisessä versiossa. Microsoft Wordin 64-bittisessä versiossa ei ole GroupWisen sähköposti-/yhdistämisliittymä ‑asetusta.
Valitse Microsoft Wordissa Mailings (Postitukset) ‑välilehti.
Valitse käytettävä oma GroupWise-osoitekirja valitsemalla ensin Select Recipients > Use an Existing List > New Source > Other/Advanced > GroupWise Mail / Merge Interface (Valitse vastaanottajat > Käytä nykyistä luetteloa > Uusi lähde > Muut tai lisäpalvelimet > GroupWisen sähköposti-/yhdistämisliittymä) ja sitten OK.
Microsoft Word muodostaa yhteyden GroupWise-työasemaohjelmaan ja etsii omat osoitekirjasi.
Valitse osoitekirja, jota haluat käyttää ja valitse Finish (Valmis).
Nyt voit kirjoittaa viestin, joka lähetetään omassa GroupWise-osoitekirjassasi oleville henkilöille.