Voit vastata viestiin Vastaa-toiminnolla. Voit vastata jokaiselle alkuperäisen viestin saaneelle tai vain lähettäjälle. Kummassakaan tapauksessa sinun ei tarvitse luoda uutta viestiä eikä määrittää viestin vastaanottajia. Ennen vastauksesi alkuperäistä aihetekstiä lukee Re:. Voit muokata aihetekstiä halutessasi. Jos haluat vain vastata viestiin nopeasti, voit käyttää pikavastausta.
Voit vastata sähköpostiviestiin kahdella tavalla:
1. vaihtoehto:
Avaa viesti, johon haluat vastata.
Lähetä sähköpostia vain lähettäjälle napsauttamalla työkalurivin Vastaa-painiketta.
TAI
Lähetä sähköpostia lähettäjälle ja kaikille vastaanottajille napsauttamalla työkalurivin Vastaa kaikille ‑painiketta.
Kirjoita viesti ja napsauta sitten työkalurivin Lähetä-painiketta.
2. vaihtoehto:
Napsauta vastattavaa viestiä hiiren kakkospainikkeella.
Valitse Vastaa.
Luomisnäkymä avautuu. Luomisasetukset näkyvät avattavassa asetusruudussa.
Valitse lähettäjälle, jos haluat lähettää sähköpostin vain lähettäjälle.
TAI
Valitse kaikille, jos haluat lähettää sähköpostin lähettäjälle ja kaikille vastaanottajille.
Kirjoita viesti ja napsauta sitten työkalurivin Lähetä-painiketta.
Jos alkuperäisellä viestillä oli vastaanottajia, joille viesti oli lähetetty peitetysti tai tiedoksi, ja jos valitset Vastaa kaikille ‑vaihtoehdon, vastauksesi lähetetään niille vastaanottajille, joille alkuperäinen viesti oli lähetetty tiedoksi, mutta ei niille, joille se oli lähetetty peitetysti.
Kun vastaat sähköpostiin, voit sisällyttää viestiisi lähettäjän viestin ja mahdolliset liitteet valitsemalla kyseiset vaihtoehdot avattavassa luomisasetusten ruudussa.
Valitse viesti, johon haluat vastata, ja napsauta sitten työkalurivin Vastaa-painiketta.
Avaa luomisnäkymässä avattavan määritysruudun avattava Määritykset-valikko.
Valitse, vastaatko vain lähettäjälle vai kaikille vastaanottajille.
Jos haluat liittää alkuperäisen viestin, valitse Lisää lähettäjän viesti.
Jos haluat liittää lähettäjän liitteet vastaukseen, valitse Sisällytä lähettäjältä vastaanotetut liitteet.
Kirjoita viesti ja napsauta sitten työkalurivin Lähetä-painiketta.
Voit määrittää oletusarvoisen vastausmuodon seuraavasti:
Valitse Työkalut > Määritykset.
Kaksoisnapsauta Käyttöympäristö-kohtaa ja valitse sitten Vastauksen muoto ‑välilehti.
Jos käytät Pelkkä teksti ‑vastausmuotoa, valitse haluamasi seuraavista muotoiluasetuksista:
Perinteinen GroupWise: Sisältää erotinmerkin, alkuperäisen lähettäjän, päivämäärän ja kellonajan.
Sisällytä ylätunnisteet: Sallii erotinmerkin valinnan ja sisältää alkuperäisen lähettäjän, vastaanottajan, päivämäärän, kellonajan ja aiheen.
Internet-standardi: Sallii erotinmerkin valinnan sekä alkuperäisen lähettäjän, sähköpostiosoitteen, päivämäärän, kellonajan ja viestin tunnisteen sisällyttämisen.
Tekstin väri: Käytettävissä vain, kun Internet-standardi on valittu. Voit valita vastauksen värin. Väri näkyy vain alkuperäisessä tekstissä, ei lisäämässäsi uudessa tekstissä.
Kirjoita vastaus: Valitse Ylä- tai Ala-vaihtoehto, jos valitsit Sisällytä ylätunnisteet tai Internet-standardi ‑vaihtoehdon yläpuolelta.
Jos käytät HTML-vastausmuotoa, valitse haluamasi seuraavista muotoiluasetuksista:
Perinteinen GroupWise: Sisältää erotinmerkin, alkuperäisen lähettäjän, päivämäärän ja kellonajan.
Laajennettu HTML: Sallii erotinmerkin valinnan sekä alkuperäisen lähettäjän, sähköpostiosoitteen, päivämäärän, kellonajan ja viestin tunnisteen sisällyttämisen. Valitse Sisällytä ylätunnisteet, jos haluat sisällyttää sen sijaan alkuperäisen lähettäjän, vastaanottajan, päivämäärän, kellonajan ja aiheen.
Kirjoita vastaus: Valitse Ylä tai Ala, jos valitsit aiemmin Laajennettu HTML ‑vaihtoehdon.
Valitse OK.
Jos aiot olla poissa pidemmän aikaa, voit luoda säännön vastaamaan poissaollessasi tuleviin viesteihin. Ohjeet ovat kohdassa Ei toimistossa ‑säännön luominen.
Voit vastata jaetussa kansiossa olevaan sähköpostiviestiin seuraavasti:
Avaa tai valitse jaetussa kansiossa oleva viesti.
Napsauta työkalurivin Vastaa-painiketta.
TAI
Napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Vastaa.
Napsauta vastausvaihtoehtoa avattavassa Luomismääritykset-ruudussa.
Voit vastata alkuperäiseen keskusteluaiheeseen tai mihin tahansa keskustelusäikeen vastaukseen. Kummassakin tapauksessa vastaukset tallennetaan jaettuun kansioon sen sijaan, että ne lähetettäisiin yksittäisille käyttäjille.
Jos vastaat yksityisesti viestin kirjoittajalle, vastauksesi ei tallennu jaettuun kansioon.
Valitse OK.
Kirjoita vastauksesi ja napsauta sitten työkalurivin Tallenna- tai Lähetä-painiketta.
Pikavastauksen avulla voit vastata viestiin tarvitsematta lähettää vastausta manuaalisesti. Tämä on lukunäkymän oikeassa alakulmassa. Kun pikavastaus valitaan, viestin lähettäjä saa ilmoituksen siitä, että olet lähettänyt pikavastauksen. Hän voi sitten nähdä pikavastauksesi lähetetyn viestin otsikkotiedoissa.
Valitse viestin lukunäkymän oikeasta alakulmasta ei valintaa kohdan pikavastaus vierestä.
Valitse lähetettävä vastaus valmiiksi muodostetusta luettelosta.
(Valinnainen) Jos valitset Vastaa kommentilla..., voit lisätä henkilökohtaisia kommentteja valitun vastauksen mukana. Kun olet kirjoittanut kommentin ja valinnut vastauksen, valitse OK.