17.3 Sähköpostin muotoileminen

Käytettävissä olevat muotoiluasetukset määräytyvät valitsemasi luontinäkymän mukaan. Tässä kohdassa kuvatut asetukset koskevat vain kirjoitettavaa viestiä.

HUOMAUTUS:Jos vastaaottajat käyttävät HTML-lukunäkymää, he näkevät sähköpostiviestin muotoilemassasi muodossa. He eivät voi vaihtaa HTML-muotoillun viestin fonttia. Jos vastaanottajat käyttävät pelkkä teksti ‑lukunäkymää, HTML-muotoilu menetetään. Vastaanottaja voi kuitenkin valita Näytä > HTML, jos hän haluaa nähdä viestin valitsemiesi muotoilujen mukaisena.

17.3.1 Tekstieditorin valitseminen

Kun luot viestiä GroupWisessa, voit käyttää GroupWisen omaa editoria tai mitä tahansa seuraavista kolmannen osapuolen editoria:

  • LibreOffice 3.6 tai uudempi

  • Microsoft Word 2007 tai uudempi

    GroupWise 18.1 ja sitä uudemmat versiot tukevat Microsoft Word 2019:ää.

LibreOfficen tai Wordin käyttäminen edellyttää, että se on asennettuna työasemaan.

Kun käytät LibreOfficea tai Wordia oletuseditorina, sovelluksen toiminnot ja muotoilu ovat käytettävissä GroupWisen luomisikkunassa. Muotoiluohjeet ovat sovelluksen ohjeissa.

  1. Valitse Työkalut > Määritykset ja kaksoisnapsauta sitten Käyttöympäristö.

  2. Valitse Muokkaajat/tarkastelijat-välilehti.

  3. Valitse kohdasta Tekstimuotoisen sisällön luontisovellus käytettävä editori.

  4. Valitse kohdasta HTML-muotoisen sisällön luontisovellus käytettävä editori.

  5. Valitse OK.

17.3.2 GroupWise-tekstieditorin käyttäminen HTML-muotoisten sähköpostiviestien muotoilemiseen

Voit käyttää GroupWisen HTML-työkaluja muotoilun lisäämiseen viesteihin. Tavalliset tekstien muotoiluominaisuudet, kuten fontit, alleviivaukset ja kursivoinnit, ovat käytettävissä työkalurivillä. Voit myös käyttää tekstin tasausta ja sisennystä ja lisätä tekstiin esimerkiksi kuvia ja taulukoita.

HTML-työkalurivi

Viestinäkymän vaakasuuntaista kokoa tarvitsee ehkä muuttaa, jotta kaikki HTML-työkalurivin painikkeet tulevat näkyviin.

Fontin vaihtaminen HTML-viestissä

Voit vaihtaa avatun HTML-viestin fontin seuraavasti:

Muuta HTML-työkalurivin avulla fonttia, fonttikokoa ja muita fontin ominaisuuksia.

Voit myös määrittää HTML-viestien oletusfontin. Lisätietoja on kohdassa Oletusluku- tai oletusluomisnäkymän sekä oletusfontin asettaminen.

Emojien lisääminen HTML-viestiin

Lisää emoji HTML-viestiin valitsemalla jonkin seuraavista vaihtoehdoista.

HUOMAUTUS:Jos muutat emojeja sisältävän viestin muodon HTML:stä pelkäksi tekstiksi, emojit muunnetaan mustavalkoisiksi kuviksi. GroupWise tukee emojeja pelkkää tekstiä käytettäessä, mutta vain mustavalkoisina.

  • Napsauta työkalurivillä Lisää emoji HTML-työkalurivi ja valitse jokin käytettävissä olevista emojeista.

  • Avaa Emoji-valikko Windows-näppäin + . (piste) ‑pikanäppäimellä.

  • Avaa Emoji-valikko valitsemalla oikealla hiiripainikkeella avattavasta valikosta Lisää emoji.

  • Kirjoittamalla yleisiä emojimerkkijonoja voit lisätä emojin suoraan tekstiriville. Esimerkkejä,

    tästä ovat hymiöt :) ja :-) .

    Painamalla Ctr+Z voit muuttaa emojin kirjoitetuiksi merkeiksi, kun taas painamalla Ctrl+Y voit suorittaa kumoamistoiminnon uudelleen.

    Emojimerkkien määritys GroupWisessa:

Vaakaviivan lisääminen HTML-viestiin

Voit lisätä vaakaviivan avattuun HTML-viestiin seuraavasti:

  1. Valitse sähköpostiviestistä kohta, johon haluat lisätä viivan.

  2. Napsauta vaakaviivan kuvaketta.

Luettelomerkeillä tai numeroilla varustetun luettelon lisääminen HTML-viestiin

Voit lisätä luettelomerkityn tai numeroilla varustetun luettelon HTML-viestiin seuraavasti:

  1. Lisää luettelomerkitty tai numeroitu luettelo HTML-työkalurivin avulla.

  2. Kirjoita luettelon kohta ja luo sitten luettelon seuraava kohta painamalla Enter.

  3. Voit poistaa luettelon muotoilun käytöstä painamalla Enter ja painamalla sitten askelpalautinta viimeisen kohdan jälkeen.

Taulukon lisääminen HTML-viestiin

Voit lisätä taulukon avattuun HTML-viestiin seuraavasti:

  1. Napsauta HTML-työkalurivin Taulukon asetukset ‑kuvaketta.

  2. Valitse avattavasta valikosta taulukon koko tai valitse Muu, jos haluat määrittää omat mitat.

    Taulukko näytetään sähköpostissa ja määritetään tekstin kokoiseksi.

Kuvien lisääminen HTML-viestiin

Voit lisätä kuvan avattuun HTML-viestiin seuraavasti:

  1. Napsauta Lisää kuva ‑kuvaketta kohdassa, johon haluat lisätä kuvan.

  2. Määritä lisättävän kuvan sijainti tai etsi kuva selaamalla, valitse se ja napsauta sitten OK-painiketta.

Taustakuvan lisääminen HTML-viestiin

Voit lisätä taustan avattuun HTML-viestiin seuraavasti:

  1. Napsauta Taustakuva-kuvaketta.

  2. Määritä taustakuvana käytettävän kuvan sijainti tai etsi se selaamalla ja valitse se.

  3. Valitse OK.

Hyperlinkin lisääminen HTML-viestiin

Hyperlinkit yhdistävät tietyn sanan, lauseen tai kuvan suoraan tiettyyn Web-sivustoon.

Voit lisätä hyperlinkin avattuun HTML-viestiin seuraavasti:

  1. Valitse sana, lause tai kuva, jota haluat käyttää, ja napsauta sitten Lisää hyperlinkki ‑kuvaketta.

  2. Määritä Web-osoite, johon haluat luoda linkin.

  3. Valitse OK.

    Tekstin näkyy alleviivattuna ja eri värillä sen merkiksi, että se on linkki. Kuva ei vaihda väriä, mutta toimii kuitenkin linkkinä.

Edellisen tekstitoiminnon kumoaminen tai tekeminen uudelleen HTML-viestissä

Voit kumota toiminnon, jonka olet viimeksi tehnyt Aihe- tai Sanoma-kentässä kirjoittaessasi viestiä.

Valitse Muokkaa > Kumoa.

TAI

Voit tehdä toiminnon uudelleen napsauttamalla Muokkaa > Tee uudelleen.

Voit myös käyttää pikanäppäimiä Ctrl+Z (kumoaminen) ja Ctrl+Y (uudelleentekeminen). Lisätietoja pikanäppäimistä on kohdassa Pikanäppäimet.

17.3.3 GroupWise-tekstieditorin käyttäminen tekstimuotoisten sähköpostiviestien muotoilemiseen

Tekstimuotoisissa viesteissä voit muuttaa fonttia, kokoa ja väriä. Voit käyttää lihavointia, kursivointia ja alleviivausta. Pelkkä teksti ‑luontinäkymässä et voi sisentää tekstiä tai lisätä hyperlinkkejä tai vaakaviivoja.

Fontin vaihtaminen tekstimuotoisessa viestissä

Voit vaihtaa tekstinäkymässä kirjoitettavan, avoinna olevan viestin fontin seuraavasti:

  1. Napsauta Viesti-kenttää.

  2. Valitse Muokkaa > Fontti > Fontti.

  3. Valitse fontti ja fonttityyli.

  4. Valitse koko.

  5. Määritä muut muutettavat asetukset ja valitse sitten OK.

Voit käyttää työkalurivin painikkeita tekstin osien lihavoimiseen, kursivoimiseen ja alleviivaamiseen.

Tekstimuotoisten viestien luetteloiden muotoileminen

Voit muotoilla tekstinäkymässä kirjoitettavan, avoinna olevan viestin luettelon seuraavasti:

  1. Lisää luettelomerkitty luettelo painamalla Ctrl+Vaihto+L.

  2. Muuta luettelo numeroiduksi luetteloksi painamalla Ctrl+Vaihto+L uudelleen.

  3. Voit valita kuudesta saatavilla olevasta muotoilusta painamalla Ctrl+Vaihto+L toistuvasti.

  4. Kirjoita luettelon kohta ja luo sitten luettelon seuraava kohta painamalla Enter.

  5. Voit poistaa luettelon muotoilun käytöstä painamalla Enter kaksi kertaa luettelon viimeisen kohdan jälkeen.

Tekstimuotoisen viestin viimeisen tekstitoiminnon kumoaminen

Voit kumota toiminnon, jonka olet viimeksi tehnyt Aihe- tai Sanoma-kentässä kirjoittaessasi viestiä.

Voit tehdä tämän valitsemalla Muokkaa > Kumoa.

Voit myös käyttää kumoamisen pikanäppäintä Ctrl+Z. Lisätietoja pikanäppäimistä on kohdassa Pikanäppäimet.

17.3.4 Mukautettujen näkyminen käyttäminen GroupWise-tekstieditorissa

Mukautetuissa näkymissä voi luoda sähköpostimallin ja tallentaa sitten mallin uudelleen käytettäväksi. Tämä on hyödyllistä, kun haluat lähettää usein tietyn tekstin tai ulkoasun sisältäviä viestejä. Voit luoda haluamasi kaltaisen sähköpostiviestin ja tallentaa sen sitten mukautetuksi näkymäksi.

HUOMAUTUS:Kaikkea HTML-muotoilua ei ehkä voida säästää, jos tallennat HTML-viestin näkymänä. Mukautetussa näkymässä onkin suositeltavaa käyttää Pelkkä teksti ‑muotoa.

Mukautetun näkymän tallentaminen

Voit tallentaa mukautetun näkymän seuraavasti:

  1. Valitse Uusi viesti, jos haluat luoda uuden sähköpostiviestin.

  2. (Valinnainen) Kirjoita sähköpostiviestin aihe Aihe-kenttään.

  3. Kirjoita sähköpostiviestin teksti Viesti-kenttään.

  4. Valitse Tiedosto > Tallenna näkymä.

    Mukautettu näkymä tallennetaan oletusarvoisesti hakemistoon C:\Novell\Groupwise. Mukautetun näkymän tiedostojen tunniste on .ghv.

  5. Anna näkymälle nimi ja valitse sitten Tallenna.

Mukautetun näkymän avaaminen

Voit avata mukautetun näkymän seuraavasti:

  1. Napsauta Uusi sähköpostisanoma ‑kuvakkeen vieressä olevaa alanuolta.

  2. Valitse aiemmin tallentamasi mukautettu näkymä.

    Mukautettu näkymä avautuu, ja näyttöön tulevat tiedot, jotka kirjoitit, kun tallensit mukautetun näkymän tiedoston.

  3. Lisää muut tarvittavat tiedot ja valitse sitten Lähetä.

Mukautettujen näkymien tallennussijainnin määrittäminen

Voit asettaa mukautetun näkymän sijainnin seuraavasti:

  1. Valitse Työkalut > Määritykset ja kaksoisnapsauta sitten Käyttöympäristö.

  2. Valitse Tiedostojen sijainti ‑välilehti.

  3. Kirjoita Mukautetut näkymät ‑kenttään sijainti, johon mukautetut näkymät tallennetaan, tai etsi sijainti selaamalla ja valitse se.

  4. Valitse OK.