Voit tarkistaa viestin lähetystilan Lähetetyt kohteet ‑kansiosta. Yleensä tämä asetus on oletusarvoisesti käytössä, jotta lähetettyjä ja avattuja tietoja voidaan seurata. Jos et halua lisätä viestejä lähetettyjen viestien luetteloon, GroupWise ei voi seurata niiden tietoja.
Voit tarvittaessa katsoa aikaisemmin lähettämiäsi viestejä. Voit esimerkiksi lukea lähetetyn viestin, lähettää sen uudelleen mahdollisten muutosten kanssa ja joissakin tapauksissa peruuttaa viestin (jos vastaanottaja ei ole vielä avannut viestiä).
Jos haluat nähdä lähetetyt viestit, napsauta siirtymispalkin Lähetetyt viestit ‑kansiota.
Myös viestin vieressä olevat kuvakkeet voivat antaa hyödyllisiä tietoja. Lisätietoja saat kohdasta Viestien vieressä olevien kuvakkeiden tunnistaminen.
Kaikki lähetetyt viestit ovat tässä kansiossa, ellei niitä siirretä johonkin muuhun kansioon kuin postilaatikkoon tai kalenteriin. Jos lähetetty viesti on siirretty toiseen kansioon, se ei enää näy Lähetetyt viestit ‑kansiossa. Jos haluat tarkastella muihin kansioihin siirrettyjä lähetettyjä viestejä, avaa kyseiset kansiot.
Jos lähetät viestejä muuhun kuin GroupWise-järjestelmään, kyseisessä järjestelmässä on oltava tilan seurannan mahdollistava ominaisuus, jotta voit saada ilmoituksen viestien tilan muutoksesta GroupWise-järjestelmään.
Ominaisuudet-ikkunassa voit tarkistaa minkä tahansa lähettämäsi viestin tilan. Voit esimerkiksi seurata, milloin viesti on mennyt perille ja milloin vastaanottaja on avannut tai poistanut sen. Jos vastaanottaja on hyväksynyt tai hylännyt ajanvarauksen ja liittänyt viestiin kommentin, näet kommentin Ominaisuudet-ikkunassa. Näet myös, onko vastaanottaja merkinnyt tehtävän tilaksi valmis.
Ominaisuudet-ikkuna näyttää tietoja myös saamistasi viesteistä. Näet muun muassa muut viestin vastaanottajat (lukuun ottamatta niitä, jotka ovat saaneet piilokopion) sekä liitetiedostojen koon ja luontipäivämäärän.
Ominaisuuksilla on kolme näkymää:
Perusominaisuudet: Näyttää Ominaisuudet-otsikon ja vastaanottajaluettelon. Vastaanottajaluettelossa näkyy vastaanottajan nimi, vastaanottajan viestille suorittamat toiminnot sekä mahdolliset kommentit.
Yksinkertaistetut ominaisuudet: Näyttää Ominaisuudet-otsikon ja vastaanottajaluettelon. Vastaanottajat on ryhmitelty sen mukaan, mitä toimintoja he ovat suorittaneet viestille. Vastaanottajaluettelossa näkyy vastaanottajan nimi, vastaanottajan viestille suorittamat toiminnot sekä mahdolliset kommentit.
Lisäominaisuudet: Näyttää viestin Ominaisuudet-otsikon, vastaanottajat, postitoimistot, tiedostot ja asetukset. Lisäominaisuudet-sivu on hyödyllinen GroupWise Administratoreille, kun heidän on seurattava viestiä vianmäärityksen vuoksi.
Voit tarkastella lähetetyn viestin ominaisuuksia Lähetetyt viestit ‑kansiossa seuraavasti:
Napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella.
Valitse Ominaisuudet.
Vieritä ruutua alas Ominaisuudet-ikkunan alaosassa oleviin tilatietoihin.
Myös viestin vieressä olevat kuvakkeet voivat antaa hyödyllisiä tietoja. Lisätietoja saat kohdasta Viestien vieressä olevien kuvakkeiden tunnistaminen.
Jos lähetät viestejä muuhun kuin GroupWise-järjestelmään, kyseisessä järjestelmässä on oltava tilan seurannan mahdollistava ominaisuus, jotta voit saada ilmoituksen viestien tilan muutoksesta GroupWise-järjestelmään.
Voit tallentaa viestin tilatiedot seuraavasti:
Napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Ominaisuudet.
Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä.
GroupWise antaa viestille tilapäisen tiedostonimen. Voit vaihtaa tiedostonimen ja oletuskansion.
Valitse Tallenna.
Voit tulostaa viestin tilatiedot seuraavasti:
Napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Ominaisuudet.
Napsauta Ominaisuudet-ikkunaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Tulosta.
Kun kaksoisnapsautat viestiä Lähetetyt viestit ‑kansiossa, voit valita, näytetäänkö viesti vai viestin ominaisuudet.
Valitse Työkalut > Määritykset.
Kaksoisnapsauta Käyttöympäristö-kohtaa ja valitse sitten Oletusarvoiset toimet ‑välilehti.
Valitse, haluatko, että lähetetty viesti avaa viestin vai näyttää ominaisuudet.
Valitse OK.
Voit määrittää seurattavien lähetettyjen viestien tiedot seuraavasti:
Voit muuttaa viestin seurattavia lähetystietoja avaamalla uuden viestin ja valitsemalla Lähetysmääritykset > Tilan seuranta.
tai
Jos haluat muuttaa kaikkien lähettämiesi viestien seurattavia lähetystietoja, valitse Työkalut > Määritykset, kaksoisnapsauta Lähetä-kohtaa ja napsauta sitten postin välilehteä.
TÄRKEÄÄ:Seuraa tietoja luomalla lähetetty viesti ‑vaihtoehto on oletusarvon mukaan valittuna. Valinnan poistaminen ei ole suositeltavaa. Jos valinta ei ole valittuna, lähetettyä viestiä ei luoda, kun lähetät viestin. Tällöin sinulla ei ole kopiota lähettämistäsi viesteistä, ellet tallenna niitä itse.
Valitse seurattavat tiedot.
Toimitettu: GroupWise seuraa, milloin lähettämäsi viesti on mennyt perille käyttäjän postilaatikkoon.
Toimitettu ja avattu: GroupWise seuraa, milloin lähettämäsi viesti on mennyt perille ja milloin vastaanottaja on avannut sen.
Kaikki tiedot: Näyttää lähettämiesi viestien seurannan tilan, joka voi olla jokin seuraavista:
|
Toimitettu |
Peruutettu |
Kolmannen osapuolen lataama |
|
Luku |
Lähetetty edelleen |
Siirretty |
|
Vastattu |
Jakelu ei onnistu |
Siirto viivästetty |
|
Poistettu |
Palautettu |
Siirto ei onnistunut |
|
Hävitetty |
Odottaa |
|
(Valinnainen) Määritä, haluatko ottaa Lähetetyn viestin automaattinen poisto ‑asetuksen käyttöön. Tämä asetus poistaa lähettämäsi viestit postilaatikosta sen jälkeen, kun kaikki vastaanottajat ovat poistaneet viestit ja tyhjentäneet ne roskakorista.
Palaa viestiin, jota olet luomassa.
TAI
Valitse kunkin viestityypin seurattavat tiedot, valitse OK ja tallenna sitten asetus kaikille viesteille valitsemalla Sulje.