3.1 Envoi de courrier électronique

Lorsque vous envoyez un message électronique à partir de GroupWise WebAccess, vous pouvez le faire au format texte ou HTML. En outre, vous pouvez choisir de joindre un fichier, d'ajouter une signature au message et d'effectuer une vérification orthographique du message avant de l'envoyer.

Le carnet d'adresses et l'achèvement de noms vous aident à rechercher rapidement et facilement les contacts dont vous avez besoin lorsque vous envoyez un message électronique.

3.1.1 Composition d'un message électronique

  1. Dans la barre d'outils, cliquez sur Message.

  2. Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Au fur et à mesure que vous saisissez les premières lettres, la fonction d'achèvement de noms essaie automatiquement de trouver le nom correspondant et de renseigner le champ pour vous. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateur dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, cliquez sur Adresse dans la barre d'outils, recherchez et sélectionnez chaque utilisateur, cliquez sur À, CC ou CM pour chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Saisissez l'objet du message.

  4. Saisissez le message.

    Vous pouvez spécifier plusieurs options, par exemple attribuer une priorité élevée au message ou demander une réponse aux destinataires, en cliquant sur l'onglet Options d'envoi.

  5. Pour ajouter des pièces jointes, cliquez sur Joindre.

  6. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

3.1.2 Formatage des messages

Lorsque vous envoyez un message, vous avez la possibilité de sélectionner différentes options de format. Vous pouvoir choisir d'envoyer les messages au format texte ou HTML, en changer les polices, les couleurs et la disposition.

Modification de la police dans la vue HTML

Le destinataire d'un élément verra les changements que vous effectuez dans la vue Texte brut s'il affiche également l'élément dans la vue Texte brut. De même, il verra les changements que vous effectuez dans la vue HTML s'il affiche également l'élément dans la vue HTML. Vous pouvez permettre à l'utilisateur de savoir dans quelle vue vous avez composé l'élément.

  1. Dans un élément ouvert que vous composez, assurez-vous que la barre d'outils HTML est affichée :

  2. Utilisez la barre d'outils HTML pour changer la police, ajouter des couleurs d'arrière-plan ou des images, etc.

Vous devrez peut-être redimensionner la vue d'élément horizontalement pour afficher tous les boutons dans la barre d'outils HTML.

Mise en forme de listes à puces et numérotées

Vous pouvez intégrer des listes à puces et numérotées sans difficulté dans vos messages.

  1. Pour insérer une liste à puces ou une liste numérotée dans un élément ouvert que vous composez dans la vue HTML, utilisez la barre d'outils HTML.

  2. Saisissez un élément de la liste, puis appuyez sur Entrée et créez l'élément suivant.

  3. Appuyez deux fois sur Entrée après le dernier élément pour désactiver la mise en forme de liste.

Annulation de la dernière opération sur le texte

Vous pouvez annuler la dernière opération effectuée dans les champs Objet ou Message d'un message que vous êtes en train de rédiger.

  1. Appuyez sur Ctrl+Z.

    Pour plus d'informations sur les raccourcis clavier, reportez-vous à l'Section C.0, Utilisation des raccourcis clavier.

3.1.3 Vérification de l'orthographe des messages

Le correcteur d'orthographe permet de corriger l'orthographe des messages que vous saisissez. Il permet de rechercher dans les éléments que vous créez, les mots mal orthographiés ou en double, ainsi que les majuscules injustifiées.

Lorsque le correcteur d'orthographe détecte un mot mal orthographié, il vous propose de le remplacer par un autre, de le modifier manuellement ou de l'ignorer.

Vous pouvez utiliser les options de composition pour configurer le correcteur d'orthographe de façon à ce qu'il vérifie automatiquement l'orthographe de vos messages avant leur envoi.

Correction orthographique d'un élément avec le correcteur d'orthographe

  1. Cliquez dans le champ Objet ou Message.

  2. Cliquez sur Vérifier orthographe.

    WebAccess met en surbrillance les mots mal orthographiés.

  3. Cliquez sur un mot surligné.

  4. Sélectionnez l'un des mots suggérés par le correcteur d'orthographe pour replacer le mot mal orthographié.

    ou

    Cliquez sur Modifier pour saisir vos propres corrections.

  5. Cliquez sur Recommencer l'édition une fois la correction orthographique terminée.

Correction orthographique automatique avec le correcteur d'orthographe

Vous pouvez automatiquement vérifier l'orthographe d'éléments chaque fois que vous cliquez sur Envoyer.

  1. Dans la page principale de WebAccess, cliquez sur l'icône Options, puis sur Options.

  2. Cliquez sur l'onglet Composer.

  3. Sélectionnez Vérifier l'orthographe avant l'envoi.

  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Sélection de la langue du correcteur d'orthographe

  1. Dans un élément ouvert que vous composez, cliquez dans le champ Objet ou Message.

  2. Cliquez sur le menu déroulant en regard de Vérifier orthographe.

  3. Sélectionnez la langue à utiliser.

3.1.4 Ajout de fichiers joints

Vous avez la possibilité d'envoyer des fichiers à d'autres utilisateurs. Vous pouvez joindre des fichiers qui existent sur votre disque dur, sur une disquette ou sur un lecteur réseau à l'élément que vous envoyez. Les destinataires peuvent ouvrir un fichier joint, l'enregistrer, l'afficher ou l'imprimer. Si vous modifiez un fichier joint après l'avoir envoyé, les destinataires ne voient pas les modifications.

Si vous joignez un fichier protégé par un mot de passe, le destinataire ne peut pas ouvrir ou afficher la pièce jointe sans saisir le mot de passe.

  1. Ouvrez un nouvel élément.

  2. Complétez les champs À, Objet et Message.

  3. Cliquez sur Joindre, puis recherchez et sélectionnez le(s) fichier(s) à envoyer.

    Pour supprimer un fichier joint, cliquez sur l'icône Supprimer.

  4. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Le déplacement ou la suppression d'un fichier sur un disque ou une unité réseau n'affecte aucunement un fichier que vous avez joint à un élément et envoyé.

Lorsque vous supprimez un fichier joint, il n'est pas supprimé du disque ni de l'unité réseau ; il est simplement retiré de la liste des pièces jointes.

3.1.5 Ajout d'une signature

Utilisez Signature pour insérer une signature ou vos références à la fin des éléments que vous envoyez. Vous pouvez, par exemple, demander à GroupWise d'ajouter automatiquement votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique au bas de chacun des éléments que vous envoyez.

Outre les signatures personnelles, votre administrateur GroupWise peut créer une signature globale pour tout le monde. Si tel le cas, elle est automatiquement ajoutée à tous les éléments envoyés. Lorsque vous renvoyez un élément, la signature globale n'est pas ajoutée automatiquement au message.

Les signatures que vous créez ou modifiez dans le client Windows GroupWise sont automatiquement affichées dans GroupWise WebAccess. De même, les signatures que vous créez ou modifiez dans GroupWise WebAccess sont automatiquement affichées dans le client Windows GroupWise.

  1. Sur la page principale, cliquez sur l'icône Options, puis sur Options.

  2. Cliquez sur Composer.

  3. Sélectionnez Activer la signature.

  4. Cliquez sur Nouveau, saisissez un nom pour la nouvelle signature, puis cliquez sur OK.

  5. (Facultatif) Créez des signatures supplémentaires. Dans la liste déroulante Signature, sélectionnez la signature que vous souhaitez définir comme signature par défaut, puis sélectionnez Définir comme paramètre par défaut.

  6. Saisissez votre signature dans la zone prévue à cet effet.

  7. Pour ajouter automatiquement votre signature lors de l'envoi de l'élément, cliquez sur Ajouter automatiquement une signature.

    ou

    Cliquez sur Confirmer avant l'ajout d'une signature pour que WebAccess vous demande de confirmer l'ajout d'une signature lorsque vous envoyez un élément.

  8. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

3.1.6 Enregistrement d'un message non terminé

Présentation de l'enregistrement automatique

Lorsque vous composez un nouveau message dans GroupWise WebAccess, les éléments sont enregistrés automatiquement. Cela évite de perdre les messages en cours de création si WebAccess se ferme inopinément. Lorsque vous redémarrez WebAccess, vous avez la possibilité de récupérer ces messages pour terminer de les composer.

Si vous cessez d'utiliser GroupWise WebAccess pendant 10 secondes (la valeur par défaut de non-utilisation) et si vous avez des messages non envoyés ou si vous composez des messages depuis 60 secondes (la valeur par défaut d'utilisation continue), WebAccess enregistre automatiquement vos messages dans votre dossier Travail en cours. WebAccess ajoute deux caractères au titre de tous les messages enregistrés automatiquement pour les distinguer des autres éléments que vous avez éventuellement enregistrés manuellement dans votre dossier Travail en cours.

Votre administrateur peut désactiver la fonction d'enregistrement automatique et changer les valeurs de non-utilisation et d'utilisation continue.

Si des messages enregistrés automatiquement sont présents lorsque vous démarrez WebAccess, un message s'affiche. Le type du message affiché varie selon le nombre de messages qui ont été enregistrés automatiquement.

Si un seul message enregistré automatiquement est récupéré

Lorsque vous démarrez WebAccess et qu'un seul message enregistré automatiquement est récupéré, le message suivant s'affiche :

Les options suivantes vous permettent de gérer les messages enregistrés automatiquement :

Ouvrir : ouvre les messages enregistrés automatiquement afin que vous puissiez maintenant finir de les composer.

Enregistrer : enregistre les messages en tant qu'éléments ordinaires du travail en cours afin que vous puissiez terminer leur composition ultérieurement.

Supprimer : supprime les messages enregistrés automatiquement. Les informations qu'ils contiennent sont supprimées définitivement.

Omettre : conserve les messages enregistrés sur le disque, mais ne les récupère pas dans WebAccess. Lorsque vous démarrez WebAccess la fois suivante, la fenêtre d'enregistrement automatique s'affiche.

Si deux à cinq messages enregistrés automatiquement sont récupérés

Lorsque vous démarrez WebAccess et que deux à cinq messages enregistrés automatiquement sont récupérés, le message suivant s'affiche :

Les options suivantes vous permettent de gérer les messages enregistrés automatiquement. Sélectionnez une de ces options pour chaque message enregistré automatiquement, puis cliquez sur OK.

Ouvrir : ouvre les messages enregistrés automatiquement afin que vous puissiez maintenant finir de les composer.

Enregistrer : enregistre les messages en tant qu'éléments ordinaires du travail en cours afin que vous puissiez terminer leur composition ultérieurement.

Supprimer : supprime les messages enregistrés automatiquement. Les informations qu'ils contiennent sont supprimées définitivement.

Cliquez sur Omettre pour conserver les messages enregistrés sur le disque sans les récupérer dans WebAccess. Lorsque vous démarrez WebAccess la fois suivante, la fenêtre d'enregistrement automatique s'affiche.

Si au moins 6 messages enregistrés automatiquement sont récupérés

Lorsque vous démarrez WebAccess et qu'au moins six messages enregistrés automatiquement sont récupérés, le message suivant s'affiche :

Cliquez sur OK pour enregistrer les messages en tant qu'éléments ordinaires du travail en cours, afin que vous puissiez terminer de les composer ultérieurement.

Activation ou désactivation de l'enregistrement automatique

Par défaut, l'enregistrement automatique est activé si vous utilisez une connexion à haut débit pour accéder au système GroupWise. Il est désactivé par défaut si vous utilisez une connexion à bas débit. Pour plus d'informations sur vos options de connexion, reportez-vous à la Démarrage de GroupWise WebAccess.

  1. Dans la page principale de WebAccess, cliquez sur l'icône Options, puis sur Options.

  2. Cliquez sur l'onglet Composer.

  3. Sélectionnez Activer enregistrement automatique pour activer l'enregistrement automatique.

    ou

    Désélectionnez Activer enregistrement automatique pour désactiver l'enregistrement automatique.

  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Enregistrement d'un message non terminé

  1. Dans un élément ouvert, cliquez sur l'icône Enregistrer.

  2. Cliquez sur le dossier dans lequel vous voulez enregistrer l'élément, puis cliquez sur OK.

Le brouillon de message est placé dans le dossier choisi à l'étape 2. Le dossier par défaut pour les messages non terminés est le dossier Travail en cours.

3.1.7 Sélection de la vue Composer par défaut

Lorsque vous composez un message dans GroupWise WebAccess, vous pouvez sélectionner le texte brut ou le format HTML comme format de composition par défaut.

  1. Dans la page principale de WebAccess, cliquez sur l'icône Options, puis sur Options.

  2. Cliquez sur l'onglet Composer.

  3. Dans la boîte de dialogue Vue Composer par défaut, sélectionnez Texte brut ou HTML.

  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Pour modifier la vue dans un élément :

  1. Ouvrez un élément.

  2. Cliquez sur l'icône HTML ou Texte brut.

3.1.8 Adressage des messages électroniques

Les messages comportent un destinataire principal, un en-tête. Une copie carbone ou masquée peut être envoyée à d'autres utilisateurs. Vous pouvez également joindre à vos messages des fichiers, des références aux documents, des sons, des films et des objets OLE.

Utilisation du carnet d'adresses

Pour plus d'informations sur l'utilisation du carnet d'adresses, reportez-vous au Section 6.0, Contacts et carnets d'adresses.

CC (Copie carbone)

Les destinataires en copie carbone (CC) reçoivent une copie de l'élément. Les informations contenues dans cet élément peuvent leur être utiles, sans toutefois les concerner directement ou relever de leur responsabilité. Tous les destinataires voient qu'une copie carbone a été expédiée. Ils voient également le nom des destinataires en copie carbone.

CM (Copie masquée)

Les destinataires en copie masquée (CM) reçoivent une copie de l'élément. Les autres destinataires ne sont pas informés sur les destinataires en copie masquée. Seuls l'expéditeur et le destinataire de la copie masquée savent qu'elle a été envoyée. Si un destinataire choisit Répondre à tous pour envoyer une réponse à l'expéditeur, le destinataire de la copie masquée ne reçoit pas cette réponse.

Ajout d'adresses aux messages électroniques

  1. Dans la barre d'outils, cliquez sur Message.

  2. Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateur dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour sélectionner des noms d'utilisateur dans une liste, cliquez sur Adresse dans la barre d'outils. Pour plus d'informations sur l'utilisation du sélecteur d'adresses, reportez-vous à la Utilisation du sélecteur d'adresses.

  3. Saisissez l'objet du message.

  4. Saisissez le message.

    Pour spécifier plusieurs options, par exemple attribuer une priorité élevée au message ou demander une réponse aux destinataires, cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

    Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte du message. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Modification de la police dans la vue HTML.

  5. Pour ajouter des pièces jointes, cliquez sur Joindre.

  6. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

3.1.9 Sélection des options d'envoi

Modification de la priorité des messages envoyés

Modification de la priorité de tous les éléments envoyés

  1. Pour modifier la priorité de tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur l'icône Options, puis sur Options.

  2. Cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  3. Sélectionnez Élevée, Standard ou Faible.

    Dans la boîte aux lettres, la petite icône en regard d'un élément est de couleur rouge si la priorité est élevée, blanche si la priorité est standard et grise si la priorité est faible.

  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Modification de la propriété d'un seul élément

  1. Pour modifier la priorité d'un élément, ouvrez cet élément, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  2. Sélectionnez Élevée, Standard ou Faible.

    Dans la boîte aux lettres, la petite icône en regard d'un élément est de couleur rouge si la priorité est élevée, blanche si la priorité est standard et grise si la priorité est faible.

  3. Cliquez sur Envoyer.

Modification du paramètre de sécurité (Classification) pour tous les éléments envoyés

La classification est un niveau de sécurité qui permet au destinataire de savoir si l'élément est confidentiel, top secret, etc. Cette information apparaît en haut de l'élément. La classification ne fournit ni chiffrement ni sécurité supplémentaire. Elle a pour but d'avertir le destinataire du caractère relativement sensible du message.

  1. Dans la page principale de WebAccess, cliquez sur l'icône Options, puis sur Options.

  2. Cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  3. Sélectionnez un niveau de sécurité dans la liste déroulante Classification.

  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Modification du codage MIME d'un message

Un grand nombre de langues nécessitent des jeux de caractères différents pour afficher correctement certains caractères. GroupWise WebAccess vous permet de modifier le codage des éléments que vous envoyez et recevez.

Modification du codage de tous les éléments envoyés

  1. Dans la page principale de WebAccess, cliquez sur l'icône Options, puis sur Options.

  2. Cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  3. Sélectionnez votre codage MIME dans la liste déroulante Codage MIME.

  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Modification du codage d'un élément

  1. Dans la fenêtre Message électronique, cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  2. Sélectionnez votre codage MIME dans la liste déroulante Codage MIME.

  3. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils pour envoyer le message.

3.1.10 Publication d'une note

Une note de est un message publié uniquement dans votre boîte aux lettres. Les notes constituent un moyen de créer des notes personnelles pour votre propre usage.

  1. Dans votre boîte aux lettres ou votre agenda, cliquez sur la flèche de déroulement en regard de Message, puis cliquez sur Note personnelle.

  2. Saisissez l'objet du message.

  3. Saisissez le message.

  4. Pour ajouter des pièces jointes, cliquez sur Joindre.

  5. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

3.1.11 Envoi d'un message téléphonique

Un message téléphonique est une note que vous pouvez envoyer pour informer d'autres utilisateurs GroupWise des appels qu'ils ont reçus pendant qu'ils étaient absents de leur bureau ou indisponibles. Les messages téléphoniques sont stockés dans la Boîte aux lettres du destinataire. Vous ne pouvez pas répondre au téléphone à partir d'un message téléphonique.

  1. Dans votre boîte aux lettres ou votre agenda, cliquez sur la flèche de déroulement en regard de Message, puis cliquez sur Téléphone.

  2. Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires.

    ou

    Pour sélectionner des noms d'utilisateur dans une liste, cliquez sur Adresse dans la barre d'outils. Pour plus d'informations sur l'utilisation du sélecteur d'adresses, reportez-vous à la Utilisation du sélecteur d'adresses.

  3. Saisissez le nom, la société et le numéro de téléphone du correspondant.

  4. Saisissez le message dans le corps du message.

    Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte du message. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Modification de la police dans la vue HTML.

  5. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.