46.3 Gestion des groupes

Reportez-vous aux sections suivantes pour comprendre comment gérer les groupes dans le client GroupWise.

46.3.1 Organisation des adresses par groupes

Un groupe est une liste de ressources ou d'utilisateurs auxquels vous pouvez envoyer des messages. Pour utiliser un groupe pour envoyer un message à plusieurs utilisateurs ou ressources, saisissez leurs noms dans le champ À, CM ou CC. Les groupes sont soit publics, soit personnels.

Un groupe public est une liste d'utilisateurs créée par l'administrateur GroupWise et exploitable par tout utilisateur GroupWise. Un groupe public peut, par exemple, être créé pour le service Comptabilité. Il inclut chaque salarié de ce service. Le carnet d'adresses GroupWise contient les groupes publics.

Un groupe personnel est un groupe que vous créez. Ainsi, si vous envoyez fréquemment à votre équipe de travail des messages concernant des réunions, vous pouvez inclure dans un groupe personnel, le nom et l'adresse de chacun de vos collaborateurs et indiquer la salle de réunion (ressource).

Chacun des groupes du dossier Contacts est signalé par l'icône icône Groupe. Lorsque vous double-cliquez sur un groupe, la vue d'élément de groupe s'affiche.

46.3.2 Création et enregistrement d'un groupe personnel

Pour créer un groupe personnel et l'enregistrer:

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts dans lequel le groupe personnel doit être créé.

  2. Cliquez sur nouveau groupe dans la barre d'outils.

  3. Saisissez le nom du groupe.

  4. (Facultatif) Saisissez des commentaires tels que la description du groupe.

  5. Cliquez sur Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses et afficher la liste d'adresses.

  6. Cliquez sur À, CC ou CM, puis double-cliquez sur des utilisateurs et des ressources de votre groupe ou appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant sur ceux de votre choix pour les sélectionner, puis faites-les glisser dans le panneau Groupe.

    Si l'utilisateur que vous voulez ajouter se trouve dans un autre carnet d'adresses, cliquez sur le carnet d'adresses dans la liste déroulante Rechercher dans.

    Pour restreindre la liste des entrées par contact, groupe ou ressource, cliquez sur une option de la liste déroulante icône Filtrer.

  7. Pour ajouter une entrée qui ne figure dans aucun dossier Contacts existant, cliquez sur Nouveau contact, saisissez les informations requises, cliquez sur OK, puis double-cliquez sur l'entrée.

  8. Cliquez sur Enregistrer > Fermer pour enregistrer le groupe dans le dossier Contacts.

Vous pouvez également créer et enregistrer un groupe personnel depuis le sélecteur d'adresses lorsque vous indiquez le destinataire d'un message ou d'un autre élément.

  1. Dans la barre d'outils de la vue d'un élément, cliquez sur Adresse.

  2. Double-cliquez sur les contacts pour les ajouter au volet droit.

    Si l'utilisateur que vous voulez ajouter se trouve dans un autre carnet d'adresses, cliquez sur le carnet d'adresses dans la liste déroulante Rechercher dans.

    Pour restreindre la liste des entrées aux contacts, groupes ou ressources, cliquez sur une option de la liste déroulante icône Filtrer.

  3. Pour ajouter une entrée qui ne figure dans aucun carnet d'adresses existant, cliquez sur Nouveau contact, saisissez les informations requises, cliquez sur OK, puis double-cliquez sur l'entrée.

  4. Sélectionnez Enregistrer le groupe.

    ou

    Si vous souhaitez enregistrer le groupe dans un carnet d'adresses différent du carnet affiché, cliquez sur la flèche à droite du bouton Enregistrer le groupe, puis sélectionnez le carnet d'adresses.

  5. Saisissez le nom du groupe.

  6. Saisissez des commentaires tels que la description du groupe.

  7. Cliquez deux fois sur OK.

INDICATION :pour créer un groupe personnel, vous pouvez également glisser-déposer un élément adressé à plusieurs utilisateurs dans un dossier Contacts pour créer un groupe constitué des destinataires de cet élément.

46.3.3 Ajout de contacts à un groupe

Pour ajouter un contact à un groupe :

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le groupe auquel les contacts doivent être ajoutés.

    ou

    Dans un élément que vous composez, cliquez sur Adresse dans la barre d'outils.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le groupe, puis cliquez sur Détails.

    Les groupes sont signalés par l'icône icône Groupe.

  3. Dans l'onglet Détails, cliquez sur Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses et afficher la liste d'adresses.

    Cliquez sur la liste déroulante icône Filtrer pour limiter la liste aux contacts, groupes ou ressources.

  4. Pour ajouter un contact, cliquez sur la liste déroulante Rechercher dans, puis cliquez sur le carnet d'adresses dans lequel se trouve le contact.

  5. Dans la liste déroulante Correspond, sélectionnez le moyen à utiliser pour localiser le contact (par l'intermédiaire du prénom, du nom de famille ou du nom complet).

  6. Dans le champ Rechercher, saisissez le contact que vous souhaitez ajouter.

    La liste d'adresses défile jusqu'à la correspondance la plus proche.

  7. Double-cliquez sur le contact dans la liste afin de l'ajouter à la liste Sélectionné.

  8. Cliquez sur OK deux fois pour enregistrer le groupe.

46.3.4 Suppression d'un contact d'un groupe

Pour supprimer un contact d'un groupe :

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le groupe duquel le contact doit être supprimé.

  2. Dans la liste des contacts, double-cliquez sur le groupe.

  3. Sélectionnez le contact à supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

  4. Cliquez sur OK.

46.3.5 Adressage d'éléments à un groupe

Pour adresser des éléments à un groupe :

  1. Dans la barre d'outils de la vue d'un élément, cliquez sur Adresse.

  2. Sélectionnez un groupe, puis cliquez sur À, CC ou CM.

  3. Répétez l'opération autant de fois que nécessaire.

  4. (Facultatif) Pour afficher tous les membres du groupe, cliquez avec le bouton droit sur le groupe, puis cliquez sur Étendre le groupe.

  5. (Facultatif) Pour afficher plus d'informations sur le groupe, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Détails.

  6. Cliquez sur OK pour revenir à la vue de l'élément.

46.3.6 Affichage des informations de groupe

Pour afficher les informations d'un groupe :

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le groupe dont vous souhaitez afficher les informations.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le groupe, puis cliquez sur Détails.

  3. Cliquez sur l'onglet Détails.

46.3.7 Suppression d'un groupe d'un dossier Contacts

Pour supprimer un groupe d'un dossier Contacts :

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le groupe à supprimer.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le groupe, puis cliquez sur Supprimer.

  3. Cliquez sur Oui pour valider la suppression du groupe.