46.4 Gestion des ressources

Les ressources sont des éléments dont l'utilisation peut être planifiée pour des réunions ou à d'autres fins. Il peut s'agir de salles, de projecteurs, de voitures, etc. L'administrateur GroupWise définit une ressource en lui donnant un nom d'identification et en l'assignant à un utilisateur. Vous pouvez inclure des ressources dans une recherche de plages disponibles, tout comme vous pouvez y inclure des utilisateurs. Pour cela, il faut saisir leur ID dans le champ À Un utilisateur affecté à la gestion d'une ressource est propriétaire de cette ressource.

Le propriétaire d'une ressource a la charge d'accepter ou de refuser des rendez-vous pour cette ressource. Pour ce faire, il doit disposer de tous les droits de mandataire sur cette ressource. En tant que propriétaire d'une ressource, vous pouvez demander à recevoir des notifications de rendez-vous pour cette ressource.

Vous pouvez ajouter plusieurs ressources à une réserve de ressources, de sorte que les ressources soient utilisées par ordre de priorité dans la liste de la réserve. Lorsque vous planifiez une ressource via une réserve de ressources, le rendez-vous utilise automatiquement la fonction de recherche des plages disponibles et planifie la ressource de priorité la plus élevée disponible dans la liste de la réserve de ressources.

46.4.1 Présentation des ressources

Chacune des ressources d'un dossier Contacts est signalée par l'icône Ressource. Lorsque vous double-cliquez sur une ressource, la vue d'élément de ressource s'affiche.

Cette page permet de saisir le nom de la ressource, un numéro de téléphone, un type de ressource, une adresse électronique, un propriétaire, ainsi que des commentaires relatifs à la ressource.

Dans le champ Propriétaire, vous pouvez saisir un contact déjà présent dans votre carnet d'adresses ou utiliser le bouton fléché pour créer un nouveau contact.

Ajout d'une ressource personnelle

Le carnet d'adresses GroupWise inclut des ressources définies par votre administrateur GroupWise. Vous pouvez ajouter une ressource personnelle au dossier Contacts fréquents ou dans un autre dossier Contacts personnel.

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts dans lequel ajouter la ressource personnelle.

  2. Cliquez sur Nouvelle ressource dans la barre d'outils.

  3. Dans le champ Nom, saisissez le nom de la ressource.

  4. Dans le champ Téléphone, saisissez le numéro de téléphone du contact responsable de la ressource.

  5. Dans le champ Type, indiquez le type de ressource.

    Vous pouvez indiquer Ressource ou Lieu. Si vous indiquez Lieu, la description de la ressource est automatiquement ajoutée au champ Lieu : du rendez-vous. Si vous ajoutez plusieurs lieux comme ressources pour un même rendez-vous, seul le premier s'affiche dans le champ Lieu.

  6. Dans le champ Adresse électronique, spécifiez l'adresse électronique de la personne devant recevoir les notifications concernant cette ressource.

  7. Dans le champ Propriétaire, saisissez le nom du propriétaire de la ressource.

  8. Dans le champ Commentaires, saisissez les commentaires éventuels au sujet de la ressource.

    Par exemple, vous pouvez indiquer la taille d'une salle de conférence ou le type d'équipement qu'elle contient.

  9. Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.

Modification d'une ressource personnelle

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant la ressource personnelle à modifier.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur la ressource, puis cliquez sur Détails.

    Les ressources sont signalées par l'icône icône Ressource.

  3. Dans l'onglet Détails, modifiez les informations souhaitées.

  4. Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.

Acceptation ou refus de requêtes de ressource

Vous pouvez accepter ou refuser des requêtes de ressource uniquement si vous êtes en le propriétaire et si vous disposez des droits Lire et Écrire. Les droits de mandataire ne permettent pas de partager des ressources personnelles avec d'autres utilisateurs.

  1. Dans la fenêtre principale ou l'agenda, cliquez sur Fichier > Mandataire.

    ou

    Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (au-dessus de la liste des dossiers ; elle affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode d'exécution de GroupWise), puis cliquez sur Mandataire.

  2. Cliquez sur la ressource dont vous êtes propriétaire.

    Si cette ressource ne figure pas dans la liste déroulante Mandataire, cliquez sur Mandataire, saisissez le nom de la ressource dans le champ Nom, puis cliquez sur OK.

  3. Double-cliquez sur l'élément que vous devez accepter ou refuser.

  4. Cliquez sur Accepter ou sur Refuser dans la barre d'outils.

Réception d'une notification pour un autre utilisateur ou une autre ressource

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur Notifier.

  3. Sélectionnez le nom de l'utilisateur pour lequel vous jouez le rôle de mandataire ou le nom de la ressource que vous possédez.

    Si la ressource ou l'utilisateur n'est pas répertorié dans la liste de notifications, saisissez son nom, puis cliquez sur Ajouter un utilisateur. Pour sélectionner ce nom dans la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses, cliquez sur icône Carnet d'adresses.

  4. Assurez-vous que les options Recevoir les alarmes et Recevoir les notifications sont bien sélectionnées.

    Vous recevez automatiquement les alarmes et les notifications pour vous-même. Si vous désélectionnez Recevoir les alarmes et Recevoir les notifications pour vous-même, vous ne recevrez plus les alarmes ni les notifications. Si vous annulez la réception des alarmes et des notifications pour vous-même, vous devrez répéter les étapes 1 à 4 de cette rubrique pour votre nom d'utilisateur afin de la réactiver.

  5. Cliquez sur OK.

Notify doit être ouvert ou réduit à l'utilisation de façon à recevoir une notification ou des alarmes. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Démarrage de Notify.

Création d'une règle pour une ressource

En tant que propriétaire d'une ressource, vous disposez des droits de mandataire complets sur celle-ci, y compris la possibilité de créer des règles la concernant. Les étapes ci-après détaillent la procédure de création d'une règle destinée à accepter toutes les requêtes relatives à une ressource disponible. Cet exemple illustre l'utilité des règles dans la gestion des ressources. Vous pouvez créer d'autres règles pour automatiser différentes opérations. Vous pouvez par exemple créer une règle qui refuse les requêtes concernant une ressource déjà planifiée.

  1. Cliquez sur l'icône Sélecteur de mode, puis sur Mandataire.

  2. Cliquez sur la ressource dont vous êtes propriétaire.

    Si cette ressource ne figure pas dans la boîte de dialogue Mandataire, saisissez le nom de la ressource que vous possédez dans le champ Nom, puis cliquez sur OK.

  3. Cliquez sur Outils > Règles, puis sur Nouveau.

  4. saisissez le nom de la règle.

  5. Cliquez sur Rendez-vous. Assurez-vous que les autres types d'éléments ne sont pas sélectionnés.

  6. Cliquez sur la liste déroulante Il existe un conflit de rendez-vous, puis sur Non.

  7. Cliquez sur Ajouter une opération > Accepter, saisissez un commentaire si vous le souhaitez, puis cliquez sur OK.

    Les opérations de l'Étape 6 et de l'Étape 7 indiquent à la règle de n'accepter le rendez-vous de la ressource que si celle-ci est disponible.

  8. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Suppression d'une ressource personnelle

Pour supprimer une ressource personnelle :

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant la ressource personnelle à supprimer.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur la ressource, puis cliquez sur Supprimer.

    Les ressources sont signalées par l'icône icône Ressource.

  3. Cliquez sur Oui pour valider la suppression de la ressource.

46.4.2 Présentation et création de réserves de ressources

Les réserves de ressources permettent de simplifier le processus de planification des ressources en hiérarchisant les ressources à utiliser à partir d'une liste de réserve de ressources que vous créez dans votre dossier Contacts personnels. Lorsque vous ajoutez une réserve de ressources au rendez-vous, la fonction Plages disponibles sélectionne automatiquement la ressource de priorité la plus élevée disponible dans la réserve de ressources et l'affiche entre parenthèses à côté du nom de la réserve de ressources dans la fenêtre Rendez-vous. La priorité est déterminée par l'ordre des ressources dans la liste. Si vous souhaitez sélectionner une autre ressource dans la réserve de ressources, cliquez sur Plages disponibles avant d'envoyer le rendez-vous et modifiez la ressource manuellement.

Chacune des réserves de ressources d'un dossier Contacts est signalée par l'icône Ressource. Lorsque vous double-cliquez sur une réserve de ressources, la vue d'élément de réserve de ressource s'affiche.

Vous pouvez créer une réserve de ressources à partir du menu Fichier ou du menu contextuel obtenu en cliquant avec le bouton droit. Il existe également un élément de barre d'outils pour Nouvelle réserve de ressources lorsque l'option de barre d'outils Contexte du dossier est activée.

Pour créer une réserve de ressources :

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts dans lequel ajouter la ressource personnelle.

  2. Vérifiez que l'option Contexte du dossier est activée dans la barre d'outils et cliquez sur Nouvelle réserve de ressources.

  3. Spécifiez un nom pour la ressource et ajoutez des commentaires si nécessaire.

  4. Cliquez sur Ajouter pour sélectionner les membres de la réserve de ressources.

  5. Après avoir choisi un carnet d'adresses et une ressource dans les menus déroulants Rechercher dans et Rechercher, respectivement, cliquez sur À pour ajouter la ressource à la liste Sélectionné.

  6. Poursuivez le processus à l'Étape 4 et l'Étape 5 jusqu'à ce que toutes les ressources souhaitées soient sélectionnées pour votre nouvelle réserve de ressources.

    Si vous devez modifier l'ordre, il vous suffit de glisser-déplacer les ressources à l'endroit souhaité.

  7. Lorsque vous avez terminé d'ajouter des ressources, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la réserve de ressources.