Reportez-vous aux sections suivantes pour comprendre le principe de la fonction d'achèvement de noms et son utilisation.
Par défaut, la fonction d'achèvement des noms utilise les noms de vos contacts fréquents et du carnet d'adresses GroupWise. Vous pouvez configurer GroupWise pour qu'il utilise d'autres carnets d'adresses lorsqu'il exécute cette fonction.
Dans la liste des dossiers de la fenêtre principale, cliquez avec le bouton droit sur le carnet d'adresses que vous souhaitez configurer, puis cliquez sur Propriétés.
Dans l'onglet Général , cochez la case Inclure ce carnet lors de l'achèvement de noms pour inclure ce carnet d'adresses.
Cliquez sur OK.
(Facultatif) Répétez les étapes 1 à 3 pour chaque carnet d'adresses supplémentaire que vous souhaitez configurer.
Lorsque vous commencez à saisir un nom (prénom, nom de famille ou nom d'affichage) ou une adresse électronique dans le champ À, CC ou CM d'un élément que vous créez, la fonction d'achèvement de noms essaie de compléter le nom ou l'adresse électronique à votre place en affichant une liste de destinataires ou d'adresses contenant les lettres que vous avez entrées. Cette fonction effectue une recherche au sein des carnets d'adresses dans lesquels vous avec activé cette fonction en vue de trouver des entrées correspondant à ce que vous tapez. Les résultats sont triés par pertinence. Par conséquent, les utilisateurs avec lesquels vous êtes le plus souvent en contact apparaissent en premier dans les résultats de l'achèvement de noms.
Si cette fonction parvient à identifier l'utilisateur que vous recherchez, vous pouvez arrêter la saisie. Si, en revanche, aucune correspondance n'est trouvée, continuez votre saisie. l'option Achèvement de noms continue ainsi sa recherche à chaque nouveau caractère saisi. Si la fonction d'achèvement des noms détecte un nom ou une adresse électronique similaire à celui ou celle recherché(e) mais pas exactement identique, vous pouvez utiliser les touches Haut ou Bas afin de faire défiler la liste pour voir les noms figurant avant ou après dans la liste des résultats.
Si la fonction Infos rapides est activée, comme indiqué à la section Affichage des Infos rapides, vous pouvez afficher les informations relatives à un contact en passant la souris sur les noms ou adresses électroniques de la liste de résultats, ce qui devrait vous aider à identifier le contact que vous recherchez. Si le contact que vous recherchez possède plusieurs adresses électroniques, les touches Haut ou Bas vous aident à sélectionner celle de votre choix.
Lorsque vous utilisez la fonction d'achèvement de noms, il est possible que vous rencontriez deux contacts portant le même nom. Lorsque la fonction d'achèvement de noms trouve deux personnes ayant le même nom, mais des adresses électroniques différentes, elle affiche les deux adresses afin de vous permettre de sélectionner le contact approprié. Vous pouvez afficher des informations supplémentaires sur l'élément en passant la souris dessus afin de choisir le nom approprié. Après avoir effectué votre sélection, le nom est ajouté à votre carnet Contacts fréquents et devient la sélection par défaut lors du prochain envoi d'un message électronique à cet utilisateur.