47.18 Importation et exportation d'adresses et de carnets d'adresses

Utilisez les fonctionnalités d'importation et d'exportation pour transférer vos carnets d'adresses GroupWise et tiers vers et depuis un carnet d'adresses personnel GroupWise. Il est recommandé d'exporter les carnets d'adresses GroupWise au format .nab pour éviter la perte d'informations. L'importation des carnets d'adresses est également plus précise en cas d'utilisation du format .nab. Vous pouvez également importer et exporter vos groupes personnels.

Vous pouvez également partager des carnets d'adresses personnels. Reportez-vous à la section Partage d'un carnet d'adresses avec un autre utilisateur.

47.18.1 Importation d'un carnet d'adresses personnel GroupWise dans un carnet d'adresses personnel

Les fichiers de carnet d'adresses GroupWise sont des fichiers texte ayant un formatage particulier. Les fichiers GroupWise 18 .nab utilisent le codage de caractère UTF-8 et ne peuvent pas être importés dans des versions précédentes de GroupWise. Toutefois, GroupWise 18 peut exporter des fichiers .nab dans un format de caractère ANSI, compatible avec des versions précédentes de GroupWise. Les fichiers .nab créés par des versions précédentes de GroupWise peuvent être importés dans GroupWise 18.

REMARQUE :vous ne pouvez pas importer d'adresses dans le carnet d'adresses GroupWise.

  1. Si vous avez reçu un carnet d'adresses personnel GroupWise (fichier .nab) sous la forme d'une pièce jointe, cliquez avec le bouton droit sur cette dernière, cliquez sur Enregistrer sous, sélectionnez le dossier ou le disque de destination, puis cliquez sur Enregistrer.

  2. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  3. Cliquez sur Fichier > Importer.

  4. Sélectionnez le fichier de carnet d'adresses .nab, puis cliquez sur Ouvrir.

  5. Cliquez sur le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez importer des adresses.

    ou

    Créez un carnet d'adresses personnel dans lequel vous allez importer les adresses.

    Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Création d'un carnet d'adresses personnel.

  6. Cliquez sur OK.

  7. (Facultatif) Pour arrêter l'importation, appuyez sur la touche Échap, puis cliquez sur Oui.

47.18.2 Importation des contacts d'une vCard

Une vCard peut contenir un ou plusieurs contacts. GroupWise prend en charge les deux formats.

Pour importer les informations d'une vCard que vous avez reçue dans un carnet d'adresses :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur la vCard, puis cliquez sur Importer.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses dans lequel vous voulez ajouter les informations, puis cliquez sur OK.

47.18.3 Importation de carnets d'adresses tiers

Vous pouvez actuellement importer des contacts à partir d'un fichier CSV.

Importation de contacts avec un fichier CSV

Pour importer un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) :

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur Fichier > Importer.

  3. Sélectionnez le fichier .csv, puis cliquez sur Ouvrir.

  4. Sélectionnez le carnet d'adresses vers lequel vous souhaitez importer des adresses, puis cliquez sur OK.

    ou

    Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau carnet d'adresses personnel dans lequel importer les adresses, saisissez le nom du nouveau carnet d'adresses, puis cliquez sur OK.

    Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Création d'un carnet d'adresses personnel.

    La fenêtre de sélection des champs GroupWise pour les données CSV s'affiche.

    La colonne Champs CSV répertorie les champs de données du fichier .csv. La colonne Données CSV répertorie les données du fichier .csv. La colonne Champs GroupWise permet de choisir les associations entre des champs CSV et des champs GroupWise.

    Par défaut, le processus d'importation reconnaît les caractères tels que les virgules (,), les points-virgules (;) et les deux-points (:) comme délimiteurs de champ. Il peut également reconnaître les caractères tels que les guillemets (") comme délimiteurs de texte. En revanche, si des caractères inhabituels sont utilisés comme délimiteurs, le processus d'importation ne les reconnaît pas.

  5. Si le fichier .csv ne s'affiche pas dans les colonnes correctes :

    1. Cliquez sur Options.

    2. Modifiez le caractère délimiteur de champ requis par le fichier .csv.

    3. Modifiez le caractère délimiteur de texte requis par le fichier .csv.

      Le fichier .csv doit s'afficher de nouveau dans les colonnes correctes.

  6. Cliquez sur les flèches gauche et droite pour parcourir les données du fichier .csv.

    Le processus d'importation tente d'assigner les champs CSV aux champs GroupWise.

  7. Pour modifier une assignation automatique de champ, cliquez sur le champ GroupWise que vous voulez modifier.

    ou

    Pour sélectionner une assignation de champ, cliquez sur le lien Cliquer sur un choix.

  8. Sélectionnez un champ affiché.

    ou

    Cliquez sur une catégorie de champ, puis sélectionnez le champ GroupWise qui doit correspondre au champ du fichier .csv.

  9. Pour ne pas importer les données d'un champ CSV, cliquez sur le lien de la colonne Champs GroupWise, puis cliquez sur Effacer.

  10. Une fois que vous avez assigné les correspondances de champs, cliquez sur OK pour importer les données CSV dans le carnet d'adresses sélectionné.

INDICATION :pour lancer une importation, vous pouvez également glisser-déposer un fichier .csv dans un dossier Contacts.

47.18.4 Exportation d'adresses du carnet d'adresses

Pour exporter des adresses d'un carnet au format NAB (GroupWise Address Book) :

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses depuis lequel vous souhaitez exporter des noms.

  3. Sélectionnez les adresses à exporter.

    Pour exporter l'intégralité d'un carnet d'adresses, vous n'avez pas besoin de choisir de nom.

  4. Cliquez sur Fichier > Exporter.

  5. Cliquez sur Tout le carnet d'adresses si vous voulez exporter l'ensemble du carnet d'adresses.

    ou

    Cliquez sur Éléments sélectionnés si vous souhaitez n'exporter que les adresses choisies.

  6. Cliquez sur OK.

  7. Saisissez le nom à attribuer au fichier exporté, puis cliquez sur le dossier dans lequel vous voulez l'enregistrer.

  8. Dans la liste déroulante Save as type (Enregistrer en tant que type), sélectionnez le type de fichier sous lequel enregistrer les adresses.

    Vous pouvez enregistrer le fichier au format GroupWise Address Book (.nab), vCard (.vcf) ou séparé par des virgules (.csv).

    Les fichiers de carnet d'adresses GroupWise sont des fichiers texte ayant un formatage particulier. Les fichiers GroupWise 18 .nab utilisent le codage de caractère UTF-8 et ne peuvent pas être importés dans des versions précédentes de GroupWise. Toutefois, GroupWise 18 peut exporter des fichiers .nab dans un format de caractère ANSI, compatible avec des versions précédentes de GroupWise.

    Les formats .nab et .vcf sont recommandés car ils parviennent à gérer les données complexes sans perte d'informations. Par exemple, si vous exportez une liste de distribution au format .nab ou .vcf, ses membres sont inclus dans le fichier exporté. Si, par contre, vous l'exportez au format .csv, seul le nom de la liste de distribution est exporté.

  9. Cliquez sur Enregistrer.

Pour arrêter l'exportation, appuyez sur la touche Échap, puis cliquez sur Oui.