6.3 Utilisation du dossier Contacts

Utilisez le dossier Contacts pour afficher, mettre à jour, supprimer et ajouter des informations relatives aux contacts dans le carnet d'adresses.

Par défaut, le dossier Contacts icône du carnet d'adresses personnel de la liste des dossiers GroupWise correspond au carnet d'adresses Contacts fréquents.

Les modifications que vous effectuez dans le dossier Contacts sont également effectuées dans le carnet d'adresses correspondant (Contacts fréquents ou tout autre carnet d'adresses).

La liste des dossiers affiche la liste de tous les carnets d'adresses personnels sous le dossier Contacts. Vous pouvez sélectionner un carnet d'adresses personnel différent en cliquant dessus dans la liste des dossiers.

Lorsque vous cliquez sur l'icône Aperçu icône du carnet d'adresses personnel dans la barre d'outils, vous pouvez afficher et modifier rapidement les détails d'un contact, d'un groupe, d'une ressource ou d'une entreprise.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 6.3.1, Gestion des contacts, la Section 6.3.2, Gestion des groupes, la Section 6.3.3, Gestion des ressources et la Section 6.3.4, Gestion des organisations.

6.3.1 Gestion des contacts

Chacun des contacts du dossier Contacts est signalé par icône Personne. Lorsque vous double-cliquez sur un contact, la vue d'élément de contact s'affiche.

Ajout d'un contact

Vous pouvez ajouter un contact au carnet d'adresses Contacts fréquents ou à un carnet d'adresses personnel.

  1. Dans la barre de navigation de la page principale de WebAccess, cliquez sur Contacts.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses auquel vous souhaitez ajouter le contact.

  3. Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche de déroulement en regard de Contact, puis cliquez sur Contact.

  4. Dans les champs de nom, spécifiez les Prénom, Deuxième prénom et Nom du contact.

  5. Dans le champ Nom d'affichage, spécifiez le nom que vous souhaitez utiliser pour le contact.

    Les informations du champ Nom d'affichage s'affichent dans la liste de contacts.

  6. Pour spécifier des informations supplémentaires que vous souhaitez enregistrer concernant un contact, cliquez sur les onglets suivants :

    Résumé : (cet onglet est disponible uniquement si vous modifiez un contact) affiche un résumé des informations contenues dans les autres pages.

    Contact : cette page permet de spécifier le nom du contact, son adresse électronique, ses numéros de téléphone et son ID de messagerie instantanée, ainsi que d'ajouter une photo.

    Détails : cette page permet de spécifier la profession, le service, l'assistant, la date de naissance, l'anniversaire, le conjoint, les enfants et les loisirs du contact, ainsi que les éventuelles adresses Internet qui lui sont associées.

    Pour spécifier l'adresse Internet professionnelle du contact, son adresse personnelle ou ses informations de disponibilité, indiquez-les dans les champs correspondants.

    Adresse : cette page permet d'indiquer les adresses de bureau ou de domicile du contact, ainsi que d'autres adresses éventuelles.

    Notes : cette page permet d'afficher les informations sur vos échanges avec ce contact, que vous avez entrées dans le client Windows GroupWise. Elle peut également servir de journal de contact.

    Historique : (cet onglet ne s'affiche que si vous modifiez un contact) affiche tous les éléments que vous avez reçus de ce contact ou que vous lui avez envoyés.

  7. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Modification d'un contact

Vous pouvez modifier les informations d'un contact dans le carnet d'adresses Contacts fréquents ou dans un carnet d'adresses personnel. Pour modifier un contact du carnet d'adresses de l'entreprise, vous devez d'abord copier le contact dans votre carnet d'adresses Contacts fréquents ou dans un carnet d'adresses personnel.

  1. Cliquez sur l'onglet Contacts de la barre de navigation.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez modifier le contact.

  3. Dans la liste des contacts, double-cliquez sur le contact que vous souhaitez modifier.

  4. Apportez les modifications nécessaires au contact.

    Pour plus d'informations sur les détails du contact que vous pouvez saisir dans chaque onglet, reportez-vous à l'Étape 6 dans la section Ajout d'un contact.

  5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Suppression d'un contact

Vous pouvez supprimer un contact du carnet d'adresses Contacts fréquents ou d'un carnet d'adresses personnel. Vous ne pouvez pas supprimer un contact du carnet d'adresses de l'entreprise.

  1. Cliquez sur l'onglet Contacts de la barre de navigation.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses duquel vous souhaitez supprimer le contact.

  3. Dans la liste des contacts, cliquez sur le contact, puis cliquez sur Supprimer.

Modification du nom d'affichage d'un contact

Le nom d'affichage est celui qui s'affiche lorsque vous commencez à renseigner les champs À, CC ou CM d'un message. Lorsque vous commencez à saisir un nom, par exemple « Ta », la fonction d'achèvement de noms complète le reste du nom à partir du carnet d'adresses, par exemple « Tatiana Humbert ». Cependant, s'il existe deux entrées Tatiana Humbert dans le carnet d'adresses, l'une dans Comptabilité et l'autre dans Équipement, il est difficile de savoir quelle personne la fonction d'achèvement de noms a choisie, à moins de prendre le temps d'afficher le détail des propriétés.

Vous pouvez modifier le nom d'affichage pour différencier les deux personnes. Par exemple, si vous n'envoyez des messages qu'à Tatiana Humbert du service Comptabilité, vous pouvez remplacer le nom d'affichage par « Tatiana-Comptabilité ».

  1. Cliquez sur l'onglet Contacts de la barre de navigation.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez modifier le contact.

  3. Double-cliquez sur un contact.

  4. Saisissez un nouveau nom dans le champ Nom d'affichage.

  5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Affichage de toute la correspondance avec un contact

  1. Cliquez sur l'onglet Contacts de la barre de navigation.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses que vous souhaitez utiliser.

  3. Double-cliquez sur un contact.

  4. Cliquez sur l'onglet Historique.

    Tous les éléments échangés (reçus/envoyés) avec ce contact s'affichent.

Consignation des interactions avec les contacts

Comme dans un journal, la fonction Notes est capable de consigner les différentes interactions avec vos contacts.

  1. Cliquez sur l'onglet Contacts de la barre de navigation.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses que vous souhaitez utiliser.

  3. Double-cliquez sur un contact.

  4. Cliquez sur l'onglet Notes.

  5. Ajoutez les informations relatives au contact dans le champ Commentaires.

  6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

6.3.2 Gestion des groupes

Chacun des groupes du dossier Contacts est signalé par l'icône Groupe. Lorsque vous double-cliquez sur un groupe, la vue d'élément de groupe s'affiche.

Organisation des adresses par groupes

Un groupe est une liste de ressources ou d'utilisateurs auxquels vous pouvez envoyer des messages. Pour utiliser un groupe pour envoyer un message à plusieurs utilisateurs ou ressources, saisissez leurs noms dans le champ À, CM ou CC. Les groupes sont soit publics, soit personnels.

Un groupe public est une liste d'utilisateurs créée par l'administrateur GroupWise et exploitable par tout utilisateur GroupWise. Un groupe public peut, par exemple, être créé pour le service Comptabilité. Il inclut chaque salarié de ce service. Les groupes publics sont répertoriés dans le carnet d'adresses système.

Un groupe personnel est un groupe que vous créez. Ainsi, si vous envoyez fréquemment à votre équipe de travail des messages concernant des réunions, vous pouvez inclure dans un groupe personnel, le nom et l'adresse de chacun de vos collaborateurs et indiquer la salle de réunion (ressource).

Création et enregistrement d'un groupe personnel

  1. Dans la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses personnel dans lequel vous souhaitez ajouter le groupe.

  3. Cliquez sur Groupe.

  4. Indiquez les informations suivantes :

    Sélectionner carnet d'adresses : pour ajouter le groupe à un autre carnet d'adresses que celui sélectionné, cliquez sur la liste déroulante.

    Nom du groupe : indiquez un nom pour le groupe.

    Membres : commencez à saisir le nom d'un membre que vous souhaitez ajouter au groupe, puis cliquez sur Ajouter (ou appuyez sur Entrée) lorsque le nom s'affiche. Répétez l'opération pour chaque utilisateur que vous souhaitez ajouter au groupe.

    Vous pouvez cliquer sur Sélecteur d'adresses pour rechercher et sélectionner chaque utilisateur, comme décrit à la Section 6.2, Utilisation du Sélecteur d'adresses.

    Commentaires : saisissez les commentaires éventuels concernant le groupe (une description du groupe par exemple).

  5. Cliquez sur Enregistrer et fermer pour enregistrer le groupe dans votre carnet d'adresses personnel.

Modification d'un groupe

Une fois le groupe créé, vous pouvez en modifier le nom, l'adhésion et les commentaires.

  1. Dans la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses personnel qui contient le groupe que vous souhaitez modifier.

  3. Double-cliquez sur le groupe que vous souhaitez modifier.

    Les groupes sont signalés par l'icône icône Groupe.

  4. Effectuez les modifications souhaitées, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

Ajout de contacts à un groupe

Pour que vous puissiez ajouter des contacts à un groupe, tel qu'une liste de distribution d'entreprise, il faut que l'administrateur GroupWise vous ait octroyé les droits appropriés.

  1. Dans la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses personnel qui contient le groupe auquel vous souhaitez ajouter des contacts.

  3. Double-cliquez sur le groupe auquel vous souhaitez ajouter des contacts.

    Les groupes sont signalés par l'icône icône Groupe.

  4. Dans la section Membres, commencez à saisir le nom d'un membre que vous souhaitez ajouter au groupe, puis cliquez sur Ajouter (ou appuyez sur Entrée) lorsque le nom s'affiche.

    Répétez cette opération pour chaque utilisateur que vous souhaitez ajouter au groupe.

  5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Suppression d'un contact d'un groupe

  1. Dans la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses personnel qui contient le groupe duquel vous souhaitez supprimer des contacts.

  3. Double-cliquez sur le groupe duquel vous souhaitez supprimer des contacts.

    Les groupes sont signalés par l'icône icône Groupe.

  4. Dans la section Membres, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez supprimer du groupe, puis cliquez sur Supprimer.

  5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Adressage d'éléments à un groupe

  1. Dans la barre d'outils de la vue d'un élément, cliquez sur Adresse.

    Le Sélecteur d'adresses s'affiche.

  2. Saisissez le nom du groupe auquel vous souhaitez envoyer l'élément, puis cliquez sur Rechercher.

  3. (Facultatif) Cliquez sur l'icône Plus icône Groupe pour affiner votre recherche par Nom, Prénom, Nom et Service ; à l'aide des filtres commence par, est égal à, non égal ; et par carnet d'adresses et type d'entrée.

  4. Sélectionnez un groupe, puis cliquez sur À, CC ou CM.

  5. Cliquez sur OK pour revenir à la vue de l'élément.

Affichage des informations de groupe

  1. Dans la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses qui contient le groupe dont vous souhaitez afficher les informations.

  3. Double-cliquez sur le groupe dont vous souhaitez afficher les informations.

  4. Cliquez sur Annuler une fois que vous avez consulté les informations.

6.3.3 Gestion des ressources

Les ressources sont des éléments dont l'utilisation peut être planifiée pour des réunions ou à d'autres fins. Il peut s'agir de salles, de projecteurs, de voitures, etc. L'administrateur GroupWise définit une ressource en lui donnant un nom d'identification et en l'assignant à un utilisateur. Vous pouvez inclure des ressources dans une recherche de plages disponibles, tout comme vous pouvez y inclure des utilisateurs. Pour ce faire, saisissez leur ID dans le champ À.

Un utilisateur affecté à la gestion d'une ressource est propriétaire de cette ressource. Le propriétaire d'une ressource a la charge d'accepter ou de refuser des rendez-vous pour cette ressource. Pour ce faire, il doit disposer de tous les droits de mandataire sur cette ressource. En tant que propriétaire d'une ressource, vous pouvez demander à recevoir des notifications de rendez-vous pour cette ressource.

Chacune des ressources du dossier Contacts est signalée par l'icône Ressource. Lorsque vous cliquez sur une ressource, la vue d'élément de ressource s'affiche.

Acceptation ou refus de requêtes de ressources

Vous pouvez accepter ou refuser des requêtes de ressources uniquement si vous êtes en le propriétaire et si vous disposez des droits Lire et Écrire.

  1. Dans la barre d'outils de la page principale de WebAccess, cliquez sur Mandataire.

  2. Cliquez sur la ressource dont vous êtes propriétaire.

    Si la ressource que vous possédez n'est pas répertoriée, saisissez le nom de la ressource que vous possédez, puis cliquez sur Login.

  3. Cliquez sur l'élément que vous devez accepter ou refuser.

  4. Cliquez sur Accepter ou sur Refuser dans la barre d'outils.

Ajout d'une ressource personnelle

Vous pouvez ajouter une ressource personnelle au carnet d'adresses Contacts fréquents ou à un carnet d'adresses personnel.

  1. Dans la barre de navigation de la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses personnel auquel vous souhaitez ajouter la ressource.

  3. Cliquez sur la flèche de déroulement en regard de Contact, puis cliquez sur Ressource.

  4. Dans le champ Nom, saisissez le nom de la ressource.

  5. Spécifiez les autres informations à enregistrer concernant la ressource.

  6. Dans le champ Commentaires, saisissez les commentaires éventuels au sujet de la ressource.

    Par exemple, vous pouvez indiquer la taille d'une salle de conférence ou le type d'équipement qu'elle contient.

  7. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Modification d'une ressource personnelle

  1. Dans la barre de navigation de la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses personnel qui contient la ressource que vous souhaitez modifier.

  3. Double-cliquez sur la ressource.

    Les ressources sont signalées par l'icône icône Ressource.

  4. Modifiez les informations nécessaires.

  5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Suppression d'une ressource personnelle

  1. Dans la barre de navigation de la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses personnel dans lequel se trouve la ressource, puis recherchez-la.

    Les ressources sont signalées par l'icône icône Ressource.

  3. Sélectionnez la ressource, puis cliquez sur Supprimer.

6.3.4 Gestion des organisations

Chacune des organisations du dossier Contacts est signalée par l'icône icône Organisation Organisation. Lorsque vous cliquez sur une organisation, la vue d'élément d'organisation s'affiche.

Ajout d'une organisation personnelle

Vous pouvez ajouter une organisation à votre carnet d'adresses Contacts fréquents ou à un carnet d'adresses personnel.

  1. Dans la barre de navigation de la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses personnel auquel vous souhaitez ajouter l'organisation.

  3. Cliquez sur la flèche de déroulement en regard de Contact, puis cliquez sur Organisation.

  4. Dans le champ Organisation, indiquez le nom de l'organisation.

  5. Spécifiez les autres informations à enregistrer concernant l'organisation.

  6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Modification d'une organisation personnelle

  1. Dans la barre de navigation de la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel se trouve l'organisation que vous souhaitez modifier.

  3. Recherchez l'organisation.

    Les organisations sont marquées avec l'icône icône Organisation .

  4. Double-cliquez sur l'organisation.

  5. Modifiez les informations nécessaires.

  6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Suppression d'une organisation personnelle

  1. Dans la barre de navigation de la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel se trouve l'organisation que vous souhaitez supprimer.

  3. Sélectionnez l'organisation, puis cliquez sur Supprimer.

    Les organisations sont marquées avec l'icône icône Organisation .

  4. Cliquez sur OK.

6.3.5 Utilisation des contacts fréquents pour l'adressage d'un élément

Utilisez le carnet d'adresses Contacts fréquents pour avoir accès aux entrées que vous utilisez le plus fréquemment ou à celles que vous avez utilisées tout dernièrement. Lorsque vous utilisez une adresse dans un message, elle est copiée dans le carnet d'adresses Contacts fréquents.

Une entrée placée dans Contacts fréquents y demeure jusqu'à ce que vous la supprimiez. Elle reste également dans le carnet d'adresses dont elle provient.

  1. Cliquez sur Adresse dans l'élément que vous composez.

    Le Sélecteur d'adresses s'affiche.

  2. Cliquez sur l'icône Plus icône Organisation en regard du champ Rechercher.

  3. Dans la liste déroulante Tous les carnets d'adresses, sélectionnez Contacts fréquents.

  4. Recherchez et sélectionnez les utilisateurs souhaités.

  5. Pour les utilisateurs sélectionnés, cliquez sur À, CC ou CM.

  6. Cliquez sur OK.

Vous pouvez fermer le carnet d'adresses Contacts fréquents, mais pas le supprimer.

6.3.6 Envoi d'un message à un contact à partir du dossier Contacts

  1. Cliquez sur Contacts dans la barre de navigation.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses qui contient le contact auquel vous souhaitez envoyer un message électronique.

  3. Sélectionnez le contact souhaité, puis cliquez sur Envoyer un message dans la barre d'outils.

  4. Terminez de composer le message, puis cliquez sur Envoyer.