4.2 Gestion de l'agenda

4.2.1 Affichage de l'agenda

Il existe plusieurs moyens différents pour afficher votre agenda GroupWise, par jour, par semaine et par mois.

Afin d'identifier plus facilement les éléments non acceptés de votre Boîte aux lettres, ceux-ci apparaissent en italique.

Ouverture du dossier Agenda ou d'une vue Agenda

L'onglet Agenda de la barre de navigation possède une barre d'outils qui donne accès à plusieurs options d'affichage. Lorsque vous rouvrez le dossier Agenda, la vue affichée à la fermeture de l'agenda apparaît.

  1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Agenda, puis sur les boutons de la barre d'outils de l'agenda pour choisir différentes vues.

    Vue semaine de l'agenda

Vous pouvez visualiser l'agenda en différents formats, y compris par jour, semaine ou mois. Pour afficher une autre vue, cliquez sur un autre bouton de la barre d'outils de l'agenda.

Sélection d'agendas à afficher

GroupWise WebAccess permet d'afficher plusieurs agendas dans l'agenda GroupWise principal. Vous pouvez choisir d'afficher l'agenda principal GroupWise, des agendas personnels et des agendas partagés.

  1. Dans la vue Agenda, cochez les cases correspondant aux agendas que vous souhaitez afficher.

Affichage d'une autre date dans l'agenda

  1. Cliquez sur une date dans l'agenda du sélecteur de date dans l'angle inférieur gauche de la vue Agenda.

    La date du jour apparaît en gras.

Les flèches de gauche permettent d'afficher le mois précédent ou le mois suivant et celles de droite, l'année précédente ou l'année suivante, dans la plupart des langues.

Affichage des événements Toute la journée dans l'agenda

Les événements du jour sont affichés en haut de l'agenda, dans le volet Tous les événements du jour des vues Jour et Semaine.

Figure 4-1 Volet Tous les événements du jour

Présentation de l'ombrage de l'agenda

Les rendez-vous de votre agenda apparaissent avec des ombres différentes selon leur mode d'affichage :

  • Occupé : le rendez-vous s'affiche en gris.

  • Libre : le rendez-vous s'affiche en blanc.

  • Absent : le rendez-vous s'affiche en gris foncé.

  • Possible : le rendez-vous s'affiche en gris avec des bandes blanches et grises sur le côté.

Pour changer l'état Afficher le rendez-vous comme étant d'un rendez-vous :

  1. Ouvrez le rendez-vous, puis cliquez sur Occupé, Libre, Possible, Absent ou Possible dans le menu déroulant Afficher comme étant.

4.2.2 Lecture d'une entrée de l'agenda

  1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Agenda.

  2. Double-cliquez sur l'élément que vous souhaitez lire.

Dans toutes les vues de l'agenda, vous pouvez positionner le pointeur de la souris sur la plupart des éléments et visualiser d'autres informations telles que l'objet, l'heure, le lieu et le destinataire.

4.2.3 Création d'un agenda personnel

  1. Dans la vue Agenda, cliquez sur la flèche de déroulement en regard de Message, puis cliquez sur Agenda.

    Boîte de dialogue Nouvel agenda

  2. Saisissez le nom du nouvel agenda.

  3. (Facultatif) Saisissez une description pour l'agenda.

  4. (Facultatif) Pour sélectionner la couleur de l'agenda, cliquez sur une case colorée.

  5. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Changement de la couleur d'un agenda

Chaque agenda dispose d'un nom et d'une couleur qui lui sont associés. Bien qu'il ne soit pas possible de modifier le nom de l'agenda dans WebAccess, vous pouvez modifier sa couleur.

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'agenda à modifier.

  2. Cliquez sur Propriétés.

  3. Sélectionnez la couleur souhaitée.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

  5. Cliquez sur Fermer.

4.2.4 Utilisation d'agendas partagés

Un agenda partagé se comporte comme n'importe quel autre agenda, si ce n'est que les autres utilisateurs y ont accès et qu'il apparaît également dans leur liste d'agendas. Vous pouvez partager des agendas personnels existants dans votre liste d'agendas. Vous choisissez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager l'agenda et les droits que vous souhaitez accorder à chaque utilisateur. Ensuite, les utilisateurs peuvent publier les entrées de l'agenda dans l'agenda partagé. Vous ne pouvez pas partager votre agenda principal.

Partage d'un agenda existant avec d'autres utilisateurs

  1. Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit sur l'agenda à partager, puis cliquez sur Partager.

    Boîte de dialogue Partager agenda

  2. Sélectionnez Partagé avec.

  3. Dans le champ Nom, commencez à saisir le nom d'un utilisateur.

  4. Lorsque le nom de l'utilisateur apparaît dans le champ, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour le déplacer dans la Liste partagée.

  5. (Facultatif) Cliquez sur le bouton Sélecteur d'adresses pour ajouter des utilisateurs à l'aide du sélecteur d'adresse.

    Pour plus d'informations sur l'utilisation du sélecteur d'adresses, reportez-vous à la Section 6.2, Utilisation du Sélecteur d'adresses.

  6. Sélectionnez les options d'accès souhaitées pour chaque utilisateur.

  7. Répétez la procédure depuis l'Étape 3 jusqu'à l'Étape 6 pour chacun des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le dossier.

  8. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Publication d'une entrée de l'agenda dans un agenda partagé

  1. Cliquez avec l'agenda partagé, puis cliquez sur Afficher uniquement cet agenda.

  2. Dans l'agenda partagé, sélectionnez une date, puis cliquez sur une heure dans la liste des rendez-vous.

  3. (Facultatif) Indiquez l'objet et le lieu du rendez-vous si nécessaire.

  4. Assurez-vous que l'agenda correct est sélectionné dans le menu déroulant Agenda.

  5. Pour plus d'options, telles que Date de début, Heure, Afficher comme étant, Durée ou le message du rendez-vous, cliquez sur Options supplémentaires.

  6. Cliquez sur Publier.