3.2 Gestion des messages électroniques envoyés
3.2.1 Retrait des messages électroniques envoyés
Pour retirer un élément envoyé de la boîte aux lettres du destinataire, utilisez la fonction . Vous pouvez retirer un message électronique ou téléphonique de la boîte aux lettres des destinataires qui n'ont pas encore ouvert l'élément. Vous pouvez retirer un rendez-vous, une note ou une tâche à tout moment. Néanmoins, il n'est pas possible de retirer les éléments qui ont été envoyés via Internet vers d'autres systèmes de messagerie.
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Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.
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Sélectionnez l'élément que vous voulez retirer, puis cliquez sur .
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(Facultatif) Ajoutez un commentaire.
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Cliquez sur .
Pour savoir quels destinataires ont ouvert votre message, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément, puis cliquez sur . Un message ne peut pas être retiré s'il a déjà été ouvert.
3.2.2 Renvoi d'un message électronique
Utilisez l'option pour envoyer un élément une seconde fois, par exemple avec des corrections.
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Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.
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Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez .
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Sélectionnez pour retirer l'élément original.
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Modifiez cet élément si nécessaire, puis cliquez sur dans la barre d'outils.
Vous pouvez vérifier les propriétés de l'élément original pour voir s'il a bien été retiré par GroupWise. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément dans le dossier , puis cliquez sur . Les messages électroniques et téléphoniques ne peuvent pas être retirés s'ils ont déjà été ouverts.
3.2.3 Vérification de l'état des messages électroniques envoyés
Si le système de messagerie du destinataire active le suivi de l'état, vous pouvez recevoir les informations d'état relatives à l'élément que vous envoyez. La fenêtre Propriétés vous permet de vérifier l'état des éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez par exemple afficher la date et l'heure de distribution d'un élément et savoir à quel moment le destinataire l'a ouvert ou supprimé. Si un destinataire a accepté ou refusé un rendez-vous et joint un commentaire, ce dernier s'affiche dans la fenêtre Propriétés. Vous pouvez également voir s'il a marqué une tâche comme étant effectuée.
La fenêtre Propriétés permet également d'afficher des informations sur les éléments que vous recevez. Vous pouvez ainsi connaître les autres destinataires de l'élément (à l'exception de ceux qui l'ont reçu en copie masquée), la taille et la date de création des fichiers joints, etc.
Présentation de l'état
Il existe deux vues de propriétés :
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Propriétés de base : affiche le titre Propriétés et une liste de destinataires. Cette liste contient le nom des destinataires, les opérations qu'ils ont réalisées sur l'élément, la date et l'heure de leur dernière opération et des commentaires éventuels.
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Propriétés avancées : affiche l'en-tête des propriétés, les destinataires, les bureaux de poste, les fichiers et les options relatives à l'élément. La page Propriétés avancées est utile aux administrateurs GroupWise qui effectuent le suivi d'un élément à des fins de dépannage.
Vous pouvez enregistrer et imprimer des informations d'état d'un élément.
Vérification de l'état d'un élément
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Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément de votre Boîte aux lettres ou de votre agenda, puis cliquez sur .
Les icônes situées à côté d'un élément peuvent également fournir des informations utiles sur son état. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 1.8, Identification des icônes qui apparaissent en regard des éléments.
Pour passer à la page Propriétés avancées, cliquez sur .
Enregistrement des informations d'état d'un élément
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Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur .
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Cliquez sur > .
WebAccess attribue alors à l'élément un nom de fichier temporaire. Vous pouvez modifier le nom de fichier et le dossier par défaut.
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Cliquez sur .
Impression des informations d'état d'un élément
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Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur .
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Cliquez sur pour afficher une version imprimable des informations d'état, puis cliquez sur .
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Sélectionnez les options d'impression, puis imprimez la page d'état normalement, comme vous le feriez dans votre navigateur Web.
3.2.4 Confirmation de la distribution d'un message envoyé
GroupWise WebAccess vous permet de vérifier de différentes manières que votre élément a bien été distribué.
Suivi des éléments envoyés
Vous pouvez vérifier l'état de tout élément que vous envoyez dans la fenêtre Caractéristiques. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Vérification de l'état des messages électroniques envoyés.
Réception de notifications pour les éléments envoyés
Si le système qui reçoit les messages électroniques en est capable, vous pouvez recevoir une notification quand le destinataire ouvre ou supprime un message, refuse un rendez-vous ou termine une tâche.
Réception de notifications pour tous les éléments envoyés
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Pour systématiquement recevoir une notification pour les éléments que vous envoyez, cliquez sur l'icône
, puis sur .
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Cliquez sur l'onglet .
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Dans la section , spécifiez le type d'accusé de réception que vous souhaitez obtenir.
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Cliquez sur .
Réception d'une notification pour un seul élément
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Pour obtenir un accusé de réception pour un élément, ouvrez la vue de cet élément, puis cliquez sur l'onglet .
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Dans la section , spécifiez le type d'accusé de réception souhaité.
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Cliquez sur .
Demande de réponse pour les éléments envoyés
Vous pouvez informer le destinataire que vous souhaitez recevoir une réponse à un élément particulier. GroupWise WebAccess ajoute une phrase à l'élément, indiquant qu'une réponse est demandée et transforme l'icône dans la boîte aux lettres du destinataire en double flèche.
Demande de réponse pour tous les éléments envoyés
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Pour systématiquement demander une réponse pour tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur l'icône
, puis sur .
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Cliquez sur l'onglet .
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Indiquez le moment auquel vous souhaitez recevoir la réponse.
Le destinataire de votre message voit
s'afficher à côté du message. Si vous sélectionnez , « Réponse requise à votre convenance » apparaît en haut du message. Si vous sélectionnez , « Réponse requise le » apparaît en haut du message.
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Cliquez sur > .
Demande de réponse pour un seul élément
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Pour demander une réponse pour un seul élément, ouvrez la vue de l'élément, puis cliquez sur l'onglet .
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Indiquez le moment où vous souhaitez recevoir la réponse.
Le destinataire de votre message voit
s'afficher à côté du message. Si vous sélectionnez , « Réponse requise à votre convenance » apparaît en haut du message. Si vous sélectionnez , « Réponse requise le » apparaît en haut du message.
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Cliquez sur .
3.2.5 Affichage des éléments envoyés
Vous pouvez afficher les éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez par exemple lire un élément envoyé, le renvoyer avec ou sans corrections et, dans certains cas, le retirer (s'il n'a pas encore été ouvert par son destinataire).
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Cliquez sur le dossier dans la liste des dossiers.
Tous les éléments envoyés se trouvent dans ce dossier sauf s'ils ont été déplacés vers un dossier autre que Boîte aux lettres ou Agenda. Si un élément envoyé est déplacé vers un autre dossier, il n'apparaît plus dans le dossier Éléments envoyés. Pour afficher les éléments envoyés et déplacés vers d'autres dossiers, ouvrez ces dossiers.
3.2.6 Tri des éléments envoyés
Vous pouvez trier les éléments envoyés de n'importe quelle colonne de la liste Éléments envoyés.
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Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier les messages qu'elle contient de A à Z. Cliquez sur l'en-tête de la colonne une seconde fois pour trier les messages qu'elle contient de Z à A.