3.3 Réception d'un message électronique

GroupWise utilise la boîte aux lettres pour stocker les messages électroniques, rendez-vous et autres éléments que vous recevez.

3.3.1 Lecture des éléments reçus

Vous pouvez lire les éléments que vous recevez dans votre boîte aux lettres ou dans votre agenda. Votre Boîte aux lettres affiche la liste de tous les éléments que vous avez reçus de la part d'autres utilisateurs. Les tâches, les notes et les rendez-vous publiés s'affichent dans votre agenda, non pas dans votre boîte aux lettres.

Vous pouvez ouvrir et lire toutes sortes de nouveaux éléments dans votre boîte aux lettres. Toutefois, il se peut que vous vouliez lire des tâches et des notes dans votre agenda de manière à afficher les nouveaux messages tout en lisant votre planning.

Les messages téléphoniques et électroniques restent dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les supprimiez. Les rendez-vous, les notes et les tâches restent également dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les acceptiez, les refusiez ou les supprimiez. Lorsque vous acceptez l'un de ces trois types d'éléments, il est transféré dans votre agenda.

Tous les éléments de la boîte aux lettres sont accompagnés d'une icône. Les icônes changent selon que l'élément a été ouvert ou non. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 1.8, Identification des icônes qui apparaissent en regard des éléments.

Afin d'identifier plus facilement les éléments et les documents non lus de votre Boîte aux lettres, ils apparaissent en gras.

Lecture des éléments

Les messages s'affichent automatiquement dans le format dans lequel ils sont envoyés. Les messages s'affichent dans la police et la taille par défaut de votre navigateur. La date et l'heure des messages sont affichées au même format que celui sélectionné pour votre poste de travail.

Pour lire un message :

  1. Double-cliquez sur le message dans la liste Message pour afficher le message dans une nouvelle fenêtre.

REMARQUE :pour des raisons de sécurité, les images ne sont par défaut pas affichées dans les messages HTML. Pour afficher les images, cliquez sur GroupWise empêche l'affichage des images de cette page. Cliquez ici pour afficher les images.

Définition de la vue pour un élément

Vous pouvez modifier la vue d'un élément unique s'il a été composé en HTML.

  1. Ouvrez un élément.

  2. Cliquez sur le bouton Texte brut ou HTML dans la barre d'outils.

Marquage d'un élément comme non lu

Si vous ouvrez un élément pour le lire et que vous décidez d'en reporter la lecture, vous pouvez marquer l'élément comme non lu. Ce marquage met l'élément en gras et change son icône pour qu'elle indique l'état Non ouvert afin que vous sachiez que vous devez encore lire l'élément en question.

  1. Dans la boîte aux lettres, cliquez sur l'élément voulu dans la liste d'éléments.

  2. Cliquez sur Marquer comme non lu en haut de la liste d'éléments.

Si vous avez ouvert un élément, le marquer comme non lu ne change pas son état dans la fenêtre Propriétés. Ainsi, si vous avez ouvert un élément et l'avez marqué comme étant à lire plus tard, il est toujours indiqué comme étant ouvert dans la fenêtre Propriétés de l'expéditeur.

Marquer un élément comme lu

  1. Dans la boîte aux lettres, cliquez sur l'élément voulu dans la liste d'éléments.

  2. Cliquez sur Marquer lu dans la partie supérieure de la liste d'éléments.

Le fait de marquer un élément comme lu change son état dans la fenêtre Propriétés. Ainsi, si vous n'avez pas ouvert un élément mais que vous l'avez marqué comme lu, son état indique qu'il a été ouvert dans la fenêtre Propriétés de l'expéditeur.

3.3.2 Lecture des pièces jointes

GroupWise WebAccess permet d'envoyer et de recevoir des pièces jointes avec les éléments. Lorsque vous recevez une pièce jointe avec un élément, la liste des pièces jointes se trouve sous l'objet.

Affichage des fichiers joints

Lorsque vous affichez une pièce jointe, cette dernière s'affiche dans le volet du message au moyen d'une visionneuse. Ce procédé est généralement plus rapide que d'ouvrir la pièce jointe, mais il arrive toutefois que cette dernière ne soit pas correctement formatée. Si le type de pièce jointe n'est pas pris en charge, Afficher n'apparaît pas.

  1. Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.

  2. Cliquez sur Afficher à côté de la pièce jointe.

Enregistrement des fichiers joints

Lorsque vous recevez une pièce jointe, GroupWise WebAccess vous permet d'enregistrer le fichier correspondant à un autre emplacement.

  1. Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.

  2. Cliquez sur le nom lié de la pièce jointe.

  3. Sélectionnez l'emplacement où enregistrer la pièce jointe.

Ouverture des fichiers joints

Lorsque vous ouvrez un fichier joint, GroupWise WebAccess détermine l'application qui permet de l'ouvrir. Vous pouvez accepter l'application proposée ou sélectionner le chemin et le nom de fichier d'une autre application.

  1. Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le nom lié de la pièce jointe, puis cliquez sur Ouvrir.

Impression des fichiers joints

  1. Dans un message ouvert, cliquez sur Afficher ou sur Ouvrir pour voir le contenu du fichier joint.

  2. Si vous avez affiché le fichier, imprimez-le comme vous le feriez avec n'importe quelle autre page dans votre navigateur Web.

    ou

    Si vous avez ouvert le fichier, utilisez l'application native pour l'imprimer.

3.3.3 Réponse à un message électronique

Utilisez Répondre pour répondre à un élément. Vous pouvez répondre à toutes les personnes ayant reçu l'élément d'origine ou à l'expéditeur uniquement, sans créer ni adresser un nouveau message. Vous pouvez aussi inclure une copie du message d'origine dans votre réponse. Votre réponse comporte Re: avant le texte de l'objet d'origine. Vous pouvez modifier ce texte si vous le souhaitez.

Réponse à un message électronique

  1. Ouvrez l'élément auquel vous souhaitez fournir une réponse.

  2. Cliquez sur Répondre dans la barre d'outils pour n'envoyer le message électronique qu'à l'expéditeur.

    ou

    Cliquez sur Répondre à tous dans la barre d'outils pour envoyer le message électronique à l'expéditeur et à tous les destinataires.

  3. Saisissez votre message, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Si l'élément d'origine comportait des destinataires en copie carbone ou en copie masquée et si vous choisissez de leur répondre à tous, votre réponse est envoyée à tous les destinataires en copie carbone mais pas aux destinataires en copie masquée.

Modification de vos paramètres de composition

  1. Dans la page principale de WebAccess, cliquez sur l'icône Options icône Réponse requise , puis sur Options.

  2. Cliquez sur l'onglet Composer.

  3. Sélectionnez Activer enregistrement automatique si vous souhaitez activer la fonction d'enregistrement automatique.

  4. Sélectionnez les options Vérification de l'orthographe souhaitées :

    • Vérifier l'orthographe avant l'envoi

    • Langue par défaut

  5. Sélectionnez la vue Composer par défaut souhaitée, à savoir Texte brut ou HTML.

    Votre administrateur peut désactiver l'option du format HTML.

  6. Sélectionnez les options de signature souhaitées.

  7. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

3.3.4 Transfert de messages à d'autres personnes

Utilisez Transférer pour envoyer à d'autres utilisateurs des éléments que vous recevez. Vous pouvez transférer des messages en tant que pièces jointes ou en les insérant. Ce dernier contient votre nom et tout commentaire supplémentaire que vous avez apporté.

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément à transférer.

  2. Cliquez sur Transférer pour transférer le message en l'insérant.

    ou

    Cliquez sur Transférer en tant que pièce jointe pour transférer le message en tant que pièce jointe.

  3. Ajoutez le nom des utilisateurs auxquels vous souhaitez transférer l'élément.

  4. (Facultatif) Saisissez un message.

  5. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Si vous êtes dans l'impossibilité d'accepter un rendez-vous, une tâche ou une note, vous pouvez déléguer l'élément concerné au lieu de le transférer. Cette délégation signale à l'expéditeur, par une mention de cet état dans la fenêtre Propriétés de l'élément, que vous avez transmis la responsabilité de cet élément à un autre utilisateur.