6.4 Utilisation des carnets d'adresses

6.4.1 Ouverture d'un carnet d'adresses

Dans le Carnet d'adresses, vous pouvez ouvrir des contacts afin de visualiser les informations détaillées les concernant, choisir des noms de destinataires d'éléments, créer et modifier des groupes et créer et supprimer des contacts.

Le Carnet d'adresses offre également des options avancées telles que la création et la modification des carnets d'adresses, ainsi que le changement de l'ordre de recherche de la fonction d'achèvement des noms.

  1. Cliquez sur l'onglet Contacts de la barre de navigation pour afficher le carnet d'adresses GroupWise, le carnet d'adresses Contacts fréquents et les carnets d'adresses personnels que vous avez éventuellement créés.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses qui vous intéresse.

6.4.2 Création d'un carnet d'adresses personnel

  1. Dans la barre de navigation de la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Cliquez sur la flèche de déroulement en regard de Contact, puis cliquez sur Carnet d'adresses.

  3. Saisissez le nom du nouveau carnet ainsi que sa description (facultatif), puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

6.4.3 Modification d'un carnet d'adresses personnel ou Contacts fréquents

Dans un carnet d'adresses personnel, ainsi que dans le carnet d'adresses Contacts fréquents, il est possible d'ajouter ou de supprimer des entrées, de modifier des informations existantes, de copier des noms pour les coller dans un autre carnet. Il est aussi possible de modifier le nom d'un carnet.

Copie d'un carnet d'adresses personnel

  1. Dans la barre de navigation de la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le carnet d'adresses que vous souhaitez copier, puis cliquez sur Enregistrer sous.

  3. Saisissez le nom du nouveau carnet ainsi que sa description (facultatif), puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

Copie d'entrées vers un autre carnet d'adresses personnel

Vous ne pouvez pas copier de noms vers le carnet d'adresses GroupWise.

  1. Dans la barre de navigation de la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Cliquez sur un carnet d'adresses, puis recherchez les entrées que vous souhaitez copier.

  3. Sélectionnez chaque entrée que vous voulez copier.

  4. Cliquez sur Copier.

  5. Sélectionnez le carnet d'adresses personnel vers lequel vous souhaitez copier les noms, puis cliquez sur OK.

Attribution d'un nouveau nom à un carnet d'adresses personnel

  1. Dans la barre de navigation de la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Cliquez sur Options du carnet d'adresses.

  3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le carnet d'adresses personnel que vous souhaitez renommer, puis cliquez sur Modifier.

    Vous ne pouvez pas renommer le carnet d'adresses Contacts fréquents.

  4. Saisissez le nouveau nom, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

Suppression d'une entrée dans un carnet d'adresses personnel

  1. Dans la barre de navigation de la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Cliquez sur un carnet d'adresses, puis recherchez les noms que vous souhaitez supprimer.

  3. Sélectionnez chaque nom que vous voulez supprimer.

  4. Cliquez sur Supprimer.

6.4.4 Suppression d'un carnet d'adresses personnel

  1. Dans la barre de navigation de la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le carnet d'adresses personnel que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

  3. Cliquez sur OK.

Une fois qu'il a été supprimé, un carnet d'adresses personnel ne peut pas être récupéré.

6.4.5 Acceptation d'un carnet d'adresses partagé

Dans le client Windows GroupWise, les utilisateurs peuvent partager des carnets d'adresses avec d'autres utilisateurs. Dans GroupWise WebAccess, vous ne pouvez pas partager un carnet d'adresses avec d'autres utilisateurs, mais vous pouvez recevoir des carnets d'adresses partagés. Les carnets d'adresses partagés que vous acceptez apparaissent dans la liste Carnet d'adresses, ainsi que dans les carnets d'adresses GroupWise, Contacts fréquents et personnels.

  1. Dans la barre de navigation de la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Boîte aux lettres.

  2. Cliquez sur la notification de carnet d'adresses partagé pour l'ouvrir ou cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Ouvrir.

  3. Cliquez sur Accepter le carnet d'adresses pour ajouter le carnet d'adresses à la liste des carnets d'adresses.

Vous pouvez désormais utiliser le carnet d'adresses partagé pour envoyer des éléments ou rechercher des informations sur les utilisateurs, tout comme vous le faites avec d'autres carnets d'adresses.

6.4.6 Affichage des contacts, groupes, organisations ou ressources dans un carnet d'adresses

Utilisez les filtres prédéfinis du menu Afficher pour n'afficher que les groupes, les personnes, les organisations ou les ressources dans un carnet d'adresses.

Par défaut, les carnets d'adresses affichent toutes les entrées. Bien que les groupes, les organisations et les ressources soient tous repérés par une icône, il peut s'avérer difficile de retrouver des entrées particulières dans les carnets d'adresses volumineux. Un filtre prédéfini n'affiche que le type d'entrée recherché.

Pour afficher des groupes, des organisations ou des ressources dans un carnet d'adresses, procédez comme suit :

  1. Dans la barre de navigation de la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Cliquez sur un carnet d'adresses.

  3. Cliquez sur l'icône Filtre icône Organisation pour filtrer la liste par utilisateurs, groupes, ressources ou organisations.

  4. Dans le champ de recherche, commencez à saisir le nom de l'utilisateur, du groupe, de la ressource ou de l'organisation que vous recherchez. La liste est filtrée au fur et à mesure de votre saisie.

Le Carnet d'adresses utilise les icônes suivantes pour identifier les contacts, les ressources, les groupes et les organisations :

icône Contacts Contacts

icône Ressource Ressources

icône Groupe Groupes

icône Organisation Organisations

6.4.7 Recherche d'entrées d'un carnet d'adresses

Vous pouvez spécifier des critères de recherche à l'aide des filtres prédéfinis. Vous pouvez par exemple utiliser le filtre commence par qui permet de n'afficher que les entrées comportant des noms de famille commençant par la lettre « D ».

Affinement de votre recherche

Recherche dans un carnet d'adresses

Lorsque vous effectuez une recherche dans un carnet d'adresses, vous pouvez filtrer les résultats par utilisateur, groupe, organisation ou ressource.

  1. Dans la barre de navigation de la page principale de WebAccess, cliquez sur l'onglet Contacts.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses que vous souhaitez rechercher.

  3. Dans le champ de recherche, commencez à saisir ce que vous recherchez.

    La fonction d'achèvement de noms complète le nom.

Recherche dans un élément en cours de composition

Vous pouvez filtrer votre recherche par utilisateur, groupe ou ressource ou à l'aide des filtres commence par, est égal à ou non égal. Vous pouvez par exemple utiliser le filtre commence par pour n'afficher que les entrées comportant des noms de famille commençant par la lettre « D ».

  1. Dans un élément que vous composez, cliquez sur Adresse dans la barre d'outils.

    Le Sélecteur d'adresses s'affiche. Pour plus d'informations sur l'utilisation du Sélecteur d'adresses, reportez-vous à la Section 6.2, Utilisation du Sélecteur d'adresses.

Définition de l'ordre de la recherche par achèvement de noms

  1. Dans la page principale de WebAccess, cliquez sur Options dans le coin supérieur droit.

  2. Cliquez sur l'onglet Général.

  3. Dans la zone Carnets disponibles, cliquez (ou cliquez tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée) sur les carnets que la fonction Achèvement de noms doit examiner, puis cliquez sur Ajouter.

  4. Pour modifier l'ordre de recherche d'un carnet d'adresses, sélectionnez celui-ci dans la liste Carnets sélectionnés, puis cliquez sur Vers le bas ou Vers le haut.

  5. Pour désactiver la fonction Achèvement de noms, désélectionnez la case Activer l'achèvement de noms.

  6. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.