3.3 Assignation de tâches

Une tâche est associée à une date et une heure d'achèvement. Vous pouvez assigner des tâches à d'autres utilisateurs ou à vous-même. Lorsque vous assignez une tâche à un autre utilisateur, celui-ci peut l'accepter ou la refuser.

La tâche reste dans l'agenda et dans la liste des tâches et, tant qu'elle n'a pas été refusée ou marquée comme effectuée, elle est reportée d'un jour sur l'autre.

3.3.1 Assignation d'une tâche à d'autres utilisateurs

  1. Dans l'agenda, sélectionnez , puis Nouvelle tâche.

  2. Dans la zone À, commencez à saisir le nom du destinataire. GroupWise essaie de trouver le nom correspondant dans votre liste de contacts fréquents. Si vous repérez le nom recherché, sélectionnez-le pour l'ajouter à la liste des destinataires ; sinon, continuez de saisir l'adresse électronique du destinataire.

    ou

    Sélectionnez pour afficher la liste de vos contacts fréquents, puis sélectionnez un nom pour l'ajouter à la liste des destinataires.

  3. Sélectionnez la zone Cc/Cci pour mettre des destinataires en copie normale ou masquée.

    Les destinataires en copie carbone (CC) reçoivent une copie de l'élément. Tous les destinataires voient qu'une copie carbone a été expédiée. Ils voient également le nom des destinataires en copie carbone.

    Les destinataires en copie masquée (CM) reçoivent une copie de l'élément. Les autres destinataires ne sont pas informés sur les destinataires en copie masquée. Seuls l'expéditeur et le destinataire de la copie masquée savent qu'elle a été envoyée. Si un destinataire choisit Répondre à tous, les destinataires en copie masquée ne reçoivent pas sa réponse.

  4. Sélectionnez la date de début de la tâche.

    Cette date correspond au moment où la tâche apparaît pour la première fois dans l'agenda du destinataire.

  5. Sélectionnez Priorité, puis entrez le niveau de priorité relatif à la tâche (par exemple, 1 ou A1).

  6. Sélectionnez la date d'échéance de la tâche.

  7. Saisissez l'objet et le contenu du message.

  8. Si vous souhaitez spécifier des options d'envoi (classification, priorité, demande de réponse et renvoi de notification), sélectionnez .

    Pour plus d'informations sur les options d'envoi, reportez-vous à la Section 2.2.4, Définition des options d'envoi.

  9. Sélectionnez Envoyer.

3.3.2 Publication d'une tâche pour vous-même

  1. Dans l'agenda, sélectionnez , puis Nouvelle tâche.

  2. Sélectionnez pour transformer la tâche en tâche publiée.

  3. Sélectionnez la date de début de la tâche.

    Cette date correspond au moment où la tâche apparaît pour la première fois dans l'agenda du destinataire.

  4. Sélectionnez la date d'échéance de la tâche.

  5. Saisissez l'objet et le contenu du message.

  6. Sélectionnez Publier.

La tâche est placée dans votre agenda et dans votre liste des tâches.

3.3.3 Suivi de l'achèvement des tâches

Une fois la tâche terminée, vous pouvez la marquer comme effectuée. Les tâches ainsi marquées ne sont pas reportées au jour suivant dans votre agenda. Elles sont identifiées par une coche.

Si vous marquez une tâche comme étant effectuée, puis que vous réalisez que vous avez omis d'en effectuer une partie, vous pouvez désélectionner cet attribut. De cette manière, les tâches concernées apparaissent à la date du jour dans votre agenda.

Marquage d'une tâche comme étant effectuée

  1. Dans la barre d'accès rapide, sélectionnez Agenda.

  2. Sélectionnez la tâche à marquer comme effectuée.

  3. Sélectionnez Effectué.

    La tâche ne figure plus dans votre agenda et elle apparaît comme effectuée dans votre liste des tâches.

Pour marquer la tâche comme n'étant pas terminée, accédez à la liste des tâches et désélectionnez l'option Effectué.

Vérification de l'état d'achèvement d'une tâche que vous avez envoyée

  1. Dans la barre d'accès rapide, sélectionnez Message.

  2. Sélectionnez , puis Éléments envoyés.

    Si vous vous êtes également assigné la tâche, vous pouvez la retrouver dans l'agenda ou dans la liste des tâches.

  3. Sélectionnez la tâche qui vous intéresse.

  4. Sélectionnez Propriétés.