4.10 Utilisation de l'agenda multi-utilisateur

L'agenda multi-utilisateur permet de consulter un calendrier combiné des utilisateurs et des ressources sous la forme d'un graphique quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel, ou bien sous la forme d'une vue de colonnes multi-utilisateurs (la vue Colonnes multi-utilisateurs est une vue quotidienne qui affiche le calendrier de chaque utilisateur dans une colonne spécifique). Il est très facile de sélectionner et désélectionner des utilisateurs et des ressources pour afficher ou masquer leurs rendez-vous dans la vue combinée. Utilisez un agenda multi-utilisateur pour consulter le calendrier d'autres personnes ou connaître les salles de conférence disponibles à un moment donné.

Dans les versions de GroupWise antérieures à GroupWise 2012, l'agenda multi-utilisateur n'est disponible que sous la forme Colonnes multi-utilisateurs (vue dans laquelle le calendrier quotidien de chaque utilisateur est affiché dans une colonne spécifique). De même, si vous créez un agenda multi-utilisateur dans une version antérieure de GroupWise, puis effectuez une mise à niveau vers GroupWise 2012, vous ne pouvez consulter cet agenda que sous la forme d'une vue quotidienne. Vous devez recréer un agenda multi-utilisateur si vous souhaitez pouvoir le consulter avec d'autres affichages.

IMPORTANT :vous devez disposer des droits de mandataire appropriés pour chaque utilisateur ou ressource afin de pouvoir les inclure dans un agenda multi-utilisateur. (Reportez-vous à la Section 10.0, Accès à l'agenda ou à la boîte aux lettres des utilisateurs mandataires.) Par exemple, si vous ne disposez pas de droits de lecture sur les rendez-vous, vous ne pouvez pas afficher le calendrier d'une autre personne dans l'agenda multi-utilisateur.

4.10.1 Configuration d'un agenda afin de consulter les données de plusieurs utilisateurs ou ressources

Pour configurer un agenda multi-utilisateur dans lequel vous pouvez consulter simultanément les agendas de plusieurs utilisateurs et ressources, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation, puis cliquez sur la vue Colonnes multi-utilisateurs dans la barre d'outils Agenda.

    Si c'est la première fois que vous utilisez la vue Colonnes multi-utilisateurs dans cet agenda, la boîte de dialogue Liste multi-utilisateur apparaît.

  2. (Facultatif) Si vous avez déjà utilisé la vue Colonnes multi-utilisateurs dans cet agenda et que vous souhaitez modifier les agendas affichés, cliquez sur la flèche de la liste déroulante en regard de Colonnes multi-utilisateurs, puis sur Ajouter ou retirer des utilisateurs.

  3. Dans la section Choisir des utilisateurs de la boîte de dialogue Liste multi-utilisateur, indiquez les utilisateurs dans le champ Nom d'utilisateur puis, dans la section Liste des utilisateurs, cochez les cases correspondant aux noms des utilisateurs dont vous souhaitez consulter les agendas et cliquez sur OK.

  4. Pour consulter les calendriers des utilisateurs sous la forme d'une vue de colonnes multi-utilisateurs ou par jour, semaine, mois ou année, cliquez sur la vue appropriée dans la barre d'outils Agenda.

    Vous pouvez par exemple cliquer sur l'option de vue Semaine dans la barre d'outils Agenda pour afficher les calendriers dans une vue hebdomadaire.

    Si les éléments d'agenda d'un utilisateur spécifique ne sont pas visibles, vérifiez que la case correspondante est cochée en regard du nom de cet utilisateur dans la liste des dossiers.

Vous pouvez modifier la liste multi-utilisateur associée à cet agenda multi-utilisateur, comme expliqué à la section Modification de la liste multi-utilisateur. Vous pouvez également créer d'autres agendas multi-utilisateurs, comme expliqué à la Section 4.10.2, Configuration d'agendas supplémentaires afin de consulter les données de plusieurs utilisateurs ou ressources.

4.10.2 Configuration d'agendas supplémentaires afin de consulter les données de plusieurs utilisateurs ou ressources

Si vous avez configuré un premier agenda multi-utilisateur, comme expliqué à la Section 4.10.1, Configuration d'un agenda afin de consulter les données de plusieurs utilisateurs ou ressources, vous souhaiterez peut-être en configurer d'autres.

  1. Dans la liste des dossiers, sélectionnez l'agenda à configurer en tant qu'agenda multi-utilisateur.

  2. Sélectionnez Colonnes multi-utilisateurs dans la barre d'outils Agenda.

  3. Modifiez la liste multi-utilisateur associée à cet agenda, comme expliqué à la section Modification de la liste multi-utilisateur.

4.10.3 Configuration des utilisateurs affichés dans l'agenda multi-utilisateur

Lorsque vous avez créé l'agenda multi-utilisateur d'après la procédure de la Section 4.10.1, Configuration d'un agenda afin de consulter les données de plusieurs utilisateurs ou ressources, vous avez spécifié les utilisateurs et ressources à inclure.

Après la création initiale de l'agenda multi-utilisateur, vous pouvez ajouter ou supprimer des utilisateurs et des ressources en modifiant la liste multi-utilisateur, ou bien simplement masquer des utilisateurs et des ressources en les sélectionnant ou en les désélectionnant dans la liste des dossiers.

Modification de la liste multi-utilisateur

La liste multi-utilisateur détermine quels utilisateurs et ressources sont affichés dans l'agenda multi-utilisateur. Pour ajouter des utilisateurs et des ressources à une liste multi-utilisateur et afficher leurs agendas dans une vue multi-utilisateur, vous devez disposer des droits de mandataire appropriés. Reportez-vous à la Section 10.0, Accès à l'agenda ou à la boîte aux lettres des utilisateurs mandataires.

  1. Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation, puis cliquez sur icône Vue Multi-utilisateur dans la barre d'outils Agenda.

    (Si vous avez créé d'autres vues de colonnes multi-utilisateurs, le bouton peut avoir l'apparence suivante icône Nouvelle vue.)

  2. Cliquez sur la flèche à droite de icône Vue Multi-utilisateur, puis cliquez sur Ajouter ou sur Supprimer des utilisateurs.

  3. Pour ajouter un utilisateur ou une ressource, cliquez sur Ajouter un utilisateur, double-cliquez sur son nom, puis cliquez sur OK.

  4. Pour supprimer un utilisateur ou une ressource, cliquez sur son nom, puis sur Supprimer un utilisateur.

    ou

    Pour supprimer tous les noms de la liste, cliquez sur Éditer, puis sur Tout supprimer.

  5. Pour modifier l'ordre des noms dans la liste, cliquez sur un nom, puis sur la flèche Haut ou sur la flèche Bas. L'ordre des noms détermine l'ordre dans lequel s'affichent les agendas dans la vue de colonnes multi-utilisateurs.

  6. Pour supprimer l'agenda d'un utilisateur ou d'une ressource de la vue multi-utilisateur sans supprimer son nom de la liste, décochez la case en regard du nom.

  7. Pour insérer tous les noms dans votre liste des mandataires, cliquez sur Éditer, puis sur Insérer la liste des mandataires.

  8. Pour réinitialiser la liste, cliquez sur Éditer, sur Tout supprimer, sur Éditer, puis sur Insérer la dernière liste.

  9. Cliquez sur OK pour enregistrer et quitter la boîte de dialogue.

    ou

    Cliquez sur Appliquer pour enregistrer sans quitter le programme.

Sélection ou désélection d'utilisateurs et de ressources

GroupWise 2012 permet de sélectionner et désélectionner facilement des utilisateurs et des ressources, afin d'afficher ou de masquer leurs rendez-vous dans l'agenda multi-utilisateur.

  1. Dans la liste de dossiers, cochez les cases en regard des utilisateurs et ressources dont vous souhaitez afficher les rendez-vous dans l'agenda multi-utilisateur.

    Décochez les cases en regard de ceux dont vous souhaitez masquer les rendez-vous.

    Pour savoir comment modifier les utilisateurs associés à l'agenda multi-utilisateur, reportez-vous à la section Modification de la liste multi-utilisateur.

4.10.4 Création d'un rendez-vous pour les utilisateurs de l'agenda multi-utilisateur

Vous pouvez créer rapidement un rendez-vous incluant tous les utilisateurs dont les agendas sont affichés dans la vue multi-utilisateur.

Création d'un rendez-vous dans la vue quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle

  1. Cliquez sur la vue Jour, Semaine, Mois ou Année dans la barre d'outils Agenda.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur la date ou l'heure à laquelle vous souhaitez planifier le rendez-vous, puis cliquez sur Nouveau > Rendez-vous.

    Le champ À contient automatiquement les noms de tous les utilisateurs dont les agendas sont affichés dans la vue multi-utilisateur.

  3. Finalisez la création du rendez-vous, puis cliquez sur Envoyer.

Création d'un rendez-vous dans la vue Colonnes multi-utilisateurs

  1. Cliquez sur la vue Colonnes multi-utilisateurs dans la barre d'outils Agenda.

  2. Cliquez sur l'heure à laquelle vous souhaitez planifier le rendez-vous, puis faites glisser le curseur pour définir sa durée. Faites également glisser le curseur pour inclure les utilisateurs invités au rendez-vous.

  3. Cliquez avec le bouton droit sur l'heure sélectionnée, puis cliquez sur Nouveau > Rendez-vous.

  4. Finalisez la création du rendez-vous, puis cliquez sur Envoyer.

4.10.5 Création d'une vue d'agenda Colonnes multi-utilisateurs

Si vous supprimez la vue Colonnes multi-utilisateurs, vous pouvez en créer une autre :

  1. Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre d'outils Agenda, puis cliquez sur Propriétés.

  3. Cliquez sur Nouveau, puis indiquez le nom de la vue Colonnes multi-utilisateurs (par exemple, Colonnes multi-utilisateur).

  4. Cliquez sur Multi-utilisateurs (colonnes) dans la liste déroulante Afficher, puis cliquez deux fois sur OK.

    La boîte de dialogue Liste multi-utilisateur s'affiche.

  5. Si un utilisateur ou une ressource que vous souhaitez faire figurer dans la vue Colonnes multi-utilisateurs ne se trouve pas dans la liste, indiquez-le dans le champ Nom d'utilisateur, puis cliquez sur Ajouter un utilisateur.

  6. Double-cliquez sur un utilisateur ou une ressource, cliquez sur OK, puis répétez cette opération pour chaque utilisateur à ajouter.

  7. Cochez les cases correspondant aux utilisateurs dont vous souhaitez afficher les agendas, puis cliquez sur OK.