16.3 Archivage des messages électroniques

La fonction d'archivage permet d'enregistrer des messages électroniques ou téléphoniques, des rendez-vous, des notes ou des tâches dans une base de données définie sur une unité locale. L'archivage des éléments libère de l'espace sur le réseau et n'encombre pas votre boîte aux lettres. Il évite également que des éléments ne soient supprimés automatiquement.

16.3.1 Présentation de l'archive

Vous pouvez afficher les éléments archivés lorsque vous le souhaitez. Vous pouvez également récupérer tout élément archivé. Si vous avez archivé un élément que vous avez envoyé, vous ne pouvez pas effectuer le suivi de son état.

L'administrateur système peut spécifier que vos éléments soient archivés régulièrement et de façon automatique. L'archivage automatique se produit à chaque ouverture du client GroupWise. Les éléments sont archivés à partir de la boîte aux lettres que l'utilisateur est en train d'utiliser. Cela signifie qu'en mode Caching, les éléments sont archivés depuis votre boîte aux lettres de caching et qu'en mode En ligne, ils le sont depuis votre boîte aux lettres en ligne.

Certains éléments tels que les rendez-vous peuvent être planifiés pour être archivés avant même la date du rendez-vous. Une fois archivés, ces éléments sont supprimés du dossier Éléments envoyés mais demeurent dans votre agenda. Ainsi, vous pouvez planifier des rendez-vous longtemps à l'avance, sans craindre qu'ils ne soient supprimés de votre agenda.

Lorsque vous déplacez un élément vers un dossier, il n'est pas archivé. Quel que soit leur dossier de stockage, tous les éléments sont affectés par les options de nettoyage que vous spécifiez dans les options d'environnement et par toute option d'archivage ou de nettoyage spécifiée par votre administrateur.

Les éléments archivés ne sont jamais supprimés, sauf si vous accédez manuellement à l'archive pour les y supprimer.

16.3.2 Spécification du lieu de stockage des archives

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Emplacement des fichiers.

    Boîte de dialogue Environnement ouverte sur l'onglet Emplacement des fichiers

  3. Spécifiez l'emplacement de votre répertoire d'archivage dans le champ Répertoire d'archivage.

  4. Cliquez sur OK.

Pour plus d'informations sur l'archivage d'éléments dans votre boîte aux lettres, reportez-vous à la Section 16.3, Archivage des messages électroniques.

IMPORTANT :si vous exécutez GroupWise sur plusieurs postes de travail, assurez-vous que l'emplacement de l'archive que vous indiquez n'existe que sur un seul de ces postes de travail. Après la création initiale de votre archive, le processus d'archivage ne se produit que si GroupWise peut accéder à l'emplacement indiqué. Si l'archive existe sur plusieurs ordinateurs, cela se traduit par la génération de plusieurs archives, une situation qu'il convient d'éviter. Pour savoir comment remédier à ce problème, reportez-vous à la Section 16.3.8, Regroupement d'éléments archivés à partir de plusieurs archives.

16.3.3 Déplacement d'un élément vers l'archive

  1. Si vous ne l'avez pas fait auparavant, spécifiez le chemin d'accès au répertoire d'archivage dans le champ Emplacement des fichiers de la boîte de dialogue Environnement. Reportez-vous à la Section 16.3.2, Spécification du lieu de stockage des archives.

  2. Dans votre boîte aux lettres, sélectionnez les éléments à archiver.

  3. Cliquez sur Opérations > Déplacer vers Archives.

Si vous avez archivé un élément que vous avez envoyé, vous ne pouvez pas effectuer le suivi de son état.

16.3.4 Archivage automatique d'éléments

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Nettoyage.

    Boîte de dialogue Environnement ouverte sur l'onglet Nettoyage

  3. Sélectionnez Archivage automatique après pour le type d'élément de votre choix.

  4. Indiquez le délai (en jours) entre la distribution ou la finalisation de l'élément et son archivage.

  5. Cliquez sur OK.

Si votre administrateur système a défini un archivage automatique à intervalle régulier, vous ne pourrez peut-être pas modifier cette option.

Si vous ou votre administrateur système, avez configuré l'archivage automatique des éléments dans votre boîte aux lettres, les éléments du dossier Liste des tâches seront également archivés en fonction de la date de réception initiale de l'élément et non en fonction de la date d'échéance que vous lui avez assignée.

Si l'archivage automatique est configuré, les éléments ne sont archivés que sur un ordinateur. Si vous travaillez sur un ordinateur sur lequel l'archivage automatique n'est pas configuré, les éléments ne sont pas archivés sur celui-ci.

16.3.5 Affichage des éléments archivés

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur Fichier > Ouvrir les archives.

    ou

    Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode de GroupWise utilisé), puis cliquez sur Archiver.

16.3.6 Récupération d'éléments archivés

  1. Cliquez sur Fichier > Ouvrir les archives.

    ou

    Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode de GroupWise utilisé), puis cliquez sur Archiver.

  2. Cliquez sur l'élément que vous souhaitez sortir des archives, puis cliquez sur Opérations > Déplacer vers Archives.

  3. Cliquez sur Fichier > Ouvrir les archives pour fermer les archives et revenir à la fenêtre principale.

    ou

    Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche Archiver), puis cliquez sur votre dossier utilisateur (votre nom) pour revenir au mode de GroupWise précédemment exécuté.

Les messages récupérés des archives sont replacés dans le dossier à partir duquel ils avaient été archivés. Si ce dossier a été supprimé, GroupWise en crée un nouveau. Si vous avez configuré l'archivage automatique, les messages récupérés des archives restent dans votre boîte aux lettres active pendant 7 jours avant d'être replacés dans l'archive.

16.3.7 Déplacement de l'archive vers un autre emplacement

Vous pouvez être amené à déplacer votre archive dans un autre emplacement du système de fichiers de votre ordinateur.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Emplacement des fichiers.

    Boîte de dialogue Environnement ouverte sur l'onglet Emplacement des fichiers

  3. Dans le champ Répertoire d'archivage, spécifiez l'emplacement dans lequel vous souhaitez placer l'archive.

    REMARQUE :Si vous déplacez l'archive dans un emplacement contenant déjà (ou ayant déjà contenu) une archive GroupWise, ne spécifiez pas un répertoire dans lequel se trouvent des fichiers d'archivage. Les fichiers d'archivage sont stockés dans le répertoire ofxxxarc, qui est automatiquement généré par GroupWise en tant que sous-répertoire du répertoire d'archivage.

    Si vous désignez le répertoire ofxxxarc en tant que répertoire d'archivage GroupWise, cela se traduit par la génération de plusieurs archives, une situation qu'il est préférable d'éviter. Pour savoir comment remédier à ce problème, reportez-vous à la Section 16.3.8, Regroupement d'éléments archivés à partir de plusieurs archives.

  4. Cliquez sur Appliquer.

  5. (Conditionnel) Si vous n'avez pas encore activé l'archivage, le système vous demande si vous souhaitez le faire. Cliquez sur Oui.

  6. (Conditionnel) Si vous déplacez votre archive dans un répertoire ne contenant pas déjà des fichiers d'archivage, vous recevez un message vous demandant si vous souhaitez déplacer le contenu de l'archive dans le nouvel emplacement.

  7. Vérifiez qu'il s'agit bien de l'emplacement dans lequel vous souhaitez placer l'archive, plus cliquez sur Oui.

  8. Cliquez sur OK.

16.3.8 Regroupement d'éléments archivés à partir de plusieurs archives

Vous pouvez avoir des éléments stockés dans plusieurs archives et souhaiter les regrouper sous forme d'une seule archive.

  1. Dans le client GroupWise, indiquez le répertoire d'archivage contenant le moins d'éléments.

    Pour savoir comment spécifier un répertoire d'archivage dans GroupWise, reportez-vous à la Section 16.3.2, Spécification du lieu de stockage des archives.

    Vous devez vous trouver sur l'ordinateur physique contenant le répertoire de l'archive.

  2. Annulez l'archivage de tous les éléments présents dans l'archive, comme expliqué à la Section 16.3.6, Récupération d'éléments archivés.

  3. Spécifiez votre répertoire d'archivage principal.

    Pour savoir comment spécifier un répertoire d'archivage dans GroupWise, reportez-vous à la Section 16.3.2, Spécification du lieu de stockage des archives.

    Vous devez vous trouver sur l'ordinateur physique contenant le répertoire de l'archive.

  4. Archivez tous les éléments à placer dans l'archive principale, comme expliqué à la Section 16.3.3, Déplacement d'un élément vers l'archive.

  5. Répétez la procédure de l'Étape 1 à l'Étape 4 pour toutes les autres archives dont vous disposez, jusqu'à ce que tous les éléments se trouvent dans l'archive principale.