11.2 Utilisation du mode Remote

Le mode Remote convient tout particulièrement aux utilisateurs GroupWise qui sont en déplacement. Tout comme avec le mode Caching, une copie de votre boîte aux lettres réseau dans son intégralité ou uniquement de la partie que vous avez spécifiée, est stockée sur votre disque local. Vous pouvez récupérer et envoyer des messages de façon périodique avec le type de connexion que vous avez spécifié (modem, réseau ou TCP/IP). Si vous ne voulez pas une copie intégrale de votre boîte aux lettres, vous pouvez limiter les éléments qui sont récupérés aux nouveaux messages ou aux objets des messages par exemple.

Votre administrateur système peut spécifier des paramètres qui ne permettent pas d'utiliser le mode Remote.

11.2.1 Avant d'utiliser le mode Remote

Utilisez l'assistant En route accessible dans le menu Outils (ou passez du mode En ligne au mode Remote) pour créer, configurer ou mettre à jour votre boîte aux lettres Remote. Votre boîte aux lettres locale est créée sur votre disque local et toutes les connexions en cours sont détectées et définies. Si vous avez déjà utilisé le mode Caching, votre boîte aux lettres locale a déjà été créée.

Vous pouvez également utiliser En route pour créer des fichiers d'installation sur une disquette afin d'installer votre boîte aux lettres Remote sur un ordinateur non connecté au réseau.

Plusieurs utilisateurs peuvent définir leur boîte aux lettres Remote sur un même ordinateur partagé.

Configuration de votre boîte aux lettres Remote

Si vous passez du mode En ligne au mode Remote, vous pouvez saisir le chemin d'accès à la boîte aux lettres Remote. Si ce chemin n'existe pas, En route s'exécute automatiquement. Les étapes suivantes expliquent de quelle façon configurer votre boîte aux lettres Remote à l'aide de l'assistant En route.

  1. Assurez-vous que GroupWise est installé sur l'ordinateur sur lequel vous voulez configurer votre boîte aux lettres Remote.

  2. Vérifiez que vous avez un mot de passe pour votre boîte aux lettres en ligne.

  3. Lancez GroupWise à votre bureau, sur votre station d'accueil ou sur un poste de travail.

  4. Cliquez sur Outils > En route.

  5. saisissez votre mot de passe de boîte aux lettres, puis cliquez sur OK.

    Page d'accueil de l'assistant « En route »

  6. Pour créer votre boîte aux lettres Remote sur une station d'accueil actuellement connectée au réseau via votre système GroupWise en ligne, cliquez sur Ce poste, puis sur Suivant.

    Si vous cliquez sur Ce poste et que GroupWise n'est pas installé sur la station d'accueil, vous êtes invité à installer GroupWise. Pour utiliser GroupWise en dehors du bureau, cliquez sur Oui pour installer GroupWise sur l'ordinateur que vous emportez en déplacement. Passez à l'étape 7.

    ou

    Pour créer une disquette d'installation destinée à un autre ordinateur, tel que celui de votre domicile, cliquez sur Un autre poste, puis sur Suivant. Préparez une disquette. Une fois cette dernière créée, insérez-la dans l'ordinateur sur lequel vous voulez installer votre boîte aux lettres Remote (chez vous, par exemple), puis lancez setup.exe à partir de la disquette. Passez à l'étape 10.

  7. saisissez le chemin d'accès à votre boîte aux lettres Remote, puis cliquez sur Suivant.

  8. Sélectionnez les numéros de téléphone à utiliser pour vous connecter à votre boîte aux lettres en ligne, puis cliquez sur Suivant.

  9. Sélectionnez les éléments que vous voulez copier dans votre boîte aux lettres Remote, puis cliquez sur Terminer.

  10. Quittez GroupWise.

  11. Avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur le bureau Windows Nouveau > Raccourci.

  12. Saisissez c:\Program Files\Novell\GroupWise\grpwise.exe /pr-chemin_boîte_aux_lettres_remote. Utilisez le chemin d'accès indiqué à l'étape 7.

  13. Cliquez sur Suivant.

  14. saisissez un nom pour le raccourci, tel que Remote.

  15. Cliquez sur Terminer.

    Une fois votre boîte aux lettres Remote installée, vous pouvez commencer à envoyer et à récupérer des éléments et des informations liées au carnet d'adresses depuis votre boîte aux lettres en ligne.

Configuration de plusieurs boîtes aux lettres Remote sur un ordinateur partagé

Les étapes suivantes doivent être effectuées par chaque utilisateur qui configure une boîte aux lettres Remote sur l'ordinateur partagé.

  1. Exécutez GroupWise en mode En ligne, puis cliquez sur Outils > En route.

  2. Saisissez le mot de passe, si nécessaire.

  3. Pour créer une disquette de configuration de boîte aux lettres Remote, cliquez sur Un autre poste.

  4. Suivez la procédure de l'assistant En route et insérez une disquette vierge à la dernière étape pour enregistrer les fichiers d'installation.

  5. Utilisez un nom d'utilisateur unique pour vous loguer à Windows sur l'ordinateur partagé.

  6. Insérez la disquette de configuration dans l'ordinateur partagé, puis exécutez le fichier setup.exe à partir de la disquette.

    Vérifiez que GroupWise est bien installé sur l'ordinateur partagé.

  7. Sélectionnez un dossier pour vos fichiers Boîte aux lettres Remote, puis cliquez sur OK.

    Ce dossier ne doit pas être partagé avec d'autres utilisateurs.

  8. Pour lancer GroupWise à partir de votre boîte aux lettres Remote, chaque utilisateur doit d'abord se loguer à Windows sous un nom d'utilisateur unique.

Configuration de vos connexions Remote

Lorsque vous exécutez GroupWise en mode Remote, vous pouvez vous connecter à votre système GroupWise en ligne via une connexion modem, une connexion réseau (directe) ou une connexion TCP/IP. Lorsque vous utilisez l'assistant En route pour configurer votre boîte aux lettres Remote, GroupWise crée les connexions adaptées à la manière dont vous exécutez GroupWise. Vous pouvez créer de nouvelles connexions et modifier ou supprimer les connexions existantes.

Connexions

Vous pouvez modifier de type de connexion s'il n'existe pas de requêtes en attente pour la connexion d'origine. Par exemple, si vous récupérez et envoyez des éléments via une connexion réseau et si vous vous déconnectez avant la fin de la transmission, vous ne devez pas basculer vers une connexion modem pour traiter les requêtes. Terminez les requêtes d'origine via la connexion d'origine.

Connexions modem

Avec une connexion modem, vous vous connectez au système GroupWise en ligne via une ligne téléphonique. Vous devez configurer les informations relatives au numéro pour chaque emplacement distant. Par exemple, au bureau, vous devez souvent composer le 0 pour accéder à une ligne extérieure, ce qui n'est pas le cas lorsque vous êtes chez vous. Chaque cas nécessite un emplacement distant différent. Pour plus d'informations sur la configuration des caractéristiques de numérotation de chaque emplacement distant, reportez-vous à votre documentation Windows.

Connexions TCP/IP

Les connexions TCP/IP utilisent une adresse et un port IP pour se connecter à votre système GroupWise en ligne. Si vous vous servez d'un accès Internet gratuit lors de votre absence du bureau, vous pouvez éviter de payer des frais de téléphone grâce à une connexion TCP/IP. En outre, vous n'avez pas besoin de quitter une connexion Internet et de raccrocher le téléphone pour vous connecter à votre système GroupWise en ligne via une connexion au modem. Vous pouvez utiliser la même connexion Internet pour vous connecter à votre système GroupWise en ligne.

Connexions réseau (directes)

Au bureau, vous pouvez exécuter GroupWise en mode Remote via une connexion réseau. Une connexion réseau est utile pour récupérer rapidement de grandes quantités d'informations telles que le contenu de votre carnet d'adresses système.

État de la connexion

Lorsque vous utilisez l'assistant En route pour mettre à jour votre boîte aux lettres Remote avant de quitter le bureau ou lorsque vous envoyez et récupérez des éléments à distance, la fenêtre État de la connexion apparaît. Cette fenêtre permet de contrôler le transfert des informations entre votre système GroupWise en ligne et votre boîte aux lettres Remote. Pour afficher des informations détaillées concernant la connexion, utilisez l'option Afficher journal. Pour afficher le nombre de requêtes que le système GroupWise en ligne doit traiter, utilisez Requêtes. Pour interrompre le transfert des informations à tout moment, utilisez l'option Déconnecter.

Outre la fenêtre État de la connexion, l'icône située dans la barre des tâches de Windows vous renseigne également sur l'état de la connexion.

Icône

Signification

Vous êtes connecté.

Vous êtes déconnecté.

Vous êtes en train d'envoyer des éléments.

Vous êtes en train de recevoir des éléments.

Journal de connexion

Utilisez le journal de connexion pour afficher des informations sur les connexions et résoudre les problèmes qui s'y rapportent. Ce journal contient des informations sur l'heure des connexions, les messages d'erreur, etc.

GroupWise utilise trois fichiers journaux de connexion pour consigner les informations de connexion : remote1.log, remote2.log et remote3.log. GroupWise utilise le fichier journal suivant chaque fois que vous exécutez GroupWise en mode Remote.

Création d'une connexion au modem

Contactez votre administrateur système pour connaître le numéro de téléphone de votre passerelle, l'ID de login et le mot de passe.

  1. Cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise.

  2. Cliquez sur Configurer, sur Se connecter à, puis sur Nouveau.

  3. Assurez-vous que l'option Modem est sélectionnée, puis cliquez sur OK.

    Boîte de dialogue Connexion au modem avec l'onglet Général

  4. Dans le champ Nom de la connexion, saisissez une description.

  5. Cliquez sur l'indicatif du pays, puis saisissez l'indicatif local et le numéro de téléphone de la passerelle connectée à votre système GroupWise.

  6. Saisissez l'ID de login de la passerelle.

  7. Cliquez sur Mot de passe, saisissez le mot de passe de la passerelle, cliquez sur OK, saisissez à nouveau le mot de passe, puis cliquez sur OK.

  8. Cliquez sur l'onglet Avancé.

    Boîte de dialogue Connexion au modem avec l'onglet Avancé

  9. Si votre modem nécessite un script, cliquez sur Éditer le script, puis spécifiez les commandes nécessaires À la réception et Répondre avec.

    Pour enregistrer le script sans modifier son nom de fichier, cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

    ou

    Pour enregistrer le script sous un nouveau nom de fichier, cliquez sur Enregistrer sous, puis sur Fermer.

  10. Pour récupérer un fichier script existant, cliquez sur icône de dossier, sélectionnez le fichier script, puis cliquez sur Ouvrir.

  11. Cliquez sur une méthode de déconnexion.

  12. Dans le champ Tentatives, spécifiez le nombre de tentatives de composition du numéro si la ligne est occupée.

  13. Dans le champ Intervalle de réessai, spécifiez l'intervalle entre deux tentatives.

  14. Cliquez sur OK, puis sur Fermer.

Création d'une connexion TCP/IP

  1. Cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise.

  2. Cliquez sur Configurer, sur Se connecter à, puis sur Nouveau.

  3. Cliquez sur TCP/IP, puis sur OK.

    Boîte de dialogue Connexion TCP/IP

  4. Saisissez un nom descriptif pour la connexion TCP/IP.

  5. Saisissez l'adresse IP et les informations relatives au port fournies par l'administrateur système.

    Dans le champ Adresse IP, vous pouvez saisir un nom d'hôte DNS au lieu d'une adresse IP. Renseignez-vous auprès de votre administrateur système.

  6. Cliquez sur une méthode de déconnexion, cliquez sur OK, puis sur Fermer.

Création d'une connexion réseau

  1. Cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise.

  2. Cliquez sur Configurer, sur Se connecter à, puis sur Nouveau.

  3. Cliquez sur Réseau, puis sur OK.

    Boîte de dialogue Connexion au réseau

  4. Saisissez un nom descriptif pour la connexion au réseau.

  5. Saisissez le chemin d'accès au répertoire d'un bureau de poste dans votre système GroupWise.

    Contactez l'administrateur système pour connaître le chemin permettant d'accéder à votre bureau de poste. Vous pouvez également vous connecter à n'importe quel bureau de poste de votre système GroupWise pour accéder à votre boîte aux lettres en ligne. Il n'est pas nécessaire que vous vous connectiez au bureau de poste contenant votre boîte aux lettres en ligne.

  6. Cliquez sur une méthode de déconnexion, cliquez sur OK, puis sur Fermer.

Copie d'une connexion Remote

  1. Cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise.

  2. Cliquez sur Configurer, sur Se connecter à, cliquez sur la connexion, puis sur Copier.

  3. Modifiez la connexion, puis cliquez sur OK.

Modification d'une connexion Remote

  1. Cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise.

  2. Cliquez sur Configurer, sur Se connecter à, cliquez sur la connexion, puis sur Éditer.

  3. Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur OK.

Suppression d'une connexion Remote

  1. Cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise.

  2. Cliquez sur Configurer, sur Se connecter à, puis sur la connexion.

  3. Cliquez sur Supprimer, puis sur Oui.

Indication de votre emplacement distant

  1. Cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise, puis sur Configurer.

    Boîte de dialogue des propriétés de GroupWise avec l'onglet Connexion

  2. Pour sélectionner votre emplacement distant, cliquez sur la liste déroulante Connexion depuis, puis sélectionnez l'emplacement.

  3. Pour modifier les propriétés de numérotation de votre modem, cliquez sur Connexion depuis, précisez les modifications dans la boîte de dialogue des propriétés de numérotation, puis cliquez sur OK.

Pour obtenir de l'aide sur la spécification des propriétés de composition d'un numéro, reportez-vous à votre documentation Windows.

Spécification des propriétés Remote

Vous pouvez modifier la configuration du mode Remote, notamment votre connexion, votre fuseau horaire, la fréquence d'envoi et de récupération des éléments, les informations système, les options de suppression et la signature dans les propriétés Remote. Pour plus d'informations sur la modification de vos connexions, reportez-vous à la Configuration de vos connexions Remote.

Spécification des paramètres de fuseau horaire

Les éléments contenus dans votre agenda sont programmés en fonction du paramétrage des fuseaux horaires défini dans la boîte de dialogue Propriétés de Date/Heure de Windows. Vous pouvez accéder à cette boîte de dialogue à partir des propriétés Remote dans l'onglet Serveur. Si vous utilisez GroupWise dans un autre fuseau horaire, vous pouvez passer à ce fuseau de façon à ce que les éléments que vous avez planifiés soient cohérents.

En général, si vous quittez votre bureau pendant plusieurs jours, vous utilisez les informations de votre agenda pour assister aux rendez-vous et en planifier. Vous devrez donc utiliser le fuseau horaire local. Toutefois, si vous êtes absent pour une durée plus brève (un jour, par exemple), vous conserverez probablement le même fuseau horaire que celui de votre système GroupWise.

Si vous modifiez le paramétrage du fuseau horaire, veillez à modifier l'horloge de l'ordinateur afin qu'elle corresponde au nouveau fuseau horaire.

  1. En mode Remote, cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Comptes (Remote).

  2. Cliquez sur le compte Remote, sur Propriétés, puis sur l'onglet Serveur.

  3. Cliquez sur Fuseau horaire, sélectionnez le fuseau horaire dans lequel vous vous trouvez, puis cliquez sur OK.

  4. Cliquez sur Fuseau horaire, sur l'onglet Date/heure, modifiez l'horloge de votre ordinateur afin qu'elle corresponde au nouveau fuseau horaire, puis cliquez sur OK.

Pour plus d'informations sur l'utilisation des propriétés de date/heure, reportez-vous à votre documentation Windows.

Envoi et récupération d'éléments à intervalles réguliers

  1. En mode Remote, cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Comptes (Remote).

  2. Assurez-vous que le compte Remote est coché.

  3. Cliquez sur Options générales.

  4. Sélectionnez Envoyer/Récupérer tous les comptes marqués toutes les __ minutes, puis spécifiez le nombre de minutes.

  5. Cliquez sur OK.

Pour que cette option fonctionne, votre ordinateur doit rester connecté au réseau ou à la ligne téléphonique, en fonction de la connexion utilisée.

Pour activer et désactiver cette option rapidement, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer automatiquement. L'option est active lorsqu'elle est cochée.

Spécification des informations utilisateur et système concernant votre boîte aux lettres Remote

  1. En mode Remote, cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur Comptes (Remote), puis cliquez sur Options générales.

  2. Dans le champ Nom d'affichage, saisissez votre prénom et votre nom.

    Ce nom apparaît dans le champ Exp. d'un élément que vous envoyez à quelqu'un. Ce nom est également utilisé comme votre nom de dossier utilisateur.

  3. Cliquez sur OK.

  4. Cliquez sur le compte Remote, sur Propriétés, puis sur l'onglet Serveur.

  5. Saisissez votre ID utilisateur GroupWise.

  6. Saisissez le nom de domaine de votre boîte aux lettres en ligne.

  7. Saisissez le nom du bureau de poste de votre boîte aux lettres en ligne.

  8. Pour modifier le mot de passe de votre boîte aux lettres en ligne, cliquez sur Mot de passe de la boîte aux lettres en ligne, saisissez votre mot de passe, puis cliquez sur OK. Spécifiez un nouveau mot de passe dans les deux champs, puis cliquez sur OK.

    Si votre administrateur a activé l'authentification LDAP, lisez et suivez les informations supplémentaires affichées dans la boîte de dialogue concernant le mot de passe de votre boîte aux lettres en ligne.

    Votre boîte aux lettres en ligne doit posséder un mot de passe pour pouvoir utiliser le mode Remote. Si vous n'avez pas assigné de mot de passe à votre boîte aux lettres en ligne, faites-le dans Options d'accès pendant que vous exécutez GroupWise sur votre lieu de travail.

Modification des options de suppression à distance

Par défaut, si vous supprimez un élément de votre boîte aux lettres Remote, cet élément sera supprimé de votre boîte aux lettres en ligne la prochaine fois que vous vous connecterez. Vous pouvez toutefois modifier les options de suppression dans les propriétés Remote de sorte qu'un élément supprimé de votre boîte aux lettres Remote soit conservé dans votre boîte aux lettres en ligne et vice-versa.

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Comptes (Remote).

  2. Cliquez sur le compte Remote, sur Propriétés, puis sur l'onglet Avancé.

  3. Apportez vos modifications, puis cliquez sur OK.

INDICATION :ce processus ne s'applique pas au mode Caching. GroupWise synchronise automatiquement les suppressions entre les modes En ligne et Caching.

Modification de votre signature

La signature que vous spécifiez pour le mode Remote doit être identique à celle utilisée pour le mode En ligne. Vous pouvez spécifier cette signature dans les propriétés Remote.

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Comptes (Remote).

  2. Cliquez sur le compte Remote, sur Propriétés, puis sur l'onglet Signature.

  3. Modifiez le texte de votre signature.

  4. Cliquez sur OK.

Pour plus d'informations sur les signatures, reportez-vous à la section Ajout d'une signature ou d'une vCard.

11.2.2 Définition d'un mot de passe Remote

Pour utiliser le mode Remote, vous devez disposer d'un mot de passe défini en mode En ligne. Lorsque vous utilisez le mode Remote, vous devez utiliser le même mot de passe que votre boîte aux lettres en ligne. Pour plus d'informations sur les mots de passe, reportez-vous à la Section 1.3, Attribution d'un mot de passe à votre Boîte aux lettres.

11.2.3 Présentation des types de connexion Remote

Lorsque vous exécutez GroupWise en mode Remote, vous pouvez vous connecter à votre système GroupWise en ligne via une connexion modem, une connexion réseau (directe) ou une connexion TCP/IP. Lorsque vous utilisez l'assistant En route pour configurer votre boîte aux lettres Remote, GroupWise crée les connexions adaptées à la manière dont vous exécutez GroupWise. Vous pouvez créer de nouvelles connexions et modifier ou supprimer les connexions existantes.

Utilisez Remote si vous êtes en déplacement et que vous utilisez un ordinateur qui n'a pas accès au réseau en permanence. Dans ce cas, vous pouvez utiliser une connexion modem ou TCP/IP pour vous relier à votre système GroupWise. Les connexions modem composent le numéro d'une passerelle de votre système GroupWise. Les connexions TCP/IP utilisent une adresse IP (Internet Protocol) unique et des informations relatives au port pour se relier à votre système GroupWise principal.

Vous pouvez également utiliser Remote au bureau et vous connecter à votre système GroupWise via une connexion TCP/IP ou une assignation d'unité réseau. Ces connexions sont très utiles pour le téléchargement de grandes quantités d'informations, comme celles de votre carnet d'adresses système.

Pour plus d'informations, reportez-vous à Configuration de vos connexions Remote.

Si votre connexion Remote est onéreuse, vous pouvez économiser du temps et de l'argent en vous connectant en dehors des heures de pointe, en téléchargeant des carnets d'adresses à l'aide d'une connexion réseau avant de partir en voyage, en limitant les messages à télécharger et en attendant d'avoir un certain nombre de requêtes avant de vous connecter.

11.2.4 Présentation des fonctions Remote

La plupart des fonctions GroupWise sont disponibles en mode Remote, à l'exception de l'abonnement aux notifications et services mandataire d'autres utilisateurs.

11.2.5 Envoi de requêtes Remote

Chaque fois que vous envoyez et recevez des messages, déplacez des éléments dans des dossiers, supprimez des éléments, créez des règles, etc., ces actions sont enregistrées en tant que requêtes. Si vous avez effectué des requêtes mais que vous quittez GroupWise sans vous connecter à votre boîte aux lettres réseau, les requêtes en attente seront stockées jusqu'à la prochaine exécution de GroupWise, où vous serez invité à terminer ces requêtes.

11.2.6 Traitement de requêtes Remote

GroupWise traite automatiquement les requêtes Remote en suspens lorsque, de retour au bureau, vous l'exécutez sur votre portable connecté à la station d'accueil. Vous pouvez, par exemple, avoir envoyé un élément pendant votre absence mais ne pas vous être connecté au système GroupWise pour traiter cette requête. De retour au bureau et après avoir lancé GroupWise, le système vous demande si vous voulez traiter les requêtes en suspens. Pour connaître les requêtes qui doivent être exécutées, cliquez sur Requêtes.

11.2.7 Envoi et récupération d'éléments en mode Remote

Utilisez la commande Envoyer/Récupérer pour synchroniser vos boîtes aux lettres En ligne et Remote.

Lors de la connexion à votre système GroupWise, les éléments que vous avez envoyés depuis votre boîte aux lettres Remote sont distribués aux destinataires. Remote envoie également une requête à votre boîte aux lettres en ligne pour récupérer des éléments tels que du courrier. Le système GroupWise traite la requête, puis envoie les éléments demandés à votre boîte aux lettres Remote. Le nombre d'éléments dépend des critères indiqués dans la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer. En plus des messages, vous pouvez récupérer des règles, des documents et des carnets d'adresses.

Connexion à GroupWise lors de l'envoi ou de la récupération des messages

Si vous tentez d'envoyer ou de récupérer des messages en mode Remote alors que vous n'êtes pas connecté à GroupWise, une boîte de dialogue s'ouvre afin que vous puissiez indiquer si vous souhaitez vous connecter maintenant ou plus tard. Vous pouvez également configurer votre connexion avant de vous connecter.

Téléchargement d'éléments, de règles, d'adresses et de documents vers votre boîte aux lettres Remote

  1. Si vous exécutez GroupWise en mode En ligne, cliquez sur Outils > En route, saisissez votre mot de passe de boîte aux lettres en ligne, sélectionnez un numéro de téléphone de connexion si vous y êtes invité, puis cliquez sur OK.

    ou

    Si vous exécutez GroupWise en mode Remote, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise.

  2. Pour récupérer des éléments, assurez-vous que l'option Éléments est sélectionnée, cliquez sur Avancé, cliquez sur un onglet disponible, cliquez sur une option puis sur OK.

    Si vous spécifiez une limitation des éléments à récupérer, par exemple, en sélectionnant En-têtes uniquement ou en définissant une taille maximale, vous pouvez télécharger le reste de l'élément ou les éléments restants plus tard. Reportez-vous à Récupération d'éléments partiellement téléchargés.

    Si vous êtes en mode Remote et que vous ne voulez télécharger que les nouveaux éléments, sélectionnez Nouveau uniquement dans l'onglet Récupérer.

  3. Cliquez sur OK.

  4. Pour récupérer des règles, cliquez sur Règles.

  5. Pour récupérer des adresses du carnet d'adresses système, cliquez sur Carnet d'adresses système, sur Filtrer, spécifiez les adresses à récupérer, puis cliquez sur OK.

    La récupération de carnets d'adresses peut prendre un certain temps avec une connexion par modem, c'est pourquoi il est conseillé de passer par une connexion réseau ou TCP/IP.

    Pour plus d'informations sur le filtrage du carnet d'adresses GroupWise, reportez-vous à la section Filtrage du carnet d'adresses GroupWise pour votre boîte aux lettres Remote.

  6. Pour récupérer votre carnet d'adresses personnel, cliquez sur Carnets d'adresses personnels.

  7. Pour récupérer des copies de documents stockés dans la bibliothèque GroupWise, cochez la case Documents, cliquez sur Documents, sélectionnez les documents concernés, marquez-les comme étant En cours d'utilisation, puis cliquez sur OK.

    Cette opération empêche les autres utilisateurs de modifier le document. Si vous ne marquez pas un document comme étant en cours d'utilisation, un autre utilisateur peut le modifier alors que la copie de ce document se trouve dans votre boîte aux lettres Remote. Si vous le modifiez et que vous le renvoyez ensuite dans la bibliothèque principale, votre document est enregistré en tant que nouvelle version et vos modifications ne sont pas enregistrées dans l'autre version. Si vous n'envisagez pas d'éditer un document, ne le marquez pas comme étant en cours d'utilisation.

    Lorsque vous quittez le document marqué comme étant en cours d'utilisation, le système vous demande de l'envoyer vers la bibliothèque principale et de le marquer comme étant disponible. Si vous n'avez plus besoin de ce document, vous devez le marquer comme étant disponible afin que les autres utilisateurs puissent y accéder pour le modifier.

  8. Si vous êtes en mode Remote et que vous voulez spécifier l'emplacement et la connexion à distance avant de télécharger l'élément, cliquez sur Configurer, sélectionnez votre emplacement à distance dans la liste déroulante Connexion depuis, sélectionnez une connexion dans la liste déroulante Connexion à, puis cliquez sur OK.

  9. Cliquez sur Connecter ou sur Terminer.

Si vous êtes en mode Remote, tous les éléments de votre liste Requêtes en attente sont envoyés immédiatement.

Envoi d'éléments en mode Remote

  1. Créez un élément, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

    Remote place les éléments dans la liste Requêtes en attente. Lorsque vous vous connectez à votre système GroupWise principal, tous les éléments contenus dans la liste Requêtes en attente sont envoyés.

  2. Cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer, puis sur le compte Remote.

    ou

    Si vous voulez spécifier l'emplacement et la connexion à distance avant d'envoyer l'élément, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise, cliquez sur Configurer, sélectionnez votre emplacement à distance dans la liste déroulante Connexion depuis, sélectionnez une connexion dans la liste déroulante Connexion à, cliquez sur OK, puis sur Connecter.

Lorsque vos éléments sont envoyés, vos nouveaux éléments sont récupérés en fonction des paramètres spécifiés dans la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer.

Vous pouvez basculer d'un type de connexion à un autre (réseau, modem et TCP/IP) s'il n'existe pas de requête en attente pour la connexion à partir de laquelle vous basculez. Par exemple, si vous envoyez et récupérez des éléments via une connexion réseau et que vous vous déconnectez avant la fin de la transmission, vous ne devez pas, pour traiter les requêtes, basculer ultérieurement vers une connexion modem. Terminez le traitement de la requête d'origine via la connexion d'origine.

Affichage des requêtes en attente

À chaque fois que vous exécutez une tâche qui requiert l'envoi d'informations depuis votre boîte aux lettres Remote vers votre boîte aux lettres en ligne, GroupWise crée une requête qu'il place ensuite dans la liste Requêtes en attente. Lorsque vous vous connectez à votre système GroupWise principal, toutes les requêtes sont transmises à votre boîte aux lettres en ligne. Requêtes en attente permet d'afficher les requêtes en suspens.

  1. Cliquez sur Comptes > Requêtes en attente.

    Boîte de dialogue Requêtes en attente

Pour empêcher le traitement d'une requête, cliquez sur celle-ci, puis sur Supprimer. Vous ne pouvez supprimer que les requêtes qui n'ont pas été envoyées au système GroupWise principal et dont l'état est En attente d'envoi. Si vous avez déjà envoyé une requête au système GroupWise, vous ne pouvez pas l'annuler.

Récupération d'éléments partiellement téléchargés

Si vous avez défini des limites de taille ou spécifié de ne récupérer que les en-têtes lors du téléchargement des éléments, il peut arriver que votre boîte aux lettres Remote comporte des éléments partiellement téléchargés.

  1. Sélectionnez les éléments dans votre boîte aux lettres Remote.

  2. Cliquez sur Comptes > Récupérer les éléments sélectionnés.

  3. Pour vous connecter immédiatement à votre boîte aux lettres en ligne, cliquez sur Connexion immédiate.

    ou

    Pour créer la requête sans l'envoyer, cliquez sur Connexion ultérieure. Ainsi, vous pouvez attendre d'avoir plusieurs requêtes avant de vous connecter.

Utilisation de la fonction Plages disponibles en mode Remote

  1. Créez un nouveau rendez-vous.

  2. Pour sélectionner le premier jour de réunion possible, cliquez sur l'icône Agenda, puis sur une date.

  3. Cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils.

    Boîte de dialogue Plages disponibles en mode Remote

  4. Pour vous connecter immédiatement à votre système GroupWise principal et rechercher des plages disponibles, cliquez sur Connexion immédiate.

    ou

    Pour rechercher des plages disponibles ultérieures, cliquez sur Connexion ultérieure.

    Cette option génère une requête de plages disponibles mais ne l'envoie pas au système GroupWise principal. Vous pouvez enregistrer votre rendez-vous sous forme de brouillon dans le dossier Travail en cours jusqu'à ce que vous soyez prêt à l'envoyer. Lorsque vous êtes prêt à vérifier les heures de rendez-vous, cliquez sur Occupé, puis sur Connexion immédiate.

  5. Lorsque la fenêtre Choix de l'heure de rendez-vous apparaît, cliquez sur Sélection automatique pour choisir la première heure de réunion disponible. Cliquez sur Sélection auto. jusqu'à ce que l'heure qui vous convient soit affichée, puis cliquez sur OK.

    ou

    Cliquez sur l'onglet Heures disponibles, sur une heure disponible, puis sur OK.

  6. Complétez la demande de rendez-vous, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Si vous perdez la connexion avant que toutes les informations relatives à la planification ne soient renvoyées par une recherche de plages disponibles, cliquez de nouveau sur Occupé pour mettre à jour les informations issues de la requête Plages disponibles initiale.

Filtrage du carnet d'adresses GroupWise pour votre boîte aux lettres Remote

Le Carnet d'adresses GroupWise est généralement volumineux car il contient des informations concernant votre société entière. Si vous n'avez pas besoin de l'intégralité des informations de ce carnet d'adresses lorsque vous utilisez GroupWise hors du bureau, servez-vous de l'option Filtre du Carnet d'adresses système pour ne récupérer que les adresses des utilisateurs, des ressources et des groupes publics du système GroupWise.

Par exemple, l'instruction de filtrage Serv [ ] Marketing charge GroupWise de récupérer toutes les adresses comportant le terme « Marketing » dans la colonne Service du Carnet d'adresses. Vous pouvez ainsi, tout en voyageant, contacter toute personne appartenant à ce service.

Il est également conseillé de récupérer les informations du Carnet d'adresses GroupWise avant de quitter votre bureau pour réduire le temps et le coût du téléchargement, notamment si vous vous déplacez à l'étranger, ce qui implique des frais de communication élevés.

  1. Si vous exécutez GroupWise en mode En ligne, cliquez sur Outils > En route, saisissez votre mot de passe de boîte aux lettres en ligne, sélectionnez un numéro de téléphone de connexion si vous y êtes invité, puis cliquez sur OK.

    ou

    Si vous exécutez GroupWise en mode Remote, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise.

  2. Cliquez sur Carnet d'adresses système, puis sur Filtre.

    Boîte de dialogue Filtre du Carnet d'adresses système

  3. Cliquez sur une colonne du carnet d'adresses dans la première liste déroulante.

    Par exemple, cliquez sur Service pour rechercher les adresses d'un service spécifique.

  4. Cliquez sur la liste déroulante des opérateurs, cliquez sur un opérateur, puis saisissez vos critères de recherche dans la zone ou cliquez sur une valeur, le cas échéant.

    Par exemple, cliquez sur [ ], puis saisissez Comptabilité pour rechercher des adresses dans le service Comptabilité. Utilisez l'opérateur le mieux adapté à votre recherche. Vos critères de recherche, le nom d'une personne ou un objet, peuvent comprendre des caractères joker tels qu'un astérisque (*) ou un point d'interrogation (?). L'option de filtrage ne tient pas compte de la casse de vos critères de recherche.

  5. Pour ajouter des conditions de filtrage, cliquez sur la dernière liste déroulante, puis sur Et.

  6. Après avoir spécifié toutes les conditions de filtre, lisez le texte commençant par « Inclure les entrées où... » lorsque vous créez votre filtre pour comprendre comment celui-ci va fonctionner.

  7. Cliquez sur OK, puis sur Connecter.

Pour plus d'informations sur les opérateurs, reportez-vous à la section Utilisation de la recherche avancée.

Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres Remote

Utilisez l'option Supprimer et Vider et Gérer la taille de la bibliothèque pour supprimer les éléments de votre boîte aux lettres Remote.

Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres Remote

En mode Remote, vous pouvez supprimer et retirer des éléments ou encore vider la corbeille comme vous le feriez en mode En ligne.

  1. Cliquez sur l'élément dans votre boîte aux lettres.

  2. Cliquez sur Éditer > Supprimer.

  3. Si vous supprimez un élément sortant, cliquez sur l'une des options disponibles.

  4. Pour libérer de l'espace sur le disque, cliquez sur Éditer > Vider la corbeille.

    Cette opération retire définitivement de votre boîte aux lettres Remote les éléments supprimés.

    La prochaine fois que vous vous connecterez à votre système GroupWise principal, les modifications apportées dans vos boîtes aux lettres en ligne et Remote seront automatiquement synchronisées. Vous pouvez désactiver la synchronisation en modifiant les options de suppression dans les propriétés Remote. Reportez-vous à Modification des options de suppression à distance.

Suppression de documents superflus de votre bibliothèque Remote

Le fait de supprimer des fichiers à l'aide de la fonctionnalité Gestion de l'espace disque de la bibliothèque Remote ne supprime pas ces fichiers de la bibliothèque principale. Cette opération ne supprime pas non plus les références aux documents correspondantes. Les fichiers sont uniquement supprimés du poste sur lequel est située votre boîte aux lettres Remote, de façon à y libérer de l'espace disque.

  1. En mode Remote, cliquez sur Outils > Gérer la taille de la bibliothèque.

  2. Cliquez sur les documents à supprimer, puis sur Supprimer.

  3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer.

Si vous supprimez un document En cours d'utilisation, son état est redéfini sur Disponible dans la bibliothèque principale lors de votre prochaine connexion à la boîte aux lettres en ligne.

Références aux documents sous forme de pièces jointes et mode Remote

Vous pouvez recevoir un élément qui comporte une référence au document sous forme de pièce jointe lorsque vous êtes en mode Remote. Lorsque vous ouvrez la pièce jointe, le document ouvre votre bibliothèque Remote, même si la version du document de cette bibliothèque est antérieure à celle du document de la pièce jointe. Si le document n'existe pas dans votre bibliothèque Remote, le système vous demande de vous connecter immédiatement ou ultérieurement à votre boîte aux lettres en ligne pour récupérer le document en question.

Vous pouvez également envoyer des éléments comportant des références aux documents sous forme de pièces jointes lorsque vous êtes en mode Remote. Cependant, si le document n'existe pas dans votre bibliothèque Remote, les destinataires qui ne disposent pas de droits suffisants sur le document de la bibliothèque principale ou ceux qui n'utilisent pas de messagerie compatible avec la bibliothèque GroupWise ne peuvent pas recevoir de copie du document.

De plus, si la bibliothèque principale n'est pas disponible, les destinataires ne peuvent pas non plus recevoir de copie du document. Dans tous les cas, vous devez, en plus de la référence au document, joindre une copie réelle du document.

11.2.8 Autorisation d'envoi et de réception en mode hors ligne

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.

  2. Cliquez sur l'onglet Opérations par défaut.

  3. Indiquez votre niveau d'autorisation pour l'opération Autoriser envoi/réception en mode hors ligne.

  4. Cliquez sur OK.