4.3 Gestion de l'agenda

4.3.1 Lecture d'une entrée de l'agenda

  1. Dans la liste des dossiers, cliquez sur Agenda.

  2. Double-cliquez sur l'élément que vous souhaitez lire.

Dans toutes les vues (sauf Année), vous pouvez positionner le pointeur de la souris sur la plupart des éléments et obtenir des informations complémentaires telles que l'objet, l'heure, le lieu et le destinataire.

4.3.2 Création d'un Agenda personnel

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Agenda.

  2. Saisissez le nom du nouvel agenda.

  3. (Facultatif) Cliquez sur Couleur. Pour sélectionner la couleur de l'agenda, cliquez sur la case colorée. Cliquez sur OK.

  4. Pour choisir l'ordre d'affichage de vos agendas, sélectionnez chaque agenda, puis cliquez sur Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas.

  5. Cliquez sur OK.

4.3.3 Personnalisation d'un nouvel agenda

Plusieurs options sont à votre disposition pour personnaliser la vue Agenda. Par exemple, vous pouvez faciliter l'affichage de vos journées de travail en spécifiant le premier jour de la semaine et en mettant les week-ends en surbrillance.

Personnalisation des vues pour un nouvel agenda

Il est possible de sélectionner différentes vues d'agenda GroupWise pour les adapter à vos besoins. Par exemple, vous pouvez choisir de supprimer les agendas mensuels de la vue hebdomadaire ou d'afficher les agendas avec les pages qui ressemblent à un planificateur.

Les sections suivantes donnent des exemples de méthodes utilisables pour personnaliser l'affichage de votre agenda. Ces sections ne fournissent pas d'informations concernant toutes les vues possibles, mais elles montrent comment réaliser des modifications courantes.

Changement d'une vue de l'agenda

  1. Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la vue à modifier, puis cliquez sur Propriétés.

    La boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda s'affiche.

    La boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda permet de modifier la vue utilisée pour afficher vos agendas Jour, Semaine, Mois, Année et Multi-utilisateurs.

  3. Sélectionnez le nom de la vue à modifier, puis cliquez sur Modifier.

    La boîte de dialogue Vue d'édition s'affiche.

  4. Cliquez sur la flèche déroulante pour ouvrir la liste déroulante Afficher.

    La liste déroulante Afficher contient un ensemble de vues disponibles.

  5. Sélectionnez la vue que vous voulez utiliser, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Vue d'édition.

  6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda.

Suppression de l'agenda Mois de la vue Semaine

Il se peut que vous souhaitiez supprimer l'agenda mensuel de la vue Semaine pour accorder davantage d'espace à l'affichage de vos rendez-vous hebdomadaires.

  1. Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Semaine, puis cliquez sur Propriétés.

    La boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda s'affiche.

  3. Sélectionnez Semaine, puis cliquez sur Éditer.

    La boîte de dialogue Vue d'édition s'affiche.

  4. Cliquez sur la flèche déroulante pour ouvrir la liste déroulante Afficher.

  5. Sélectionnez Semaine, et non Semaine (par défaut), puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Vue d'édition.

  6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda.

    À présent, lorsque vous affichez l'agenda hebdomadaire, l'agenda mensuel ne s'affiche pas.

Ajout d'agendas mensuels à la vue Mois

Par défaut, la vue Mois affiche les rendez-vous du mois en cours. Pour afficher les agendas mensuels du mois précédent et des quelques mois suivants, remplacez la vue Mois de Mois (par défaut) par Mois et Agenda.

  1. Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Mois, puis cliquez sur Propriétés.

    La boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda s'affiche.

  3. Sélectionnez Mois, puis cliquez sur Modifier.

    La boîte de dialogue Vue d'édition s'affiche.

  4. Cliquez sur la flèche déroulante pour ouvrir la liste déroulante Afficher.

  5. Sélectionnez Mois et Agenda, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Vue d'édition.

  6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda.

    À présent, lorsque vous affichez l'agenda mensuel, il s'affiche autant d'agendas mensuels sous l'agenda de rendez-vous du mois en cours que votre fenêtre GroupWise peut en afficher.

Ajout de la navigation étendue à l'agenda

Par défaut, l'agenda s'ouvre avec la fonction Navigation simple sélectionnée. La Navigation simple permet d'avancer ou de reculer d'un jour, d'une semaine, d'un mois ou d'un an, selon la vue de l'agenda sélectionnée, en cliquant sur le bouton avant ou arrière.

Figure 4-6 Boutons avant et arrière de la Navigation simple

La fonction Navigation étendue offre des fonctionnalités supplémentaires permettant d'avancer ou de reculer d'un, de sept, de 31 ou de 365 jours.

Figure 4-7 Boutons avant et arrière de la Navigation étendue

  1. Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une vue, puis cliquez sur Propriétés.

    La boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda s'affiche.

  3. Sélectionnez Navigation étendue.

  4. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda.

    À présent, lorsque vous affichez l'agenda mensuel, il s'affiche autant d'agendas mensuels sous l'agenda de rendez-vous du mois en cours que votre fenêtre GroupWise peut en afficher.

Enregistrement d'une vue de l'agenda

Vous pouvez enregistrer une vue personnalisée de l'agenda.

  1. Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation.

  2. Personnalisez vos vues d'agenda.

  3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une vue, puis cliquez sur Propriétés.

    La boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda s'affiche.

  4. Sélectionnez la vue à enregistrer, puis cliquez sur Nouveau.

  5. Saisissez le nom de votre vue personnalisée, sélectionnez un type de vue, puis cliquez sur OK.

    La nouvelle vue est ajoutée à la liste des vues.

Définition de vos heures de travail

Vos heures de travail indiquent aux autres utilisateurs vos plages disponibles et ont une incidence sur l'affichage des agendas. Par défaut, GroupWise suppose une journée de travail de 8 heures à 17 heures, du lundi au vendredi. Si votre journée de travail est différente, vous pouvez la définir en conséquence.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Horaires de travail.

  3. (Facultatif) Si vous êtes toujours disponibles pour des rendez-vous, cliquez sur Toujours disponible et ignorez les étapes restantes.

  4. Dans le champ Heure de début, indiquez l'heure à laquelle vous voulez faire démarrer votre journée.

  5. Dans le champ Heure de fin, indiquez l'heure à laquelle vous voulez que votre journée se termine.

  6. Sélectionnez les jours pendant lesquels vous travaillez et ne sélectionnez pas les jours de repos.

  7. Vérifiez que le bon fuseau horaire est affiché.

    Si le fuseau horaire est incorrect, cliquez avec le bouton droit sur l'horloge dans la zone de notification Windows, sélectionnez Ajuster la date/l'heure, cliquez sur l'onglet Fuseau horaire, puis sélectionnez le bon fuseau horaire.

  8. Cliquez sur OK.

Modification du premier jour de la semaine dans votre agenda

GroupWise vérifie le paramètre local du système d'exploitation de votre poste de travail pour déterminer quel est normalement le premier jour de la semaine dans votre pays. Si vous le préférez, vous pouvez toutefois choisir un autre jour que celui proposé par défaut comme premier jour de la semaine.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Général.

  3. Sélectionnez un jour dans la zone de groupe Options d'affichage de l'agenda, puis cliquez sur OK.

Mise en surbrillance des week-ends

Vous pouvez mettre les week-ends en surbrillance pour les différencier plus facilement des jours de travail dans votre agenda.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Général.

  3. Cochez la case Mettre les week-ends en surbrillance, puis cliquez sur OK.

Affichage des numéros de semaine

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Général.

  3. Cochez la case Afficher le numéro de la semaine, puis cliquez sur OK.

Pour s'inclure dans de nouveaux rendez-vous

Par défaut, GroupWise inclut automatiquement votre nom dans la liste Destinataire lorsque vous créez un nouveau rendez-vous. Vous pouvez désactiver cette fonction afin de ne pas être automatiquement inclus, ou bien l'activer si elle a été désactivée.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Général.

  3. Cochez la case M'inclure dans les nouveaux rendez-vous, puis cliquez sur OK.

Définition de l'affichage de la durée des rendez-vous

Lorsque vous configurez comment afficher la durée des nouveaux rendez-vous, vous pouvez sélectionner si cette durée doit s'afficher selon la durée ou selon la date et l'heure de fin. Vous pouvez également définir la durée par défaut des rendez-vous.

Affichage du temps des rendez-vous selon la durée ou selon la date et l'heure de fin

Par défaut, GroupWise affiche le temps d'un rendez-vous par durée. Cela signifie que lorsque vous créez un rendez-vous, un champ s'affiche, dans lequel vous pouvez saisir une durée (par exemple, 30 minutes ou 2 heures) pour indiquer la durée du rendez-vous.

Si vous préférez, vous pouvez spécifier la date et l'heure de fin de chaque rendez-vous. Si vous utilisez cette option, GroupWise affiche deux champs lorsque vous créez un nouveau rendez-vous : un pour la date de fin et un autre pour l'heure de fin.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Général.

  3. Sous Afficher la durée des rendez-vous en utilisant, sélectionnez Durée ou Date et heure de fin, puis cliquez sur OK.

Définition de la durée par défaut des rendez-vous

Par défaut, un nouveau rendez-vous dure une heure, mais vous pouvez en régler la durée lorsque vous le créez. Par exemple, si la plupart des rendez-vous que vous créez durent en général 30 minutes, vous pouvez définir la valeur par défaut à 30 minutes.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Général.

  3. Spécifiez le nombre d'heures et de minutes dans le champ Durée par défaut des rendez-vous, puis cliquez sur OK.

Modification de la couleur d'un agenda

  1. Dans la liste des dossiers, cliquez sur la case colorée de l'agenda.

  2. Sélectionnez une couleur.

Modification de l'arrière-plan des zones de l'agenda

Vous pouvez modifier l'aspect de l'arrière-plan des événements de la journée, des rendez-vous, des notes et des tâches.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Général.

  3. Sous Options de lignes/couleur, sélectionnez si vous souhaitez afficher une couleur d'arrière-plan pour les événements Tte la journée, les Rendez-vous, les Notes et les Tâches.

  4. Si vous choisissez d'afficher une couleur d'arrière-plan pour l'un des éléments de l'agenda, sélectionnez-la.

    Pour utiliser les couleurs d'arrière-plan par défaut de GroupWise 6.0, cliquez sur GW60. Pour utiliser les couleurs d'arrière-plan par défaut de GroupWise 6.5, cliquez sur GW65. Les couleurs d'arrière-plan par défaut de GroupWise 6.5 et de GroupWise 7 sont les mêmes.

  5. Indiquez si vous souhaitez afficher des lignes de séparation pour les notes et les tâches.

  6. Cliquez sur OK, puis sur Fermer.

4.3.4 Envoi d'un agenda

Lorsque vous envoyez un agenda, il est envoyé en tant qu'agenda Internet joint à un message électronique. Les pièces jointes aux agendas Internet portent l'extension de fichier .ics.

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'agenda à exporter, puis cliquez sur Envoyer.

  2. Sélectionnez la période.

    Sélectionnez Tout l'agenda pour envoyer tout votre agenda.

    ou

    Sélectionnez Précédent pour envoyer une partie de votre agenda. Si vous sélectionnez Précédent, vous devez spécifier une plage de jours à envoyer.

  3. Sélectionnez le niveau de détail :

    Période d'activité uniquement : envoie uniquement les informations de disponibilité de l'agenda et aucune information concernant les éléments de l'agenda.

    Période d'activité et Objet : envoie les informations de disponibilité ainsi que l'objet du rendez-vous.

    Détails complets : envoie les informations de disponibilité ainsi que toutes les informations associées aux éléments de votre calendrier.

  4. Sélectionnez Inclure éléments privés pour inclure les éléments privés.

  5. Sélectionnez Inclure pièces jointes pour inclure les pièces jointes.

  6. Cliquez sur OK.

    Un nouveau message électronique est généré avec une pièce jointe .ics.

  7. Sélectionnez à qui vous voulez envoyer le message, puis cliquez sur Envoyer.

4.3.5 Exportation d'un agenda

Lorsque vous exportez un agenda, il est exporté en tant qu'agenda Internet. Les pièces jointes aux agendas Internet portent l'extension de fichier .ics.

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'agenda à exporter, puis cliquez sur Exporter.

  2. Saisissez le nom de fichier à attribuer à l'élément dans le champ Nom de fichier.

  3. Pour enregistrer l'élément dans autre un répertoire que celui qui est affiché, recherchez et sélectionnez un nouveau répertoire.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

4.3.6 Importation d'un agenda

Vous pouvez importer un agenda enregistré dans un fichier .ics. Pour plus d'informations sur l'enregistrement d'un agenda dans un fichier, reportez-vous à la Section 4.3.5, Exportation d'un agenda.

  1. Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet Agenda ou sur l'agenda principal, puis sélectionnez Importer un agenda.

  2. Indiquez le nom de fichier de l'agenda que vous voulez importer avec son chemin ou cliquez sur Parcourir et recherchez le fichier.

  3. (Conditionnel) Si vous souhaitez renommer l'agenda, indiquez un nouveau nom ; sinon, conservez le nom existant qui figure dans le champ Nom.

    Si le nom spécifié pour le nouvel agenda est le même que celui d'un agenda existant, le nouvel agenda est ajouté dans l'agenda existant.

  4. Si le système propose un champ de description pour l'agenda importé, saisissez la description et indiquez si elle doit remplacer le contenu existant ou le compléter.

  5. Cliquez sur OK.