4.5 Réception d'éléments de l'agenda

4.5.1 Acceptation ou refus d'éléments de l'agenda

Lorsque vous recevez un rendez-vous, une tâche ou une note, il se peut que vous ne puissiez pas l'accepter. Dans GroupWise, vous pouvez informer l'expéditeur de votre acceptation ou refus, indiquer un niveau d'acceptation ou de disponibilité et ajouter d'autres commentaires. Vous pouvez également déléguer l'élément à un autre utilisateur. L'expéditeur trouvera votre réponse en contrôlant les propriétés de l'élément.

Si vous refusez un rendez-vous après son heure de début, l'expéditeur voit le rendez-vous apparaître comme supprimé plutôt que comme refusé dans ses propriétés.

Acceptation ou refus d'un élément

Ouvrez le rendez-vous, la tâche ou la note.
Cliquez sur Accepter ou sur Refuser dans la barre d'outils.

ou

Cliquez sur la flèche vers le bas située à droite du bouton pour sélectionner un niveau de disponibilité Accepter, Accepter avec options ou pour sélectionner Refuser avec options.
(Facultatif) Si vous avez sélectionné Accepter avec options ou Refuser avec options, vous pouvez saisir un commentaire. Cliquez ensuite sur OK.

Par défaut, pour afficher votre commentaire, l'expéditeur peut afficher les propriétés de l'élément dans le dossier Éléments envoyés. Toutefois, il peut aussi choisir d'être notifié du refus d'un élément par le destinataire. Pour ce faire, sous Outils > Options > Envoyer > Rendez-vous/Tâche/Note, il peut sélectionner Renvoyer une notification Après refus sur Récépissé, sur Notifier ou sur les deux.
Si l'élément est un rappel automatique, cliquez sur Cette instance pour accepter ou refuser cet élément précis ou sur Toutes les instances pour accepter ou refuser toutes les occurrences de ce rappel automatique.

Acceptation d'un élément dans un agenda personnel

Ouvrez le rendez-vous, la tâche ou la note.
Cliquez sur la flèche bas située à droite du bouton Accepter et sélectionnez Accepter avec options.
Sélectionnez l'agenda personnel devant contenir l'élément et cliquez sur OK.

Conservation d'une copie d'un élément accepté dans votre boîte aux lettres

Lorsque vous acceptez un élément, vous pouvez également choisir d'en conserver une copie dans votre dossier Boîte aux lettres.

Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Agenda.
Dans la page Général, sélectionnez Après acceptation, continuer à afficher l'élément dans la boîte aux lettres.
Cliquez sur OK.

4.5.2 Acceptation ou refus d'éléments Internet

Vous pouvez accepter ou refuser des rendez-vous, des événements Toute la journée et des tâches envoyées à partir de clients de collaboration de type Internet. Parmi ces clients figurent Microsoft Exchange, Lotus Notes et Macintosh iCal.

Ouvrez le rendez-vous, la tâche ou la note.
Cliquez sur Accepter ou sur Refuser dans la barre d'outils.

ou

Cliquez sur la flèche vers le bas située à droite du bouton pour sélectionner un niveau de disponibilité Accepter ou pour sélectionner Refuser avec options.
(Facultatif) Si vous avez sélectionné Refuser avec options, vous pouvez saisir un commentaire puis cliquer sur OK.
Si l'élément est un rappel automatique, cliquez sur Cette instance pour accepter ou refuser cet élément précis ou sur Toutes les instances pour accepter ou refuser toutes les occurrences de ce rappel automatique.

Par défaut, un message est envoyé à l'expéditeur de l'élément. Il indique votre opération.

Par ailleurs, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'élément Internet et sélectionner Importer un agenda. Cette opération permet de créer un agenda et d'y importer l'élément.

4.5.3 Suggestion d'un nouvel horaire pour un rendez-vous

Si, en tant que destinataire d'un rendez-vous, vous souhaitez modifier l'heure de ce dernier, vous pouvez lancer une recherche des plages de disponibilité pour les participants et proposer un nouvel horaire. Le nouvel horaire est alors envoyé à l'expéditeur initial qui peut décider de l'accepter ou non. Si la modification est acceptée, le rendez-vous initial est modifié.

Pour proposer un nouvel horaire, le destinataire doit utiliser un client GroupWise 2014 R2. Pour accepter le nouvel horaire et renvoyer le rendez-vous modifié, l'initiateur du rendez-vous doit également utiliser un client GroupWise 2014 R2. Si l'initiateur utilise un client antérieur à la version GroupWise 2014 R2, la contre-proposition est affichée sous forme de message électronique avec en pièce jointe le rendez-vous initial. Si l'initiateur souhaite utiliser le nouvel horaire, il doit modifier manuellement le rendez-vous initial.

Suggestion d'un nouvel horaire à partir de la barre d'outils

Dans la liste des éléments, sélectionnez un rendez-vous.
Cliquez sur Opérations > Proposer un nouveau rendez-vous...
(Facultatif) Pour afficher les planifications d'agenda de tous les destinataires afin de trouver une heure adéquate, cliquez sur Plages disponibles.
Modifiez la date, l'heure et la durée à votre convenance.
(Facultatif) Saisissez une raison à la modification du rendez-vous.
Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Suggestion d'un nouvel horaire à partir de la fenêtre principale

Dans la vue Agenda, cliquez avec le bouton droit sur un rendez-vous.
Cliquez sur Proposer un nouveau rendez-vous...
(Facultatif) Pour afficher les planifications d'agenda de tous les destinataires afin de trouver une heure adéquate, cliquez sur Plages disponibles.
Modifiez la date, l'heure et la durée à votre convenance.
(Facultatif) Saisissez une raison à la modification du rendez-vous.
Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

4.5.4 Invitation d'autres participants ou délégation et suppression d'éléments de l'agenda

Utilisez la fonction Inviter pour inviter d'autres personnes à se joindre à un élément planifié. Utilisez la fonction Déléguer et supprimer pour réattribuer un élément planifié à une autre personne et le supprimer de votre agenda. L'expéditeur peut savoir quel utilisateur vous avez invité ou à quel utilisateur vous avez délégué l'élément en consultant les propriétés de ce dernier.

Lorsque la ligne d'objet, la liste des destinataires (À) ou le corps du message d'un rendez-vous est modifié par l'expéditeur d'origine, tous les destinataires, y compris les destinataires invités ou délégués, reçoivent les modifications.

Lorsque l'expéditeur d'origine modifie l'heure ou le lieu d'un rendez-vous, ce dernier est retiré de tous les destinataires ; cependant, il n'est renvoyé qu'aux destinataires d'origine. Dans ce cas, le rendez-vous doit être délégué à nouveau.

Invitation d'autres personnes ou délégation et suppression à partir de la fenêtre principale

Dans la liste d'éléments, cliquez sur une tâche, une note ou un rendez-vous.
Cliquez sur Opérations > Déléguer et supprimer...

ou

Cliquez sur Opérations > Inviter...
Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.

ou

Pour sélectionner un nom d'utilisateur dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur l'utilisateur, puis cliquez sur OK.
Saisissez éventuellement un message complémentaire à l'attention de votre correspondant.
Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Invitation d'autres personnes ou délégation et suppression à partir de la vue Agenda

Dans la vue Agenda, cliquez avec le bouton droit sur une tâche, une note ou un rendez-vous.
Cliquez sur Inviter...

ou

Sélectionnez Déléguer et supprimer...
Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.

ou

Pour sélectionner un nom d'utilisateur dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur l'utilisateur, puis cliquez sur OK.
Saisissez éventuellement un message complémentaire à l'attention de votre correspondant.
Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

4.5.5 Modification des types d'éléments de l'agenda

Vous pouvez faire glisser un élément d'un dossier à un autre pour changer le type d'élément de cet objet. Par exemple, faites glisser une tâche vers la liste des rendez-vous pour la transformer en rendez-vous.

Changement du type d'un élément de votre agenda

Cliquez sur Agenda dans la liste des dossiers.
Cliquez sur l'élément à modifier dans la liste Rendez‑vous, Tâches ou Notes.
Faites glisser l'élément vers la liste qui correspond au type d'élément que vous souhaitez obtenir.

Par exemple, faites glisser une tâche vers la liste des rendez-vous pour la transformer en rendez-vous.

Pour copier un rendez‑vous, une tâche ou une note, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en faisant glisser l'élément.
Saisissez toutes les informations requises.
Cliquez sur Envoyer ou Publier dans la barre d'outils.

INDICATION :vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit sur l'élément à modifier puis cliquer sur Passer à.

Conversion d'un élément personnel en élément de groupe

Pour modifier un élément personnel dans votre agenda :

Dans votre agenda, double-cliquez sur l'élément personnel en question.
Cliquez sur Éditer > Passer à, puis cliquez sur Autre.

ou

Cliquez sur l'icône Passer à Groupe .
Saisissez toutes les informations requises.
Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

INDICATION :dans la vue de composition d'un élément, cliquez sur le bouton Passer à Personnel icône Agenda pour faire rapidement passer l'élément en question du type Groupe au type Personnel.

4.5.6 Enregistrement des éléments de l'agenda

Les éléments enregistrés restent dans votre agenda et sont également copiés à l'emplacement que vous avez indiqué. Les éléments sont enregistrés avec l'extension .rtf, ce qui permet de les ouvrir également dans un logiciel de traitement de texte. Les pièces jointes sont enregistrées dans leur format d'origine.

Dans votre boîte aux lettres ou votre agenda, cliquez sur l'élément que vous souhaitez enregistrer, puis cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
Tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur l'élément et les pièces jointes que vous voulez enregistrer.
Pour enregistrer un élément sur le disque ou dans une bibliothèque GroupWise, sélectionnez-le.
Saisissez le nom de fichier à attribuer à l'élément dans le champ Nom de fichier.

ou

Saisissez un objet dans le champ Objet.
Pour enregistrer l'élément dans autre un répertoire que celui qui est affiché, accédez au répertoire souhaité.

ou

Pour enregistrer l'élément dans une autre bibliothèque GroupWise, cliquez sur la liste déroulante, puis sélectionnez un nom de bibliothèque.
Si vous effectuez l'enregistrement dans une bibliothèque GroupWise, assurez-vous que l'option Définir les propriétés en utilisant les valeurs par défaut est sélectionnée, sauf si vous préférez définir les propriétés du document à cette étape.
Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.