2.2 Utilisation de catégories pour organiser les éléments

Les catégories permettent d'organiser vos éléments. Vous pouvez assigner une catégorie à tout élément, y compris les contacts. Vous créez et ajoutez des catégories et pouvez identifier chaque catégorie par une couleur. Les couleurs s'affichent dans la liste des éléments et dans l'agenda.

2.2.1 Présentation des catégories

Lorsque vous assignez une catégorie à un élément, celui-ci s'affiche dans la couleur de la catégorie. Les catégories vous aident à organiser rapidement les éléments dans des groupes.

Les catégories vous aident à organiser rapidement les éléments dans des groupes. Quatre catégories par défaut (Suivi, Priorité faible, Personnel et Urgent) sont disponibles et peuvent être assignées aux éléments. Vous pouvez, au besoin, les modifier et les supprimer, mais aussi créer d'autres catégories. Lorsque vous assignez une catégorie à un élément, celui-ci s'affiche par défaut dans la couleur de la catégorie.

Si vous assignez l'une des catégories par défaut à un élément que vous envoyez, il arrive dans la boîte aux lettres du destinataire avec cette catégorie. Si vous assignez une catégorie que vous avez créée à un élément que vous envoyez, il arrive dans la boîte aux lettres du destinataire sans catégorie.

Si vous assignez l'une des catégories par défaut à un élément contenu dans un dossier partagé, la catégorie en question apparaît pour tous les utilisateurs sur l'élément contenu dans le dossier partagé. Si vous assignez une catégorie que vous avez vous-même créée à un élément contenu dans un dossier partagé, cette catégorie est visible de vous seul.

Les éléments peuvent afficher plusieurs couleurs de catégories qui leur sont assignées lorsque la colonne Catégories est ajoutée à la vue Dossier ou lorsque le dossier est affiché dans la vue Résumé. Lorsque vous passez le curseur sur la couleur représentant la catégorie, le nom de cette dernière s'affiche. Les éléments peuvent également être triés en fonction de la colonne Catégorie, auquel cas, les éléments seront triés par catégorie dans l'ordre indiqué au moment de la configuration des catégories. Lorsque les éléments sont triés par catégorie, si un élément relève de plusieurs catégories, il apparaît à plusieurs endroits dans la liste triée.

2.2.2 Assignation rapide de catégories à des éléments

Assignation rapide d'une catégorie

Placez-vous dans une liste d'éléments et procédez comme suit :

  1. Passez le curseur sur une icône d'élément.

  2. Cliquez sur une catégorie dans la liste déroulante.

    ou

    Si la catégorie qui vous intéresse n'est pas répertoriée, cliquez sur Suite pour afficher la boîte de dialogue Modifier les catégories, sélectionnez la catégorie, puis cliquez sur OK.

    Les 10 dernières catégories utilisées apparaissent (si vous n'en avez utilisé aucune, elles sont classées par ordre alphabétique).

Assignation rapide d'une catégorie à un type d'élément

Pour assigner une catégorie à un message, un rendez-vous, une tâche, une note ou un contact, procédez comme suit :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur l'élément.

  2. Cliquez sur Catégories.

  3. Cliquez sur une catégorie dans la liste déroulante.

    ou

    Si la catégorie qui vous intéresse n'est pas répertoriée, cliquez sur Suite pour afficher la boîte de dialogue Modifier les catégories, sélectionnez la catégorie, puis cliquez sur OK.

    Les 10 dernières catégories utilisées apparaissent (si vous n'en avez utilisé aucune, elles sont classées par ordre alphabétique).

Pour assigner une catégorie à une entrée du carnet d'adresses, procédez comme suit :

  1. Ouvrez un carnet d'adresses personnel.

  2. Recherchez l'utilisateur souhaité.

  3. Cliquez avec le bouton droit sur l'utilisateur.

  4. Cliquez sur Détails puis sur Catégories.

  5. Sélectionnez une catégorie dans le menu, puis cliquez sur OK.

Attribution d'une catégorie à l'aide des propriétés de l'élément

  1. Ouvrez un élément existant, puis le menu coulissant Options et cliquez sur l'icône Éditer située à côté de Catégories dans le menu déroulant Personnaliser.

    ou

    Ouvrez un élément à composer, cliquez sur l'onglet Options d'envoi, puis sur Modifier les catégories.

    Si vous assignez l'une des catégories par défaut (Suivi, Priorité faible, Personnel et Urgent) à un élément que vous envoyez, il arrive dans la boîte aux lettres du destinataire avec cette catégorie. Si vous assignez une catégorie que vous avez créée à un élément que vous envoyez, il arrive dans la boîte aux lettres du destinataire sans catégorie.

  2. Sélectionnez une catégorie dans la boîte de dialogue Modifier les catégories puis cliquez sur OK.

Assignation de plusieurs catégories

  1. Cliquez avec le bouton droit sur l'élément.

  2. Cliquez sur Catégories > Suite pour afficher la boîte de dialogue Modifier les catégories.

  3. Sélectionnez les catégories souhaitées.

  4. Cliquez sur OK.

Suppression d'une catégorie d'un élément

  1. Cliquez avec le bouton droit sur l'élément.

  2. Cliquez sur Catégories > Suite pour afficher la boîte de dialogue Modifier les catégories

  3. Désélectionnez la catégorie à supprimer puis cliquez sur OK.

    Celle-ci est supprimée de l'élément.

2.2.3 Gestion des catégories

Ajout d'une nouvelle catégorie

  1. Cliquez sur Opérations > Catégories > Suite pour afficher la boîte de dialogue Modifier les catégories.

  2. Saisissez le nom de la catégorie dans le champ Nouvelle catégorie situé au bas de la boîte de dialogue Modifier les catégories.

  3. Cliquez sur Ajouter.

    Le bouton Ajouter devient actif lorsque vous commencez à saisir le nom de la catégorie.

  4. Pour assigner une couleur à une catégorie, sélectionnez le nom de la catégorie dans la liste, puis sélectionnez la couleur du texte et de l'arrière-plan.

  5. Cliquez sur OK pour enregistrer la nouvelle catégorie.

    INDICATION :vous pouvez également sélectionner un élément avant de créer la catégorie, puis lui assigner immédiatement la nouvelle catégorie.

Attribution d'un nouveau nom à une catégorie

  1. Cliquez sur Opérations > Catégories > Suite pour afficher la boîte de dialogue Modifier les catégories.

  2. Sélectionnez le nom de la catégorie, puis cliquez sur Renommer.

  3. Saisissez le nouveau nom, puis cliquez sur OK.

La catégorie est renommée dans la liste et pour tous les éléments auxquels elle était assignée.

Recherche d'éléments dans un dossier en fonction de leur catégorie

  1. Dans le coin supérieur droit d'un dossier, cliquez sur la liste déroulante Rechercher, Catégories, puis cliquez sur le nom d'une catégorie.

    Tous les éléments auxquels cette catégorie est assignée sont affichés.

  2. Pour effacer cette sélection, cliquez sur le X dans le champ Rechercher.

Tri des éléments par catégorie

  1. Ajoutez la colonne Catégorie à la liste des éléments du dossier (voir Ajout d'une colonne).

  2. Cliquez sur la colonne Catégorie pour trier la liste des éléments par catégorie.

Suppression d'une catégorie

  1. Cliquez sur Opérations > Catégories > Suite pour afficher la boîte de dialogue Modifier les catégories.

  2. Sélectionnez le nom de la catégorie, puis cliquez sur Supprimer.

  3. Cliquez sur Oui, puis sur OK.

La catégorie est supprimée de la liste et de tous les éléments auxquels elle était assignée.

Utilisation des couleurs de catégorie dans la liste des éléments

  1. Cliquez sur Opérations > Catégories > Suite pour afficher la boîte de dialogue Modifier les catégories.

  2. Sélectionnez ou désélectionnez Utilisez les couleurs de la liste des éléments.

  3. Cliquez sur OK.

Si vous désélectionnez l'option Utilisez les couleurs de la liste des éléments, la couleur de la catégorie reste affichée en regard de l'icône de l'élément et dans la colonne des catégories.