9.4 Création d'une règle

Les règles peuvent vous aider à trier vos messages, à informer les autres utilisateurs que vous êtes en congé ou à transférer vos messages vers un autre compte de messagerie électronique.

Si vous créez une règle en mode En ligne, celle-ci est créée en mode Caching lorsque votre client se connecte au système GroupWise pour rafraîchir le carnet d'adresses GroupWise. Cette connexion est établie selon un planning défini, ainsi qu'il est décrit à la section Téléchargement automatique de carnets d'adresses dans votre boîte aux lettres. Vous pouvez également lancer la connexion manuellement en cliquant sur Outils > Règles > Rafraîchir lorsque le mode Caching est actif.

9.4.1 Création d'une règle de base

  1. Cliquez sur Outils > Règles, puis sur Nouveau.

  2. Saisissez un nom dans le champ Nom de la règle.

  3. Cliquez sur la liste locale Type d'activité, puis cliquez sur un événement pour déclencher la règle.

  4. Si vous avez choisi Nouvel élément, Démarrage, Quitter ou Activée par l'utilisateur, cliquez sur une ou plusieurs sources pour l'élément. Cliquez par exemple sur Reçu et sur Personnel.

    ou

    Si vous avez choisi Élément classé, Ouvrir un dossier ou Fermer un Dossier, cliquez sur l'icône représentant un dossier, cliquez sur un dossier, puis sur OK pour afficher son nom.

  5. Dans la liste Types d'éléments, cliquez sur un ou plusieurs types d'éléments auxquels vous souhaitez que la règle s'applique.

    Si vous souhaitez restreindre davantage le nombre des éléments concernés par la règle, cliquez sur Définir les conditions, cliquez sur les options appropriées, puis sur OK.

    Pour plus d'informations, reportez-vous au Section 7.3.2, Sélection des champs dans les recherches avancées et les règles.

  6. Cliquez sur Ajouter une opération, puis cliquez sur l'opération que la règle doit accomplir.

    Certaines opérations (Placer dans un dossier et Répondre, par exemple) exigent que vous fournissiez des informations complémentaires.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

Pour qu'une règle puisse fonctionner, elle doit être activée. Reportez-vous au Activation ou désactivation d'une règle.

9.4.2 Création d'une règle de congé ou Réponse automatique

Lorsque vous créez et activez une règle de congé, GroupWise bloque des événements de type Toute la journée dans votre agenda, aux dates spécifiées, et vous attribue l'état Absent. Le widget Règle de congé situé en bas à droite du client change également de couleur lorsque votre règle de congé est active.

  1. Cliquez sur Outils > Règle de congé...

    ou

    Cliquez sur le widget Règle de congé.

  2. Sélectionnez Activer ma règle de congé.

    Pour que votre règle de congé devienne réellement effective, vous devez sélectionner cette option et spécifier une plage de dates. Dans la mesure où la règle de congé n'est active qu'aux dates indiquées, ce n'est pas parce que vous laissez cette option tout le temps sélectionnée que la règle est tout le temps active. Votre règle de congé expire au terme du dernier jour indiqué dans la plage de dates.

    Si vous désélectionnez cette option avant l'expiration que la règle, les événements Toute la journée sont supprimés de votre agenda.

  3. Saisissez l'objet de la réponse automatique.

    Dans la réponse, cet objet est placé entre parenthèses, après l'objet initial du message. Ainsi, si l'objet défini est « Notification d'absence » et qu'une personne vous envoie le message « Contrôle budgétaire », la fonction de réponse automatique renvoie l'objet « Re : Contrôle budgétaire (Notification d'absence) ».

  4. Saisissez le message devant apparaître dans la réponse automatique. Par exemple : « Merci de votre message. Je suis actuellement absent du bureau. [etc.]. »

  5. Sélectionnez si vous souhaitez répondre aux courriers électroniques ne provenant pas de votre réseau interne.

  6. Spécifiez les dates de prise d'effet et de fin de la règle.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

Les règles qui déclenchent une réponse (comme cette règle de congé) consignent toutes les personnes auxquelles une réponse a été envoyée et vérifient que la réponse n'est envoyée qu'une seule fois à un même utilisateur.

9.4.3 Création d'une règle pour transférer tous les messages vers un autre compte

  1. Cliquez sur Outils > Règles, puis sur Nouveau.

  2. Saisissez un nom dans le champ Nom de la règle, par exemple, Règle de transfert.

  3. Cliquez sur la liste locale Type d'activité, puis sur Nouvel élément.

  4. En regard de État des éléments, sélectionnez Reçu. Assurez-vous qu'aucune autre source d'élément n'est sélectionnée.

  5. Sélectionnez Message sous Types d'éléments.

  6. Cliquez sur Ajouter une opération, puis sur Transférer.

  7. Saisissez l'adresse vers laquelle vous souhaitez transférer les éléments dans le champ À.

  8. Saisissez l'objet à indiquer pour les éléments transférés ; « Transf. : », par exemple.

  9. (Facultatif) Saisissez le nom du filtre à utiliser pour les éléments transférés.

  10. (Facultatif) Saisissez un message pour tous les éléments transférés.

  11. Cliquez sur OK.

  12. Cliquez sur Enregistrer, vérifiez que la règle est cochée et donc activée, puis cliquez sur Fermer.

9.4.4 Création d'une règle d'envoi d'un nouveau message électronique

  1. Cliquez sur Outils > Règles, puis sur Nouveau.

  2. Cliquez sur Ajouter une opération, puis sur Envoyer un message.

  3. Dans le formulaire Nouveau message, renseignez les champs concernés.

    Vous devez au moins indiquer un destinataire pour le nouveau message.

  4. Cliquez sur OK.

9.4.5 Copie d'une règle pour créer une règle

  1. Cliquez sur Outils > Règles.

  2. Cliquez sur la règle que vous souhaitez copier, puis sur Copier.

  3. Entrez le nom de la nouvelle règle.

  4. Effectuez les modifications.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

9.4.6 Limitation des éléments affectés par une règle

Définir les conditions permet de limiter davantage les éléments affectés par une règle.

  1. Dans la boîte de dialogue Règles, cliquez sur Définir les critères de recherche.

  2. Cliquez sur la première liste déroulante, puis cliquez sur un champ.

    Pour plus d'informations sur les options disponibles, reportez-vous à la Section 7.3.2, Sélection des champs dans les recherches avancées et les règles.

  3. Cliquez sur la liste déroulante des opérateurs, puis sélectionnez un opérateur.

    Pour apprendre à utiliser les opérateurs, reportez-vous à la section Utilisation de la recherche avancée.

  4. Saisissez les critères de la règle.

    ou

    Cliquez sur la liste déroulante si elle vous est proposée, puis cliquez sur des critères existants.

    Si vous saisissez un critère tel que le nom d'une personne ou un objet, vous pouvez inclure des caractères joker comme l'astérisque (*) ou le point d'interrogation (?). Le texte que vous entrez ne respecte pas la casse.

    Pour en savoir plus sur les caractères joker et les paramètres, reportez-vous à la section Recherche d'éléments n'importe où dans votre Boîte aux lettres.

  5. Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis sur Fin.

    ou

    Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis cliquez sur Et ou sur Ou pour restreindre davantage le nombre d'éléments auxquels s'applique la règle.