3.1 Utilisation de l'agenda WebAccess

L'agenda permet d'afficher les rendez-vous, les tâches ou les notes reçus ou créés. Vous pouvez choisir l'affichage par jour, semaine ou mois.

Ouvrez l'agenda via la barre d'outils, la barre de navigation ou le dossier Agenda dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess.

L'agenda affiche les rendez-vous, les tâches et les notes reçus, que vous les ayez acceptés ou non. Vous pouvez effectuer sur un élément de l'Agenda les mêmes opérations que sur un élément de la boîte aux lettres, par exemple l'accepter, le refuser, le déléguer ou le déplacer. Vous pouvez également refuser, déléguer ou déplacer des éléments que vous avez acceptés et qui ne figurent plus dans votre Boîte aux lettres. Lorsque l'agenda est ouvert, vous pouvez planifier des rendez-vous, assigner des tâches, publier des éléments et rédiger des notes à l'attention des autres utilisateurs.

3.1.1 Utilisation de la version HTML de l'agenda

Ouvrez l'agenda via la barre d'outils de la fenêtre principale de GroupWise WebAccess. Lorsque vous ouvrez l'Agenda, la version HTML s'affiche.

Utilisation de l'agenda quotidien

  1. Cliquez sur l'onglet Agenda dans la fenêtre principale.

  2. Cliquez sur Jour dans le coin supérieur droit de la vue Agenda.

    Agenda quotidien

    L'agenda quotidien affiche la date du jour. Pour modifier des dates au sein du mois en cours, cliquez sur la date souhaitée dans l'agenda mensuel.

    Pour avancer ou reculer d'un mois, cliquez sur les flèches en regard du mois dans l'agenda mensuel.

    Pour revenir à l'agenda du jour, cliquez sur Aujourd'hui.

    Vous pouvez également utiliser les listes déroulantes Mois, Jour et Année pour afficher l'agenda d'une date différente.

Utilisation de l'agenda hebdomadaire

  1. Cliquez sur l'onglet Agenda dans la fenêtre principale.

  2. Cliquez sur Semaine dans le coin supérieur droit de la vue Agenda.

    Agenda hebdomadaire

    L'agenda hebdomadaire affiche l'agenda de la semaine en cours. Pour afficher l'agenda d'une autre semaine, cliquez sur une date de la semaine de votre choix dans l'agenda mensuel.

    Pour avancer ou reculer d'un mois, cliquez sur les flèches en regard du mois dans l'agenda mensuel.

    Pour afficher l'agenda du jour, cliquez sur Aujourd'hui.

Utilisation de l'agenda mensuel

  1. Cliquez sur l'onglet Agenda dans la fenêtre principale.

  2. Cliquez sur Mois dans le coin supérieur droit de la vue Agenda.

    Agenda mensuel

    L'agenda mensuel affiche l'agenda du mois en cours. Pour afficher l'agenda d'un autre mois, cliquez sur le mois de votre choix dans l'agenda annuel.

    Pour avancer ou reculer d'un mois, cliquez sur les flèches en regard de l'année dans l'agenda annuel.

    Pour afficher l'agenda du jour, cliquez sur Aujourd'hui.

3.1.2 Planification de rendez-vous

  1. Dans la fenêtre principale GroupWise WebAccess, cliquez sur Nouveau > Rendez-vous pour ouvrir une fenêtre de rendez-vous.

    ou

    Dans l'agenda, cliquez sur Nouveau > Rendez-vous.

    ou

    Dans l'agenda, cliquez sur un jour avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Nouveau rendez-vous.

    Vue Rendez-vous

  2. Cliquez sur Carnet d'adresses pour ajouter des destinataires dans les champs Dest., CC et CM. Pour créer un rendez-vous personnel qui s'affiche uniquement dans votre Agenda, envoyez le message uniquement à vous-même ou créez un rendez-vous publié.

    ou

    Saisissez l'adresse d'un ou de plusieurs destinataires dans le champ Dest., CC ou CM. L'adresse peut être un ID utilisateur GroupWise, un nom complet GroupWise ou une adresse électronique externe. Séparez chaque adresse par une virgule.

    Pour planifier une ressource disponible dans le carnet d'adresses, par exemple une salle de conférence, ajoutez-la au champ Dest.

  3. Saisissez un lieu pour la réunion.

    Si vous avez ajouté une ressource au champ Dest., le lieu de la réunion peut être indiqué automatiquement.

  4. Indiquez le mois, le jour, l'année et l'heure de début du rendez-vous, puis passez à l'étape 5.

    ou

    Cliquez sur Plages disponibles pour rechercher une heure de rendez-vous à laquelle tous les participants sont disponibles et l'insérer.

    Lorsque vous utilisez cette fonction, GroupWise liste les heures pendant lesquelles les utilisateurs dont les agendas ont été contrôlés sont disponibles pour un rendez-vous. Les plages horaires répertoriées peuvent être plus longues que la durée indiquée. Par exemple, la plage 8 h-13 h peut être mentionnée comme horaire disponible. Si votre réunion doit durer deux heures, vous pouvez sélectionner plusieurs plages horaires disponibles, à savoir 8 h-10 h, 9 h-11 h ou 11 h-13 h. Vous pouvez choisir une heure de rendez-vous parmi les heures disponibles répertoriées ou utiliser la première plage disponible que GroupWise sélectionne pour vous.

    Pour planifier un rendez-vous pour l'un des horaires indiqués, cliquez sur l'heure, puis passez à l'étape 6.

  5. Pour définir la durée du rendez-vous, saisissez un nombre puis sélectionnez Heures, Minutes ou Jours.

    Vous pouvez utiliser des nombres entiers ou décimaux, par exemple 90 minutes ou 1,5 heure.

  6. Indiquez le type de rendez-vous souhaité. Les rendez-vous peuvent s'afficher comme Libre, Tentative, Occupé ou Absent.

  7. Saisissez l'objet et le contenu du message.

    Vous pouvez inclure des adresses ou emplacements de sites Web (URL) dans les champs Objet et Message.

  8. (Facultatif) Cliquez sur Correcteur d'orthographe pour vérifier l'orthographe du message. Pour que cette fonctionnalité s'exécute, votre navigateur doit prendre en charge Java.

  9. (Facultatif) Cliquez sur Joindre pour joindre des fichiers à votre rendez-vous. Pour que cette fonction s'exécute, votre navigateur doit prendre en charge les pièces jointes.

  10. (Facultatif) Cliquez sur Options d'envoi pour sélectionner un paramètre de sécurité (classification), assigner une priorité (élevée, normale, faible), demander une réponse ou demander à recevoir une notification de retour.

  11. Cliquez sur Envoyer ou sur Publier.

3.1.3 Assignation d'une tâche

  1. Dans la fenêtre principale GroupWise WebAccess, cliquez sur Nouveau > Tâche.

    ou

    Dans l'agenda HTML, cliquez sur Nouveau > Tâche.

    ou

    Dans l'agenda, cliquez sur un jour avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Nouvelle tâche.

    Vue Tâche

  2. Cliquez sur Carnet d'adresses pour ajouter des destinataires dans les champs Dest., CC et CM.

    ou

    Saisissez l'adresse d'un ou de plusieurs destinataires dans le champ Dest., CC ou CM. L'adresse peut être un ID utilisateur GroupWise, un nom complet GroupWise ou une adresse électronique externe. Séparez chaque adresse par une virgule.

    Pour créer une tâche personnelle qui s'affiche uniquement dans votre Agenda, n'ajoutez que votre nom ou basculez vers une tâche publiée.

  3. Pour la date de début, indiquez le mois, le jour et l'année auxquels vous souhaitez que la tâche s'affiche dans l'Agenda du destinataire.

  4. Saisissez une priorité.

    Vous pouvez saisir une lettre (par exemple, A), un chiffre (par exemple, 1) ou une combinaison de lettre et de chiffre en indiquant la lettre en premier (par exemple, A1).

  5. Pour l'échéance, indiquez le mois, le jour et l'année auxquels vous souhaitez que la tâche soit terminée.

  6. Saisissez l'objet et le contenu du message.

    Vous pouvez inclure des adresses ou emplacements de sites Web (URL) dans les champs Objet et Message.

  7. (Facultatif) Cliquez sur Correcteur d'orthographe pour vérifier l'orthographe du message. Pour que cette fonctionnalité s'exécute, votre navigateur doit prendre en charge Java.

  8. (Facultatif) Cliquez sur Joindre pour joindre des fichiers à votre message. Pour que cette fonction s'exécute, votre navigateur doit prendre en charge les pièces jointes.

  9. (Facultatif) Cliquez sur Options d'envoi pour sélectionner un paramètre de sécurité (classification), assigner une priorité (élevée, normale, faible), demander une réponse ou demander à recevoir une notification de retour.

  10. Cliquez sur Envoyer ou sur Publier.

3.1.4 Acceptation d'un rendez-vous, d'une note ou d'une tâche

  1. Cliquez sur l'icône Boîte aux lettres dans la liste des dossiers.

    ou

    Cliquez sur l'icône Agenda dans la liste des dossiers ou dans la barre de navigation Agenda, puis accédez à la date du rendez-vous, de la tâche ou de la note.

  2. Cliquez sur le rendez-vous, la tâche ou la note pour l'ouvrir, puis cliquez sur Accepter.

    ou

    Cliquez sur l'élément avec le bouton droit de la souris > cliquez sur Accepter. Vous n'êtes pas invité à ajouter des commentaires.

    Vue Rendez-vous non accepté

    Le rendez-vous, la tâche ou la note est supprimé(e) de la Liste d'éléments de votre boîte aux lettres et s'affiche uniquement dans votre agenda. L'expéditeur saura que vous avez accepté l'élément en affichant les informations relatives à son état.

3.1.5 Refus d'un rendez-vous, d'une note ou d'une tâche

  1. Cliquez sur l'icône Boîte aux lettres dans la liste des dossiers.

    ou

    Si vous avez déjà accepté le rendez-vous, la tâche ou la note, cliquez sur l'icône Agenda dans la liste des dossiers ou dans la barre de navigation Agenda pour ouvrir l'agenda, puis accédez à la date du rendez-vous, de la tâche ou de la note.

  2. Cliquez sur le rendez-vous, la tâche ou la note pour l'ouvrir.

  3. Cliquez sur Refuser.

    ou

    Cliquez sur l'élément avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Refuser.

  4. (Facultatif) Saisissez un message dans le champ Commentaires destinés à l'expéditeur.

  5. Cliquez sur Refuser.

    Le rendez-vous, la tâche ou la note est supprimé(e) de votre agenda et de votre boîte aux lettres. L'état de l'élément est mis à jour dans la Boîte aux lettres de l'expéditeur pour indiquer que vous avez refusé l'élément. Si vous avez ajouté des commentaires en refusant l'élément, l'expéditeur peut les lire en affichant les informations d'état.

3.1.6 Délégation d'un rendez-vous, d'une note ou d'une tâche

  1. Cliquez sur l'icône Boîte aux lettres dans la liste des dossiers.

    ou

    Si vous avez déjà accepté le rendez-vous, la tâche ou la note, cliquez sur l'icône Agenda dans la liste des dossiers ou dans la barre de navigation Agenda pour ouvrir l'agenda, puis accédez à la date du rendez-vous, de la tâche ou de la note.

  2. Cliquez sur le rendez-vous, la tâche ou la note pour l'ouvrir.

  3. Cliquez sur Déléguer pour ouvrir un formulaire de délégation.

    ou

    Cliquez sur un élément avec le bouton droit de la souris > cliquez sur Déléguer.

  4. Cliquez sur Carnet d'adresses pour ajouter des destinataires dans le champ Dest.

    ou

    Saisissez l'adresse d'un ou de plusieurs destinataires dans le champ Dest. L'adresse peut être un ID utilisateur GroupWise, un nom complet GroupWise ou une adresse électronique externe. Séparez chaque adresse par une virgule.

  5. Saisissez le message.

    Vous pouvez inclure des adresses ou emplacements de sites Web (URL) dans la zone Message.

  6. (Facultatif) Cliquez sur Correcteur d'orthographe pour vérifier l'orthographe du message. Pour que cette fonctionnalité s'exécute, votre navigateur doit prendre en charge Java.

  7. (Facultatif) Cliquez sur Joindre pour joindre des fichiers à votre rendez-vous, votre tâche ou votre note. Pour que cette fonction s'exécute, votre navigateur doit prendre en charge les pièces jointes.

  8. Cliquez sur Envoyer.

    L'expéditeur d'origine saura si vous avez délégué le rendez-vous, la tâche ou la note grâce aux informations relatives à son état. Vous pouvez également vérifier si l'élément délégué a été accepté ou refusé en ouvrant votre dossier Éléments envoyés et en affichant les informations d'état de cet élément.