5.2 Utilisation de l'option Mandataire pour gérer d'autres boîtes aux lettres

L'option Mandataire permet à un utilisateur GroupWise d'avoir accès à la boîte aux lettres d'un autre utilisateur GroupWise pour exécuter de nombreuses opérations, telles que lire, accepter ou refuser des éléments au nom de celui-ci. Vous pouvez ainsi gérer la boîte aux lettres (y compris l'agenda) d'un autre utilisateur ou permettre à un autre utilisateur de gérer votre boîte aux lettres.

IMPORTANT:Vous pouvez servir de mandataire à un utilisateur d'un bureau de poste ou d'un domaine différent, à condition qu'il appartienne au même système GroupWise. Il est impossible de jouer le rôle de mandataire pour un utilisateur d'un autre système GroupWise.

Pour que vous puissiez utiliser l'option Mandataire pour gérer la boîte aux lettres d'un autre utilisateur, cette personne doit vous octroyer des droits d'accès de mandataire sur sa boîte aux lettres. De même, si vous souhaitez que quelqu'un agisse en tant que mandataire pour vous, vous devez lui octroyer des droits d'accès de mandataire sur votre boîte aux lettres.

Les droits d'accès de mandataire permettent au mandataire d'ouvrir la boîte aux lettres de l'autre personne, en étant connecté à sa propre boîte aux lettres, sans disposer de l'ID utilisateur GroupWise de cette personne ni du mot de passe de sa boîte aux lettres. Cette option détermine également les droits dont le mandataire dispose sur la boîte aux lettres. Les droits d'un mandataire déterminent les limites dans lesquelles celui-ci peut gérer la boîte aux lettres de l'autre utilisateur. Par exemple, le mandataire peut disposer de droits Lire et Écrire (envoi) sur tous les types d'éléments, ou uniquement de droits Lire sur les éléments de l'agenda (rendez-vous, tâches et notes).

Vous pouvez non seulement octroyer des droits d'accès de mandataire sur votre boîte aux lettres à certains utilisateurs, mais également définir un niveau de droits d'accès de mandataire par défaut. Ce niveau est octroyé à tous les utilisateurs GroupWise auxquels vous n'avez pas accordé explicitement de droits d'accès de mandataire.

Pour définir le niveau de droits d'accès de mandataire par défaut, modifiez l'entrée <Accès tous utilisateurs> de votre liste des droits d'accès de mandataire. Par exemple, si vous souhaitez autoriser tous les utilisateurs GroupWise à ouvrir votre agenda, vous pouvez modifier l'entrée <Accès tous utilisateurs> et octroyer des droits de lecture sur vos rendez-vous, vos tâches et vos notes. Par défaut, l'entrée <Accès tous utilisateurs> n'autorise pas l'accès à votre boîte aux lettres.

Cette section contient les rubriques suivantes :

5.2.1 Utilisation de l'option Mandataire sur la boîte aux lettres d'un autre utilisateur

  1. Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur l'icône Mandataire.

    Vue Mandataire

    La liste des mandataires contient le nom de tous les utilisateurs dont vous avez déjà eu à accéder aux boîtes aux lettres en qualité de mandataire.

  2. Si le propriétaire de la boîte aux lettres sur laquelle vous voulez agir en tant que mandataire figure dans la liste des mandataires, cliquez dessus. Sinon, passez à l'étape suivante.

  3. Cliquez sur Carnet d'adresses pour ouvrir le carnet d'adresses GroupWise.

    ou

    Si vous connaissez l'adresse GroupWise complète (IDutilisateur.bureau_de_poste.domaine) de la personne pour laquelle vous souhaitez agir en tant que mandataire sur la boîte aux lettres, saisissez cette adresse dans le champ Nom, puis cliquez sur Login.

  4. Spécifiez les critères appropriés pour rechercher l'utilisateur que vous souhaitez désigner comme votre mandataire, puis cliquez sur Rechercher. Dans la liste des utilisateurs qui s'affiche suite à la recherche, sélectionnez l'utilisateur, cliquez sur Sélectionner (en haut de la liste), puis sur Login pour fermer le carnet d'adresses et afficher la boîte aux lettres de l'utilisateur.

  5. Lorsque vous avez terminé votre intervention en tant que mandataire, cliquez sur Logout dans la fenêtre principale de l'utilisateur.

5.2.2 Octroi de droits d'accès de mandataire à votre boîte aux lettres

  1. Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur l'icône Options de la barre d'outils.

  2. Cliquez sur Droits d'accès des mandataires.

    Pour qu'un utilisateur dispose de droits d'accès de mandataire sur votre boîte aux lettres, vous devez l'ajouter à la liste des droits d'accès des mandataires.

  3. Cliquez sur Ajouter l'entrée pour afficher la page Ajouter des droits d'accès de mandataire.

    Vue Ajouter des droits d'accès de mandataire

  4. Cliquez sur Carnet d'adresses pour ouvrir le carnet d'adresses GroupWise.

    ou

    Si vous connaissez l'ID utilisateur GroupWise de la personne à laquelle vous souhaitez assigner des droits d'accès de mandataire, saisissez cet ID dans le champ Nom puis passez à l'étape 6.

  5. Saisissez les critères appropriés pour rechercher l'utilisateur que vous souhaitez désigner comme votre mandataire, puis cliquez sur Rechercher. Dans la liste des utilisateurs qui s'affiche suite à la recherche, sélectionnez l'utilisateur, cliquez sur Sélectionner (en haut de la liste), puis cliquez sur OK pour fermer le carnet d'adresses et afficher l'utilisateur dans le champ Nom.

  6. Sélectionnez les droits que vous souhaitez octroyer au mandataire.

    • Msg/Msg tél. : sélectionnez Lire pour permettre au mandataire de lire vos messages électroniques et téléphoniques. Sélectionnez Écrire pour permettre au mandataire de créer et d'envoyer des messages électroniques et téléphoniques.

    • Rendez-vous : sélectionnez Lire pour permettre au mandataire de lire vos rendez-vous. Sélectionnez Écrire pour permettre au mandataire de créer et d'envoyer des rendez-vous.

    • Notes : sélectionnez Lire pour permettre au mandataire de lire vos notes. Sélectionnez Écrire pour permettre au mandataire de créer et d'envoyer des notes.

    • Tâches : sélectionnez Lire pour permettre au mandataire de lire vos tâches. Sélectionnez Écrire pour permettre au mandataire de créer et d'envoyer des tâches.

    • Recevoir mes alarmes : cela ne s'applique que si le mandataire utilise le client Windows GroupWise. La réception des alarmes n'est pas prise en charge dans GroupWise WebAccess. Cela permet au mandataire de recevoir les alarmes définies pour vos rendez-vous.

    • Recevoir mes notifications : cela ne s'applique que si le mandataire utilise le client Windows GroupWise. La réception des notifications n'est pas prise en charge dans GroupWise WebAccess. Cette option permet au mandataire de recevoir les notifications par GroupWise Notify.

    • Modifier options/règles/dossiers : sélectionnez cette option pour permettre au mandataire de modifier les options de votre boîte aux lettres et d'ajouter, de supprimer ou de modifier les dossiers. Le mandataire peut modifier n'importe laquelle de vos options, à l'exception des droits d'accès de mandataire.

    • Lire les messages marqués comme étant privés : sélectionnez cette option pour permettre au mandataire d'afficher tous les éléments marqués Privé. Si vous n'octroyez pas ce droit à votre mandataire, il ne pourra pas afficher les éléments privés de votre boîte aux lettres.

  7. Cliquez sur Enregistrer pour ajouter le mandataire à la liste Droits d'accès des mandataires.

  8. Répétez les étapes 3 à 7 pour ajouter d'autres mandataires.

    ou

    Cliquez sur Fermer pour fermer la liste des droits d'accès des mandataires.

5.2.3 Octroi de droits d'accès de mandataire par défaut à votre boîte aux lettres

  1. Dans la fenêtre principale de GroupWise WebAccess, cliquez sur l'icône Options de la barre d'outils.

  2. Cliquez sur Droits d'accès des mandataires.

    La liste des droits d'accès des mandataires contient une entrée appelée <Accès tous utilisateurs> . Cette entrée s'applique à tous les utilisateurs GroupWise qui n'ont pas été expressément ajoutés à la liste des droits d'accès des mandataires.

  3. Cliquez sur <Accès tous utilisateurs> pour afficher les droits d'accès de mandataire assignés à cette entrée.

    Par défaut, l'entrée <Accès tous utilisateurs> ne donne pas de droit d'accès de mandataire sur votre boîte aux lettres.

  4. Sélectionnez les droits d'accès que vous souhaitez affecter à l'entrée <Accès tous utilisateurs> :

    • Msg/Msg tél. : sélectionnez Lire pour permettre à tous les utilisateurs de lire vos messages électroniques et téléphoniques. Sélectionnez Écrire pour permettre à tous les utilisateurs de créer et d'envoyer des messages électroniques et téléphoniques.

    • Rendez-vous : sélectionnez Lire pour permettre à tous les utilisateurs de lire vos rendez-vous. Sélectionnez Écrire pour permettre à tous les utilisateurs de créer et d'envoyer des rendez-vous.

    • Notes : sélectionnez Lire pour permettre à tous les utilisateurs de lire vos notes. Sélectionnez Écrire pour permettre à tous les utilisateurs de créer et d'envoyer des notes.

    • Tâches : sélectionnez Lire pour permettre à tous les utilisateurs de lire vos tâches. Sélectionnez Écrire pour permettre à tous les utilisateurs de créer et d'envoyer des tâches.

    • Recevoir mes alarmes : cela ne s'applique que si les mandataires utilisent le client Windows GroupWise. La réception des alarmes n'est pas prise en charge dans GroupWise WebAccess. Cela permet à tous les utilisateurs de recevoir les alarmes définies pour vos rendez-vous.

    • Recevoir mes notifications : cela ne s'applique que si les mandataires utilisent le client Windows GroupWise. La réception des notifications n'est pas prise en charge dans GroupWise WebAccess. Cette option permet à tous les utilisateurs de recevoir les notifications envoyées par GroupWise Notify.

    • Modifier options/règles/dossiers : sélectionnez cette option pour permettre à tous les utilisateurs de modifier les options de votre boîte aux lettres et d'ajouter, de supprimer ou de modifier les dossiers. Les utilisateurs peuvent modifier toutes vos options, à l'exception des droits d'accès de mandataire.

    • Lire les messages marqués comme étant privés : sélectionnez cette option pour permettre à tous les utilisateurs d'afficher tous les éléments marqués Privé. Si vous n'octroyez pas ce droit aux utilisateurs, ils ne pourront pas afficher les éléments privés de votre boîte aux lettres.

  5. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications apportées à l'entrée <Accès tous utilisateurs>.

  6. Cliquez sur Fermer pour fermer la liste des droits d'accès des mandataires.