3.6 Ajout de fichiers joints

Utilisez la fonction Joindre un fichier pour envoyer un ou plusieurs fichiers à d'autres utilisateurs. Vous pouvez joindre un fichier qui se trouve sur votre disque dur, sur une disquette ou sur une unité réseau. Les destinataires peuvent ouvrir le fichier joint, l'enregistrer, l'afficher ou l'imprimer. Si vous modifiez le fichier joint après l'avoir envoyé, les destinataires ne voient pas les modifications.

Si vous joignez un fichier protégé par un mot de passe, le destinataire ne peut pas ouvrir ou afficher la pièce jointe sans saisir le mot de passe.

Pour plus d'informations sur les documents joints qui font partie d'une bibliothèque GroupWise, reportez-vous à Référence au document jointe à un élément.

Cette section contient les rubriques suivantes :

3.6.1 Fichier joint à un élément

  1. Ouvrez un nouvel élément.

  2. Complétez les champs Dest., Objet et Message.

  3. Cliquez sur Pièce jointe dans la barre d'outils, puis recherchez et sélectionnez les fichiers à envoyer.

    Boîte de dialogue Joindre un fichier

    Pour supprimer un fichier joint, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Supprimer.

  4. Cliquez sur OK.

  5. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Le déplacement ou la suppression d'un fichier sur un disque ou une unité réseau n'affecte aucunement un fichier que vous avez joint à un élément et envoyé.

Lorsque vous supprimez un fichier joint, il n'est pas supprimé du disque ni de l'unité réseau ; il est simplement retiré de la liste des pièces jointes.

De plus, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un fichier dans Windows, puis cliquer sur Envoyer à > Destinataire GroupWise. Un nouvel élément est créé avec la pièce jointe dans la fenêtre de pièces jointes.

3.6.2 Référence au document jointe à un élément

Si le fichier que vous voulez joindre est un document stocké dans une bibliothèque GroupWise, vous pouvez alors joindre une référence au document. Lorsqu'un destinataire ouvre la pièce jointe, le document de la bibliothèque s'ouvre également, à condition que le destinataire ait les droits permettant de l'ouvrir ou de le visualiser et que la bibliothèque soit disponible.

Si l'un des destinataires ne possède pas les droits requis sur le document, s'il utilise un logiciel de messagerie qui ne prend pas en charge la bibliothèque GroupWise ou si celle-ci n'est pas disponible, seule une copie du document est ouverte. Si le destinataire modifie la copie, les modifications apportées n'affectent pas le document stocké dans la bibliothèque. Pour plus d'informations sur les droits sur les documents, reportez-vous à la Section 13.5, Partage de documents.

Glisser-déplacer d'une pièce jointe depuis un élément reçu

Lorsque vous recevez un élément, vous pouvez faire glisser chacune des pièces qui y sont jointes vers un dossier ou votre bureau. Si vous déplacez une pièce jointe de référence au document en la faisant glisser, elle se transforme en raccourci de référence au document ou de copie de document, suivant les droits dont vous disposez sur ce document et la disponibilité de la bibliothèque.

Références aux documents sous forme de pièces jointes et mode Remote

Vous pouvez recevoir un élément qui comporte une référence au document sous forme de pièce jointe lorsque vous êtes en mode Remote. Lorsque vous ouvrez la pièce jointe, le document s'ouvre à partir de votre bibliothèque Remote, même si la version du document de votre bibliothèque Remote est antérieure à celle du document de la pièce jointe. Si le document n'existe pas dans votre bibliothèque Remote, le système vous demande de vous connecter immédiatement ou ultérieurement à votre boîte aux lettres en ligne pour récupérer le document en question.

Vous pouvez également envoyer des éléments comportant des références aux documents sous forme de pièces jointes lorsque vous êtes en mode Remote. Cependant, si le document n'existe pas dans votre bibliothèque Remote, les destinataires qui ne disposent pas de droits suffisants sur le document de la bibliothèque principale ou ceux qui n'utilisent pas de messagerie compatible avec une bibliothèque GroupWise ne peuvent pas recevoir de copie du document.

De plus, si la bibliothèque principale n'est pas disponible, les destinataires ne peuvent pas non plus recevoir de copie du document. Dans tous les cas, vous devez, en plus de la référence au document, joindre une copie réelle du document.

Pour ajouter une référence au document à un élément sous forme de pièce jointe

  1. Ouvrez un nouvel élément.

  2. Complétez les champs Dest., Objet et Message.

  3. Cliquez avec le bouton droit sur la zone Pièces jointes, puis cliquez sur Joindre les références aux documents.

    Vue Message affichant le menu dans la zone des pièces jointes

  4. La boîte de dialogue Sélectionner un document s'affiche.

    Boîte de dialogue Sélectionner un document

  5. Dans la liste déroulante Bibliothèque, cliquez sur la bibliothèque qui contient le document que vous souhaitez joindre à l'élément.

  6. Dans le champ N° du doc., saisissez le numéro du document.

    Si vous ne connaissez pas son numéro, cliquez sur Rechercher pour localiser le document dans la bibliothèque. Pour joindre un document affiché dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche, cliquez sur ce document, puis sur OK.

  7. Dans la liste déroulante Version, cliquez sur la version souhaitée. Si vous sélectionnez Version spécifique, saisissez le numéro de la version dans le champ N° de version.

  8. Cliquez sur OK.

  9. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

3.6.3 Incorporation d'un objet OLE dans un élément

Pour visualiser ou modifier les objets OLE incorporés à un élément reçu, le destinataire doit utiliser Windows GroupWise. Avec GroupWise pour Macintosh* par exemple, il n'est pas possible de visualiser les objets OLE incorporés.

  1. Ouvrez un élément et indiquez l'adresse de ses destinataires.

  2. Cliquez sur Fichier > Pièces jointes > Joindre un objet.

    Boîte de dialogue Insérer un objet

  3. Pour incorporer un objet existant, cliquez sur Créer à partir du fichier, indiquez le chemin d'accès et le nom de fichier, puis cliquez sur OK. Passez à l'étape 8.

    ou

    Pour créer un objet et l'incorporer, suivez les étapes 4 à 8.

  4. Cliquez sur Créer nouveau, puis sélectionnez un type d'objet.

  5. Cliquez sur OK pour ouvrir l'application.

  6. Créez l'objet que vous souhaitez incorporer.

  7. Cliquez sur le menu Fichier de l'application, puis cliquez sur Quitter.

    Cette étape peut différer en fonction de l'application.

  8. Si nécessaire, terminez de préparer l'élément, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Si les destinataires ouvrent cet objet et le modifient, ils doivent l'enregistrer sous un nouveau nom. Dans le cas contraire, lorsqu'ils essaient de fermer le message électronique, une erreur leur est renvoyée.

Si vous avez copié un objet OLE dans le Presse-papiers, vous pouvez l'incorporer dans un élément ouvert via la commande Collage spécial du menu Éditer.

3.6.4 Affichage des fichiers joints

Lorsque vous cliquez sur une pièce jointe, cette dernière s'affiche dans le volet du message au moyen d'une visionneuse. Ce procédé est généralement plus rapide que d'ouvrir la pièce jointe, mais il arrive toutefois que cette dernière ne soit pas correctement formatée. Si le type de la pièce jointe n'est pas pris en charge, un message d'erreur apparaît.

  1. Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.

  2. Cliquez sur la pièce jointe.

    ou

    Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe, puis cliquez sur Afficher la pièce jointe ou Afficher dans la nouvelle fenêtre.

    ou

    Si vous ne voyez pas d'icône représentant la pièce jointe dans votre vue, cliquez sur Fichier > Pièces jointes > Visualiser.

3.6.5 Ouverture des fichiers joints

Lorsque vous double-cliquez sur un fichier joint pour l'ouvrir, GroupWise détermine l'application à utiliser pour l'ouverture. Vous pouvez accepter l'application suggérée ou saisir le chemin d'accès et le nom de fichier d'une autre application.

  1. Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.

  2. Double-cliquez sur la pièce jointe.

    ou

    Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe, puis sur Ouvrir ou Ouvrir avec.

    ou

    Si vous ne voyez pas d'icône représentant la pièce jointe dans votre vue, cliquez sur Fichier > Pièces jointes > Ouvrir.

Par défaut, GroupWise affiche un message d'avertissement lorsque la pièce jointe dépasse 1 000 Ko (1 Mo). Pour supprimer ce message d'avertissement, cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur Environnement, cliquez sur l'onglet Opérations par défaut, puis désélectionnez Avertir si supérieur à. Vous pouvez également modifier la taille des pièces jointes pour lesquelles ce message d'avertissement s'affiche.