Utilisez la fonction Rappel automatique pour planifier des tâches, des notes et des rendez-vous récurrents.
Les rappels automatiques peuvent être définis le même jour chaque semaine (tous les lundis, par exemple), les mêmes jours chaque mois (le 15 et le dernier jour, par exemple) ou à n'importe quelle autre date ou série de dates définie. Vous pouvez également utiliser les rappels automatiques pour planifier des événements irréguliers ou peu fréquents, tels que les vacances.
Lorsque vous envoyez un élément avec rappel automatique, GroupWise crée une copie de l'élément et place l'une des dates définies dans chaque copie. Par exemple, si vous définissez cinq dates pour l'événement, GroupWise effectue cinq copies de l'élément et planifie une copie pour chaque date. Si vous envoyez cet élément à d'autres utilisateurs, vous obtiendrez cinq éléments sortants avec un rappel automatique de cinq occurrences. Si vous recevez l'événement, vous trouverez cinq copies de l'élément entrant dans votre boîte aux lettres, chacune programmée à une date différente.
Vous pouvez créer un rappel automatique de trois manières différentes :
Cette section contient les rubriques suivantes :
Dans un rendez-vous, une tâche ou une note que vous planifiez, cliquez sur Opérations, puis sur .
Cliquez sur les jours que vous souhaitez planifier.
Pour accéder à une autre année, cliquez sur Années, entrez la nouvelle année, puis cliquez sur .
Si vous voulez supprimer toutes les dates sélectionnées, cliquez sur .
Cliquez sur .
Dans le rendez-vous, la tâche ou la note que vous planifiez, cliquez sur > .
Cliquez sur l'onglet .
Dans la zone de groupe Plage, indiquez les dates de début et de fin.
ou
Pour spécifier un certain nombre d'occurrences plutôt qu'une plage, spécifiez la date de début, cliquez sur dans la liste déroulante , puis spécifiez le nombre d'occurrences.
Cliquez sur la liste déroulante , puis cliquez sur une option.
Cliquez sur les mois à planifier. Pour planifier tous les mois, double-cliquez sur n'importe quel mois.
Si vous avez cliqué sur , sélectionnez une option dans la liste déroulante , puis cliquez sur les jours numérotés que vous désirez planifier (par exemple, 1 et 15).
ou
Si vous avez sélectionné , cliquez sur le numéro ordinal dans le jour de la semaine à planifier (par exemple, 2nd mardi).
ou
Si vous avez cliqué sur , indiquez une durée (par exemple, Tous les 15 Jours).
Si vous voulez supprimer les dates sélectionnées, cliquez sur .
Pour vérifier l'exactitude des dates que vous avez planifiées, cliquez sur l'onglet . Les dates que vous avez planifiées dans l'onglet sont sélectionnées dans les agendas. Si vous souhaitez désélectionner une occurrence, cliquez sur les jours à désélectionner dans l'onglet .
Cliquez sur .
Vous pouvez planifier des éléments récurrents pour des événements qui ont lieu un certain nombre de jours avant ou après un jour de la semaine donné. Par exemple, vous pouvez planifier une réunion pour le lundi suivant le premier dimanche de chaque mois (ce qui ne correspond pas forcément au premier lundi du mois).
Dans le rendez-vous, la tâche ou la note que vous planifiez, cliquez sur > .
Cliquez sur l'onglet .
Dans la zone de groupe , indiquez les dates de début et de fin.
Cliquez sur les mois que vous voulez inclure. Pour inclure tous les mois, double-cliquez sur n'importe quel mois de la zone de groupe .
Cliquez sur un ou plusieurs nombres ordinaux qui figurent sur la ligne située en face du jour de la semaine sélectionné (par exemple, 1er sur la ligne Dim).
Cliquez sur un jour de la semaine (Dim, par exemple).
Indiquez le nombre de jours de décalage (1, par exemple), puis cliquez sur OK.
Pour vérifier les dates planifiées, cliquez sur l'onglet et vérifiez les dates sélectionnées dans l'agenda.
Cliquez sur .
Vous pouvez planifier des éléments récurrents pour des événements qui ont lieu un certain nombre de jours avant ou après le dernier jour du mois. Par exemple, si vous souhaitez faire apparaître une note dans votre liste des notes la veille du dernier jour de chaque mois, saisissez -1 à l'étape 8 ci-dessous.
Dans le rendez-vous, la tâche ou la note que vous planifiez, cliquez sur > .
Cliquez sur l'onglet .
Dans la zone de groupe , indiquez les dates de début et de fin.
Cliquez sur les mois que vous voulez inclure.
Pour inclure tous les mois, double-cliquez sur n'importe quel mois de la zone de groupe .
Cliquez sur la liste contextuelle , puis sur .
Cliquez sur un ou sur plusieurs jours de la semaine (par exemple, Lun, Mer et Ven).
Pour inclure tous les jours, double-cliquez sur un jour quelconque de la zone de groupe.
Cliquez sur , puis sur .
Indiquez le nombre de jours de décalage, puis cliquez deux fois sur .
Pour vérifier les dates planifiées, cliquez sur l'onglet et vérifiez les dates sélectionnées dans l'agenda.
Cliquez sur .
Planifiez les éléments de cette façon pour les événements qui se produisent le même jour de la semaine (par exemple, tous les lundis), du mois (par exemple le 15e jour et le dernier jour), de l'année (par exemple le 20 juin) ou après une période de temps définie (par exemple, tous les 14 jours). Vous pouvez obtenir le même type de planification plus facilement via les onglets Exemple et Dates. N'utilisez les formules que si vous les maîtrisez.
Dans le rendez-vous, la tâche ou la note que vous planifiez, cliquez sur > .
Cliquez sur l'onglet .
Dans la zone de groupe , indiquez les dates de début et de fin.
ou
Pour spécifier un certain nombre d'occurrences plutôt qu'une plage, spécifiez la date de début, cliquez sur dans la liste déroulante , puis spécifiez le nombre d'occurrences.
Saisissez le texte de la formule.
Si vous voulez effacer les paramètres de la boîte de dialogue Rappel automatique, choisissez .
Pour vous assurer que vous avez programmé les jours appropriés, cliquez sur l'onglet . Les jours programmés sont sélectionnés dans l'agenda. Si vous souhaitez désélectionner une occurrence, cliquez sur le jour à désélectionner dans l'onglet .
Cliquez sur .
Pour planifier un élément annuellement, saisissez le mois et le jour dans le champ de texte de formule (par exemple, 20 juin). Un rendez-vous annuel est utile avec les éléments de rappel tels que les rappels d'anniversaire.
Pour plus d'informations sur la saisie de texte de formule, reportez-vous à Utilisation des opérateurs et des fonctions liées aux formules de rappel automatique.
Vous pouvez planifier des éléments comportant un rappel automatique par formule, date ou exemple. N'utilisez les formules que si elles vous conviennent mieux, la planification par date ou par exemple est beaucoup plus facile.
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Pour planifier certains jours de la semaine, du mois ou de l'année, utilisez les fonctions de rappel automatique. Vous devez utiliser l'orthographe exacte des fonctions. Par exemple, GroupWise sait lire « mar », mais non « mard ». Les fonctions de GroupWise relatives aux formules ne respectent pas la casse.
Jour de la semaine : par exemple, Mar planifie tous les mardis.
Jour du mois : par exemple, le chiffre 3 planifie le 3e jour du mois. De même, le mot DERNIER programme le dernier jour du mois.
Jour de l'année : par exemple, 35 planifie le trente-cinquième jour de l'année.
Mois de l'année : par exemple, jan planifie tous les jours de janvier.
Année : par exemple, 2006 planifie tous les jours de l'année 2006.
Jour du mois : par exemple, mar(1). Cette sélection planifie le premier mardi du mois. De même, dim(Dernier) planifie le dernier dimanche et ven(Dernier-1), l'avant-dernier vendredi du mois.
Un opérateur est un caractère ou un mot que vous insérez dans une formule de rappel automatique pour effectuer une opération précise. Chaque opérateur reçoit une priorité ; de cette manière, certaines opérations sont effectuées avant les autres lors de l'évaluation d'une formule.
Vous pouvez utiliser des opérateurs de regroupement pour rassembler les opérateurs en fonction de leur priorité. Le tableau ci-dessous liste les opérateurs et leur priorité. Vous trouverez après ce tableau des détails supplémentaires relatifs aux opérateurs.
Regroupement des opérateurs : les parenthèses permettent de regrouper des opérateurs pour en changer la priorité ou de regrouper des fonctions à des fins de clarté.
Par exemple, l'opérateur Et de priorité élevée (un espace) est de priorité supérieure à celle de l'opérateur Ou (virgule). La formule ci-dessous indique que tous les jours programmés doivent être un mardi ou un jeudi, au mois de juillet ou d'août.
mar,jeu juil,aoû
En d'autres termes, la formule est exécutée comme si elle contenait des parenthèses :
(mar,jeu) (juil,aoû)
Considérons maintenant la formule suivante :
(mar),(jeu juil),(aoû)
Cette formule permet de programmer tous les mardis, tous les jeudis du mois de juillet et tous les jours du mois d'août. Notez le changement de signification lorsque la formule comprend des parenthèses, comme dans l'exemple ci-dessous :
(mar,jeu) (juil,aoû)
Avec cette formule, tous les jours programmés doivent être un mardi ou un jeudi, au mois de juillet ou d'août. Cette formule a pour résultat la programmation des mardis et jeudis des mois de juillet et août exclusivement.
Et de priorité élevée : un espace entre deux fonctions joue le même rôle qu'un opérateur Et ; il signifie que les deux fonctions doivent être vraies. Par exemple, 25 indique le 25e jour de chaque mois et de chaque année. Mais 25 oct indique que tous les jours programmés doivent être le 25e jour du mois, et du mois d'octobre uniquement. 25 oct 2006 indique que tous les jours programmés doivent être le 25e jour du mois, du mois d'octobre et de l'année 2006.
Opérateurs de décalage : Vous pouvez utiliser un opérateur de décalage positif (le signe + ou le mot plus) ou négatif (le signe - ou le mot moins) pour ajouter un décalage relatif à une fonction ou à une instruction.
Par exemple, pour planifier un événement trois jours avant le premier jeudi de février de chaque année, vous pouvez saisir la formule suivante :
jeu(1) fév-3
Plage : l'opérateur de plage (: ou le mot à) fonctionne de la même manière que plusieurs opérateurs Ou (reportez-vous à Ou :) insérés entre chaque élément (jour, mois, etc.) de la plage. Par exemple, si vous voulez planifier le 15e jour de chaque mois, à condition que ce soit un jour ouvrable, vous devez saisir l'une des formules suivantes :
15&lun:ven
15 (lun:ven)
Cette formule signifie que tous les jours programmés doivent être le 15e jour du mois et être compris entre le lundi et le vendredi inclus. Une autre manière de décrire la formule est de considérer que tous les jours programmés doivent être le 15e jour du mois et être un lundi, un mardi, un mercredi, un jeudi ou un vendredi.
Opérateurs périodiques : les trois opérateurs périodiques sont Every (tous les), Starting (début) et Ending (fin). Utilisez Every (tous les) avec Starting (début) et/ou Ending (fin) pour planifier des jours à intervalles réguliers qui commencent et/ou finissent à une date précise. Supposez par exemple que vous vouliez programmer une réunion une fois par semaine en commençant le 3 mars 2006, jusqu'au 11 juin 2006. Vous pouvez utiliser la formule suivante :
every 7 starting 3 mar 2006 ending 11 jun 2006
La formule planifie un jour tous les sept jours à partir du 3 mars 2006 jusqu'au 11 juin 2006. La date de début est toujours programmée en tant que premier jour et la date de fin n'est programmée que si elle survient naturellement à la date indiquée par l'intervalle Every (tous les).
Si vous n'utilisez ni l'opérateur Starting, ni l'opérateur Ending, les dates de début et de fin sont la première ou la dernière date du fichier agenda.
Observez par exemple la formule suivante :
every 7 starting 3 mar 2006
Cette formule planifie un jour tous les sept jours à partir du 3 mars 2006, jusqu'à la dernière date du fichier Agenda. La commande Every (Tous les) fonctionne avec un nombre inférieur ou égal à 30. Ainsi, « every 45 starting 3 mar 2006 » n'est pas une formule valide.
Opérateurs relatifs : les six opérateurs relatifs sont Avant le, Le/Avant, Après le, Le/Après le, Près de et Le/Près de. Ces opérateurs permettent de planifier des jours par rapport à une date donnée. Par exemple, pour planifier le lundi le plus proche du 6 novembre chaque année, vous pouvez saisir la formule suivante :
lun Le/Près de 6 nov
Si vous devez planifier le premier mardi après le 6 novembre 2006, vous pouvez saisir la formule suivante :
mar après 6 nov 2006
Ou : vous pouvez utiliser l'opérateur Ou (une virgule ou le mot Ou) pour indiquer que l'une ou l'autre des fonctions ou instructions doit être vraie pour que des jours soient programmés.
Par exemple, pour planifier un rendez-vous le 15 de chaque mois de l'année 2006, mais seulement dans le cas où le 15 tombe un mardi ou un jeudi, entrez la formule suivante :
15 2006 (mar,jeu)
Non : lorsque l'opérateur Non (! ou le mot Non) est placé avant une fonction, cette dernière est inversée.
Ainsi, si vous voulez programmer tous les jours de janvier 2006, sauf les mardis et les jeudis, vous pouvez utiliser la formule suivante :
jan 2006 !mar !jeu
Et de priorité faible : tout comme un espace entre deux fonctions, l'opérateur Et de priorité faible (& ou le mot Et) indique que les deux fonctions doivent être vraies. Cependant, l'opérateur Et de faible priorité prend la priorité la plus faible de tous les opérateurs.
Observez par exemple la formule suivante :
mar,jeu juil,aoû
Cette formule signifie que les jours programmés doivent être un mardi ou un jeudi, en juillet ou en août. Supposez maintenant que vous voulez remplacer l'opérateur Et de priorité élevée (un espace) par un opérateur Et de priorité faible, comme dans la formule suivante :
mar,jeu et juil,aoû
Cette formule indique que les jours programmés doivent être un mardi ou un jeudi, en juillet ou en août. Dans la première formule, l'opérateur Et est pris en compte avant les opérateurs Ou. Dans la seconde formule, l'opérateur Et est pris en compte après les opérateurs Ou.