7.15 Recherche d'éléments
Utilisez Rechercher pour trouver les éléments qui répondent aux critères spécifiés.
Utilisez l'onglet Trouver par exemple pour rechercher des éléments qui correspondent à l'exemple que vous avez indiqué dans un champ. Trouver par exemple est particulièrement utile pour rechercher des documents.
Vous pouvez enregistrer les résultats de cette recherche dans un dossier Rechercher afin de les y récupérer chaque fois que vous ouvrirez ce dossier.
Les informations que vous indiquez dans l'onglet Rechercher n'apparaissent pas dans l'onglet Trouver par exemple et inversement.
Cette section contient les rubriques suivantes :
- Section 7.15.1, Recherche d'un élément par l'exemple
- Section 7.15.2, Recherche d'un élément à l'aide des critères de recherche
- Section 7.15.3, Enregistrement des résultats d'une recherche
- Section 7.15.4, Recherche d'un document et création de la référence correspondante dans votre boîte aux lettres
- Section 7.15.5, Recherche d'un élément à l'aide des fonctions de recherche avancée
7.15.1 Recherche d'un élément par l'exemple
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Cliquez sur > , puis cliquez sur l'onglet .
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Dans la liste déroulante , cliquez sur le type d'élément à rechercher.
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Si vous avez sélectionné à l'étape 2, cliquez sur la bibliothèque dans laquelle vous voulez effectuer la recherche dans la liste déroulante .
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Indiquez dans chaque champ les informations que vous souhaitez rechercher.
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Cliquez sur pour lancer la recherche.
7.15.2 Recherche d'un élément à l'aide des critères de recherche
Cette section contient les rubriques suivantes :
Recherche d'un élément
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Cliquez sur > .
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Pour rechercher un texte précis, sélectionnez ou dans la liste déroulante, puis saisissez le texte recherché dans le champ.
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Pour rechercher un nom, sélectionnez ou dans la liste déroulante, puis saisissez ce nom dans le champ.
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Sélectionnez chacun des types d'éléments recherchés, puis la provenance de ces éléments.
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Pour préciser une plage de dates, cochez la case , puis saisissez les dates ou sélectionnez-les.
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Dans la zone de liste , cliquez sur les dossiers et/ou les bibliothèques dans lesquels vous souhaitez effectuer la recherche.
Le cas échéant, cliquez sur le signe plus (+) affiché à côté de votre dossier utilisateur pour le développer.
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Cliquez sur pour lancer la recherche.
Utilisez la commande Recherche avancée pour affiner votre recherche. Par exemple, vous pouvez rechercher les messages de deux ou trois utilisateurs à la fois.
Cochez la case pour ne repérer que la version officielle d'un document contenant plusieurs versions.
Vos dossiers et la bibliothèque font par défaut l'objet d'une recherche. Pour accélérer la recherche, désélectionnez les dossiers dans lesquels vous ne souhaitez pas effectuer la recherche.
Limitation de la recherche
La liste suivante indique comment affiner une recherche à l'aide de la commande Rechercher.
- Dans le premier champ de la boîte de dialogue Rechercher, saisissez les mots peu communs que vous avez remarqués dans l'élément recherché. Si vous effectuez une recherche à l'aide de mots courants, le résultat de votre recherche risque d'être trop vaste pour être très utile.
- Pour accélérer la recherche, désélectionnez les dossiers et/ou les bibliothèques qui, à votre connaissance, ne contiennent pas l'élément recherché. Par exemple, si vous savez que le document recherché ne se trouve pas dans la bibliothèque C, cliquez sur le signe plus (+) situé à côté de dans la zone , puis cliquez sur la bibliothèque C pour la désélectionner.
- Si vous recherchez plusieurs mots ou si vous souhaitez faire une recherche dans un champ d'élément particulier (comme le champ Objet), cliquez sur pour définir votre recherche de façon adéquate. Pour restreindre la recherche, vous pouvez combiner les mots que vous saisissez à l'aide d'opérateurs.
- Si vous ne trouvez pas le document ou le message, vérifiez que vos critères de recherche ne contiennent pas de fautes d'orthographe. Vérifiez ensuite la syntaxe de votre recherche afin de vous assurer que vous indiquez bien à la commande Rechercher de rechercher exactement ce que vous voulez.
7.15.3 Enregistrement des résultats d'une recherche
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Cliquez sur > .
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Effectuez une recherche.
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Dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche de GroupWise, cliquez sur > .
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Saisissez un nom et une description pour le dossier, cliquez sur , , ou pour placer le dossier à l'emplacement souhaité dans la liste des dossiers, puis cliquez sur .
Pour visualiser à tout moment les résultats de votre recherche, sélectionnez le dossier. Pour plus d'informations sur les dossiers Résultats de la recherche, reportez-vous à Présentation des dossiers Résultats de la recherche.
Vous pouvez mettre à jour un dossier Rechercher à chaque ouverture. Vérifiez que l'option Rech. de nouveaux éléments concordants à chaque ouverture est sélectionnée.
7.15.4 Recherche d'un document et création de la référence correspondante dans votre boîte aux lettres
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Cliquez sur > > .
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Cliquez sur .
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Dans l'onglet , cliquez sur dans la liste déroulante .
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Spécifiez les informations sur le document que vous souhaitez rechercher.
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Cliquez sur pour lancer la recherche.
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Dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche GroupWise, cliquez sur le document pour lequel vous souhaitez créer une référence, puis cliquez sur .
La boîte de dialogue Résultats de la recherche GroupWise ne fait apparaître que les documents pour lesquels vous disposez au moins de droits d'affichage. GroupWise crée une référence au document dans le dossier en cours.
7.15.5 Recherche d'un élément à l'aide des fonctions de recherche avancée
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Cliquez sur > .
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Cliquez sur .
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Sélectionnez un champ dans la première liste déroulante, cliquez sur un opérateur, puis saisissez ou sélectionnez un critère.
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Cliquez sur la dernière liste déroulante, cliquez sur , , ou , ajoutez d'autres critères à votre filtre, cliquez sur dans la dernière liste déroulante, puis sur .
Insérer une ligne rend votre filtre plus spécifique. En sélectionnant des lignes supplémentaires, vous rendez les critères de recherche plus précis. Par exemple, pour rechercher des éléments de Pierre Solier dont une copie carbone a été transmise à Marie Jonet, utilisez la première ligne pour effectuer une recherche sur Pierre Solier et la deuxième pour effectuer une recherche sur Marie Jonet.
Nouveau Groupe permet de créer une nouvelle ligne dans un filtre dont le premier groupe de lignes contient plusieurs paramètres pour une colonne. Par exemple, pour créer un filtre afin d'afficher tous les éléments envoyés par Pierre Solier et Marie Jonet, cliquez sur dans la première liste déroulante, cliquez sur l'opérateur , saisissez Pierre Solier comme paramètre, puis cliquez sur dans la dernière liste déroulante. Une deuxième ligne apparaît. Cliquez sur dans la première liste déroulante, cliquez sur l'opérateur , saisissez Marie Jonet comme paramètre, puis cliquez sur . Cliquez sur dans la première liste déroulante, cliquez sur l'opérateur , sélectionnez dans la troisième zone, puis cliquez sur .
Supprimer une ligne supprime une ligne de votre définition de filtre. Vous ne pouvez pas supprimer un filtre composé d'une seule ligne.
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Cliquez sur lorsque votre filtre est défini.
La commande Rechercher effectue la recherche dans toutes les bibliothèques et tous les dossiers sélectionnés dans la zone . Pour restreindre la recherche, désélectionnez les bibliothèques et les dossiers inutiles.
Limitation d'une recherche avancée à l'aide d'opérateurs de filtrage
Lorsque vous cliquez sur , la boîte de dialogue correspondante apparaît. Sélectionnez l'opérateur dans la zone de liste déroulante correspondante 
.
La liste des opérateurs disponibles diffère selon votre sélection. Certains opérateurs, par exemple [ ], possèdent deux noms distincts ou plus. Quel que soit le nom utilisé, la fonction de l'opérateur reste la même.
Par exemple, l'opérateur [ ] défini dans le tableau ci-dessous permet de rechercher tous les éléments contenant Pierre dans la zone De ou comprenant un fichier son dans la Liste des pièces jointes. Cliquez sur pour afficher la liste des champs disponibles, y compris les champs définis par l'utilisateur.