Novell Documentation: GroupWise 7 - Gestion des contacts via la boîte aux lettres

7.3 Gestion des contacts via la boîte aux lettres

GroupWise Contact Management permet d'accéder à vos contacts, groupes, ressources et organisations à partir du dossier Icône du dossier Contacts Contacts dans la liste des dossiers.

Figure 7-4 Boîte aux lettres affichant le dossier Contacts

Le dossier Contacts affiche, par défaut, toutes les entrées de votre carnet d'adresses Contacts fréquents.

Les modifications que vous effectuez dans le dossier Contacts sont également effectuées dans le carnet d'adresses correspondant (Contacts fréquents ou tout autre carnet d'adresses). Toute modification apportée au carnet d'adresses est reflétée dans le dossier Contacts. Pour plus d'informations sur les carnets d'adresses, reportez-vous au Section 8.0, Utilisation du carnet d'adresses.

Vos mandataires n'ont pas accès à votre dossier Contacts.

Utilisez le dossier Contacts pour afficher, mettre à jour, supprimer et ajouter des informations relatives aux contacts, groupes, ressources et organisations dans le carnet d'adresses sélectionné.

Pour afficher les contacts, groupes, ressources et organisations d'un autre carnet d'adresses, changez le carnet d'adresses affiché par le dossier Contacts.

Cette section contient les rubriques suivantes :

7.3.1 Gestion des contacts

Chacun des contacts du dossier Contacts est signalé par Icône de personne Contact. Lorsque vous double-cliquez sur un contact, la vue d'élément de contact s'affiche.

Figure 7-5 Vue d'élément de contact

Le tableau suivant explique la fonction de chaque onglet de cette vue. Pour obtenir une aide spécifique sur l'un des champs d'un onglet, cliquez sur ce champ dans la vue d'élément de contact, puis appuyez sur Maj+F1.

Onglet	Objet
Résumé	Cet onglet contient un résumé des informations contenues dans les autres onglets. Cliquez sur la liste déroulante pour afficher le résumé dans deux formats. Si votre administrateur système a personnalisé cet onglet, vous pouvez disposer de formats supplémentaires.
Contact	Cet onglet permet de saisir le nom du contact, ses adresses électroniques, numéros de téléphone et ID de messagerie instantanée. Cliquez sur la liste déroulante Affichage pour sélectionner la façon dont vous voulez que le nom s'affiche dans Achèvement de noms. Vous pouvez sélectionner Nom, Prénom ou Prénom Nom, ou saisir le nom d'affichage de votre choix. Pour adresser un élément à ce contact, saisissez le nom d'affichage dans le champ d'adresse (Dest., CC, CM) de l'élément. Si vous double-cliquez sur une adresse électronique dans l'onglet Contact, une nouvelle vue de message s'affiche, adressée à ce contact. Lorsque vous double-cliquez sur un ID défini dans un programme de messagerie instantanée pris en charge, ce programme s'ouvre automatiquement (s'il est installé) et une nouvelle conversation commence avec le contact correspondant. Vous pouvez spécifier plusieurs numéros de téléphone. Sélectionnez le bouton d'option correspondant au numéro de téléphone par défaut.
Bureau	Cet onglet permet de saisir la fonction du contact, son service, son organisation, l'adresse et la boîte postale de sa société, ainsi que l’adresse de son site Web. Saisissez le nom de l'organisation. S'il se trouve déjà dans votre carnet d'adresses, la fonction d'achèvement de noms le complète. Dans le cas contraire, le nom saisi est ajouté à votre carnet d'adresses. Utilisez les boutons fléchés pour ajouter des informations supplémentaires pour l'organisation. Cliquez sur Site Internet pour lancer le navigateur et ouvrir le site Web.
Personnel	Cet onglet permet de saisir l'adresse du domicile du contact, celle de son site Web personnel et sa date d'anniversaire. Cliquez sur Site Internet pour lancer le navigateur et ouvrir le site Web. Cliquez sur Agenda pour sélectionner l'anniversaire de ce contact. Lorsque la case affichée en regard de la date est cochée, les informations se rapportant à l'anniversaire s'affichent dans l'onglet Résumé et dans la colonne Anniversaire, si celle-ci figure dans l'un des carnets d'adresses. La sélection de cette case à cocher n'ajoute pas l'anniversaire dans votre Agenda. Si vous désactivez cette case, les informations sur l'anniversaire sont disponibles uniquement dans l'onglet Personnel.
Commentaires	Cet onglet permet de saisir des informations sur vos échanges avec ce contact. Vous pouvez insérer un tampon horaire pour chaque entrée.
Avancé	Cet onglet permet d'afficher, d'ajouter et d'éditer des champs définis par l'utilisateur. Tous les champs système et définis par l'utilisateur s'affichent. Pour plus d'informations, reportez-vous à Définition de champs personnalisés dans un carnet d'adresses personnel.
Certificat	Cet onglet permet d'afficher ou de retirer des certificats de sécurité reçus pour ce contact, de modifier l'approbation des certificats, d'éditer leurs propriétés et de les importer ou exporter. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 12.10, Affichage des certificats de sécurité que vous avez reçus et modification de l'approbation.
Historique	Cet onglet contient la liste des éléments que vous avez envoyés à ce contact et ceux que vous avez reçus de lui. Vous pouvez spécifier les types d'élément que vous voulez afficher. Vous avez également la possibilité de spécifier la plage de dates souhaitée pour l'affichage des éléments. En outre, cet onglet comporte un volet Aperçu qui permet d'analyser rapidement les messages.

7.3.2 Gestion des groupes

Chacun des groupes du dossier Contacts est signalé par Icône de groupe Groupe. Lorsque vous double-cliquez sur un groupe, la vue d'élément de groupe s'affiche.

Figure 7-6 Vue d'élément de groupe

Onglet

Objet

Résumé

Cet onglet contient un résumé des informations contenues dans les autres onglets.

Cliquez sur la liste déroulante pour afficher le résumé dans deux formats. Si votre administrateur système a personnalisé cet onglet, vous pouvez disposer de formats supplémentaires.

Détails

Cet onglet permet de saisir le nom et la description d'un groupe et d'afficher ses membres. Pour supprimer le nom d'un membre du groupe, sélectionnez-le et appuyez sur Supprimer. Si vous cliquez sur un nom avec le bouton droit de la souris, vous pouvez afficher des détails, supprimer le nom ou modifier les informations des champs Dest., CC et CM.

Le bouton Membres permet d'ajouter des entrées au groupe. Pour plus d'informations, reportez-vous à Ajout et suppression de contacts dans un groupe personnel ou une liste de distribution d'entreprise.

7.3.3 Gestion des ressources

Chacune des ressources du dossier Contacts est signalée par Icône Ressource Ressource. Lorsque vous double-cliquez sur une ressource, la vue d'élément de ressource s'affiche.

Figure 7-7 Vue d'élément de ressource

Onglet

Objet

Résumé

Cet onglet contient un résumé des informations contenues dans les autres onglets.

Cliquez sur la liste déroulante pour afficher le résumé dans deux formats. Si votre administrateur système a personnalisé cet onglet, vous pouvez disposer de formats supplémentaires.

Détails

Cet onglet permet de saisir le nom de la ressource, un numéro de téléphone, un type de ressource, une adresse électronique, un propriétaire, ainsi que des commentaires relatifs à la ressource.

Dans le champ Propriétaire, vous pouvez saisir un contact déjà présent dans votre carnet d'adresses ou utiliser le bouton fléché pour créer un nouveau contact.

Avancé

Cet onglet permet d'afficher, d'ajouter et d'éditer des champs définis par l'utilisateur. Tous les champs système et définis par l'utilisateur s'affichent. Pour plus d'informations, reportez-vous à Définition de champs personnalisés dans un carnet d'adresses personnel.

7.3.4 Gestion des organisations

Chacune des organisations du dossier Contacts est signalée par Icône Organisation Organisation. Lorsque vous double-cliquez sur une organisation, la vue d'élément d'organisation s'affiche.

Figure 7-8 Vue d'élément d'organisation

Onglet	Objet
Résumé	Cet onglet contient un résumé des informations contenues dans les autres onglets. Cliquez sur la liste déroulante pour afficher le résumé dans deux formats. Si votre administrateur système a personnalisé cet onglet, vous pouvez disposer de formats supplémentaires.
Détails	Cet onglet permet de saisir le nom de l'organisation, un numéro de téléphone et de télécopie, le principal contact dans l'organisation, l'adresse, le site Web, ainsi que des commentaires relatifs à l'organisation. Dans le champ Contact principal, vous pouvez saisir un contact déjà présent dans votre carnet d'adresses ou utiliser le bouton fléché pour créer un nouveau contact.
Personnes	Liste les membres de l'organisation. Il s'agit des contacts dont l'onglet Bureau inclut cette organisation.
Avancé	Cet onglet permet d'afficher, d'ajouter et d'éditer des champs définis par l'utilisateur. Tous les champs système et définis par l'utilisateur s'affichent. Pour plus d'informations, reportez-vous à Définition de champs personnalisés dans un carnet d'adresses personnel.

7.3.5 Changement de carnet d'adresses pour le dossier Contacts

Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Contacts.
Cliquez sur Propriétés.
Cliquez sur un carnet d'adresses dans la liste déroulante Carnet d'adresses.
Cliquez sur OK.

7.3.6 Envoi d'un message électronique à partir d'un contact

Dans la liste de dossiers complète, cliquez sur le dossier Contacts.

Pour accéder à la liste complète des dossiers, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode de GroupWise utilisé), puis sur Liste de dossiers complète.
Double-cliquez sur un contact.
Dans l'onglet Résumé, cliquez sur l'adresse électronique à laquelle vous souhaitez envoyer un message.

Vous pouvez également double-cliquer sur une adresse électronique dans l'onglet Contact.
Saisissez un objet et un texte dans le message qui s'ouvre.
Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

7.3.7 Modification du nom d'affichage d'un contact

Le nom d'affichage est celui qui s'affiche lorsque vous commencez à renseigner les champs Dest., CC ou CM d'un message. Lorsque vous commencez à saisir un nom, par exemple « Ta », la fonction d'achèvement de noms complète le reste du nom à partir du carnet d'adresses, par exemple « Tatiana Humbert ». Cependant, s'il existe deux entrées Tatiana Humbert dans le carnet d'adresses, l'une dans Comptabilité et l'autre dans Équipement, il est difficile de savoir quelle personne la fonction d'achèvement de noms a choisie, à moins de prendre le temps d'afficher le détail des propriétés.

Vous pouvez modifier le nom d'affichage pour différencier les deux personnes. Par exemple, si vous n'envoyez des messages qu'à Tatiana Humbert du service Comptabilité, vous pouvez remplacer le nom d'affichage par « Tatiana-Comptabilité ».

Dans la liste de dossiers complète, cliquez sur le dossier Contacts.

Pour accéder à la liste complète des dossiers, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode de GroupWise utilisé), puis cliquez sur Liste de dossiers complète.
Double-cliquez sur un contact.
Cliquez sur l'onglet Contact.
Cliquez sur le champ Affichage.
Saisissez un nouveau nom d'affichage.

Vous pouvez également double-cliquer sur la liste déroulante Affichage pour sélectionner Nom, Prénom ou Prénom Nom (par exemple : Hu, Tabitha ou Tabitha Hu).
Cliquez sur OK.

Au prochain message que vous écrirez, la fonction d'achèvement de noms utilisera ce nom d'affichage.

7.3.8 Affichage de toute la correspondance échangée avec un contact

Utilisez l'onglet Historique pour afficher toute la correspondance échangée avec ce contact.

Dans la liste de dossiers complète, cliquez sur le dossier Contacts.

Pour accéder à la liste complète des dossiers, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode de GroupWise utilisé), puis cliquez sur Liste de dossiers complète.
Double-cliquez sur un contact.
Cliquez sur l'onglet Historique.

Tous les éléments échangés (reçus/envoyés) avec ce contact s'affichent.

La colonne Dossier indique dans quel dossier se trouve chaque élément.

Pour ajouter ou supprimer une colonne, cliquez avec le bouton droit sur le titre de la colonne, puis cliquez sur une option. Pour trier le contenu d'une colonne par type d'information (par exemple, par date ou objet), cliquez sur le titre de la colonne.

Le texte du message de l'élément sélectionné s'affiche en dessous de la Liste d'éléments. Vous pouvez redimensionner la fenêtre pour afficher plus ou moins de texte. Pour agir sur un élément (par exemple, répondre, faire suivre ou supprimer), cliquez sur les boutons de la barre d'outils au-dessus du texte du message.
Pour afficher les éléments reçus et envoyés entre des dates spécifiques, indiquez les dates de début et de fin dans les champs De et Dest.
Pour n'afficher qu'un seul type d'élément (par exemple, message ou rendez-vous), cliquez sur un type d'élément dans la liste déroulante Type d'élément.
Pour n'afficher que les éléments reçus ou envoyés, cliquez sur Éléments reçus ou Éléments envoyés dans la liste déroulante Provenance.