6.2 Utilisation des dossiers partagés

Un dossier partagé se comporte comme n'importe quel dossier de votre armoire, si ce n'est que les autres utilisateurs y ont accès et qu'il s'affiche également dans leur armoire. Vous pouvez créer des dossiers partagés ou partager des dossiers personnels existants de votre dossier Armoire. Vous choisissez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le dossier et les droits que vous souhaitez accorder à chaque utilisateur. Les utilisateurs peuvent ensuite publier des messages dans le dossier partagé, y faire glisser des éléments existants et créer des suivis de discussion. Vous ne pouvez pas partager les dossiers système Agenda, Documents, Boîte aux lettres, Éléments envoyés, Liste de contrôle, Contacts, Armoire, Travail en cours et Corbeille.

Si vous placez un document dans un dossier partagé, les utilisateurs qui ont accès à ce dossier peuvent uniquement afficher le document.

En mode Caching, les modifications effectuées dans les dossiers partagés sont mises à jour chaque fois que vous vous connectez au système GroupWise principal.

Cette section contient les rubriques suivantes :

6.2.1 Création d'un dossier partagé

  1. Dans la liste des dossiers, cliquez sur Fichier > Nouveau > Nouveau dossier.

  2. Cliquez sur Dossier partagé, puis sur Suivant.

  3. Saisissez le nom et la description du nouveau dossier, puis cliquez sur Suivant.

  4. Dans le champ Nom, saisissez les premières lettres du nom d'un utilisateur.

  5. Lorsque le nom de l'utilisateur apparaît dans la zone, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour le déplacer dans la liste de partage.

  6. Cliquez sur le nom de l'utilisateur dans cette liste.

  7. Sélectionnez les options d'accès que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.

  8. Répétez les étapes 6 à 9 pour définir chacun des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le dossier.

  9. Une fois l'opération terminée, cliquez sur OK.

Les utilisateurs avec lesquels vous avez partagé le dossier sont informés automatiquement.

6.2.2 Partage d'un dossier existant avec d'autres utilisateurs

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier que vous souhaitez partager, puis cliquez sur Partage.

  2. Cliquez sur Partagé avec.

  3. Dans le champ Nom, commencez à saisir le nom d'un utilisateur ou cliquez sur Carnet d'adresses pour sélectionner ce nom dans la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses.

  4. Lorsque le nom de l'utilisateur apparaît dans la zone, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour le déplacer dans la liste de partage.

  5. Cliquez sur le nom de l'utilisateur dans cette liste.

  6. Sélectionnez les options d'accès que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.

  7. Répétez les étapes 3 à 6 pour définir chacun des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le dossier.

  8. Cliquez sur OK.

Les utilisateurs avec lesquels vous avez partagé le dossier sont informés automatiquement.

6.2.3 Publication d'un message dans un dossier partagé

  1. Dans votre liste de dossiers, cliquez sur le dossier partagé pour l'ouvrir.

  2. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Discussion/Note.

    Pour publier un autre type d'élément, par exemple une tâche, cliquez sur Éditer > Passer à, puis sélectionnez un type d'élément.

  3. Saisissez l'objet du message.

  4. Saisissez votre message.

  5. Cliquez sur pour joindre des fichiers.

  6. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

Pour répondre à un élément existant dans un dossier partagé, ouvrez l'élément, cliquez sur Répondre, sélectionnez une option de réponse, puis cliquez sur OK. Pour plus d'informations, reportez-vous à Réponse à un élément d'un dossier partagé.