6.3 Gestion des contacts via la boîte aux lettres

GroupWise Contact Management permet d'accéder à vos contacts, groupes, ressources et organisations à partir du dossier Icône du dossier Contacts Contacts dans la liste des dossiers.

Le dossier Contacts affiche, par défaut, toutes les entrées de votre carnet d'adresses Contacts fréquents.

Les modifications que vous effectuez dans le dossier Contacts sont également effectuées dans le carnet d'adresses correspondant (Contacts fréquents ou tout autre carnet d'adresses). Toute modification apportée au carnet d'adresses est reflétée dans le dossier Contacts. Pour plus d'informations sur les carnets d'adresses, reportez-vous au Section 7.0, Utilisation du carnet d'adresses.

Vos mandataires n'ont pas accès à votre dossier Contacts. Pour partager des contacts avec d'autres utilisateurs, vous devez partager votre carnet d'adresses. Pour plus d'informations sur le partage des carnets d'adresses, reportez-vous à la Section 7.8, Partage d'un carnet d'adresses avec un autre utilisateur.

Utilisez le dossier Contacts pour afficher, mettre à jour, supprimer et ajouter des informations relatives aux contacts, groupes, ressources et organisations dans le carnet d'adresses sélectionné.

Pour afficher les contacts, groupes, ressources et organisations d'un autre carnet d'adresses, changez le carnet d'adresses affiché par le dossier Contacts.

Cette section contient les rubriques suivantes :

6.3.1 Gestion des contacts

Chacun des contacts du dossier Contacts est signalé par l'icône icône de personne Contact. Lorsque vous double-cliquez sur un contact, la vue d'élément de contact s'affiche.

Le tableau suivant explique la fonction de chaque onglet de cette vue.

Table 6-1 Onglets de contact

Onglet

Objet

Contact

Cette page permet de saisir le nom du contact, ses adresses électroniques, numéros de téléphone et ID de messagerie instantanée.

Cliquez sur la liste déroulante Affichage pour sélectionner la façon dont vous voulez que le nom s'affiche dans Achèvement de noms. Vous pouvez sélectionner Nom, Prénom ou Prénom Nom, ou saisir le nom d'affichage de votre choix. Pour adresser un élément à ce contact, saisissez le nom d'affichage dans le champ d'adresse (Dest., CC, CM) de l'élément.

Si vous double-cliquez sur une adresse électronique dans la page Contact, une nouvelle vue de message s'affiche, adressée à ce contact.

Vous pouvez spécifier plusieurs numéros de téléphone. Sélectionnez le bouton d'option correspondant au numéro de téléphone par défaut.

Bureau

Cette page permet de saisir la fonction du contact, son service, son organisation, l'adresse et la boîte postale de sa société, ainsi que l'adresse de son site Web.

Saisissez le nom de l'organisation. S'il se trouve déjà dans votre carnet d'adresses, la fonction d'achèvement de noms le complète. Dans le cas contraire, le nom saisi est ajouté à votre carnet d'adresses. Utilisez les boutons fléchés pour ajouter des informations supplémentaires pour l'organisation.

Cliquez sur Site Internet pour lancer le navigateur et ouvrir le site Web.

Personnel

Cette page permet de saisir l'adresse du domicile du contact et celle de son site Web personnel.

Cliquez sur Site Internet pour lancer le navigateur et ouvrir le site Web.

Commentaires

Cette page permet de saisir des informations sur vos échanges avec ce contact. Vous pouvez insérer un tampon horaire pour chaque entrée.

6.3.2 Gestion des groupes

Chacun des groupes du dossier Contacts est signalé par l'icône icône de groupe Groupe. Lorsque vous double-cliquez sur un groupe, la vue d'élément de groupe s'affiche.

Le tableau suivant explique la fonction de cette vue.

Table 6-2 Vue d'élément de groupe

Onglet

Objet

Détails

Cette page permet de saisir le nom et la description d'un groupe et d'afficher ses membres. Pour supprimer le nom d'un membre du groupe, sélectionnez-le et appuyez sur Supprimer. Si vous cliquez sur un nom avec le bouton droit de la souris, vous pouvez afficher des détails, supprimer le nom ou modifier les informations des champs Dest., CC et CM.

Le bouton Membres permet d'ajouter des entrées au groupe. Pour plus d'informations, reportez-vous à Ajout et suppression de contacts d'un groupe personnel.

6.3.3 Gestion des ressources

Chacune des ressources du dossier Contacts est signalée par l'icône icône de ressource Ressource. Lorsque vous double-cliquez sur une ressource, la vue d'élément de ressource s'affiche.

Le tableau suivant explique la fonction de cette vue.

Table 6-3 Vue d'élément de ressource

Onglet

Objet

Détails

Cette page permet de saisir le nom de la ressource, un numéro de téléphone, un type de ressource, une adresse électronique, un propriétaire, ainsi que des commentaires relatifs à la ressource.

Dans le champ Propriétaire, vous pouvez saisir un contact déjà présent dans votre carnet d'adresses ou utiliser le bouton fléché pour créer un nouveau contact.

6.3.4 Gestion des organisations

Chacune des organisations du dossier Contacts est signalée par l'icône icône d'organisation Organisation. Lorsque vous double-cliquez sur une organisation, la vue d'élément d'organisation s'affiche.

Le tableau suivant explique la fonction de cette vue.

Table 6-4 Vue d'élément d'organisation

Onglet

Objet

Détails

Cette page permet de saisir le nom de l'organisation, un numéro de téléphone et de télécopie, le principal contact dans l'organisation, l'adresse, le site Web, ainsi que des commentaires relatifs à l'organisation.

Dans le champ Contact principal, vous pouvez saisir un contact déjà présent dans votre carnet d'adresses ou utiliser le bouton fléché pour créer un nouveau contact.

Personnes

Liste les membres de l'organisation. Il s'agit des contacts dont l'onglet Bureau inclut cette organisation.

6.3.5 Modification du nom d'affichage d'un contact

Le nom d'affichage est celui qui s'affiche lorsque vous commencez à renseigner les champs Dest., CC ou CM d'un message. Lorsque vous commencez à saisir un nom, par exemple « Ta », la fonction d'achèvement de noms complète le reste du nom à partir du carnet d'adresses, par exemple « Tatiana Humbert ». Cependant, s'il existe deux entrées Tatiana Humbert dans le carnet d'adresses, l'une dans Comptabilité et l'autre dans Équipement, il est difficile de savoir quelle personne la fonction d'achèvement de noms a choisie, à moins de prendre le temps d'afficher le détail des propriétés.

Vous pouvez modifier le nom d'affichage pour différencier les deux personnes. Par exemple, si vous n'envoyez des messages qu'à Tatiana Humbert du service Comptabilité, vous pouvez remplacer le nom d'affichage par « Tatiana-Comptabilité ».

  1. Cliquez sur le dossier Contacts.

  2. Double-cliquez sur un contact.

  3. Cliquez sur l'onglet Contact.

  4. Cliquez sur le champ Affichage.

  5. Saisissez un nouveau nom d'affichage.

  6. Cliquez sur OK.

    Au prochain message que vous écrirez, la fonction d'achèvement de noms utilisera ce nom d'affichage.