6.4 Utilisation du dossier Contacts

Le dossier Contacts offre un moyen pratique d'afficher les informations contenues dans le carnet d'adresses. Le dossier Contacts est associé par défaut au carnet Contacts fréquents. Vous pouvez toutefois lui assigner un autre carnet d'adresses (voir Changement de carnet d'adresses pour le dossier Contacts). Les carnets d'adresses que vous créez (voir Section 6.5.2, Création d'un carnet d'adresses personnel) sont également ajoutés automatiquement en tant que nouveau dossier Contacts.

6.4.1 Gestion des contacts

Chacun des contacts du dossier Contacts est signalé par l'icône icône de personne Contact. Lorsque vous double-cliquez sur un contact, la vue d'élément de contact s'affiche.

Ajout d'un contact

Les contacts que vous ajoutez au dossier Contacts le sont également au carnet d'adresses correspondant.

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts dans lequel le contact doit être ajouté.

  2. Cliquez sur Nouveau contact dans la barre d'outils.

  3. Saisissez les informations souhaitées dans les onglets disponibles :

    Contact : cette page permet de spécifier le nom du contact, ses adresses électroniques, numéros de téléphone et ID de messagerie instantanée.

    Cliquez sur la liste déroulante Afficher comme pour sélectionner la façon dont vous voulez que le nom s'affiche dans Achèvement de noms. Vous pouvez sélectionner Nom, Prénom ou Prénom Nom ou saisir le nom d'affichage de votre choix. Pour adresser un élément à ce contact, saisissez le nom d'affichage dans le champ d'adresse (Dest., CC, CM) de l'élément.

    Vous pouvez spécifier plusieurs numéros de téléphone. Sélectionnez le bouton d'option correspondant au numéro de téléphone par défaut.

    Bureau  : cette page permet de saisir la fonction du contact, son service, son organisation, l'adresse et la boîte postale de sa société, ainsi que l'adresse de son site Web.

    Saisissez le nom de l'organisation. La fonction d'achèvement de noms le complète s'il figure déjà dans le dossier Contacts. Si tel n'est pas le cas, le nom que vous saisissez est ajouté au dossier Contacts. Utilisez les boutons fléchés pour ajouter des informations supplémentaires pour l'organisation.

    Cliquez sur Site Web pour lancer le navigateur et ouvrir le site Web.

    Personnel : cette page permet de saisir l'adresse du domicile du contact et celle de son site Web personnel.

    Cliquez sur Site Internet pour lancer le navigateur et ouvrir le site Web.

    Commentaires  : cette page permet de saisir des informations sur vos échanges avec ce contact. Vous pouvez insérer un tampon horaire pour chaque entrée, et l'utiliser comme un journal des interactions avec le contact.

  4. Cliquez sur OK.

Modification d'un contact

Vous pouvez modifier les informations d'un contact dans le carnet d'adresses Contacts fréquents ou dans un carnet d'adresses personnel. Pour modifier un contact du carnet d'adresses de l'entreprise, vous devez d'abord copier le contact dans votre carnet d'adresses Contacts fréquents ou dans un carnet d'adresses personnel.

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le contact à modifier.

  2. Dans la liste des contacts, double-cliquez sur le contact à modifier.

  3. Effectuez les autres modifications nécessaires concernant le contact.

    Pour plus d'informations sur les détails du contact que vous pouvez saisir dans chaque onglet, reportez-vous à Ajout d'un contact.

  4. Cliquez sur OK.

Retrouver un contact

Le champ Rechercher, dans l'en-tête Liste d'éléments du dossier Contacts, permet de rechercher des contacts (voir Section 7.1.2, Retrouver des contacts).

Suppression d'un contact

Vous pouvez supprimer un contact du carnet d'adresses Contacts fréquents ou d'un carnet d'adresses personnel. Vous ne pouvez pas supprimer un contact du carnet d'adresses de l'entreprise.

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le contact à supprimer.

    Dans la liste des contacts :

  2. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le contact.

    Mac : Ctrl +clic sur le contact.

  3. Cliquez sur Supprimer.

  4. Cliquez sur Oui pour valider la suppression.

Changement de carnet d'adresses pour le dossier Contacts

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le dossier Contacts.

    Mac : Ctrl + clic sur le dossier Contacts.

  2. Cliquez sur Propriétés.

    Boîte de dialogue des propriétés du dossier Contacts

  3. Cliquez sur le nouveau carnet d'adresses dans la liste déroulante Carnet d'adresses.

  4. Cliquez sur OK.

Modification du nom d'affichage d'un contact

Le nom d'affichage est celui qui s'affiche lorsque vous commencez à renseigner les champs Dest., CC ou CM d'un message. Lorsque vous commencez à saisir un nom, par exemple « Ta », la fonction d'achèvement de noms complète le reste du nom à partir du carnet d'adresses, par exemple « Tatiana Humbert ». Cependant, s'il existe deux entrées Tatiana Humbert dans le carnet d'adresses, l'une dans Comptabilité et l'autre dans Équipement, il est difficile de savoir quelle personne la fonction d'achèvement de noms a choisie, à moins de prendre le temps d'afficher le détail des propriétés.

Vous pouvez modifier le nom d'affichage pour différencier les deux personnes. Par exemple, si vous n'envoyez des messages qu'à Tatiana Humbert du service Comptabilité, vous pouvez remplacer le nom d'affichage par « Tatiana-Comptabilité ».

  1. Cliquez sur le dossier Contacts.

  2. Double-cliquez sur un contact.

  3. Cliquez sur l'onglet Contact.

  4. Cliquez sur le champ Affichage.

  5. Saisissez un nouveau nom dans le champ Affichage.

  6. Cliquez sur OK.

    Au prochain message que vous écrirez, la fonction d'achèvement de noms utilisera ce nom d'affichage.

Utilisation du dossier Contacts pour envoyer des messages électroniques

  1. Cliquez sur le dossier Contacts.

  2. Linux : cliquez avec le bouton droit sur un contact.

    Mac : Ctrl + clic sur un contact.

  3. Cliquez sur Nouveau > Message.

  4. Rédigez le message électronique et cliquez sur Envoyer.

6.4.2 Gestion des groupes

Chacun des groupes du dossier Contacts est signalé par l'icône Groupe. Lorsque vous double-cliquez sur un groupe, la vue d'élément de groupe s'affiche.

Organisation des adresses par groupes

Un groupe est une liste de ressources ou d'utilisateurs auxquels vous pouvez envoyer des messages. Pour utiliser un groupe pour envoyer un message à plusieurs utilisateurs ou ressources, saisissez leurs noms dans le champ Dest., CM ou CC. Les groupes sont soit publics, soit personnels.

Un groupe public est une liste d'utilisateurs créée par l'administrateur système et exploitable par tout utilisateur GroupWise. Un groupe public peut, par exemple, être créé pour le service Comptabilité. Il inclut chaque salarié de ce service. Le carnet d'adresses GroupWise contient les groupes publics.

Un groupe personnel est un groupe que vous créez. Ainsi, si vous envoyez fréquemment à votre équipe de travail des messages concernant des réunions, vous pouvez inclure dans un groupe personnel, le nom et l'adresse de chacun de vos collaborateurs et indiquer la salle de réunion (ressource).

Les groupes sont identifiés par Groupe et sont affichés dans les volets de gauche et de droite du carnet d'adresses ouvert.

Création et enregistrement d'un groupe personnel

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts dans lequel le groupe personnel doit être créé.

  2. Cliquez sur nouveau groupe dans la barre d'outils.

  3. Saisissez le nom du groupe.

  4. (Facultatif) Saisissez des commentaires tels que la description du groupe.

  5. Cliquez sur Membres pour ouvrir la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses et afficher la liste d'adresses.

  6. Cliquez sur Dest., CC ou CM, puis double-cliquez sur les utilisateurs et les ressources de votre groupe ou sélectionnez-les pour les faire glisser vers le panneau du groupe.

    Si l'utilisateur que vous voulez ajouter se trouve dans un autre carnet d'adresses, cliquez sur le carnet d'adresses dans la liste déroulante Rechercher dans.

    Pour limiter la liste des entrées aux contacts, aux groupes ou aux ressources, cliquez sur une option de la liste déroulante icône de recherche.

  7. Pour ajouter une entrée qui ne figure dans aucun carnet d'adresses existant, cliquez sur Nouveau contact, saisissez les informations requises, cliquez sur OK, puis double-cliquez sur l'entrée.

  8. Cliquez deux fois sur OK pour enregistrer le groupe dans votre carnet d'adresses personnel.

Vous pouvez également créer et enregistrer un groupe personnel depuis le Sélecteur d'adresses lorsque vous indiquez le destinataire d'un message ou d'un autre élément.

  1. Dans la vue d'un élément, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Double-cliquez sur les contacts pour les ajouter au volet droit.

    Si l'utilisateur que vous voulez ajouter se trouve dans un autre carnet d'adresses, cliquez sur le carnet d'adresses dans la liste déroulante Rechercher dans.

    Pour limiter la liste des entrées aux contacts, aux groupes ou aux ressources, cliquez sur une option de la liste déroulante icône de recherche.

  3. Pour ajouter une entrée qui ne figure dans aucun carnet d'adresses existant, cliquez sur Nouveau contact, saisissez les informations requises, cliquez sur OK, puis double-cliquez sur l'entrée.

  4. Sélectionnez Enregistrer le groupe.

    ou

    Si vous souhaitez enregistrer le groupe dans un carnet d'adresses différent du carnet affiché, cliquez sur la flèche à droite du bouton Enregistrer le groupe, puis sélectionnez le carnet d'adresses.

  5. Saisissez le nom du groupe.

  6. Saisissez des commentaires tels que la description du groupe.

  7. Cliquez deux fois sur OK.

Ajout de contacts à un groupe

Pour ajouter des contacts à un groupe public (par exemple la liste de distribution de l'entreprise), l'administrateur système doit vous avoir accordé les droits correspondants.

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le groupe auquel les contacts doivent être ajoutés.

  2. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le groupe.

    Mac : Ctrl + clic sur le groupe.

  3. Cliquez sur Détails.

    Les groupes sont identifiés par icône Groupe et sont affichés dans les volets de gauche et de droite du Carnet d'adresses.

  4. Dans l'onglet Détails, cliquez sur Membres pour ouvrir la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses et afficher la liste d'adresses.

    Cliquez sur la liste déroulante icône Rechercher pour limiter la liste aux contacts, groupes et ressources.

  5. Pour ajouter un contact, cliquez sur la liste déroulante Rechercher dans, puis cliquez sur le carnet d'adresses dans lequel se trouve le contact.

  6. Dans la liste déroulante Correspond, sélectionnez le moyen à utiliser pour localiser le contact (par l'intermédiaire du prénom, du nom de famille ou du nom complet).

  7. Dans le champ Rechercher, saisissez le contact que vous souhaitez ajouter.

    La liste d'adresses défile jusqu'à la correspondance la plus proche.

  8. Double-cliquez sur le contact dans la liste afin de l'ajouter à la liste Sélectionné.

  9. Cliquez sur OK deux fois pour enregistrer le groupe.

Suppression d'un contact d'un groupe

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le groupe duquel le contact doit être supprimé.

  2. Dans la liste des contacts, double-cliquez sur le groupe.

  3. Cliquez sur Membres.

  4. Sélectionnez le contact à supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

  5. Cliquez sur OK.

Spécification d'un groupe comme destinataire d'un élément

  1. Dans la vue d'un élément, cliquez sur icône de la barre d'outils Adresses dans la barre d'outils.

    Sélecteur d'adresses affichant un groupe

  2. Sélectionnez un groupe, puis cliquez sur Dest., CC ou CM.

  3. Répétez l'opération autant de fois que nécessaire.

  4. (Facultatif) Pour afficher des informations supplémentaires sur le groupe :

    1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le groupe.

      Mac : Ctrl + clic sur le groupe.

    2. Cliquez sur Détails.

  5. Cliquez sur OK pour revenir à la vue de l'élément.

Affichage des informations de groupe

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le groupe dont vous souhaitez afficher les informations.

  2. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le groupe.

    Mac : Ctrl + clic sur le groupe.

  3. Cliquez sur Détails.

Suppression d'un groupe dans un carnet d'adresses personnel

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le groupe à supprimer.

  2. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le groupe.

    Mac : Ctrl + clic sur le groupe.

  3. Cliquez sur Supprimer.

  4. Cliquez sur Oui pour valider la suppression du groupe.

6.4.3 Gestion des ressources

Les ressources sont des éléments dont l'utilisation peut être planifiée pour des réunions ou à d'autres fins. Les ressources peuvent être des salles, des rétroprojecteurs, des voitures, etc. L'administrateur système définit une ressource en lui donnant un nom d'identification et en l'affectant à un utilisateur. Vous pouvez inclure des ressources dans une recherche de plages disponibles, tout comme vous pouvez y inclure des utilisateurs. Pour cela, il faut saisir leur ID dans le champ Dest. Un utilisateur affecté à la gestion d'une ressource est propriétaire de cette ressource.

Le propriétaire d'une ressource a la charge d'accepter ou de refuser des rendez-vous pour cette ressource. Pour ce faire, il doit disposer de tous les droits de mandataire sur cette ressource. En tant que propriétaire d'une ressource, vous pouvez demander à recevoir des notifications de rendez-vous pour cette ressource.

Présentation des ressources

Chacune des ressources du dossier Contacts est signalée par l'icône Ressource. Lorsque vous double-cliquez sur une ressource, la vue d'élément de ressource s'affiche.

Figure 6-1 Vue d'élément de ressource

Cette page permet de saisir le nom de la ressource, un numéro de téléphone, un type de ressource, une adresse électronique, un propriétaire, ainsi que des commentaires relatifs à la ressource.

Dans le champ Propriétaire, vous pouvez saisir un contact déjà présent dans votre carnet d'adresses ou utiliser le bouton fléché pour créer un nouveau contact.

Acceptation ou refus de requêtes de ressources

Vous pouvez accepter ou refuser des requêtes de ressources uniquement si vous êtes en le propriétaire et si vous disposez des droits Lire et Écrire.

  1. Cliquez sur le sélecteur de mode, puis sur Mandataire.

  2. Cliquez sur la ressource dont vous êtes propriétaire.

    Si cette ressource ne figure pas dans la boîte de dialogue Mandataire, saisissez le nom de la ressource que vous possédez dans le champ Nom, puis cliquez sur OK.

  3. Cliquez sur l'élément que vous devez accepter ou refuser.

  4. Cliquez sur Accepter ou sur Refuser dans la barre d'outils.

Réception d'une notification pour un autre utilisateur ou une autre ressource

  1. Linux : cliquez sur Outils > Options.

    Mac : cliquez sur GroupWise > Préférences.

  2. Cliquez sur Sécurité > Notifier.

  3. Sélectionnez le nom de l'utilisateur pour lequel vous jouez le rôle de mandataire ou le nom de la ressource que vous possédez.

    Si la ressource ou l'utilisateur n'est pas répertorié dans la liste de notifications, saisissez son nom, puis cliquez sur Ajouter un utilisateur.

    Vous pouvez sélectionner ce nom dans la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses, cliquez sur icône Carnet d'adresses.

  4. Assurez-vous que les options Recevoir les alarmes et Recevoir les notifications sont bien sélectionnées.

    Vous recevez automatiquement les alarmes et les notifications pour vous-même. Si vous désélectionnez Recevoir les alarmes et Recevoir les notifications pour vous-même, vous ne recevrez plus les alarmes ni les notifications. Vous devez répéter les étapes de cette rubrique pour votre nom d'utilisateur.

  5. Cliquez sur OK.

Notify doit être ouvert ou réduit à l'utilisation de façon à recevoir une notification ou des alarmes. Pour plus d'informations, reportez-vous au Section 8.0, Notify.

Création d'une règle pour une ressource

En tant que propriétaire de la ressource, vous disposez des droits Mandataire complets sur celle-ci, y compris la possibilité de créer des règles la concernant. Les étapes ci-après détaillent la procédure de création d'une règle destinée à accepter toutes les requêtes relatives à une ressource disponible. Cet exemple illustre l'utilité des règles dans la gestion des ressources. Vous pouvez créer d'autres règles pour automatiser différentes opérations. Vous pouvez par exemple créer une règle qui refuse les requêtes concernant une ressource déjà planifiée.

  1. Cliquez sur le sélecteur de mode, puis sur Mandataire.

  2. Cliquez sur la ressource dont vous êtes propriétaire.

    Si cette ressource ne figure pas dans la boîte de dialogue Mandataire, saisissez le nom de la ressource que vous possédez dans le champ Nom, puis cliquez sur OK.

  3. Cliquez sur Outils > Règles, puis sur Nouveau.

  4. Saisissez le nom de la règle.

  5. Cliquez sur Rendez-vous. Vérifiez que les autres types d'éléments ne sont pas sélectionnés.

  6. Cliquez sur la liste déroulante Conflits de rendez-vous, puis sur Non.

  7. Cliquez sur Ajouter une opération, sur Accepter, saisissez un commentaire si vous le souhaitez, puis cliquez sur OK.

    L'Étape 6 et l'Étape 7 invitent la règle à n'accepter le rendez-vous de la ressource que si celle-ci est disponible.

  8. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Ajout d'une ressource personnelle

Vous pouvez ajouter une ressource personnelle au carnet d'adresses Contacts fréquents ou à un carnet d'adresses personnel.

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts dans lequel ajouter la ressource personnelle.

  2. Cliquez sur Nouvelle ressource dans la barre d'outils.

  3. Dans le champ Nom, saisissez le nom de la ressource.

  4. Dans le champ Téléphone, saisissez le numéro de téléphone du contact responsable de la ressource.

  5. Dans le champ Type, indiquez le type de ressource dont il s'agit.

    Vous pouvez indiquer Ressource ou Lieu. Si vous indiquez Lieu, la description de la ressource est automatiquement ajoutée au champ Lieu : du rendez-vous.

  6. Dans le champ Adresse électronique, spécifiez l'adresse électronique de la personne devant recevoir les notifications concernant cette ressource.

  7. Dans le champ Propriétaire, saisissez le nom du propriétaire de la ressource.

  8. Dans le champ Commentaires, saisissez les commentaires éventuels au sujet de la ressource.

    Par exemple, vous pouvez indiquer la taille d'une salle de conférence ou le type d'équipement qu'elle contient.

  9. Cliquez sur OK.

Modification d'une ressource personnelle

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant la ressource personnelle à modifier.

  2. Linux : cliquez avec le bouton droit sur la ressource.

    Mac : Ctrl + clic sur la ressource.

  3. Cliquez sur Détails.

    Les ressources sont identifiées par icône Ressource et sont affichés dans les volets de gauche et de droite du Carnet d'adresses.

  4. Modifiez les informations nécessaires.

  5. Cliquez sur OK.

Suppression d'une ressource personnelle

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant la ressource personnelle à supprimer.

  2. Linux : cliquez avec le bouton droit sur la ressource.

    Mac : Ctrl + clic sur la ressource.

  3. Cliquez sur Supprimer.

    Les ressources sont identifiées par icône Ressource et sont affichés dans les volets de gauche et de droite du Carnet d'adresses.

  4. Cliquez sur Oui pour valider la suppression de la ressource.

6.4.4 Gestion des organisations

Présentation des organisations personnelles

Chacune des organisations du dossier Contacts est signalée par l'icône icône Organisation Organisation. Lorsque vous double-cliquez sur une organisation, la vue d'élément d'organisation s'affiche.

Figure 6-2 Vue d'élément d'organisation

Cette page permet de saisir le nom de l'organisation, un numéro de téléphone et de télécopie, le principal contact dans l'organisation, l'adresse, le site Web, ainsi que des commentaires relatifs à l'organisation.

Dans le champ Contact principal, vous pouvez saisir un contact déjà présent dans votre carnet d'adresses ou utiliser le bouton fléché pour créer un nouveau contact.

Ajout d'une organisation personnelle

Vous pouvez ajouter une organisation à votre carnet d'adresses Contacts fréquents ou à un carnet d'adresses personnel.

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts dans lequel ajouter l'organisation personnelle.

  2. Cliquez sur Nouvelle organisation dans la barre d'outils.

  3. Dans le champ Organisation, indiquez le nom de l'organisation.

  4. (Facultatif) Spécifiez les autres informations que vous voulez enregistrer concernant l'organisation.

    Pour afficher le site Web, cliquez sur le bouton Web après avoir saisi l'URL.

  5. Cliquez sur OK.

Modification d'une organisation personnelle

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant l'organisation personnelle à modifier.

  2. Linux : cliquez avec le bouton droit sur l'organisation.

    Mac : Ctrl + clic sur l'organisation.

  3. Cliquez sur Détails.

    Les organisations sont identifiés par icône Organisations et sont affichés dans les volets de gauche et de droite du Carnet d'adresses.

  4. Modifiez les informations nécessaires.

  5. Cliquez sur OK.

Suppression d'une organisation personnelle

  1. Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant l'organisation personnelle à supprimer.

  2. Linux : cliquez avec le bouton droit sur l'organisation.

    Mac : Ctrl + clic sur l'organisation.

  3. Cliquez sur Supprimer.

    Les organisations sont identifiés par icône Organisations et sont affichés dans les volets de gauche et de droite du Carnet d'adresses.

  4. Cliquez sur Oui pour valider la suppression de l'organisation.