GroupWise stocke tous les messages électroniques, les rendez-vous et autres éléments que vous recevez dans votre Boîte aux lettres.
Dans votre Boîte aux lettres, vous pouvez lire des éléments, y répondre et transférer des éléments que vous recevez. Vous pouvez organiser les éléments en leur assignant des catégories ou en créant une liste des tâches. Vous pouvez déléguer des tâches et des rendez-vous à d'autres utilisateurs. Vous pouvez gérer les messages Internet non souhaités à l'aide de la Gestion du courrier indésirable. Vous pouvez même convertir un élément, tel qu'un message électronique, en un autre type d'élément, tel qu'un rendez-vous.
Vous pouvez lire les éléments que vous recevez dans votre boîte aux lettres ou dans votre agenda. Votre Boîte aux lettres affiche la liste de tous les éléments que vous avez reçus de la part d'autres utilisateurs. Les tâches, les notes et les rendez-vous publiés s'affichent dans votre agenda, non pas dans votre boîte aux lettres.
Vous pouvez ouvrir et lire toutes sortes de nouveaux éléments dans votre boîte aux lettres. Toutefois, il se peut que vous vouliez lire des tâches et des notes dans votre Agenda de manière à afficher les nouveaux messages tout en lisant votre planning.
Les messages téléphoniques et électroniques restent dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les supprimiez. Les rendez-vous, les notes et les tâches restent également dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les acceptiez, les refusiez ou les supprimiez. Lorsque vous acceptez l'un de ces trois types d'éléments, il est transféré dans votre agenda.
Tous les éléments de la Boîte aux lettres sont accompagnés d'icônes. Ces dernières changent selon que l'élément a été ouvert ou non. Pour plus d'informations, reportez-vous à Identification des icônes qui apparaissent en regard des éléments.
En outre, tous les éléments non ouverts placés dans votre Boîte aux lettres apparaissent en gras pour permettre d'identifier facilement les éléments et documents non encore lus. Cela est particulièrement pratique pour les suivis de discussion réduits car cela vous évite de développer chaque suivi pour vérifier s'il contient de nouveaux éléments publiés.
GroupWise utilise par défaut la vue Lire HTML pour afficher les éléments à lire. La vue Lire affiche correctement les messages électroniques aux formats HTML et texte brut.
Lorsque vous lisez un élément dans GroupWise, vous pouvez sélectionner comment vous voulez que le message s'affiche. Vous pouvez sélectionner si le message s'affiche au format texte ou HTML. S'il ne s'agit pas d'un message texte, vous pouvez également sélectionner la police et la taille de police par défaut.
Linux : cliquez sur > .
Mac : cliquez sur > .
Cliquez sur .
Sous , sélectionnez ou .
Si vous sélectionnez :
Sélectionnez la police et sa taille dans les champs correspondants.
Les messages HTML entrants sont affichés par défaut en HTML, même si vous avez sélectionné . Leur lecture en est facilitée s'ils ont été envoyés dans les deux formats HTML et texte brut.
(Facultatif) Sélectionnez pour afficher les messages uniquement en texte brut.
La mise en page HTML et les images incorporées ne sont alors pas affichées.
Cliquez sur .
Si vous avez sélectionné :
Pour des raisons de sécurité, les images ne sont pas affichées par défaut dans les messages HTML. Vous pouvez personnaliser les fonctions de cet avertissement.
Cliquez sur > .
Indiquez si vous souhaitez , ou .
Si vous sélectionnez , les images sont affichées si elles proviennent des destinataires de votre carnet d'adresses Contacts fréquents tandis que l'avertissement apparaît chez les autres utilisateurs.
Cliquez sur .
Cliquez sur .
Double-cliquez sur le message dans la liste Message pour afficher le message dans une nouvelle fenêtre.
ou
Sélectionnez le message pour l'afficher dans l'Aperçu.
Pour des raisons de sécurité, les images ne sont pas affichées par défaut dans les messages HTML. Pour afficher les images bloquées, cliquez sur , en haut de la vue Message.
INDICATION :vous pouvez modifier la vue Lire d'un élément ouvert en cliquant sur ou sur .
Ces informations s'appliquent à la lecture d'un élément dans une vue d'élément ou dans l'Aperçu. Ce changement de police ne se produit que lorsque vous lisez un élément. La police par défaut est de nouveau utilisée lorsque vous ouvrez un élément après l'avoir fermé.
Cliquez sur > dans l'élément ouvert, puis sélectionnez la police, son style et sa taille.
Cliquez sur pour appliquer les modifications.
REMARQUE :vous ne pouvez pas changer la police des messages HTML dans l'Aperçu. Elle est en effet codée dans le HTML.
Si vous ouvrez un élément pour le lire et que vous décidez d'en reporter la lecture, vous pouvez marquer l'élément comme étant à lire plus tard. Ce marquage met l'élément en gras et son icône représente alors l'état Non ouvert.
Dans la boîte aux lettres, cliquez sur l'élément voulu dans la liste d'éléments.
Cliquez sur > .
Si vous avez ouvert un élément, le fait de le marquer comme devant être lu plus tard ne change pas son état dans la fenêtre Propriétés. Ainsi, si vous avez ouvert un élément et que vous l'avez marqué comme étant à lire plus tard, il reste ouvert dans la fenêtre Propriétés de l'expéditeur.
Dans la boîte aux lettres, cliquez sur l'élément voulu dans la liste d'éléments.
Cliquez sur > .
Le fait de marquer un élément comme étant lu change son état dans la fenêtre Propriétés. Ainsi, si vous n'avez pas ouvert un élément mais que vous l'avez marqué comme étant lu, son expéditeur le voit ouvert dans la fenêtre Propriétés.
GroupWise permet d'envoyer et de recevoir des pièces jointes avec les éléments. Lorsque vous recevez une pièce jointe avec un élément, la liste des pièces jointes s'affiche dans la fenêtre Pièces jointes ou à droite de l'objet.
Lorsque vous cliquez sur une pièce jointe, cette dernière s'affiche dans le volet du message de l'Aperçu. Ce procédé est généralement plus rapide que d'ouvrir la pièce jointe, mais il arrive toutefois que cette dernière ne soit pas correctement formatée. Si le type de la pièce jointe n'est pas pris en charge, un message d'erreur apparaît.
Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.
Cliquez sur la pièce jointe.
Si vous recevez un message indiquant « La pièce jointe ne peut être visualisée qu'avec une application externe », vous devez ouvrir le fichier. Pour plus d'informations sur l'ouverture d'une pièce jointe, reportez-vous à Ouverture des fichiers joints.
Lorsque vous ouvrez un fichier joint au lieu de l'afficher, GroupWise laisse le système d'exploitation déterminer l'application à utiliser. Si celui-ci n'y parvient pas, GroupWise ne peut pas l'ouvrir.
Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.
Double-cliquez sur la pièce jointe dans la Fenêtre de pièces jointes.
ou
Linux : cliquez avec le bouton droit sur la pièce jointe puis cliquez sur .
Mac : Ctrl + clic sur la pièce jointe puis cliquez sur .
Par défaut, GroupWise affiche un message d'avertissement lorsque la pièce jointe dépasse 1 000 Ko (1 Mo).
Pour supprimer le message d'avertissement, procédez comme suit :
Linux : cliquez sur > .
Mac : cliquez sur .
Cliquez sur > .
Désélectionnez .
Vous pouvez également modifier la taille des pièces jointes pour lesquelles ce message d'avertissement s'affiche.
Cliquez sur .
Les vCard sont des cartes de visite électroniques formatées en fonction des normes définies par l'Internet Mail Consortium.
Pour afficher une vCard jointe à un élément :
Linux : cliquez avec le bouton droit sur la vCard jointe.
Mac : Ctrl + clic sur la vCard jointe.
Cliquez sur .
Utilisez Répondre pour répondre à un élément. Vous pouvez répondre à toutes les personnes ayant reçu l'élément d'origine ou à l'expéditeur uniquement, sans créer ni adresser un nouveau message. Vous pouvez aussi inclure une copie du message d'origine dans votre réponse. Votre réponse comporte avant le texte de l'objet d'origine. Vous pouvez modifier ce texte si vous le souhaitez.
Ouvrez l'élément auquel vous souhaitez fournir une réponse.
Linux : cliquez sur dans la barre d'outils, sélectionnez les options de réponse, puis cliquez sur .
Répondre à l'expéditeur
Répondre à tous (expéditeur et destinataires)
Inclure le message reçu de l'expéditeur
Inclure les pièces jointes reçues de l'expéditeur
Mac : cliquez sur ou sur .
Le message d'origine est immédiatement inclus lorsque vous répondez.
Saisissez votre message, puis cliquez sur dans la barre d'outils.
Si l'élément d'origine comportait des destinataires en copie carbone ou en copie masquée et si vous choisissez de leur répondre à tous, votre réponse est envoyée à tous les destinataires en copie carbone mais pas aux destinataires en copie masquée.
Si vous êtes en congés ou que vous vous absentez du bureau, vous pouvez créer une règle chargée de répondre aux messages reçus durant votre absence. Pour connaître la procédure, reportez-vous à la Section 9.4.2, Création d'une règle de congé ou Réponse automatique.
Linux : cliquez sur >
Mac : cliquez sur > .
Cliquez sur > .
Si vous utilisez la vue de composition en texte brut, sélectionnez l'une des options de format suivantes :
GroupWise Classic : fournit des caractères de séparation, l'expéditeur d'origine, la date et l'heure.
Inclure les en-têtes : permet de sélectionner le caractère de séparation ; inclut l'expéditeur, le destinataire, la date, l'heure et l'objet d'origine.
Standard Internet : permet de sélectionner le caractère de séparation ; permet de décider d'inclure l'expéditeur, l'adresse électronique, la date, l'heure et l'identifiant du message d'origine.
Couleur : permet de sélectionner la couleur de la réponse, indépendamment du format de réponse choisi ci-dessus.
Entrer ma réponse : sélectionnez ou si vous avez choisi ou ci-dessus.
Si vous utilisez la vue de composition au format HTML, sélectionnez l'une des options de format suivantes :
GroupWise Classic : fournit des caractères de séparation, l'expéditeur d'origine, la date et l'heure.
HTML amélioré : permet de sélectionner le caractère de séparation ; permet de décider d'inclure l'expéditeur, l'adresse électronique, la date, l'heure et l'identifiant du message d'origine. Sélectionnez Inclure les en-têtes pour inclure l'expéditeur, le destinataire, la date, l'heure et l'objet d'origine.
Entrer ma réponse : sélectionnez ou si vous avez sélectionné ci-dessus.
Cliquez sur .
Utilisez Transférer pour envoyer à d'autres utilisateurs des éléments que vous recevez. Lorsque vous transférez un élément, le message électronique inclut votre nom et les annotations que vous y avez ajoutées.
Ouvrez l'élément que vous souhaitez transférer.
Cliquez sur la liste déroulante de la barre d'outils.
Cliquez sur .
ou
Cliquez sur .
La méthode que vous sélectionnez devient la fonction par défaut du bouton .
Ajoutez le nom des utilisateurs auxquels vous souhaitez transférer l'élément.
(Facultatif) Saisissez un message.
Cliquez sur dans la barre d'outils.
Si vous souhaitez transférer automatiquement plusieurs messages ou leur totalité vers un autre compte de messagerie, reportez-vous à la Section 9.4.3, Création d'une règle permettant le transfert de messages vers un autre compte.