6.3 Utilisation du dossier Contacts

6.3.1 Gestion des contacts

Chacun des contacts du dossier Contacts est signalé par icône Personne . Lorsque vous double-cliquez sur un contact, la vue d'élément de contact s'affiche.

Ajout d'un contact

Vous pouvez ajouter un contact au carnet d'adresses Contacts fréquents ou à un carnet d'adresses personnel.

  1. Cliquez sur Contacts dans la barre de navigation de la fenêtre principale.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses auquel vous souhaitez ajouter le contact.

  3. Cliquez sur Nouveau dans la barre d'outils, puis sélectionnez Contacts.

  4. Dans les champs de nom, spécifiez les Prénom, Deuxième prénom et Nom du contact.

  5. Dans le champ Nom d'affichage, spécifiez le nom que vous souhaitez utiliser pour le contact.

    Les informations du champ Nom d'affichage s'affichent dans la liste de contacts.

  6. Spécifiez les autres informations à enregistrer concernant le contact.

    Résumé : affiche un récapitulatif des informations contenues dans les autres pages.

    Contact : cette page permet de spécifier le nom du contact, ses adresses électroniques, numéros de téléphone et ID de messagerie instantanée.

    Détails : cette page permet d'indiquer la profession du contact, son service, le nom de son assistant, son anniversaire et autres dates commémoratives, le nom de son époux ou épouse, de ses enfants, ainsi que toutes adresses Internet lui étant associées. Indiquez l'adresse Internet de son bureau, son adresse personnelle ou ses informations de disponibilité dans les champs appropriés.

    Adresse : cette page permet d'indiquer les adresses de bureau ou de domicile du contact, ainsi que d'autres adresses éventuelles.

    Notes : cette page permet d'afficher les informations sur vos échanges avec ce contact que vous avez entrées dans le client GroupWise pour Windows. Elle peut également servir de journal de contact.

    Historique : affiche la liste des éléments que vous avez envoyés à ce contact et ceux que vous avez reçus de lui.

  7. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Modification d'un contact

Vous pouvez modifier les informations d'un contact dans le carnet d'adresses Contacts fréquents ou dans un carnet d'adresses personnel. Pour modifier un contact du carnet d'adresses de l'entreprise, vous devez d'abord copier le contact dans votre carnet d'adresses Contacts fréquents ou dans un carnet d'adresses personnel.

  1. Cliquez sur l'onglet Contacts de la barre de navigation.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez modifier le contact.

  3. Dans la liste des contacts, double-cliquez sur le contact à modifier.

  4. Effectuez les autres modifications nécessaires concernant le contact.

    Pour plus d'informations sur les détails du contact que vous pouvez saisir dans chaque onglet, reportez-vous à Ajout d'un contact.

  5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Suppression d'un contact

Vous pouvez supprimer un contact du carnet d'adresses Contacts fréquents ou d'un carnet d'adresses personnel. Vous ne pouvez pas supprimer un contact du carnet d'adresses de l'entreprise.

  1. Cliquez sur l'onglet Contacts de la barre de navigation.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses duquel vous souhaitez supprimer le contact.

  3. Dans la liste des contacts, cliquez sur le contact, puis cliquez sur Supprimer.

Modification du nom d'affichage d'un contact

Le nom d'affichage est celui qui s'affiche lorsque vous commencez à renseigner les champs Dest., CC ou CM d'un message. Lorsque vous commencez à saisir un nom, par exemple « Ta », la fonction d'achèvement de noms complète le reste du nom à partir du carnet d'adresses, par exemple « Tatiana Humbert ». Cependant, s'il existe deux entrées Tatiana Humbert dans le carnet d'adresses, l'une dans Comptabilité et l'autre dans Équipement, il est difficile de savoir quelle personne la fonction d'achèvement de noms a choisie, à moins de prendre le temps d'afficher le détail des propriétés.

Vous pouvez modifier le nom d'affichage pour différencier les deux personnes. Par exemple, si vous n'envoyez des messages qu'à Tatiana Humbert du service Comptabilité, vous pouvez remplacer le nom d'affichage par « Tatiana-Comptabilité ».

  1. Cliquez sur l'onglet Contacts de la barre de navigation.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez modifier le contact.

  3. Double-cliquez sur un contact.

  4. Saisissez un nouveau nom dans le champ Affichage.

  5. Cliquez sur OK.

Affichage de toute la correspondance avec un contact

  1. Cliquez sur l'onglet Contacts de la barre de navigation.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses que vous souhaitez utiliser.

  3. Double-cliquez sur un contact.

    Tous les éléments échangés (reçus/envoyés) avec ce contact s'affichent dans l'onglet Historique.

  4. Cliquez sur l'onglet Historique.

Consignation des interactions avec les contacts

Comme dans un journal, la fonction Notes est capable de consigner les différentes interactions avec vos contacts.

  1. Cliquez sur l'onglet Contacts de la barre de navigation.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses que vous souhaitez utiliser.

  3. Double-cliquez sur un contact.

  4. Cliquez sur l'onglet Notes.

6.3.2 Gestion des groupes

Chacun des groupes du dossier Contacts est signalé par l'icône Groupe. Lorsque vous double-cliquez sur un groupe, la vue d'élément de groupe s'affiche.

Organisation des adresses par groupes

Un groupe est une liste de ressources ou d'utilisateurs auxquels vous pouvez envoyer des messages. Pour utiliser un groupe pour envoyer un message à plusieurs utilisateurs ou ressources, saisissez leurs noms dans le champ Dest., CM ou CC. Les groupes sont soit publics, soit personnels.

Un groupe public est une liste d'utilisateurs créée par l'administrateur système et exploitable par tout utilisateur GroupWise. Un groupe public peut, par exemple, être créé pour le service Comptabilité. Il inclut chaque salarié de ce service. Les groupes publics sont répertoriés dans le carnet d'adresses système.

Un groupe personnel est un groupe que vous créez. Ainsi, si vous envoyez fréquemment à votre équipe de travail des messages concernant des réunions, vous pouvez inclure dans un groupe personnel, le nom et l'adresse de chacun de vos collaborateurs et indiquer la salle de réunion (ressource).

Création et enregistrement d'un groupe personnel

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses personnel dans lequel vous souhaitez ajouter le groupe.

  3. Recherchez et sélectionnez chaque utilisateur, cliquez sur Dest, CC ou CL pour chaque utilisateur, puis cliquez sur Enregistrer le groupe.

  4. saisissez le nom du groupe.

  5. (facultatif) Saisissez des commentaires tels que la description du groupe.

  6. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le groupe dans votre carnet d'adresses personnel.

Ajout de contacts à un groupe

Pour que vous puissiez ajouter des contacts à un groupe, tel qu'une liste de distribution d'entreprise, l'administrateur système doit vous avoir octroyé les droits appropriés.

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

    ou

    Dans un élément que vous composez, cliquez sur Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel se trouve le groupe, puis recherchez ce dernier.

  3. Cliquez sur le nom du groupe, puis cliquez sur Modifier.

    les groupes sont marqués avec icône Groupe.

  4. Pour ajouter un contact, sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel il se trouve, recherchez et sélectionnez le contact, puis cliquez sur Dest., CC ou CM.

  5. Sélectionnez Enregistrer le groupe.

Suppression d'un contact d'un groupe

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel se trouve le groupe, puis recherchez ce dernier.

  3. Cliquez sur le nom du groupe, puis cliquez sur Modifier.

  4. Cliquez sur le X rouge situé en regard du nom du contact dans la liste des groupes.

  5. Sélectionnez Enregistrer le groupe.

Spécification d'un groupe comme destinataire d'un élément

  1. Dans la vue d'un élément, cliquez sur Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel se trouve le groupe, puis recherchez ce dernier.

  3. Sélectionnez un groupe, puis cliquez sur Dest., CC ou CM.

  4. (facultatif) Pour afficher tous les membres du groupe, cliquez sur le nom du groupe.

  5. Cliquez sur OK pour revenir à la vue de l'élément.

Affichage des informations de groupe

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur Carnet d'adresses dans la barre d'outils, sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel se trouve le groupe, puis recherchez ce dernier.

    ou

    Dans la barre d'outils, cliquez sur Carnet d'adresses dans un élément que vous composez.

    ou

    Cliquez sur l'onglet Contacts dans la barre de navigation.

  2. Cliquez sur le nom du groupe.

6.3.3 Gestion des ressources

Les ressources sont des éléments dont l'utilisation peut être planifiée pour des réunions ou à d'autres fins. Il peut s'agir de salles, de projecteurs, de voitures, etc. L'administrateur système définit une ressource en lui donnant un nom d'identification et en l'affectant à un utilisateur. Vous pouvez inclure des ressources dans une recherche de plages disponibles, tout comme vous pouvez y inclure des utilisateurs. Pour cela, il faut saisir leur ID dans le champ Dest. Un utilisateur affecté à la gestion d'une ressource est propriétaire de cette ressource.

Le propriétaire d'une ressource a la charge d'accepter ou de refuser des rendez-vous pour cette ressource. Pour ce faire, il doit disposer de tous les droits de mandataire sur cette ressource. En tant que propriétaire d'une ressource, vous pouvez demander à recevoir des notifications de rendez-vous pour cette ressource.

Chacune des ressources du dossier Contacts est signalée par l'icône Ressource. Lorsque vous cliquez sur une ressource, la vue d'élément de ressource s'affiche.

Acceptation ou refus de requêtes de ressources

Vous pouvez accepter ou refuser des requêtes de ressources uniquement si vous êtes en le propriétaire et si vous disposez des droits Lire et Écrire.

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur Mandataire dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur la ressource dont vous êtes propriétaire.

    Si la ressource que vous possédez n'est pas répertoriée, saisissez le nom de la ressource que vous possédez, puis cliquez sur Login.

  3. Cliquez sur l'élément que vous devez accepter ou refuser.

  4. Cliquez sur Accepter ou sur Refuser dans la barre d'outils.

Ajout d'une ressource personnelle

Vous pouvez ajouter une ressource personnelle au carnet d'adresses Contacts fréquents ou à un carnet d'adresses personnel.

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses personnel dans lequel vous souhaitez ajouter la ressource.

  3. Cliquez sur Ajouter l'entrée dans la barre d'outils, puis cliquez sur Ressource.

  4. Dans le champ Nom, saisissez le nom de la ressource.

  5. Spécifiez les autres informations à enregistrer concernant la ressource.

    Résumé : affiche un récapitulatif des informations contenues dans les autres pages.

    Détails : cette page permet de saisir le nom de la ressource, un numéro de téléphone, un type de ressource, une adresse électronique, un propriétaire, ainsi que des commentaires relatifs à la ressource.

  6. Dans le champ Commentaires, saisissez les commentaires éventuels au sujet de la ressource.

    Par exemple, vous pouvez indiquer la taille d'une salle de conférence ou le type d'équipement qu'elle contient.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

Modification d'une ressource personnelle

  1. Cliquez sur Contacts dans la barre d'outils de la fenêtre principale, puis sélectionnez la ressource.

  2. Recherchez la ressource que vous souhaitez modifier.

    Les ressources sont signalées par l'icône icône Ressource.

  3. Cliquez sur la ressource.

  4. Modifiez les informations nécessaires.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Suppression d'une ressource personnelle

  1. Cliquez sur Contacts dans la barre d'outils de la fenêtre principale.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel se trouve la ressource, puis recherchez celle-ci.

  3. Cochez la case en regard du groupe, puis cliquez sur Supprimer.

6.3.4 Gestion des organisations

Chacune des organisations du dossier Contacts est signalée par l'icône icône Organisation Organisation. Lorsque vous cliquez sur une organisation, la vue d'élément d'organisation s'affiche.

Ajout d'une organisation personnelle

Vous pouvez ajouter une organisation à votre carnet d'adresses Contacts fréquents ou à un carnet d'adresses personnel.

  1. Cliquez sur Contacts dans la barre d'outils de la fenêtre principale.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses personnel dans lequel vous souhaitez ajouter l'organisation.

  3. Cliquez sur Nouveau dans la barre d'outils, puis sur Organisation.

  4. Dans le champ Nom , indiquez le nom de l'organisation.

  5. Spécifiez les autres informations à enregistrer concernant l'organisation.

    Résumé : affiche un récapitulatif des informations contenues dans les autres pages.

    Détails : cette page permet de saisir le nom de l'organisation, un numéro de téléphone et de télécopie, le principal interlocuteur de l'organisation, l'adresse, le site Web, ainsi que des commentaires relatifs à l'organisation.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Modification d'une organisation personnelle

  1. Cliquez sur Contacts dans la barre d'outils de la fenêtre principale, puis sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel l'organisation se trouve.

    ou

    Dans la barre d'outils, cliquez sur Carnet d'adresses dans un élément que vous composez.

  2. Recherchez l'organisation.

    les organisations sont marquées avec l'icône icône Organisation.

  3. Cliquez sur la ressource.

  4. Modifiez les informations nécessaires.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Suppression d'une organisation personnelle

  1. Cliquez sur Contacts dans la barre d'outils de la fenêtre principale, puis sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel l'organisation se trouve.

    ou

    Dans la barre d'outils, cliquez sur Carnet d'adresses dans un élément que vous composez.

  2. Sélectionnez l'organisation, puis cliquez sur Supprimer.

    les organisations sont marquées avec l'icône icône Organisation.