3.2 Gestion des messages électroniques envoyés

3.2.1 Travailler avec des éléments envoyés

Vous pouvez afficher les éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez par exemple lire un élément envoyé, le renvoyer avec ou sans corrections et, dans certains cas, le retirer (s'il n'a pas encore été ouvert par son destinataire).

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

Tous les éléments envoyés se trouvent dans ce dossier sauf s'ils ont été déplacés vers un dossier autre que Boîte aux lettres ou Agenda. Si un élément envoyé est déplacé vers un autre dossier, il n'apparaît plus dans le dossier Éléments envoyés. Pour afficher les éléments envoyés et déplacés vers d'autres dossiers, ouvrez ces dossiers.

3.2.2 Retrait d'un message électronique envoyé

Utilisez Supprimer pour retirer un élément envoyé de la Boîte aux lettres du destinataire. Vous pouvez retirer un message électronique ou téléphonique de la boîte aux lettres des destinataires qui n'ont pas encore ouvert l'élément. Vous pouvez retirer un rendez-vous, une note ou une tâche à tout moment.

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la barre de navigation.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément que vous souhaitez retirer, puis cliquez sur Supprimer de cette boîte aux lettres ou Supprimer de toutes les boîtes aux lettres.

  3. Cliquez sur OK.

Pour savoir quels destinataires ont ouvert votre message, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément, puis cliquez sur Propriétés.

3.2.3 Renvoi d'un message électronique

Utilisez l'option Réenvoyer pour envoyer un élément une seconde fois, par exemple avec des corrections.

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

  2. Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Réenvoyer.

  3. Modifiez cet élément si nécessaire, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

  4. Cochez la case en regard de Voulez-vous retirer l'élément original ? pour retirer l'élément original.

Vous pouvez vérifier les caractéristiques de l'élément d'origine pour savoir si GroupWise a pu le retirer. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément dans le dossier Éléments envoyés, puis cliquez sur Propriétés. Les messages électroniques et téléphoniques ne peuvent pas être retirés s'ils ont déjà été ouverts.

3.2.4 Vérification de l'état d'un message électronique envoyé

La fenêtre Propriétés permet de vérifier l'état des éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez par exemple afficher la date et l'heure de distribution d'un élément et savoir à quel moment le destinataire l'a ouvert ou supprimé. Si un destinataire a accepté ou refusé un rendez-vous et joint un commentaire, vous pourrez visualiser ce dernier dans la fenêtre Caractéristiques. Vous pourrez également constater s'il a marqué une tâche comme étant effectuée.

La fenêtre Propriétés permet également d'afficher des informations sur les éléments que vous recevez. Vous pouvez ainsi connaître les autres destinataires de l'élément (à l'exception de ceux qui l'ont reçu en copie masquée), la taille et la date de création des fichiers joints, etc.

Présentation de l'état

Il existe deux vues de propriétés :

  • Propriétés de base : affiche le titre Propriétés et une liste de destinataires. Cette liste contient le nom des destinataires, les opérations qu'ils ont réalisées sur l'élément, la date et l'heure de leur dernière opération et des commentaires éventuels.

  • Propriétés avancées : affiche le titre Propriétés, les destinataires, les bureaux de poste, les fichiers et les options relatifs à l'élément. La page Propriétés avancées est utile aux administrateurs système qui effectuent le suivi d'un élément à des fins de dépannage.

Vous pouvez enregistrer et imprimer des informations d'état d'un élément.

Vérification de l'état d'un élément

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément de votre Boîte aux lettres ou de votre Agenda, puis cliquez sur Propriétés.

Les icônes situées à côté d'un élément peuvent également fournir des informations utiles sur son état. Pour plus d'informations, reportez-vous à Section 1.8, Identification des icônes qui apparaissent en regard des éléments.

Pour passer à la page Propriétés avancées, cliquez sur Propriétés avancées.

Enregistrement des informations d'état d'un élément

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur Propriétés.

  2. Cliquez sur Fichier > Enregistrer la page.

    GroupWise donne alors à l'élément un nom de fichier temporaire. Vous pouvez modifier le nom de ficher et le dossier par défaut.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Impression des informations d'état d'un élément

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur Propriétés.

  2. Cliquez sur Fichier > Imprimer.

3.2.5 Confirmation de la livraison d'un message que vous envoyez

GroupWise permet d'obtenir de plusieurs manières différentes confirmation de la livraison de votre élément.

Suivi des éléments envoyés

Vous pouvez vérifier l'état de tout élément que vous envoyez dans la fenêtre Caractéristiques. Pour plus d'informations, reportez-vous à Vérification de l'état d'un message électronique envoyé.

Réception d'une notification sur les éléments envoyés

Si le système qui reçoit les messages électronique en est capable, il vous envoie une notification quand le destinataire ouvre ou supprime un message, refuse un rendez-vous ou termine une tâche.

  1. Pour obtenir un accusé de réception pour un élément, ouvrez la vue de cet élément, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

    ou

    Pour recevoir toujours la notification des éléments que vous envoyez, cliquez sur Options dans l'angle de droite de la fenêtre principale, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  2. Dans la section Renvoyer une notification, spécifiez le type d'accusé de réception que vous souhaitez obtenir.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Demande de réponse pour les éléments envoyés

Vous pouvez informer le destinataire que vous souhaitez recevoir une réponse à un élément particulier. GroupWise ajoute une phrase à l'élément, indiquant qu'une réponse est demandée et transforme l'icône de la boîte aux lettres du destinataire en double flèche.

  1. Pour demander une réponse pour un élément, ouvrez la vue d'élément, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

    ou

    Pour demander une réponse pour tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur Options dans l'angle de droite de la fenêtre principale, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  2. Indiquez le moment où vous souhaitez recevoir la réponse.

    Boîte de dialogue Options d'envoi

    Le destinataire de votre message voit icône Réponse requise s'afficher à côté du message. Si vous sélectionnez À votre convenance, « Réponse requise à votre convenance » apparaît en haut du message. Si vous sélectionnez Sous x jours, « Réponse requise le » apparaît en haut du message.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

3.2.6 Affichage des éléments envoyés

Vous pouvez afficher les éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez par exemple lire un élément envoyé, le renvoyer avec ou sans corrections et, dans certains cas, le retirer (s'il n'a pas encore été ouvert par son destinataire).

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

Tous les éléments envoyés se trouvent dans ce dossier sauf s'ils ont été déplacés vers un dossier autre que Boîte aux lettres ou Agenda. Si un élément envoyé est déplacé vers un autre dossier, il n'apparaît plus dans le dossier Éléments envoyés. Pour afficher les éléments envoyés et déplacés vers d'autres dossiers, ouvrez ces dossiers.