GroupWise utilise la boîte aux lettres pour stocker les messages, les rendez-vous et autres éléments que vous recevez.
Vous pouvez lire les éléments que vous recevez dans votre boîte aux lettres ou dans votre agenda. Votre Boîte aux lettres affiche la liste de tous les éléments que vous avez reçus de la part d'autres utilisateurs. Les tâches, les notes et les rendez-vous publiés s'affichent dans votre agenda, non pas dans votre boîte aux lettres.
Vous pouvez ouvrir et lire toutes sortes de nouveaux éléments dans votre boîte aux lettres. Toutefois, il se peut que vous vouliez lire des tâches et des notes dans votre Agenda de manière à afficher les nouveaux messages tout en lisant votre planning.
Les messages téléphoniques et électroniques restent dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les supprimiez. Les rendez-vous, les notes et les tâches restent également dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les acceptiez, les refusiez ou les supprimiez. Lorsque vous acceptez l'un de ces trois types d'éléments, il est transféré dans votre agenda.
Tous les éléments de la boîte aux lettres sont accompagnés d'une icône. Les icônes changent selon que l'élément a été ouvert ou non. Pour plus d'informations, reportez-vous à Section 1.8, Identification des icônes qui apparaissent en regard des éléments.
Afin d'identifier plus facilement les éléments et les documents non lus de votre Boîte aux lettres, ils apparaissent en gras.
Les messages s'affichent automatiquement dans le format dans lequel ils sont envoyés. Les messages s'affichent dans la police et la taille par défaut de votre navigateur.
Pour lire un message :
Double-cliquez sur le message dans la liste Message pour afficher le message dans une nouvelle fenêtre.
REMARQUE :pour des raisons de sécurité, les images ne sont par défaut pas affichées dans les messages HTML. Pour afficher les images, cliquez sur .
Vous pouvez modifier la vue d'un élément unique s'il a été composé en HTML.
Ouvrez un élément.
Cliquez sur le bouton ou dans la barre d'outils.
Si vous ouvrez un élément pour le lire et que vous décidez d'en reporter la lecture, vous pouvez marquer l'élément comme étant à lire plus tard. Ce marquage met l'élément en gras et son icône représente alors l'état Non ouvert.
Dans la boîte aux lettres, cliquez sur l'élément voulu dans la liste d'éléments.
Cliquez sur dans la partie supérieure de la liste d'éléments.
Si vous avez ouvert un élément, le marquer comme devant être lu plus tard ne change pas son état dans la fenêtre Propriétés. Ainsi, si vous avez ouvert un élément et l'avez marqué comme étant à lire plus tard, il reste ouvert dans la fenêtre Propriétés de l'expéditeur.
Dans la boîte aux lettres, cliquez sur l'élément voulu dans la liste d'éléments.
Cliquez sur dans la partie supérieure de la liste d'éléments.
Le fait de marquer un élément comme étant lu change son état dans la fenêtre Propriétés. Ainsi, si vous n'avez pas ouvert un élément mais l'avez marqué comme étant lu, son expéditeur le voit ouvert dans la fenêtre Propriétés.
GroupWise permet d'envoyer et de recevoir des pièces jointes avec les éléments. Lorsque vous recevez une pièce jointe avec un élément, la liste des pièces jointes se trouve sous l'objet.
Lorsque vous affichez une pièce jointe, cette dernière s'affiche dans le volet du message au moyen d'une visionneuse. Ce procédé est généralement plus rapide que d'ouvrir la pièce jointe, mais il arrive toutefois que cette dernière ne soit pas correctement formatée. Si le type de pièce jointe n'est pas pris en charge, n'apparaît pas.
Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.
Cliquez sur à côté de la pièce jointe.
GroupWise vous permet d'enregistrer les fichiers joints à un autre emplacement.
Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.
Cliquez sur en regard de la pièce jointe.
Sélectionnez l'emplacement où enregistrer la pièce jointe.
Lorsque vous ouvrez un fichier joint, GroupWise détermine l'application qui permet de l'ouvrir. Vous pouvez accepter l'application proposée ou sélectionner le chemin et le nom de fichier d'une autre application.
Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.
Cliquez sur à côté de la pièce jointe.
Ouvrez ou affichez un fichier joint.
Cliquez sur > .
Utilisez Répondre pour répondre à un élément. Vous pouvez répondre à toutes les personnes ayant reçu l'élément d'origine ou à l'expéditeur uniquement, sans créer ni adresser un nouveau message. Vous pouvez aussi inclure une copie du message d'origine dans votre réponse. Votre réponse comporte avant le texte de l'objet d'origine. Vous pouvez modifier ce texte si vous le souhaitez.
Ouvrez l'élément auquel vous souhaitez fournir une réponse.
Cliquez sur dans la barre d'outils pour n'envoyer le message électronique qu'à l'expéditeur.
ou
Cliquez sur dans la barre d'outils pour envoyer le message électronique à l'expéditeur et à tous les destinataires.
Saisissez votre message, puis cliquez sur dans la barre d'outils.
Si l'élément d'origine comportait des destinataires en·copie carbone ou en copie masquée et si vous choisissez de leur répondre à tous, votre réponse est envoyée à tous les destinataires en copie carbone mais pas aux destinataires en copie masquée.
Dans la fenêtre principale, cliquez sur , en haut à droite.
Cliquez sur l'onglet .
Cliquez sur la case en regard de si vous voulez activer la fonction d'enregistrement automatique.
Sélectionnez les options souhaitées :
Sélectionnez le souhaité, ou .
Votre administrateur peut désactiver l'option du format HTML.
Sélectionnez les options de souhaitées.
Cliquez sur , puis sur .
Utilisez Transférer pour envoyer à d'autres utilisateurs des éléments que vous recevez. Lorsque vous transférez un élément, il est envoyé sous forme de pièce jointe à un message électronique. Ce dernier contient votre nom et tout commentaire supplémentaire que vous avez apporté.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément à transférer.
Cliquez sur dans la barre d'outils.
Ajoutez le nom des utilisateurs auxquels vous souhaitez transférer l'élément.
(facultatif) Saisissez un message.
Cliquez sur dans la barre d'outils.
Si vous êtes dans l'impossibilité d'accepter un rendez-vous, une tâche ou une note, vous pouvez déléguer l'élément concerné au lieu de le transférer. Cette délégation signale à l'expéditeur, par une mention de cet état dans la fenêtre Propriétés de l'élément, que vous avez transmis la responsabilité de cet élément à un autre utilisateur.