3.1 Envoi de message électronique

Lorsque vous envoyez un message électronique à partir de GroupWise, vous pouvez le faire au format texte ou HTML. En outre, vous pouvez choisir de joindre un fichier, d'ajouter une signature au message et d'effectuer une vérification orthographique du message avant de l'envoyer.

Le carnet d'adresses et l'achèvement de noms vous aident à rechercher rapidement et facilement les contacts dont vous avez besoin lorsque vous envoyez un message électronique.

3.1.1 Rédaction d'un message électronique

  1. Cliquez sur Nouveau dans la barre d'outils.

  2. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Lorsque vous commencez à saisir le nom, le système recherche automatiquement une correspondance de nom et le complète. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Carnet d'adresses, recherchez et sélectionnez chaque utilisateur, cliquez sur Dest, CC ou CM pour chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Saisissez l'objet du message.

  4. Saisissez le message.

    Vous pouvez spécifier plusieurs options, par exemple attribuer une priorité élevée au message ou demander une réponse aux destinataires, en cliquant sur l'onglet Options d'envoi.

  5. Cliquez sur Pièces jointes dans la barre d'outils pour inclure des pièces jointes.

  6. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

3.1.2 Formatage des messages

Lorsque vous envoyez un message, vous pouvez sélectionner parmi plusieurs formats. Vous pouvoir choisir d'envoyer les messages au format texte ou HTML, en changer les polices, les couleurs et la présentation.

Modification de la police dans la vue HTML

Le destinataire d'un élément verra les changements que vous effectuez dans la vue Texte brut s'il affiche également l'élément dans la vue Texte brut. De même, il verra les changements que vous effectuez dans la vue HTML s'il affiche également l'élément dans la vue HTML. Vous pouvez permettre à l'utilisateur de savoir dans quelle vue vous avez composé l'élément.

  1. Dans un élément ouvert que vous composez, assurez-vous que la barre d'outils HTML est affichée :

    Votre administrateur peut désactiver l'option du format HTML.

    Vue HTML

  2. Utilisez la barre d'outils HTML pour changer la police, ajouter des couleurs d'arrière-plan ou des images, etc.

Vous devrez peut-être redimensionner la vue d'élément horizontalement pour afficher tous les boutons dans la barre d'outils HTML.

Mise en forme de listes à puces et numérotées

Vous pouvez intégrer des listes à puces et numérotées sans difficulté dans vos messages.

  1. La barre d'outils HTML des éléments ouverts que vous composez en HTML permet d'insérer une liste, à puces ou numérotée.

  2. Saisissez un élément de la liste, puis appuyez sur Entrée et créez l'élément suivant.

  3. Appuyez deux fois sur Entrée après le dernier élément pour désactiver la mise en forme de liste.

Annulation de la dernière opération sur le texte

Vous pouvez annuler la dernière opération effectuée dans les champs Objet ou Message d'un message que vous êtes en train de rédiger.

  1. Cliquez sur Éditer > Annuler.

Vous pouvez également annuler une opération en appuyant sur Ctrl+Z. (Pour plus d'informations sur les autres raccourcis, reportez-vous à Section C.0, Utilisation des raccourcis clavier.)

3.1.3 Vérification de l'orthographe des messages

Le correcteur d'orthographe permet de corriger l'orthographe des messages que vous saisissez. Il permet de rechercher dans les éléments que vous créez, les mots mal orthographiés ou en double, ainsi que les majuscules injustifiées.

Lorsque le correcteur d'orthographe détecte un mot mal orthographié, il vous propose de le remplacer par un autre, de le modifier manuellement ou de l'ignorer.

Vous pouvez utiliser les options de composition pour configurer le correcteur d'orthographe de façon à ce qu'il vérifie automatiquement l'orthographe de vos messages avant leur envoi.

Correction orthographique d'un élément avec le correcteur d'orthographe

  1. Cliquez dans le champ Objet ou Message.

  2. Cliquez sur Vérifier orthographe.

    GroupWise met en surbrillance les mots mal orthographiés.

  3. Cliquez sur un mot surligné.

  4. Sélectionnez l'un des mots suggérés par le correcteur d'orthographe pour replacer le mot mal orthographié.

    ou

    Cliquez sur Modifier pour saisir vos propres corrections.

  5. Cliquez sur Recommencer l'édition une fois la correction orthographique terminée.

Correction orthographique automatique avec le correcteur d'orthographe

Vous pouvez vérifier automatiquement l'orthographe des éléments chaque fois que vous cliquez sur Envoyer.

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur Options, en haut à droite.

  2. Cliquez sur l'onglet Composer.

  3. Cochez la case en regard de Vérifier l'orthographe automatiquement lors de l'envoi.

  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Sélection de la langue du correcteur d'orthographe

  1. Cliquez dans le champ Objet ou dans le champ Message.

  2. Cliquez sur le menu déroulant en regard de Vérifier orthographe.

  3. Sélectionnez la langue à utiliser.

3.1.4 Ajout de fichiers joints

Utilisez l'onglet Pièces jointes pour envoyer un ou plusieurs fichiers à d'autres utilisateurs. Vous pouvez joindre des fichiers qui existent sur votre disque dur, sur une disquette ou sur un lecteur réseau à l'élément que vous envoyez. Les destinataires peuvent ouvrir le fichier joint, l'enregistrer, l'afficher ou l'imprimer. Si vous modifiez le fichier joint après l'avoir envoyé, les destinataires ne voient pas les modifications.

Si vous joignez un fichier protégé par un mot de passe, le destinataire ne peut pas ouvrir ou afficher la pièce jointe sans saisir le mot de passe.

  1. Ouvrez un nouvel élément.

  2. Complétez les champs Dest., Objet et Message.

  3. Cliquez sur l'onglet Pièces jointes, puis recherchez et sélectionnez le ou les fichiers à envoyer.

  4. Cliquez sur Joindre.

    Pour supprimer un fichier joint, cliquez dessus, puis cliquez sur Supprimer.

  5. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Le déplacement ou la suppression d'un fichier sur un disque ou une unité réseau n'affecte aucunement un fichier que vous avez joint à un élément et envoyé.

Lorsque vous supprimez un fichier joint, il n'est pas supprimé du disque ni de l'unité réseau ; il est simplement retiré de la liste des pièces jointes.

3.1.5 Ajout d'une signature

Utilisez Signature pour insérer une signature ou vos références à la fin des éléments que vous envoyez. Vous pouvez, par exemple, demander à GroupWise d'ajouter automatiquement votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique au bas de chacun des éléments que vous envoyez.

Outre les signatures personnelles, votre administrateur système peut créer une signature globale pour tout le monde. Si tel le cas, elle est automatiquement ajoutée à tous les éléments envoyés. Lorsque vous renvoyez un élément, la signature globale n'est pas ajoutée automatiquement au message.

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur Options, en haut à droite.

  2. Cliquez sur Composer.

  3. Cliquez sur Activer la signature.

  4. Saisissez votre signature dans la zone prévue à cet effet.

    Vue des options de composition

  5. Cliquez sur Ajouter automatiquement une signature afin que GroupWise ajoute votre signature à chaque élément envoyé.

    ou

    Cliquez sur Confirmer avant l'ajout d'une signature pour que GroupWise vous demande de confirmer l'ajout d'une signature lorsque vous envoyez un élément.

  6. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

3.1.6 Enregistrement d'un message électronique

Présentation de l'enregistrement automatique

Lorsque vous composez un nouveau message dans GroupWise, les éléments sont enregistrés automatiquement. Cela évite de perdre les messages que vous créez si GroupWise se ferme par accident. Lorsque GroupWise redémarre, vous avez la possibilité de récupérer ces messages pour terminer de les composer.

Si vous cessez d'arrêter d'utiliser GroupWise WebAccess pendant 10 secondes (la valeur par défaut de non-utilisation) et si vous avez des messages non envoyés ou si vous composez des messages depuis 60 secondes (la valeur par défaut d'utilisation continue), GroupWise enregistre automatiquement vos messages dans votre dossier Travail en cours. GroupWise ajoute deux caractères au titre de tous les messages enregistrés automatiquement pour les distinguer des autres éléments qui vous auriez enregistrés manuellement dans votre dossier Travail en cours.

Votre administrateur peut désactiver la fonction d'enregistrement automatique et changer les valeurs de non-utilisation et d'utilisation continue.

Lorsque GroupWise démarre, s'il existe des messages enregistrés automatiquement, la fenêtre suivante s'affiche :

Figure 3-1 Boîte de dialogue Enregistrement automatique

Les options suivantes permettent de gérer les messages enregistrés automatiquement :

Ouvrir : ouvre les messages enregistrés automatiquement afin que vous puissiez maintenant finir de les composer.

Enregistrer : enregistre les messages en tant qu'élément ordinaire du Travail en cours afin que vous puissiez terminer de composer les messages plus tard.

Supprimer : supprime les messages enregistrés automatiquement. Les informations qu'ils contiennent sont supprimées définitivement.

Ignorer : conserve les messages enregistrés sur le disque mais ne les récupère pas dans GroupWise. Lors du prochain démarrage de GroupWise, la même fenêtre réapparaît.

Activation ou désactivation de l'enregistrement automatique

Par défaut, l'enregistrement automatique est activé si vous utilisez une connexion à haut débit pour accéder à GroupWise WebAccess. Il est désactivé par défaut si vous utilisez une connexion à bas débit. Pour plus d'informations sur vos options de login, reportez-vous à Section 1.2, Démarrage de GroupWise.

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur Options, en haut à droite.

  2. Cliquez sur l'onglet Composer.

  3. Sélectionnez Activer enregistrement automatique pour activer l'enregistrement automatique.

    ou

    Désélectionnez Activer enregistrement automatique pour désactiver l'enregistrement automatique.

  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Enregistrement d'un message électronique non terminé

  1. Dans un élément ouvert, cliquez sur l'icône Enregistrer.

  2. Cliquez sur le dossier dans lequel vous voulez enregistrer l'élément, puis cliquez sur OK.

Le brouillon du message est placé dans le dossier sélectionné à l'étape 2. Le dossier de stockage par défaut des éléments non terminés est le dossier Travail en cours icône du dossier Travail en cours.

3.1.7 Sélection de la vue Composer par défaut

Lorsque vous composez un message dans GroupWise, vous pouvez sélectionner le format de composition par défaut en texte brut ou en HTML.

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur Options, en haut à droite.

  2. Cliquez sur l'onglet Composer.

  3. Sélectionnez Texte brut ou HTML dans la section Format du message.

  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur OK.

3.1.8 Adressage des messages électroniques

Les messages comportent un destinataire principal, un en-tête. Une copie carbone ou masquée peut être envoyée à d'autres utilisateurs. Vous pouvez également joindre à vos messages des fichiers, des références aux documents, des sons, des films et des objets OLE.

Utilisation du carnet d'adresses

Pour plus d'informations sur l'utilisation du carnet d'adresses, reportez-vous à Section 6.0, Carnets d'adresses et contacts.

CC (Copie carbone)

Les destinataires en copie carbone (CC) reçoivent une copie de l'élément. Les informations contenues dans cet élément peuvent leur être utiles, sans toutefois les concerner directement ou relever de leur responsabilité. Tous les destinataires voient qu'une copie carbone a été expédiée. Ils voient également le nom des destinataires en copie carbone.

CM (Copie masquée)

Les destinataires en copie masquée (CM) reçoivent une copie de l'élément. Les autres destinataires ne sont pas informés sur les destinataires en copie masquée. Seuls l'expéditeur et le destinataire de la copie masquée savent qu'elle a été envoyée. Si un destinataire choisit Répondre à tous pour envoyer une réponse à l'expéditeur, le destinataire de la copie masquée ne reçoit pas cette réponse.

Ajout d'adresses aux messages électroniques

  1. Cliquez sur Nouveau dans la barre d'outils.

  2. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Carnet d'adresses, recherchez et sélectionnez chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Saisissez l'objet du message.

  4. Saisissez le message.

    Pour spécifier plusieurs options, par exemple attribuer une priorité élevée au message ou demander une réponse aux destinataires, cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

    Options d'envoi de la vue Message

    Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte du message. Pour plus d'informations, reportez-vous à Modification de la police dans la vue HTML.

  5. Cliquez sur Pièces jointes pour inclure des pièces jointes.

  6. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

3.1.9 Sélection des options d'envoi

Modification de la priorité des messages envoyés

  1. Pour modifier la priorité d'un élément, ouvrez cet élément, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

    ou

    Pour modifier la priorité de tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur Options dans l'angle de droite de la fenêtre principale, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  2. Sélectionnez Priorité élevée, Priorité normale ou Priorité faible.

    Dans la boîte aux lettres, la petite icône qui figure à côté d'un élément est de couleur rouge si la priorité est élevée, blanche si la priorité est normale et grise si la priorité est faible.

  3. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Modification du paramètre de sécurité (Classification) pour tous les éléments envoyés

La classification est un niveau de sécurité qui permet au destinataire de savoir si l'élément est confidentiel, top secret, etc. Cette information apparaît en haut de l'élément. La classification ne fournit ni codage ni sécurité supplémentaire. Elle a pour but d'avertir le destinataire du caractère relativement sensible du message.

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur Options, en haut à droite.

  2. Cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

    Vue Options avec l'onglet Options d'envoi sélectionné

  3. Sélectionnez un niveau de sécurité dans la liste déroulante Classification.

  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Modification du codage d'un message

Un grand nombre de langues nécessitent des jeux de caractères différents pour afficher correctement certains caractères. Dans GroupWise, vous pouvez modifier le codage des éléments que vous envoyez et recevez.

Modification du codage de tous les éléments envoyés

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur Options, en haut à droite.

  2. Cliquez sur l'onglet Options d'envoi > .

  3. Sélectionnez votre codage MIME dans la liste déroulante Codage MIME.

  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.

Modification du codage d'un élément

  1. Dans la fenêtre Composer, cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  2. Sélectionnez votre codage MIME dans la liste déroulante Codage MIME.

  3. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils pour envoyer le message.

3.1.10 Publication d'une note

Une note de discussion est un message publié uniquement dans votre boîte aux lettres. Les notes de discussion constituent un moyen de créer des notes personnelles.

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur la flèche en regard de Nouveau, puis cliquez sur Note publiée.

  2. Saisissez l'objet du message.

  3. Saisissez le message.

  4. Cliquez sur Pièces jointes dans la barre d'outils pour inclure des pièces jointes.

  5. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

3.1.11 Envoi de messages téléphoniques

Un message téléphonique est une note que vous pouvez envoyer pour informer d'autres utilisateurs GroupWise des appels qu'ils ont reçus pendant qu'ils étaient absents de leur bureau ou indisponibles. Les messages téléphoniques sont stockés dans la Boîte aux lettres du destinataire. Vous ne pouvez pas répondre au téléphone à partir d'un message téléphonique.

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur la flèche en regard de Nouveau, puis cliquez sur Téléphone.

    Vue Message téléphonique

  2. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Carnet d'adresses, recherchez et sélectionnez chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Saisissez le nom, la société et le numéro de téléphone de la personne qui a téléphoné.

  4. Saisissez le message dans le champ correspondant.

    Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte du message. Pour plus d'informations, reportez-vous à Modification de la police dans la vue HTML.

  5. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.