4.9 Utilisation de l'agenda multi-utilisateur

La vue Agenda multi-utilisateur permet d'afficher côte à côte l'agenda de plusieurs utilisateurs ou ressources. Utilisez cette vue pour prendre connaissance de l'emploi du temps de la journée de chaque personne ou des salles de réunion de votre société qui sont disponibles à une certaine heure.

IMPORTANT :vous devez disposer des droits de mandataire appropriés pour chaque utilisateur ou ressource afin de pouvoir les inclure dans une vue multi-utilisateur. (Reportez-vous à la Section 10.0, Accès à l'agenda ou à la boîte aux lettres des utilisateurs mandataires.) Par exemple, si vous ne disposez pas des droits Lire sur les rendez-vous, vous ne pouvez pas afficher l'agenda d'une autre personne dans la vue multi-utilisateur.

Pour chaque vue multi-utilisateur, vous devez créer la liste des utilisateurs ou des ressources dont vous voulez afficher les agendas. L'ordre des noms dans la liste (appelée Liste multi-utilisateur) détermine l'ordre d'affichage des agendas dans la vue multi-utilisateur.

Ce chapitre comprend les sections suivantes :

4.9.1 Affichage des agendas de plusieurs utilisateurs ou ressources

Pour ajouter des utilisateurs à une liste multi-utilisateur et afficher leurs agendas dans une vue multi-utilisateur, vous devez disposer des droits de mandataire appropriés. Reportez-vous à la Section 10.0, Accès à l'agenda ou à la boîte aux lettres des utilisateurs mandataires.

  1. Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation, puis cliquez sur Vue Multi-utilisateur dans la barre d'outils Agenda.

  2. Si vous utilisez une vue multi-utilisateur pour la première fois, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la vue Multi-utilisateur, cliquez sur Liste Multi-utilisateur, cochez les cases correspondant aux noms des utilisateurs dont vous souhaitez lire l'agenda, puis cliquez sur OK.

  3. Reportez-vous aux agendas des utilisateurs.

  4. Si vous disposez des droits de mandataire appropriés et que vous voulez planifier un rendez-vous, vous pouvez faire glisser l'heure souhaitée du rendez-vous pour inclure les utilisateurs concernés.

Vous pouvez modifier la liste multi-utilisateur associée à cette vue multi-utilisateur. Vous pouvez également créer des vues multi-utilisateur supplémentaires.

4.9.2 Modification d'une liste multi-utilisateur

Pour ajouter des utilisateurs et des ressources à une liste multi-utilisateur et afficher leurs agendas dans une vue multi-utilisateur, vous devez disposer des droits de mandataire appropriés. Reportez-vous à la Section 10.0, Accès à l'agenda ou à la boîte aux lettres des utilisateurs mandataires.

  1. Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation, puis cliquez sur icône Vue Multi-utilisateur dans la barre d'outils Agenda.

    (Si vous avez créé d'autres vues multi-utilisateurs, vous aurez peut-être le bouton icône Nouvelle vue.)

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la vue multi-utilisateur, puis cliquez sur Liste multi-utilisateur.

    ou

    Cliquez sur la flèche à droite de icône Vue Multi-utilisateur, puis cliquez sur Ajouter ou sur Supprimer des utilisateurs.

  3. Pour ajouter un utilisateur ou une ressource, cliquez sur icône Carnet d'adresses multi-utilisateur, double-cliquez sur un nom, puis cliquez sur OK.

  4. Pour supprimer un utilisateur ou une ressource, cliquez sur son nom, puis sur Supprimer un utilisateur.

    ou

    Pour supprimer tous les noms de la liste, cliquez sur Éditer, puis sur Tout supprimer.

  5. Pour modifier l'ordre des noms dans la liste, cliquez sur un nom, puis sur la flèche Haut ou sur la flèche Bas. L'ordre des noms détermine l'ordre dans lequel s'affichent les agendas dans la vue multi-utilisateur.

  6. Pour supprimer l'agenda d'un utilisateur ou d'une ressource de la vue multi-utilisateur sans supprimer le nom de cet utilisateur ou de cette ressource dans la liste, désélectionnez la case correspondante.

  7. Pour insérer tous les noms dans votre liste des mandataires, cliquez sur Éditer, puis sur Insérer la liste des mandataires.

  8. Pour réinitialiser la liste, cliquez sur Éditer, sur Tout supprimer, sur Éditer, puis sur Insérer la dernière liste.

  9. Cliquez sur OK pour enregistrer et quitter la boîte de dialogue.

    ou

    Cliquez sur Appliquer pour enregistrer sans quitter le programme.

4.9.3 Création d'une vue Agenda multi-utilisateur

Pour ajouter des utilisateurs à une liste multi-utilisateur et afficher leurs agendas dans une vue multi-utilisateur, vous devez disposer des droits de mandataire appropriés. Reportez-vous à la Section 10.0, Accès à l'agenda ou à la boîte aux lettres des utilisateurs mandataires.

  1. Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre d'outils Agenda, puis cliquez sur Propriétés.

  3. Cliquez sur Nouveau, puis indiquez un nouveau nom de façon à distinguer les vues multi-utilisateurs les unes des autres.

  4. Cliquez sur Multi-utilisateur dans la liste déroulante Nom de vue, puis cliquez deux fois sur OK.

    La boîte de dialogue Liste multi-utilisateur s'affiche.

  5. Si l'utilisateur ou la ressource que vous voulez ajouter à la vue multi-utilisateur ne figure pas dans la liste, cliquez sur icône Carnet d'adresses multi-utilisateur.

  6. Double-cliquez sur un utilisateur ou une ressource, cliquez sur OK, puis répétez cette opération pour chaque utilisateur à ajouter.

  7. Cochez les cases correspondant aux utilisateurs dont vous souhaitez afficher les agendas, puis cliquez sur OK.

Vous pouvez créer des vues multi-utilisateurs supplémentaires pour d'autres groupes d'utilisateurs ou de ressources.