4.3 Envoi d'éléments d'Agenda

4.3.1 Présentation des éléments de l'Agenda

Vous pouvez planifier des rendez-vous et des notes à votre attention ou à celle d'autres utilisateurs. Vous pouvez également réserver une plage horaire à l'aide d'un rendez-vous publié.

Pour plus d'informations sur la différence entre les rendez-vous et les notes d'une part et les autres types d'éléments d'autre part, reportez-vous à la Section 1.7, Présentation des types d'éléments GroupWise.

Pour savoir si une personne assistera à votre réunion, vérifiez dans les propriétés de l'élément si son état est accepté ou refusé. Pour plus d'informations, reportez-vous à Travailler avec des éléments envoyés.

Tous les éléments planifiés peuvent être retirés ou replanifiés, même s'ils ont déjà été ouverts et acceptés par leurs destinataires. Pour plus d'informations, reportez-vous à Replanification d'un rendez-vous.

Pour plus d'informations sur la gestion des éléments après envoi ou réception, reportez-vous à la Section 3.1, Envoi de message électronique et à la Section 3.3, Réception de messages électroniques.

4.3.2 Planification des rendez-vous

Utilisez les rendez-vous pour planifier les plages horaires d'une date spécifique ou de plusieurs dates.

Vous pouvez utiliser la fonction Plages disponibles pour rechercher une heure à laquelle tous les utilisateurs et toutes les ressources que vous voulez réunir pour un rendez-vous sont disponibles.

Lorsque vous planifiez un rendez-vous et vous y incluez comme participant, GroupWise accepte automatiquement ce rendez-vous pour vous.

Planification d'un rendez-vous pour vous-même

Si vous n'êtes pas disponible pour des réunions, planifiez un rendez-vous pendant les heures concernées. Lorsqu'un autre utilisateur vous convie à un rendez-vous, une recherche des plages disponibles lui permet de se rendre compte que vous n'êtes pas disponible au moment prévu, mais il peut toujours fixer un créneau horaire qui chevauche votre rendez-vous.

Les rendez-vous publiés sont placés dans votre Agenda à la date que vous spécifiez. Ils ne sont pas stockés dans votre boîte aux lettres ou dans celle d'un autre utilisateur. De même, tous les rendez-vous publiés sont enregistrés dans votre Agenda GroupWise. Pour les déplacer vers un agenda personnel, faites-les glisser et déposez-les dans l'agenda personnel après les avoir créés.

  1. Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche du bouton icône Nouveau rendez-vous, puis cliquez sur Rendez-vous publié.

    Vue Rendez-vous publié

    ou

    Dans votre Agenda, ouvrez une vue avec la liste des rendez-vous, cliquez sur une date, puis double-cliquez sur une heure de ce jour.

  2. (Facultatif) Indiquez l'objet et le lieu du rendez-vous.

  3. Indiquez une date de début.

    ou

    Cliquez sur icône Date pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour le rendez-vous. Pour créer un rendez-vous qui se répète, reportez-vous à la Section 4.3.4, Planification d'éléments récurrents.

    ou

    Cliquez sur Toute la journée si l'événement doit durer toute la journée.

  4. Indiquez une heure de début et une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures ou en jours.

  5. Indiquez le type de rendez-vous souhaité dans le menu déroulant Afficher comme étant. Les rendez-vous peuvent s'afficher comme étant Occupé, Libre, Absent ou Possible.

  6. (Facultatif) Saisissez un message.

    Cliquez sur l'onglet Options pour spécifier de nombreuses options, telles qu'une priorité élevée pour ce rendez-vous.

  7. (Facultatif) Pour indiquer un type Afficher le rendez-vous comme étant, cliquez sur Opérations > Afficher le rendez-vous comme étant, puis sur un type.

  8. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

Planification d'un rendez-vous pour plusieurs personnes

  1. Cliquez suricône Rendez-vous dans la barre d'outils.

  2. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Indiquez des ID de ressource (par exemple, une salle de conférence) dans le champ Dest.. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour choisir des noms d'utilisateurs ou des ressources dans une liste, dans la barre d'outils cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur souhaité, puis cliquez sur OK.

  3. Pour modifier le nom de l'expéditeur (et le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur Liste déroulante Expéditeur, puis cliquez sur un nom.

  4. saisissez la description du lieu dans le champ Lieu.

  5. Indiquez une date de début.

    ou

    Cliquez sur icône Date pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour le rendez-vous. Pour créer un rendez-vous qui se répète, reportez-vous à la Section 4.3.4, Planification d'éléments récurrents.

    ou

    Cliquez sur Toute la journée si l'événement doit durer toute la journée.

  6. Indiquez une heure de début et une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures ou en jours.

  7. Indiquez le type de rendez-vous souhaité. Les rendez-vous peuvent s'afficher comme étant Occupé, Libre, Absent ou Possible.

    Les destinataires des champs CC et CM reçoivent un rendez-vous défini comme Libre.

  8. Saisissez l'objet et le contenu du message.

    Vue Rendez-vous

  9. Pour vérifier que les personnes conviées au rendez-vous et que les ressources nécessaires sont disponibles, cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils pour rechercher les plages disponibles. Pour plus d'informations, reportez-vous à Utilisation des plages disponibles pour vérifier la disponibilité.

    Cliquez sur l'onglet Options d'envoi pour spécifier de nombreuses options, par exemple attribuer une priorité élevée au rendez-vous ou demander une réponse aux destinataires.

  10. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Utilisation des plages disponibles pour vérifier la disponibilité

Utilisez la recherche de plages disponibles pour rechercher une heure à laquelle toutes les personnes et les ressources que vous voulez réunir sont disponibles.

Recherche des plages disponibles

  1. Pour un rendez-vous que vous créez, spécifiez les noms d'utilisateurs et l'ID des ressources dans le champ Dest.

  2. Dans le champ Date de début, indiquez la première date à laquelle la réunion est susceptible d'avoir lieu.

  3. Définissez la durée du rendez-vous.

  4. Cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils.

    Boîte de dialogue Choix de l'heure de rendez-vous

    La légende située dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Plages disponibles indique la signification des différents modèles Afficher le rendez-vous comme étant de la grille.

    Si icône Informations sur les plages disponibles apparaît à gauche du nom de l'utilisateur ou de la ressource, vous pouvez cliquer sur une heure planifiée à côté de ces éléments dans l'onglet Agendas individuels pour afficher davantage d'informations sur le rendez-vous dans la zone inférieure. Cependant, l'utilisateur ou le propriétaire de la ressource doit vous donner les droits en lecture sur les rendez-vous de sa liste d'accès pour que icône Informations sur les plages disponibles apparaisse. Reportez-vous à Accorder des droits à un mandataire en tant que propriétaire d'une boîte aux lettres.

    Pour exclure une ressource ou un nom d'utilisateur de la recherche sans le supprimer, cliquez sur l'onglet Heures disponibles, puis cochez la case située à côté de la ressource ou de l'utilisateur concerné pour le désélectionner. Le fait d'exclure une personne ou une ressource d'une recherche est utile lorsqu'un utilisateur (tel qu'un destinataire CC) doit être invité à une réunion mais ne doit pas nécessairement y participer. Pour inclure un utilisateur ou une ressource exclu, cochez la case correspondante.

  5. Cliquez sur Sélection auto. pour choisir la première plage horaire disponible pour une réunion, puis cliquez sur OK pour transférer les utilisateurs, les ressources, la plage horaire choisie et la durée de la réunion vers le rendez-vous que vous étiez en train de planifier.

    ou

    Cliquez sur Sélection auto. jusqu'à ce que la plage horaire de votre choix s'affiche, puis cliquez sur OK pour transférer les utilisateurs, les ressources, la plage horaire choisie et la durée de la réunion vers le rendez-vous que vous étiez en train de planifier.

    ou

    Cliquez sur l'onglet Heures disponibles pour afficher les plages horaires disponibles pour une réunion, cliquez sur une plage horaire pour la sélectionner, puis cliquez sur OK pour transférer les utilisateurs, les ressources, la plage horaire choisie et la durée de la réunion vers le rendez-vous que vous étiez en train de planifier.

  6. Pour supprimer un utilisateur ou une ressource de la liste Inviter à la réunion après avoir effectué la recherche, cliquez sur l'onglet Heures disponibles, cliquez sur le nom d'utilisateur ou sur la ressource à supprimer, appuyez sur Supprimer, puis cliquez sur Oui.

    Cette procédure est utile si vous envisagez d'inclure plusieurs salles de conférence dans votre recherche de salles disponibles, puis d'éliminer celles que vous ne souhaitez pas retenir.

  7. Complétez le rendez-vous, puis envoyez-le.

    Cliquez sur Outils > Plages disponibles si vous souhaitez effectuer une recherche de plages disponibles avant d'ouvrir un rendez-vous. Indiquez les informations nécessaires dans la boîte de dialogue Plages disponibles, puis cliquez sur OK pour lancer la recherche. Lorsque vous trouvez une heure qui vous convient, cliquez sur Réunion pour transférer les informations vers une nouvelle vue de rendez-vous, puis complétez le rendez-vous.

    Vous pouvez modifier la plage de recherche pour un rendez-vous en le planifiant via Outils > Plages disponibles et en modifiant le nombre indiqué dans le champ Nombre de jours à examiner.

Modification des options des plages disponibles

Vous pouvez modifier la plage de recherche, l'heure et les jours par défaut de tous les rendez-vous dans l'onglet Plages disponibles de la boîte de dialogue Options pour la date/heure.

  1. Cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Plages disponibles.

  2. Modifiez les options comme vous le souhaitez.

    Les options incluent la plage de dates ou les jours spécifiques dans lesquels effectuer la recherche.

  3. Cliquez sur OK.

Spécification d'un fuseau horaire pour un rendez-vous

La fonctionnalité Fuseau horaire permet de planifier une réunion dont les destinataires se trouvent dans des fuseaux horaires différents mais doivent se rencontrer dans un même lieu.

En règle générale, GroupWise adapte automatiquement les heures de réunion aux fuseaux horaires des destinataires. Par exemple, si un utilisateur dans l'Utah programme une réunion pour 10h00, l'heure indiquée à un destinataire en Californie sera 9h00 et celle indiquée à un destinataire à New York sera 12h00, car ces utilisateurs se trouvent dans des fuseaux horaires différents. Puisque GroupWise ajuste l'heure, tous les utilisateurs concernés par la conférence peuvent appeler au même moment, bien que les heures locales soient différentes.

Utilisez la fonctionnalité Fuseau horaire si vous ne souhaitez pas que GroupWise s'adapte au fuseau horaire local du destinataire. Par exemple, si vous vous trouvez dans le fuseau horaire du Saskatchewan et que vous incluez dans votre rendez-vous des utilisateurs du fuseau horaire Montagnes Rocheuses (USA et Canada), vous pouvez utiliser la fonctionnalité Fuseau horaire si ces utilisateurs doivent prendre un avion pour assister au rendez-vous dans le Saskatchewan. Fuseau horaire permet d'afficher le rendez-vous dans leurs agendas et dans leurs boîtes aux lettres à l'heure du Saskatchewan.

  1. Ouvrez et créez un nouveau rendez-vous.

  2. Cliquez sur Opérations > Sélectionner le fuseau horaire, cliquez sur la liste déroulante Fuseau horaire et sélectionnez le fuseau horaire qui correspond au lieu du rendez-vous, puis cliquez sur OK.

    Boîte de dialogue Sélectionner le fuseau horaire

  3. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Lorsque les utilisateurs que vous avez planifiés avec Fuseau horaire sont informés du rendez-vous, ils voient apparaître, dans leur boîte aux lettres, l'objet du rendez-vous suivi d'une annotation concernant le fuseau horaire. Par exemple, si l'objet de la réunion est « Conférence marketing » et si le fuseau horaire est Saskatchewan, l'annotation d'objet et d'heure apparaît sous la forme suivante : Conférence marketing (Saskatchewan). Dans l'agenda des utilisateurs, le lieu est suivi du fuseau horaire, plutôt que de l'objet.

Formatage des rendez-vous dans ICAL

  1. Cliquez sur Comptes > Options de compte.

  2. Cliquez sur Options générales.

  3. Sélectionnez Utiliser ICAL lors de l'envoi de rendez-vous via SMTP.

  4. Cliquez sur OK.

Si la messagerie/l'agenda des destinataires de votre rendez-vous prennent en charge ICAL, ces derniers recevront directement un élément de type Rendez-vous. Dans le cas contraire, ils recevront un élément de type Message contenant les informations sur le rendez-vous.

Replanification d'un rendez-vous

Pour vérifier que les personnes conviées au rendez-vous et que les ressources nécessaires sont disponibles, cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils pour rechercher les plages disponibles.

  1. Dans votre agenda, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rendez-vous que vous souhaitez replanifier, puis cliquez sur Renvoyer.

    Si vous ne replanifiez qu'un rendez-vous au sein d'une série de rendez-vous récurrents, sélectionnez-le sur le jour que vous voulez replanifier.

  2. S'il s'agit d'un rendez-vous pour lequel un rappel automatique est défini, cliquez sur Cette instance ou sur Toutes les instances.

  3. Effectuez les modifications, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

  4. Cliquez sur Oui pour retirer l'élément d'origine.

pour replanifier un rendez-vous le même jour mais à un autre horaire, ouvrez votre Agenda et faites glisser le rendez-vous sur le nouvel horaire.

Replanification de rendez-vous récurrents

  1. Dans votre agenda, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rendez-vous que vous souhaitez replanifier, puis cliquez sur Renvoyer.

    Si vous ne replanifiez qu'un rendez-vous au sein d'une série de rendez-vous récurrents, sélectionnez-le sur le jour que vous voulez replanifier.

  2. Cliquez sur Toutes les instances pour tous les rendez-vous du rendez-vous récurrent.

    ou

    Cliquez sur Cette instance pour un seul rendez-vous de la série de rendez-vous récurrents.

  3. Effectuez les modifications, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

  4. Cliquez sur Oui pour retirer l'élément d'origine.

pour replanifier un rendez-vous le même jour mais à un autre horaire, ouvrez votre Agenda et faites glisser le rendez-vous sur le nouvel horaire.

Annulation d'un rendez-vous

Vous pouvez annuler un rendez-vous si vous l'avez planifié vous-même ou si vous possédez les droits de mandataire nécessaires pour accéder à la Boîte aux lettres de l'utilisateur l'ayant planifié.

  1. Dans votre agenda, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rendez-vous que vous souhaitez annuler, puis cliquez sur Supprimer.

  2. (Facultatif) S'il s'agit d'un rendez-vous pour lequel un rappel automatique est défini, cliquez sur Cette instance ou sur Toutes les instances.

  3. (Facultatif) Saisissez un message expliquant l'annulation.

  4. Cliquez sur Toutes les boîtes aux lettres, puis sur OK.

Modification des destinataires

  1. Ouvrez votre dossier Éléments envoyés.

  2. Recherchez le rendez-vous à modifier.

  3. Cliquez avec le bouton droit sur le rendez-vous, puis sélectionnez Changer les destinataires.

  4. Saisissez les nouveaux destinataires dans les champs CC et CM > .

  5. Cliquez sur OK.

4.3.3 Envoi de notes

Les notes sont semblables aux messages électroniques, à cette exception près qu'elles sont programmées pour un jour précis et qu'elles s'affichent à la date correspondante dans l'agenda. Vous pouvez utiliser les notes pour signaler des absences, des vacances, les jours de paie, des anniversaires, etc.

Planification d'une note pour vous-même

Une note adressée à vous-même est appelée note publiée. Les notes publiées sont placées dans votre agenda à la date spécifiée. Ils ne sont pas stockés dans votre boîte aux lettres ou dans celle d'un autre utilisateur.

  1. Dans votre agenda, ouvrez une vue comportant une liste de notes (par exemple, la vue Semaine).

  2. Cliquez sur une date, puis double-cliquez sur une zone vide de la liste des notes.

  3. Si nécessaire, cliquez sur icône Agenda pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour cette note.

  4. Saisissez l'objet et le texte de la note.

    Pour spécifier de nombreuses options, notamment attribuer à la note une priorité élevée, cliquez sur Options d'envoi.

  5. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

Pour accéder ultérieurement aux informations, ouvrez votre agenda et sélectionnez la date à laquelle les informations doivent apparaître. Double-cliquez sur la note dans la liste.

Planification d'une note pour d'autres personnes

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Note.

    Vue Note

  2. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Pour modifier le nom de l'expéditeur (et le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur la liste déroulante Expéditeur, puis cliquez sur un nom.

  4. (Facultatif) Saisissez l'objet et le texte de la note.

  5. Dans le champ Date de début, saisissez la date à laquelle cette note doit apparaître dans l'agenda des destinataires.

    ou

    Cliquez sur icône Agenda pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour cette note.

    Pour spécifier de nombreuses options, par exemple attribuer une priorité élevée à la note ou demander une réponse aux destinataires, cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  6. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

4.3.4 Planification d'éléments récurrents

Utilisez la fonction Rappel automatique pour planifier des tâches, des notes et des rendez-vous récurrents.

Les rappels automatiques peuvent être définis le même jour chaque semaine (tous les lundis, par exemple), les mêmes jours chaque mois (le 15 et le dernier jour, par exemple) ou à n'importe quelle autre date ou série de dates définie. Vous pouvez également utiliser les rappels automatiques pour planifier des événements irréguliers ou peu fréquents, tels que les vacances.

Lorsque vous envoyez un élément avec rappel automatique, GroupWise crée une copie de l'élément et place l'une des dates définies dans chaque copie. Par exemple, si vous définissez cinq dates pour l'événement, GroupWise effectue cinq copies de l'élément et planifie une copie pour chaque date. Si vous envoyez cet élément à d'autres utilisateurs, vous obtenez cinq éléments sortants avec un rappel automatique de cinq occurrences. Si vous recevez l'événement, vous trouvez cinq copies de l'élément entrant dans votre boîte aux lettres, chacune programmée à une date différente.

Vous pouvez créer un rappel automatique de trois manières différentes.

  • Dates permet de choisir des jours spécifiques dans un calendrier annuel.

  • Exemple permet de planifier des activités le même jour chaque semaine ou chaque mois ou périodiquement.

  • Formule permet de saisir les informations de planification au format texte.

Ce chapitre comprend les sections suivantes :

Planification d'un élément récurrent par dates

  1. Cliquez sur Opérations puis sur Rappel automatique dans le rendez-vous, la tâche ou la note en cours de planification.

  2. Cliquez sur les jours que vous souhaitez planifier.

  3. Pour accéder à une autre année, cliquez sur Années, saisissez la nouvelle année, puis cliquez sur OK.

  4. Si vous voulez supprimer toutes les dates sélectionnées, cliquez sur Réinitialiser.

  5. Cliquez sur OK.

Planification d'un élément récurrent par exemple

  1. Dans le rendez-vous, la tâche ou la note que vous planifiez, cliquez sur Opérations > Rappel auto.

  2. Cliquez sur l'onglet Exemple.

  3. Dans la zone de groupe Plage, indiquez les dates de début et de fin.

    ou

    Pour spécifier un certain nombre d'occurrences plutôt qu'une plage, spécifiez la date de début, cliquez sur Occurrences dans la liste déroulante Fin, puis spécifiez le nombre d'occurrences.

  4. Cliquez sur la liste déroulante Jours de la semaine, puis cliquez sur une option.

  5. Cliquez sur les mois à planifier. Pour planifier tous les mois, double-cliquez sur un mois.

  6. Si vous avez cliqué sur Jours du mois, sélectionnez une option dans la liste déroulante Le, puis cliquez sur les jours numérotés que vous désirez planifier (par exemple, 1 et 15).

    ou

    Si vous avez sélectionné Jours de la semaine, cliquez sur le numéro ordinal dans le jour de la semaine à planifier (par exemple, 2ème mardi).

    ou

    Si vous avez cliqué sur Périodique, indiquez une durée (par exemple, Tous les 15 Jours).

  7. Si vous voulez supprimer les dates sélectionnées, cliquez sur Réinitialiser.

  8. Pour vérifier l'exactitude des dates que vous avez planifiées, cliquez sur l'onglet Dates. Les dates que vous avez planifiées dans l'onglet Exemple sont sélectionnées dans les agendas. Si vous souhaitez désélectionner une occurrence, cliquez sur les jours à désélectionner dans l'onglet Dates.

  9. Cliquez sur OK.

Planification d'un élément récurrent en fonction d'un autre jour de la semaine

Vous pouvez planifier des éléments récurrents pour des événements qui ont lieu un certain nombre de jours avant ou après un jour de la semaine donné. Par exemple, vous pouvez planifier une réunion pour le lundi suivant le premier dimanche de chaque mois (qui ne correspond pas forcément au premier lundi du mois).

  1. Dans le rendez-vous, la tâche ou la note que vous planifiez, cliquez sur Opérations > Rappel auto.

  2. Cliquez sur l'onglet Exemple.

  3. Dans la zone de groupe Plage, indiquez les dates de début et de fin.

  4. Cliquez sur les mois que vous voulez inclure. Pour inclure tous les mois, double-cliquez sur un mois de la zone de groupe Mois.

  5. Cliquez sur un ou plusieurs nombres ordinaux qui figurent sur la ligne située en face du jour de la semaine sélectionné (par exemple, 1er sur la ligne Dim).

  6. Cliquez sur un jour de la semaine (Dim, par exemple).

  7. Indiquez le nombre de jours de décalage (1, par exemple), puis cliquez sur OK.

  8. Pour vérifier les dates planifiées, cliquez sur l'onglet Dates et vérifiez les dates sélectionnées dans l'agenda.

  9. Cliquez sur OK.

Planification d'un élément récurrent en fonction du dernier jour du mois

Vous pouvez planifier des éléments récurrents pour des événements qui ont lieu un certain nombre de jours avant ou après le dernier jour du mois. Par exemple, si vous souhaitez faire apparaître une note dans votre liste des notes la veille du dernier jour de chaque mois, saisissez -1 à l'étape 8 ci-dessous.

  1. Dans le rendez-vous, la tâche ou la note que vous planifiez, cliquez sur Opérations > Rappel auto.

  2. Cliquez sur l'onglet Exemple.

  3. Dans la zone de groupe Plage, indiquez les dates de début et de fin.

  4. Cliquez sur les mois que vous voulez inclure.

    Pour inclure tous les mois, double-cliquez sur un mois de la zone de groupe Mois.

  5. Cliquez sur la liste contextuelle Jours de la semaine, puis sur Jours du mois.

  6. Cliquez sur un ou sur plusieurs jours de la semaine (par exemple, Lun, Mer et Ven).

    Pour inclure tous les jours, double-cliquez sur un jour de la zone de groupe.

  7. Cliquez sur Dernier, puis sur Dernier.

  8. Indiquez le nombre de jours de décalage, puis cliquez deux fois sur OK.

  9. Pour vérifier les dates planifiées, cliquez sur l'onglet Dates et vérifiez les dates sélectionnées dans l'agenda.

  10. Cliquez sur OK.

Planification des rappels automatiques par formule

Planifiez les éléments de cette façon pour les événements qui se produisent le même jour de la semaine (par exemple, tous les lundis), du mois (par exemple le 15e jour et le dernier jour), de l'année (par exemple le 20 juin) ou après une période de temps définie (par exemple, tous les 14 jours). Vous pouvez obtenir le même type de planification plus facilement à l'aide des onglets Exemple ou Dates. N'utilisez les formules que si vous les maîtrisez.

  1. Dans le rendez-vous, la tâche ou la note que vous planifiez, cliquez sur Opérations > Rappel auto.

  2. Cliquez sur l'onglet Formule.

  3. Dans la zone de groupe Plage, indiquez les dates de début et de fin.

    ou

    Pour spécifier un certain nombre d'occurrences plutôt qu'une plage, spécifiez la date de début, cliquez sur Occurrences dans la liste déroulante Fin, puis spécifiez le nombre d'occurrences.

  4. Saisissez le texte de la formule.

  5. Si vous voulez effacer les paramètres de la boîte de dialogue Rappel automatique, choisissez Réinitialiser.

  6. Pour vous assurer que vous avez programmé les jours appropriés, cliquez sur l'onglet Dates. Les jours programmés sont sélectionnés dans l'agenda. Si vous souhaitez désélectionner une occurrence, cliquez sur le jour à désélectionner dans l'onglet Dates.

  7. Cliquez sur OK.

Pour planifier un élément annuellement, saisissez le mois et le jour dans le champ de texte de formule (par exemple, 20 juin). Un rendez-vous annuel est utile avec les éléments de rappel tels que les rappels d'anniversaire.

Vous pouvez planifier des éléments comportant un rappel automatique par formule, date ou exemple. N'utilisez les formules que si elles vous conviennent mieux, la planification par date ou par exemple est beaucoup plus facile.

Fonctions des formules de rappel automatique

Pour planifier certains jours de la semaine, du mois ou de l'année, utilisez les fonctions de rappel automatique. Vous devez utiliser l'orthographe exacte des fonctions. Par exemple, GroupWise sait lire « mar », mais non « mard ». Les fonctions de GroupWise relatives aux formules ne respectent pas la casse.

  • Jour de la semaine : par exemple, MAR planifie tous les mardis.

  • Jour du mois : par exemple, le chiffre 3 planifie le 3e jour du mois. De même, le mot DERNIER planifie le dernier jour du mois.

  • Jour de l'année : par exemple, 35 planifie le trente-cinquième jour de l'année.

  • Mois de l'année : par exemple, JAN planifie tous les jours de janvier.

  • Année : par exemple, 2009 planifie tous les jours de 2009.

  • Jour du mois : par exemple, mar(1). Cette sélection planifie le premier mardi du mois. De même, dim(Dernier) planifie le dernier dimanche et ven(Dernier-1), l'avant-dernier vendredi du mois.

Opérateurs des formules de rappel automatique

Un opérateur est un caractère ou un mot que vous insérez dans une formule de rappel automatique pour effectuer une opération précise. Chaque opérateur reçoit une priorité ; de cette manière, certaines opérations sont effectuées avant les autres lors de l'évaluation d'une formule.

Vous pouvez utiliser des opérateurs de regroupement pour rassembler les opérateurs en fonction de leur priorité. Le tableau ci-dessous liste les opérateurs et leur priorité. Vous trouverez après ce tableau des détails supplémentaires relatifs aux opérateurs.

Fonction

Priorité

Espace vierge (Et de priorité élevée)

1

Plus ou +

2

Moins ou -

2

De ou :

3

Tous les. . .Début

4

Tous les. . .Fin

4

Avant

5

Le/Avant

5

Après

5

Le/Après

5

Vers

5

Vers/Après

5

Ou ou ,

6

Non ou !

6

Et ou & (Et de priorité faible)

7

  • Regroupement des opérateurs : les parenthèses permettent de regrouper des opérateurs pour en changer la priorité ou de regrouper des fonctions à des fins de clarté.

    Par exemple, l'opérateur Et de priorité élevée (un espace) est de priorité supérieure à celle de l'opérateur Ou (virgule). La formule ci-dessous indique que tous les jours programmés doivent être un mardi ou un jeudi, au mois de juillet ou d'août.

    mar,jeu juil,aoû

    En d'autres termes, la formule est exécutée comme si elle contenait des parenthèses :

    (mar,jeu) (juil,aoû)

    Considérons maintenant la formule suivante :

    (mar),(jeu juil),(aoû)

    Cette formule permet de programmer tous les mardis, tous les jeudis du mois de juillet et tous les jours du mois d'août. Notez le changement de signification lorsque la formule comprend des parenthèses, comme dans l'exemple ci-dessous :

    (mar,jeu) (juil,aoû)

    Avec cette formule, tous les jours programmés doivent être un mardi ou un jeudi, au mois de juillet ou d'août. Cette formule a pour résultat la programmation des mardis et jeudis des mois de juillet et août exclusivement.

  • Et de priorité élevée : un espace entre deux fonctions joue le même rôle qu'un opérateur Et ; il signifie que les deux fonctions doivent être vraies. Par exemple, 25 indique le 25e jour de chaque mois et de chaque année. Mais 25 oct indique que tous les jours programmés doivent être le 25e jour du mois et du mois d'octobre uniquement. 25 oct 2009 indique que tous les jours programmés doivent être le 25e jour du mois, du mois d'octobre et de l'année 2009.

  • Opérateurs de décalage : vous pouvez utiliser un opérateur de décalage positif (le signe + ou le mot plus) ou négatif (le signe - ou le mot moins) pour ajouter un décalage relatif à une fonction ou à une instruction.

    Par exemple, pour planifier un événement trois jours avant le premier jeudi de février de chaque année, vous pouvez saisir la formule suivante :

    jeu(1) fév-3

  • Plage : l'opérateur de plage (: ou le mot à) fonctionne de la même manière que plusieurs opérateurs Ou (reportez-vous à ou :) insérés entre chaque élément (jour, mois, etc.) de la plage. Par exemple, si vous voulez planifier le 15e jour de chaque mois, à condition que ce soit un jour ouvrable, vous devez saisir l'une des formules suivantes :

    15&lun:ven

    15 (lun:ven)

    Cette formule signifie que tous les jours programmés doivent être le 15e jour du mois et être compris entre le lundi et le vendredi inclus. Une autre manière de décrire la formule est de considérer que tous les jours programmés doivent être le 15e jour du mois et être un lundi, un mardi, un mercredi, un jeudi ou un vendredi.

  • Opérateurs périodiques : les trois opérateurs périodiques sont Tous les, À partir du et Jusqu'au. Utilisez Tous les, À partir du et/ou Jusqu'au pour planifier des jours à intervalles réguliers qui commencent et/ou finissent à une date précise. Supposez par exemple que vous vouliez programmer une réunion une fois par semaine en commençant le 3 mars 2009, jusqu'au 11 juin 2009. Vous pouvez utiliser la formule suivante :

    Tous les 7 à partir du 3 mar 2009 jusqu'au 11 jun 2009

    La formule planifie un jour tous les sept jours à partir du 3 mars 2009 et jusqu'au 11 juin 2009. La date de début est toujours programmée en tant que premier jour et la date de fin n'est programmée que si elle survient naturellement à la date indiquée par l'intervalle Tous les.

    Si vous n'utilisez ni l'opérateur Démarrage, ni l'opérateur Fin, les dates de début et de fin sont la première ou la dernière date du fichier agenda.

    Observez par exemple la formule suivante :

    Tous les 7 à partir du 3 mar 2009

    Cette formule planifie un jour tous les sept jours à partir du 3 mars 2009, jusqu'à la dernière date du fichier Agenda. La commande Tous les fonctionne avec les nombres jusqu'au 30. Par exemple, « every 45 starting mar 3 2009 » n'est pas une formule valide.

  • Opérateurs relatifs : les six opérateurs relatifs sont Avant le, Le/Avant, Après le, Le/Après le, Près de et Le /Près de. Ces opérateurs permettent de planifier des jours par rapport à une date donnée. Par exemple, pour planifier le lundi le plus proche du 6 novembre chaque année, vous pouvez saisir la formule suivante :

    lun Le/Près de 6 nov

    Si vous devez planifier le premier mardi après le 6 novembre 2009, vous pouvez saisir la formule suivante :

    mar après 6 nov 2009

  • ou : vous pouvez utiliser l'opérateur Ou (une virgule ou le mot Ou) pour indiquer que l'une ou l'autre des fonctions ou instructions doit être vraie pour que des jours soient programmés.

    Par exemple, pour planifier un rendez-vous le 15 de chaque mois de l'année 2009, mais seulement dans le cas où le 15 tombe un mardi ou un jeudi, saisissez la formule suivante :

    15 2009 (mar,jeu)

  • Non : lorsque l'opérateur Non (! ou le mot Non) est placé avant une fonction, cette dernière est inversée.

    Par exemple, si vous voulez programmer tous les jours de janvier 2009, sauf les mardis et les jeudis, vous pouvez utiliser la formule suivante :

    jan 2009 !mar !jeu

  • Et de priorité faible : tout comme un espace entre deux fonctions, l'opérateur Et de priorité faible (& ou le mot Et) indique que les deux fonctions doivent être vraies. Cependant, l'opérateur Et de faible priorité prend la priorité la plus faible de tous les opérateurs.

    Observez par exemple la formule suivante :

    mar,jeu juil,aoû

    Cette formule signifie que les jours programmés doivent être un mardi ou un jeudi, en juillet ou en août. Supposez maintenant que vous voulez remplacer l'opérateur Et de priorité élevée (un espace) par un opérateur Et de priorité faible, comme dans la formule suivante :

    mar,jeu et juil,aoû

    Cette formule indique que les jours programmés doivent être un mardi ou un jeudi, en juillet ou en août. Dans la première formule, l'opérateur Et est pris en compte avant les opérateurs Ou. Dans la seconde formule, l'opérateur Et est pris en compte après les opérateurs Ou.