15.2 Création de documents

Lorsque vous créez un document dans GroupWise, vous l'ajoutez à la bibliothèque. Vous pouvez également ajouter des documents à la bibliothèque en important, en copiant ou en réintégrant un document existant.

15.2.1 Sélection d'un modèle

Lorsque vous créez un document via Fichier > Nouveau > Document, GroupWise vous invite à sélectionner un modèle pour ce document. Vous pouvez utiliser un modèle d'application, un modèle GroupWise ou un fichier du disque comme base de votre nouveau document.

Tableau 15-1 Types de modèles

Modèles

Description

Modèles d'application

Vous pouvez sélectionner une application pour créer un document à partir du fichier modèle de cette application. La zone de liste Applications comprend toutes les applications enregistrées comme contenant des modèles dans le fichier de votre registre Windows.

Modèles GroupWise

Vous pouvez choisir des modèles GroupWise pour utiliser un document de la bibliothèque comme base d'un nouveau document.

Tout document peut servir de modèle et vous pouvez utiliser ces modèles comme base de nouveaux documents. À chaque document est associé un type de document (mémo, note de frais, lettre, modèle, etc.). Lorsque le document est de type modèle, il apparaît dans la liste des modèles.

Fichiers utilisés comme modèles

Les fichiers modèles sont des documents qui ne figurent pas dans la bibliothèque. Vous pouvez choisir un fichier n'importe où dans votre système et l'utiliser en tant que modèle de votre nouveau document.

Si un document existe déjà dans la bibliothèque et si vous souhaitez simplement lui créer un élément dans votre boîte aux lettres, cliquez sur Fichier > Nouveau, puis sur Référence aux documents. Vous pouvez également utiliser Rechercher pour localiser un document, puis le faire glisser vers votre boîte aux lettres ou votre dossier.

Utilisation d'un modèle d'application lors de la création d'un document

Vous pouvez créer un document à l'aide du modèle par défaut d'une application. Ainsi, vous pouvez sélectionner Word par exemple, pour créer un document Word.

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Document.

  2. Cliquez sur Sélectionner une application, sur l'application à utiliser comme modèle dans la zone de liste Applications, puis sur OK.

    La zone de liste Applications contient toutes les applications enregistrées comme disposant de modèles dans le fichier registre Windows.

  3. Saisissez l'objet du document.

    Pour indiquer des informations complémentaires relatives au document (son auteur ou son type par exemple), cliquez sur Propriétés après avoir entré l'objet.

  4. Cliquez sur OK.

Utilisation d'un modèle GroupWise lors de la création d'un document

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Document.

    Boîte de dialogue Nouveau document avec l'option Sélectionner un modèle GroupWise activée

  2. Cliquez sur Sélectionner un modèle GroupWise, puis sélectionnez un modèle dans la zone de liste.

    Pour sélectionner un modèle provenant d'une autre bibliothèque, cliquez sur cette dernière dans la liste déroulante.

  3. Cliquez sur OK.

    Boîte de dialogue Nouveau document

  4. Saisissez l'objet du document, puis cliquez sur OK.

    Pour indiquer des informations complémentaires relatives au document (son auteur ou son type par exemple), cliquez sur Propriétés après avoir entré l'objet.

  5. Dans le dossier en cours, double-cliquez sur la référence au document pour ouvrir le nouveau document.

Vous pouvez sélectionner Ouvrir le document maintenant pour l'ouvrir immédiatement.

Utilisation d'un fichier comme modèle lors de la création d'un document

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Document.

  2. Cliquez sur Sélectionner un fichier.

    Boîte de dialogue Nouveau document avec l'option Sélectionner un fichier activée

  3. Saisissez le nom du fichier à utiliser comme modèle pour le nouveau document.

    Vous pouvez également cliquer sur Parcourir pour le trouver.

  4. Cliquez sur OK.

  5. Saisissez l'objet du message.

    Pour indiquer des informations complémentaires relatives au document (son auteur ou son type par exemple), cliquez sur Propriétés après avoir entré l'objet.

  6. Cliquez sur OK.

15.2.2 Utilisation d'un document en tant que modèle

Tous les documents du type Modèle apparaissent dans la liste correspondante de la boîte de dialogue Nouveaux documents.

  1. Cliquez sur la référence au document dans votre boîte aux lettres.

  2. Sélectionnez Fichier > Propriétés.

  3. Cliquez dans le champ Type de document, saisissez template, puis cliquez sur OK.

15.2.3 Création d'une référence à un document

Si un document existe déjà dans la bibliothèque, vous pouvez lui créer une référence dans votre boîte aux lettres.

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Référence aux documents.

    Boîte de dialogue Sélectionner un document

  2. Dans la liste déroulante Bibliothèque, cliquez sur la bibliothèque contenant le document auquel vous voulez accéder.

  3. Dans le champ Nº du doc., saisissez le numéro du document.

    Si vous ignorez le numéro du document, servez-vous de la fonction Rechercher pour localiser le document (à condition qu'il n'ait pas été supprimé) et créer la référence correspondante dans votre boîte aux lettres ou dans votre dossier.

  4. Dans la liste déroulante Version, cliquez sur la version vers laquelle pointer la référence au document.

  5. Cliquez sur OK.