15.15 Gestion de groupes de documents

Que vous soyez responsable d'une vingtaine de documents en tant que simple utilisateur ou de milliers de documents en tant qu'administrateur système, vous pouvez utiliser l'assistant d'opérations sur une masse de documents pour gérer efficacement des groupes de documents.

15.15.1 Préparation d'une opération sur une masse de documents

Pour pouvoir effectuer une opération sur un groupe de documents, vous devez disposer des droits nécessaires sur ces documents. Si vous avez des droits de gestion, vous êtes un bibliothécaire et vous pouvez effectuer des opérations sur tous les documents contenus dans la bibliothèque. Si vous n'êtes pas bibliothécaire, vous ne pouvez effectuer ces opérations que sur les documents sur lesquels vous disposez de droits. Le tableau ci-dessous indique les droits dont vous devez disposer pour pouvoir effectuer chaque type d'opération :

Opération

Droits requis

Déplacer

Vous devez disposer de droits d'affichage et de suppression sur chaque document ou être un bibliothécaire. Vous devez en outre disposer de droits d'ajout sur la bibliothèque cible.

Copier

Vous devez disposer de droits d'affichage sur chaque document ou être bibliothécaire. Vous devez en outre disposer de droits d'ajout sur la bibliothèque cible.

Supprimer

Vous devez disposer de droits de suppression sur chaque document ou être bibliothécaire. Vous devez en outre disposer de droits de suppression sur la bibliothèque.

Partager

Vous devez disposer de droits de modification de la sécurité sur chaque document ou être bibliothécaire. Vous devez en outre disposer de droits de changement sur la bibliothèque.

Assigner des documents à un nouvel auteur

Vous devez disposer de droits Éditer et Modifier la sécurité sur chaque document ou être bibliothécaire.

Modifier les propriétés des documents

Vous devez disposer de droits Éditer ou être bibliothécaire. Vous devez en outre disposer de droits de changement sur la bibliothèque.

15.15.2 Sélection de documents pour une opération sur une masse de documents

Avant d'exécuter l'opération sur une masse de documents, vous devez préciser les documents concernés.

Vous pouvez sélectionner ces documents de quatre façons différentes :

  • Dans une boîte de dialogue Rechercher/Recherche avancée de l'assistant d'opérations sur une masse de documents.

  • Dans une boîte de dialogue Trouver par exemple de l'assistant d'opérations sur une masse de documents.

  • Dans un dossier ou dans votre boîte aux lettres avant d'ouvrir l'assistant d'opérations sur une masse de documents.

  • Dans un fichier stocké sur disque contenant la liste des ID de documents, en spécifiant le nom de ce fichier.

Aperçu des résultats d'une opération sur une masse de documents

Lorsque vous utilisez la fonction Rechercher de l'assistant d'opérations sur une masse de documents pour sélectionner les documents à déplacer, copier, supprimer ou modifier, vous pouvez cliquer sur Prévisualiser dans la dernière boîte de dialogue de l'assistant pour afficher la liste de ces documents. Vous avez ainsi la possibilité de visualiser ces résultats et de vous assurer que les critères sont assez précis pour sélectionner les documents appropriés. Si tel n'est pas le cas, vous pouvez revenir à l'assistant et modifier vos critères de recherche pour augmenter ou, au contraire, limiter le nombre de documents inclus dans l'opération.

Notification de l'auteur des modifications après avoir effectué une opération sur une masse de documents

Si vous apportez quelque modification que ce soit aux droits d'auteur ou de partage d'un document, l'auteur du document reçoit un message lui signalant ces changements.

Utilisation de l'assistant d'opérations sur une masse de documents en modes Remote et Caching

IMPORTANT :l'assistant d'opérations sur une masse de documents n'est disponible ni en mode Remote ni en mode Caching. Vous pouvez effectuer les mêmes tâches sur des documents individuels dans votre boîte aux lettres Remote/de caching, mais non sur des groupes de documents.

15.15.3 Fonction bibliothécaire

L'administrateur système peut accorder à certains utilisateurs des droits de gestion sur une bibliothèque. Si vous disposez de tels droits, vous êtes un bibliothécaire et vous pouvez effectuer des opérations (déplacement, modification des propriétés, etc.) sur tous les documents de la bibliothèque.

Lorsqu'un bibliothécaire effectue une recherche, la boîte de dialogue Rechercher affiche une option supplémentaire : Appliquer les droits de bibliothécaire. Lorsqu'elle est sélectionnée, cette option permet au bibliothécaire de rechercher n'importe quel document créé par d'autres utilisateurs et qui n'ont peut-être pas été partagés avec lui de manière explicite. Toutefois, cette option ne permet pas au bibliothécaire d'effectuer une recherche sur le texte complet.

Le bibliothécaire peut afficher et modifier toutes les propriétés d'un document (auteur, créateur, sécurité, objet, type, etc.), mais il ne peut pas afficher son contenu. (pour afficher le contenu d'un document, le bibliothécaire doit disposer de droits Afficher sur la version en question). Si le bibliothécaire change l'auteur ou les droits de partage d'un document, l'auteur du document reçoit un message lui signalant ces changements. Ainsi, le bibliothécaire ne peut pas donner à des utilisateurs non autorisés des droits d'accès à un document.

Outre la possibilité de modifier les propriétés indiquées plus haut, le bibliothécaire peut aussi effectuer les opérations suivantes :

  • Supprimer un groupe de documents de la bibliothèque.

  • Déplacer ou copier des documents vers une autre bibliothèque.

  • Modifier les propriétés (auteur, type, objet, etc.) d'un groupe de documents dans la bibliothèque.

  • Modifier les droits de partage d'un groupe de documents dans la bibliothèque.

  • Réinitialiser l'état d'un document.

  • Utiliser les interfaces API de fabricants tiers proposés dans GroupWise pour générer des rapports sur tous les documents de la bibliothèque.

Affichage des propriétés de document dans les modes Remote et Caching

Si le bibliothécaire peut lire toutes les propriétés d'un document en mode Remote ou Caching, il ne peut toutefois pas en changer les droits d'auteur ou de partage.

Le bibliothécaire et les versions antérieures de GroupWise

S'il utilise une ancienne version du client GroupWise, telle que GroupWise 5.1 ou 5.2, pour ouvrir une bibliothèque, le bibliothécaire n'aura pas accès aux documents de cette dernière car ni le droit de gestion ni la fonction de bibliothécaire n'existaient dans les versions antérieures de GroupWise.

15.15.4 Copie d'un groupe de documents

Vous pouvez copier des groupes de documents à l'aide de l'assistant d'opérations sur une masse de documents. Pour copier un groupe de documents, vous devez disposer de droits d'affichage sur chacun d'eux ou être bibliothécaire de la bibliothèque source. Vous devez en outre disposer de droits d'ajout sur la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez copier les documents.

Lorsque vous copiez un groupe de documents, toutes les versions correspondantes sont copiées. Dans la bibliothèque cible, chaque copie de document reçoit un nouveau numéro, mais le numéro de version attribué dans la bibliothèque source est conservé. Par exemple, si le document n° 458 possède les versions un, deux et cinq dans la bibliothèque Marketing et si vous le copiez dans la bibliothèque Ventes, il prendra le n° 459 (ou tout autre numéro consécutif) dans la bibliothèque Ventes mais conservera les versions un, deux et cinq. GroupWise copie toutes les propriétés, y compris les champs personnalisés et le journal d'activité dans la bibliothèque cible et les stocke avec le document correspondant. Toutefois, les champs personnalisés n'apparaissent pas dans propriétés des documents si la bibliothèque cible ne les contient pas. Lorsque vous copiez des documents, les références correspondantes ne sont pas mises à jour.

Copie d'un groupe de documents sélectionné à l'aide de la fonction Trouver par exemple

  1. Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.

    Boîte de dialogue Opérations sur une masse de documents

  2. Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Copier.

  3. Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser Trouver par exemple pour sélectionner les documents, puis sur Suivant.

    Boîte de dialogue Trouver par exemple

  4. Dans la liste déroulante Bibliothèque, cliquez sur la bibliothèque dans laquelle vous voulez effectuer la recherche.

  5. Indiquez dans chaque champ les informations à rechercher.

  6. Cliquez sur Suivant.

  7. Dans la zone de liste Sélectionnez la bibliothèque où copier les documents, sélectionnez la bibliothèque cible, puis cliquez sur Suivant.

    Boîte de dialogue Sélection d'une bibliothèque

  8. Cliquez sur Prévisualiser pour afficher un aperçu des documents à copier sur la base des critères de recherche spécifiés.

    Pour annuler la prévisualisation, à n'importe quel moment, cliquez sur Fermer dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche.

  9. Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.

    Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus de copie pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois copier les documents.

    Si vous êtes bibliothécaire de la bibliothèque cible, vous disposez de deux options supplémentaires dans la page Journal des opérations de documents en masse. Valider les champs de propriétés de document permet de choisir de valider ou non les champs de propriétés des documents que vous copiez ou déplacez. > Permettre aux doc. avec des erreurs de validation d'être créés ou mis à jour permet de choisir d'ignorer les erreurs de validation.

  10. Cliquez sur Terminer pour copier les documents.

Copie d'un groupe de documents sélectionnés

  1. Dans votre boîte aux lettres ou vos dossiers, sélectionnez les références aux documents à copier.

  2. Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.

  3. Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Copier.

  4. Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser les documents actuellement sélectionnés, puis sur Suivant.

  5. Dans la zone de liste Sélectionnez la bibliothèque où copier les documents, cliquez sur la bibliothèque cible, puis sur Suivant.

  6. Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.

    Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus de copie pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois copier les documents.

    Si vous êtes bibliothécaire de la bibliothèque cible, vous disposez de deux options supplémentaires dans la page Journal des opérations de documents en masse. Valider les champs de propriétés de document permet de choisir de valider ou non les champs de propriétés des documents que vous copiez. Permettre aux doc. avec des erreurs de validation d'être créés ou mis à jour permet de choisir d'ignorer les erreurs de validation.

  7. Cliquez sur Terminer pour copier les documents.

Copie d'un groupe de documents répertoriés dans un fichier

  1. Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.

  2. Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Copier.

  3. Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser les documents répertoriés dans un fichier.

  4. Spécifiez le nom du fichier qui contient la liste des documents à copier, puis cliquez sur Suivant.

    Vous pouvez spécifier tout fichier texte (ASCII ou ANSI) comme fichier source d'une opération de copie tant que ce fichier comprend une liste d'ID de documents. Si vous créez un fichier, assurez-vous que chaque ID de document se trouve en début de ligne et qu'il n'y a qu'un document par ligne.

    Si le fichier que vous indiquez est un fichier journal provenant d'une précédente copie, vous pouvez cliquer sur Traiter uniquement les erreurs pour que GroupWise ne traite que les documents ayant généré des erreurs au cours de la session précédente.

  5. Dans la zone de liste Sélectionnez la bibliothèque où copier les documents, cliquez sur la bibliothèque cible, puis sur Suivant.

  6. Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.

    Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus de copie pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois copier les documents.

    Si vous êtes bibliothécaire de la bibliothèque cible, vous disposez de deux options supplémentaires dans la page Journal des opérations de documents en masse. Valider les champs de propriétés de document permet de choisir de valider ou non les champs de propriétés des documents que vous copiez. > Permettre aux doc. avec des erreurs de validation d'être créés ou mis à jour permet de choisir d'ignorer les erreurs de validation.

  7. Cliquez sur Terminer pour copier les documents.

15.15.5 Déplacement d'un groupe de documents

Vous pouvez déplacer un groupe de documents vers une autre bibliothèque à l'aide de l'assistant d'opérations sur une masse de documents. Pour ce faire, vous devez disposer de droits d'affichage et de suppression sur chacun des documents à déplacer ou être bibliothécaire de la bibliothèque sélectionnée. Vous devez en outre disposer des droits d'ajout sur la bibliothèque cible.

Les documents sélectionnés pour un déplacement peuvent être stockés dans plusieurs bibliothèques dans différents bureaux de poste. GroupWise déplace toutes les versions des documents sélectionnés et leurs propriétés, y compris les champs personnalisés et le journal d'activité. Si un ou plusieurs champs personnalisés se trouvant dans la bibliothèque source ne figurent pas dans la bibliothèque cible, GroupWise déplace la valeur de ce(s) champ(s) et la stocke avec le document dans la nouvelle bibliothèque. Cependant, cette valeur n'apparaît dans Propriétés des documents que lorsque l'administrateur système ajoute le(s) champ(s) personnalisé(s) à la bibliothèque cible.

Notification aux auteurs et aux utilisateurs concernant le déplacement de documents

Une fois le déplacement effectué, GroupWise vous envoie un message contenant la liste de tous les documents déplacés. Un message est également envoyé à l'auteur de chaque document déplacé pour lui en indiquer le nouvel emplacement. Si un utilisateur est l'auteur de plusieurs documents déplacés, ce message contient la liste de tous ces documents et indique leur nouvel emplacement. S'ils ne sont pas auteurs des documents déplacés, les autres utilisateurs ne sont pas avertis.

À la fin du processus de déplacement, GroupWise met automatiquement à jour les références aux documents déplacés. Si une référence est jointe à un message électronique, elle n'est pas mise à jour. Lorsqu'un utilisateur clique dessus, un message lui signale que le document correspondant a été déplacé et indique son nouvel emplacement.

Déplacement d'un groupe de documents sélectionné à l'aide de la fonction Trouver par exemple

  1. Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.

  2. Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Déplacer.

    Boîte de dialogue Opérations sur une masse de documents

  3. Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser Trouver par exemple pour sélectionner les documents, puis sur Suivant.

    Boîte de dialogue Trouver par exemple

  4. Dans la liste déroulante Bibliothèque, cliquez sur la bibliothèque dans laquelle vous voulez effectuer la recherche.

  5. Indiquez dans chaque champ les informations à rechercher.

  6. Cliquez sur Suivant.

  7. Dans la zone de liste Sélectionnez la bibliothèque où placer les documents, cliquez sur la bibliothèque cible, puis sur Suivant.

  8. Cliquez sur Prévisualiser pour afficher un aperçu des documents qui vont être déplacés sur la base des critères de recherche que vous avez spécifiés.

    Pour annuler la prévisualisation, à n'importe quel moment, cliquez sur Fermer dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche.

  9. Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.

    Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus de déplacement pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois déplacer les documents.

    Si vous êtes bibliothécaire de la bibliothèque cible, vous disposez de deux options supplémentaires dans la page Journal des opérations de documents en masse. Valider les champs de propriétés de document permet de choisir de valider ou non les champs de propriétés des documents que vous copiez. > Permettre aux doc. avec des erreurs de validation d'être créés ou mis à jour permet de choisir d'ignorer les erreurs de validation.

  10. Cliquez sur Terminer pour déplacer les documents.

Déplacement d'un groupe de documents sélectionnés

  1. Dans votre boîte aux lettres ou vos dossiers, sélectionnez les références aux documents à déplacer.

  2. Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.

  3. Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Déplacer.

  4. Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser les documents actuellement sélectionnés, puis sur Suivant.

  5. Dans la zone de liste Sélectionnez la bibliothèque où placer les documents, cliquez sur la bibliothèque cible, puis sur Suivant.

  6. Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.

    Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus de déplacement pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois déplacer les documents.

    Si vous êtes bibliothécaire de la bibliothèque cible, vous disposez de deux options supplémentaires dans la page Journal des opérations de documents en masse. Valider les champs de propriétés de document permet de choisir de valider ou non les champs de propriétés des documents que vous copiez. > Permettre aux doc. avec des erreurs de validation d'être créés ou mis à jour permet de choisir d'ignorer les erreurs de validation.

  7. Cliquez sur Terminer pour déplacer les documents.

Déplacement vers un fichier d'un groupe de documents

  1. Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.

  2. Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Déplacer.

  3. Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser les documents répertoriés dans un fichier.

  4. Indiquez le nom du fichier contenant la liste des documents à déplacer, puis cliquez sur Suivant.

    Vous pouvez spécifier tout fichier texte (ASCII ou ANSI) comme fichier source d'une opération de déplacement tant que ce fichier comprend une liste d'ID de documents. Si vous créez un fichier, assurez-vous que chaque ID de document se trouve en début de ligne et qu'il n'y a qu'un document par ligne.

    Si le fichier que vous indiquez est un fichier journal provenant d'un précédent déplacement, vous pouvez cliquer sur Traiter uniquement les erreurs pour que GroupWise ne traite que les documents ayant généré des erreurs au cours de la session précédente.

  5. Dans la zone de liste Sélectionnez la bibliothèque où placer les documents, cliquez sur la bibliothèque cible, puis sur Suivant.

  6. Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.

    Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus de déplacement pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois déplacer les documents.

    Si vous êtes bibliothécaire de la bibliothèque cible, vous disposez de deux options supplémentaires dans la page Journal des opérations de documents en masse. Valider les champs de propriétés de document permet de choisir de valider ou non les champs de propriétés des documents que vous copiez. > Permettre aux doc. avec des erreurs de validation d'être créés ou mis à jour permet de choisir d'ignorer les erreurs de validation.

  7. Cliquez sur Terminer pour déplacer les documents.

15.15.6 Modification des propriétés d'un groupe de documents

Lors de la gestion de vos documents GroupWise, vous êtes souvent amené à modifier simultanément les propriétés de plusieurs d'entre eux. Si un employé quitte la société par exemple, vous devrez peut-être réassigner tous ses documents à une autre personne ou au contraire lorsqu'un nouvel employé est embauché, vous devrez certainement lui donner accès à plusieurs documents. La fonction Modifier les propriétés de l'assistant d'opérations sur une masse de documents permet d'effectuer efficacement ces types de tâches (nouvelle assignation de documents, modification du type de document, etc.) pour des groupes de documents.

Vous pouvez modifier l'objet, l'auteur ou le type d'un groupe de documents. Vous avez en outre la possibilité de modifier la valeur d'un champ personnalisé quelconque, défini dans la bibliothèque. Les champs que vous pouvez modifier diffèrent selon l'emplacement des documents sélectionnés pour l'opération de modification sur une masse de documents. Si ces documents sont tous stockés dans la même bibliothèque, vous pouvez apporter des modifications aux champs système (objet, auteur et type du document) et aux champs personnalisés. S'ils sont stockés dans des bibliothèques différentes, vous ne pouvez modifier que les champs système. GroupWise impose cette restriction parce que les bibliothèques sélectionnées risquent de ne pas contenir les mêmes champs personnalisés.

Modification des propriétés d'un groupe de documents sélectionné à l'aide de la fonction Trouver par exemple

  1. Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.

  2. Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Modifier les propriétés.

    Boîte de dialogue Opérations sur une masse de documents

  3. Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser Trouver par exemple pour sélectionner les documents, puis sur Suivant.

    Boîte de dialogue Trouver par exemple

  4. Dans la liste déroulante Bibliothèque, cliquez sur la bibliothèque dans laquelle vous voulez effectuer la recherche.

  5. Indiquez dans chaque champ les informations à rechercher.

  6. Cliquez sur Suivant.

    Boîte de dialogue Document

  7. Indiquez les nouvelles valeurs de chaque propriété des documents, puis cliquez sur Suivant.

  8. Cliquez sur Prévisualiser pour afficher un aperçu des documents à modifier sur la base des critères de recherche spécifiés.

    Pour annuler la prévisualisation, à n'importe quel moment, cliquez sur Fermer dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche.

  9. Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.

    Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois modifier les documents.

    Si vous êtes bibliothécaire de la bibliothèque cible, vous disposez de deux options supplémentaires dans la page Journal des opérations de documents en masse. Valider les champs de propriétés de document permet de choisir de valider ou non les champs de propriétés des documents que vous copiez. > Permettre aux doc. avec des erreurs de validation d'être créés ou mis à jour permet de choisir d'ignorer les erreurs de validation.

  10. Cliquez sur Terminer pour modifier les propriétés des documents.

Modification des propriétés des documents sélectionnés

  1. Dans votre boîte aux lettres ou vos dossiers, sélectionnez les références aux documents dont vous souhaitez modifier les propriétés.

  2. Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.

  3. Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Modifier les propriétés.

  4. Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser les documents actuellement sélectionnés, puis sur Suivant.

  5. Indiquez les nouvelles valeurs de chacun des champs de propriétés des documents, puis cliquez sur Suivant.

  6. Cliquez sur Prévisualiser pour afficher un aperçu des documents à modifier sur la base des critères de recherche spécifiés.

    Pour annuler la prévisualisation, à n'importe quel moment, cliquez sur Fermer dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche.

  7. Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.

    Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois modifier les documents.

    Si vous êtes bibliothécaire de la bibliothèque cible, vous disposez de deux options supplémentaires dans la page Journal des opérations de documents en masse. Valider les champs de propriétés de document permet de choisir de valider ou non les champs de propriétés des documents que vous copiez. > Permettre aux doc. avec des erreurs de validation d'être créés ou mis à jour permet de choisir d'ignorer les erreurs de validation.

  8. Cliquez sur Terminer pour modifier les propriétés des documents.

Modification des propriétés d'un groupe de documents contenus dans un fichier

  1. Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.

  2. Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Modifier les propriétés.

  3. Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser les documents répertoriés dans un fichier.

  4. Indiquez le nom du fichier contenant la liste des documents dont vous souhaitez modifier les propriétés, puis cliquez sur Suivant.

    Vous pouvez spécifier tout fichier texte (ASCII ou ANSI) comme fichier source d'une opération de modification des propriétés tant que ce fichier comprend une liste d'ID de documents. Si vous créez un fichier, assurez-vous que chaque ID de document se trouve en début de ligne et qu'il n'y a qu'un document par ligne.

    Si le fichier que vous indiquez est un fichier journal provenant d'une session précédente, vous pouvez cliquer sur Traiter uniquement les erreurs pour que GroupWise ne traite que les documents ayant généré des erreurs au cours de cette session.

  5. Indiquez les nouvelles valeurs de chacun des champs de propriétés des documents, puis cliquez sur Suivant.

  6. Cliquez sur Prévisualiser pour afficher un aperçu des documents à modifier sur la base des critères de recherche spécifiés.

    Pour annuler la prévisualisation, à n'importe quel moment, cliquez sur Fermer dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche.

  7. Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.

    Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois modifier les documents.

    Si vous êtes bibliothécaire de la bibliothèque cible, vous disposez de deux options supplémentaires dans la page Journal des opérations de documents en masse. Valider les champs de propriétés de document permet de choisir de valider ou non les champs de propriétés des documents que vous copiez. > Permettre aux doc. avec des erreurs de validation d'être créés ou mis à jour permet de choisir d'ignorer les erreurs de validation.

  8. Cliquez sur Terminer pour modifier les propriétés des documents.

15.15.7 Modification des droits de partage d'un groupe de documents

Vous pouvez donner ou retirer à un utilisateur des droits d'accès à un groupe de documents ou modifier ces droits. Vous pouvez le faire de deux manières : vous pouvez modifier les droits d'un utilisateur dans la liste de partage existante associée au groupe de documents ou bien créer une liste qui remplace celle associée à chacun des documents du groupe.

Modification de la liste de partage existante

Si vous sélectionnez Ajouter des nouveaux utilisateurs et droits aux documents sélectionnés, vous pouvez ajouter, supprimer ou modifier les droits d'accès d'un utilisateur au groupe de documents sans modifier ceux des autres utilisateurs. Vous pouvez, par exemple, octroyer à un nouvel employé des droits sur tous les documents concernant les bénéfices dans la bibliothèque. Le nouvel employé est ainsi ajouté à la liste de partage associée à chacun des documents du groupe, sans que les droits des autres employés en soient modifiés.

Si l'utilisateur que vous souhaitez ajouter à la liste dispose déjà de droits similaires sur un ou plusieurs documents du groupe, ceux spécifiés dans l'assistant les remplacent, sans affecter ses autres droits. Supposez, par exemple, que vous octroyez à l'utilisateur Patricia des droits d'affichage sur un groupe de documents comprenant le Document A. Si Patricia dispose déjà des droits d'affichage et des droits Éditer sur ce document, GroupWise lui accorde des droits d'affichage sur tous les documents du groupe, y compris le document A, mais il ne lui retire pas ses droits Éditer sur ce document A.

Remplacement d'une liste de partage existante par une nouvelle liste de partage

Si vous sélectionnez Remplacer les listes partagées pour les documents sélectionnés, vous pouvez créer une nouvelle liste de partage pour chacun des documents sélectionnés. Cette nouvelle liste remplace la liste existante et seuls les utilisateurs qui figurent dans la nouvelle liste disposent de droits sur les documents sélectionnés.

Modification des droits de partage d'un groupe de documents sélectionné à l'aide de la fonction Trouver par exemple

  1. Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.

  2. Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Modifier le partage.

    Boîte de dialogue Opérations sur une masse de documents

  3. Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser Trouver par exemple pour sélectionner les documents, puis sur Suivant.

    Boîte de dialogue Trouver par exemple

  4. Dans la liste déroulante Bibliothèque, cliquez sur la bibliothèque dans laquelle vous voulez effectuer la recherche.

  5. Indiquez dans chaque champ les informations à rechercher.

  6. Cliquez sur Suivant.

    Boîte de dialogue Partage

  7. Cliquez sur Ajouter des nouveaux utilisateurs et droits aux documents sélectionnés pour modifier les listes de partage existantes pour chaque document du groupe.

    ou

    Cliquez sur Remplacer les listes partagées pour les documents sélectionnés pour créer une liste de partage qui remplacera la liste existante pour chaque document du groupe.

  8. Dans le champ Nom, saisissez le nom d'utilisateur dont vous souhaitez modifier le partage, puis cliquez sur Ajouter un utilisateur.

  9. Dans Liste de partage, cliquez sur le nom d'utilisateur dont vous souhaitez modifier les droits de partage.

  10. Dans la zone de groupe Droits pour toutes les versions, sélectionnez les droits à attribuer à l'utilisateur pour le groupe de documents sélectionné.

  11. Si vous souhaitez définir des droits de partage pour des versions spécifiques, cliquez sur Protection de la version, indiquez les droits pour chaque version, puis cliquez sur OK.

  12. Cliquez sur Suivant.

  13. Cliquez sur Prévisualiser pour afficher un aperçu des documents à modifier sur la base des critères de recherche spécifiés.

    Pour annuler la prévisualisation, à n'importe quel moment, cliquez sur Fermer dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche.

  14. Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.

    Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois modifier les documents.

  15. Cliquez sur Terminer pour modifier le partage de documents.

Modification des droits de partage sur des documents sélectionnés

  1. Dans votre boîte aux lettres ou vos dossiers, sélectionnez les références aux documents dont vous souhaitez modifier les droits de partage.

  2. Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.

  3. Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Modifier le partage.

  4. Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser les documents actuellement sélectionnés, puis sur Suivant.

  5. Cliquez sur Ajouter des nouveaux utilisateurs et droits aux documents sélectionnés pour modifier les listes de partage existantes pour chaque document du groupe.

    ou

    Cliquez sur Remplacer les listes de partage pour les documents sélectionnés pour créer une liste de partage qui remplacera la liste existante pour chaque document du groupe.

  6. Dans le champ Nom, saisissez le nom d'utilisateur dont vous souhaitez modifier les droits de partage, puis cliquez sur Ajouter un utilisateur.

  7. Dans Liste de partage, cliquez sur le nom d'utilisateur dont vous souhaitez modifier les droits de partage.

  8. Dans la zone de groupe Droits pour toutes les versions, sélectionnez les droits à attribuer à l'utilisateur pour le groupe de documents sélectionné.

  9. Si vous souhaitez définir des droits de partage pour des versions spécifiques, cliquez sur Protection de la version, indiquez les droits pour chaque version, puis cliquez sur OK.

  10. Cliquez sur Suivant.

  11. Cliquez sur Prévisualiser pour afficher un aperçu des documents à modifier sur la base des critères de recherche spécifiés.

    Pour annuler la prévisualisation, à n'importe quel moment, cliquez sur Fermer dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche.

  12. Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.

    Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois modifier les documents.

  13. Cliquez sur Terminer pour modifier le partage de documents.

Modification des droits de partage sur les documents d'un fichier

  1. Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.

  2. Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Modifier le partage.

  3. Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser les documents répertoriés dans un fichier.

  4. Indiquez le nom du fichier contenant la liste des documents dont vous souhaitez modifier les droits de partage, puis cliquez sur Suivant.

    Vous pouvez spécifier tout fichier texte (ASCII ou ANSI) comme fichier source d'une opération de modification de partage tant que le fichier comprend une liste d'ID de documents. Si vous créez un fichier, assurez-vous que chaque ID de document se trouve en début de ligne et qu'il n'y a qu'un document par ligne.

    Si le fichier que vous indiquez est un fichier journal provenant d'une session précédente, vous pouvez cliquer sur Traiter uniquement les erreurs pour que GroupWise ne traite que les documents ayant généré des erreurs au cours de cette session.

  5. Cliquez sur Ajouter des nouveaux utilisateurs et droits aux documents sélectionnés pour modifier les listes de partage existantes pour chaque document du groupe.

    ou

    Cliquez sur Remplacer les listes partagées pour les documents sélectionnés pour créer une liste de partage qui remplacera la liste existante pour chaque document du groupe.

  6. Dans le champ Nom, saisissez le nom d'utilisateur dont vous souhaitez modifier les droits de partage, puis cliquez sur Ajouter un utilisateur.

  7. Dans Liste de partage, cliquez sur le nom d'utilisateur dont vous souhaitez modifier les droits de partage.

  8. Dans la zone de groupe Droits pour toutes les versions, sélectionnez les droits à attribuer à l'utilisateur pour le groupe de documents sélectionné.

  9. Si vous souhaitez définir des droits de partage pour des versions spécifiques, cliquez sur Protection de la version, indiquez les droits pour chaque version, puis cliquez sur OK.

  10. Cliquez sur Suivant.

  11. Cliquez sur Prévisualiser pour afficher un aperçu des documents à modifier sur la base des critères de recherche spécifiés.

    Pour annuler la prévisualisation, à n'importe quel moment, cliquez sur Fermer dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche.

  12. Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.

    Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois modifier les documents.

  13. Cliquez sur Terminer pour modifier le partage de documents.

15.15.8 Suppression d'un groupe de documents

Vous pouvez supprimer un groupe de documents à l'aide de l'assistant d'opérations sur une masse de documents. Pour ce faire, vous devez disposer de droits de suppression sur les documents ou être bibliothécaire de la bibliothèque concernée. Vous devez en outre disposer de droits de suppression sur la bibliothèque contenant les documents à supprimer.

Lorsque vous supprimez un groupe de documents, toutes les versions correspondantes le sont également. Toutefois, les journaux d'activité ne sont pas supprimés. Les références aux documents pointant vers les documents supprimés ne le sont pas non plus. Si vous cliquez sur l'une de ces références, un message vous signale que le document en question n'existe plus.

Suppression d'un groupe de documents sélectionné à l'aide de la fonction Trouver par exemple

  1. Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.

  2. Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Supprimer.

    Boîte de dialogue Opérations sur une masse de documents

  3. Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser Trouver par exemple pour sélectionner les documents, puis sur Suivant.

    Boîte de dialogue Trouver par exemple

  4. Dans la liste déroulante Bibliothèque, cliquez sur la bibliothèque dans laquelle vous voulez effectuer la recherche.

  5. Indiquez dans chaque champ les informations à rechercher.

  6. Cliquez sur Suivant.

  7. Cliquez sur Prévisualiser pour afficher un aperçu des documents à supprimer sur la base des critères de recherche spécifiés.

  8. Pour annuler la prévisualisation, à n'importe quel moment, cliquez sur Fermer dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche.

  9. Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.

    Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus de suppression pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois supprimer les documents.

  10. Cliquez sur Terminer pour supprimer les documents.

Suppression d'un groupe de documents sélectionnés

  1. Dans votre boîte aux lettres ou vos dossiers, cliquez sur les références aux documents à supprimer.

  2. Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.

  3. Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Supprimer.

  4. Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser les documents actuellement sélectionnés, puis sur Suivant.

  5. Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.

    Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus de suppression pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois supprimer les documents.

  6. Cliquez sur Terminer pour supprimer les documents.

Suppression d'un groupe de documents répertoriés dans un fichier

  1. Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.

  2. Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Supprimer.

  3. Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser les documents répertoriés dans un fichier.

  4. Indiquez le nom du fichier contenant la liste des documents à supprimer, puis cliquez sur Suivant.

    Si le fichier que vous indiquez est un fichier journal provenant d'une précédente opération de suppression, vous pouvez cliquer sur Traiter uniquement les erreurs pour que GroupWise ne traite que les documents ayant généré des erreurs au cours de la session précédente.

  5. Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.

  6. Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus de suppression pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois supprimer les documents.

  7. Cliquez sur Terminer pour supprimer les documents.