5.4 Utilisation du dossier Liste des tâches

Le dossier Liste des tâches est un dossier système utilisé pour suivre les tâches de GroupWise et les autres éléments nécessitant une opération. Tout type d'élément (courrier, rendez-vous, tâche, note, message téléphonique) peut être placé dans le dossier Liste des tâches.

5.4.1 Ajout d'un élément au dossier Liste des tâches

Il existe plusieurs moyens pour ajouter un élément au dossier Liste des tâches :

Configuration de nouveaux éléments de la liste des tâches

Vous pouvez configurer le type d'élément qui est créé automatiquement lorsque vous créez un nouvel élément dans la liste des tâches.

  1. Cliquez sur Outils > Options > Environnement.

  2. Ouvrez l'onglet Opérations par défaut.

  3. Sous Nouvel élément de la liste de tâches, indiquez si vous voulez que les nouveaux éléments soient créés sous forme de notes de discussion ou de tâches.

  4. Cliquez sur OK.

Déplacement d'un élément d'un autre dossier dans le dossier Liste des tâches

Un moyen courant de placer des éléments dans le dossier Liste des tâches consiste à déplacer ceux qui se trouvent dans d'autres dossiers. Par exemple, vous pouvez recevoir un rendez-vous pour une réunion au cours de laquelle vous devez faire une brève présentation. Vous pouvez faire glisser ce rendez-vous dans votre dossier Liste des tâches afin d'être rappelé que vous devez animer une présentation prochaine.

  1. Ouvrez le dossier contenant l'élément que vous voulez transformer en tâche, puis sélectionnez cet élément.

  2. Faites glisser l'élément sélectionné dans le dossier Liste des tâches icône du dossier Liste des tâches dans la liste des dossiers complète.

    Pour accéder à la liste des dossiers complète, cliquez sur la flèche déroulante de la liste des dossiersflèche déroulante de la liste des dossiers (au-dessus de la liste des dossiers ; à droite de En ligne ou de Caching), puis cliquez sur Complète.

    REMARQUE :vous pouvez déplacer des éléments vers le dossier Liste des tâches à partir d'un dossier partagé uniquement si vous êtes le propriétaire du dossier partagé.

  3. Ouvrez le dossier qui vient d'être déplacé et sélectionnez l'onglet Liste des tâches.

    onglet Liste des tâches

    Si vous le souhaitez, vous pouvez également assigner un numéro à la tâche ou la déplacer en haut ou en bas de la liste.

  4. Ajoutez une date d'échéance.

  5. Cliquez sur Fermer.

Dans le dossier Liste des tâches, les éléments s'affichent avec une case à cocher sur leur gauche. Lorsque vous achevez un élément dans la liste des tâches, vous pouvez le marquer comme étant effectué en cochant la case.

Création d'une tâche ou d'un élément de la liste des tâches dans le dossier Liste des tâches

La liste des tâches est pratique pour vous assigner à vous-même des tâches et des rappels. Ces tâches proviennent d'autres personnes ou de vous-même.

  1. Ouvrez le dossier Liste des tâches.

  2. (Facultatif) Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner la position à laquelle vous voulez créer la nouvelle tâche dans la liste.

    S'il n'existe aucun élément dans la barre des tâches ou si vous ne voulez pas créer la tâche dans une position particulière de la liste, poursuivez avec Étape 3.

    ou

    Cliquez, dans la liste des tâches, à l'emplacement où vous voulez ajouter un élément. Par exemple, si vous voulez que le nouvel élément apparaisse après le troisième élément de la liste des tâches, cliquez sur le troisième élément existant, puis continuez avec Étape 3.

  3. Cliquez sur Nouvelle tâche pour créer une nouvelle tâche que vous allez assigner à d'autres personnes.

    ou

    Pour créer une tâche publiée que vous n'envoyez pas à d'autres utilisateurs GroupWise, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de Nouvelle tâche, puis sélectionnez Tâche publiée.

    ou

    Pour créer un nouvel élément de la liste des tâches, cliquez sur le dossier Liste des tâches, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la liste des tâches, puis cliquez sur Nouveau > Élément de la liste des tâches.

  4. (Facultatif) Si vous créez une nouvelle tâche (et non pas une tâche publiée ou un élément de la liste des tâches), ajoutez les noms des destinataires qui doivent recevoir la tâche.

  5. Indiquez les dates de début et d'échéance.

  6. Saisissez un objet, puis la description pour la tâche.

  7. Cliquez sur Envoyer.

    ou

    Si vous créez une tâche publiée ou un élément de la liste des tâches, cliquez sur Publier.

Marquage d'un élément pour qu'il s'affiche dans le dossier Liste des tâches

Cette opération permet de marquer un élément d'un autre dossier afin qu'il s'affiche dans le dossier Liste des tâches.

  1. Sélectionnez un ou plusieurs éléments, puis cliquez avec le bouton droit de la souris sur ces éléments.

  2. Cliquez sur Afficher dans la liste des tâches.

Les éléments demeurent dans le dossier d'origine mais s'affichent également dans le dossier Liste des tâches où vous pouvez les organiser dans l'ordre que vous voulez, assigner des dates d'échéance, les marquer comme étant effectués, etc. S'il existe une Liste des tâches dans le dossier d'origine, les éléments y apparaissent également.

Vous pouvez marquer ces éléments comme Effectué dans le dossier d'origine ou le dossier Liste des tâches.

REMARQUE :vous ne pouvez marquer des éléments pour qu'ils s'affichent dans le dossier Liste des tâches à partir d'un dossier partagé que si vous êtes le propriétaire du dossier partagé.

5.4.2 Création d'une Liste des tâches dans un dossier autre que le dossier Liste des tâches

Vous pouvez créer une zone Liste des tâches dans un autre dossier et y faire glisser les éléments. Les éléments qui se trouvent dans la zone Liste des tâches d'un dossier apparaissent également dans le dossier Liste des tâches principal, même s'ils se trouvent toujours dans leur dossier d'origine.

  1. Cliquez sur un dossier.

  2. Cliquez sur Afficher > Paramètres d'affichage > en tant que liste des tâches.

    Au début de la liste d'éléments de ce dossier, vous pouvez lire Déposer les éléments ici en les faisant glisser pour les ajouter à la liste des tâches.

  3. Sélectionnez un ou plusieurs éléments et faites-les glisser vers cette zone de la liste d'éléments du dossier.

    Les éléments s'affichent avec une case à cocher à gauche.

    Dossier Boîte aux lettres montrant les éléments de la liste des tâches

  4. Pour réorganiser les éléments, faites-les glisser à leurs nouveaux emplacements.

  5. Pour afficher dans ce dossier uniquement les éléments inclus dans la liste des tâches, cliquez sur un élément du dossier, cliquez sur Opérations > Opérations de la liste des tâches > Masquer les éléments qui ne font pas partie de la liste des tâches.

    Répétez cette étape pour afficher tous les éléments dans le dossier.

Les éléments que vous ajoutez dans la zone Liste des tâches du dossier s'affichent également dans la liste des tâches principale dans le dossier Liste des tâches.

Si vous effectuez un tri sur ce dossier, seuls les éléments qui ne figurent pas dans la liste des tâches sont triés.

5.4.3 Organisation du dossier Liste des tâches

Il existe plusieurs manières de changer l'ordre des éléments de la liste des tâches. Vous pouvez également utiliser des sous-tâches pour organiser votre dossier Liste des tâches.

Réorganisation du dossier Liste des tâches

Il existe plusieurs moyens pour réorganiser le dossier Liste des tâches.

En faisant un glisser-déposer des éléments à l'emplacement de votre choix

  1. Cliquez sur Liste des tâches pour ouvrir le dossier Liste des tâches.

  2. Sélectionnez l'élément que vous voulez déplacer dans la liste des tâches.

  3. Faites glisser l'élément à l'emplacement désiré du dossier Liste des tâches.

    Une flèche indique le futur emplacement de l'élément.

L'élément est déplacé dans la liste à la position spécifiée.

Déplacement d'éléments vers le haut ou vers le bas de la liste des tâches

  1. Ouvrez le dossier Liste des tâches.

  2. Sélectionnez l'élément que vous souhaitez déplacer.

  3. (Facultatif) Pour déplacer l'élément vers le haut de la liste, cliquez sur la flèche vers le haut située au-dessus de la liste des dossiers jusqu'à ce que cet élément se trouve à l'emplacement désiré.

  4. (Facultatif) Pour déplacer l'élément vers le bas de la liste, cliquez sur la flèche vers le bas située au-dessus de la liste des dossiers jusqu'à ce que cet élément se trouve à l'emplacement désiré.

Déplacement d'un élément au début ou à la fin de la liste des tâches

  1. Ouvrez le dossier Liste des tâches.

  2. Sélectionnez l'élément que vous souhaitez déplacer.

  3. (Facultatif) Pour déplacer l'élément au début de la liste, cliquez sur la flèche Placer en début de liste située au-dessus de la liste des dossiers.

  4. (Facultatif) Pour déplacer l'élément à la fin de la liste, cliquez sur la flèche Placer en fin de liste située au-dessus de la liste des dossiers.

Déplacement d'un élément ouvert dans la liste des tâches.

  1. Dans le dossier Liste des tâches, ouvrez l'élément que vous voulez déplacer.

  2. Cliquez sur l'onglet Liste des tâches.

  3. (Facultatif) Pour déplacer l'élément au début de la liste, cliquez sur Placer en début de liste.

  4. (Facultatif) Pour déplacer l'élément à la fin de la liste, cliquez sur Placer en fin de liste.

Lorsque vous fermez l'élément, il est déplacé dans la liste des tâches à la position spécifiée.

Assignation d'une position numérique à un élément

  1. Dans le dossier Liste des tâches, ouvrez l'élément que vous voulez déplacer.

  2. Cliquez sur l'onglet Liste des tâches.

  3. Dans le champ Ordre, indiquez le numéro de la position où vous voulez placer l'élément.

Lorsque vous fermez l'élément, il est déplacé dans la liste des tâches à la position spécifiée.

Utilisation de sous-tâches pour organiser votre dossier Liste des tâches.

Des sous-tâches peuvent être assignées aux éléments de la liste des tâches. Cela est utile lorsque plusieurs fonctions doivent être terminées avant qu'une tâche puisse être marquée comme terminée. Si vous marquez la tâche principale comme terminée, toutes les sous-tâches sont marquées comme terminées. De même, si toutes les sous-tâches sont marquées comme terminées, la tâche principale est marquée comme terminée.

Création d'une sous-tâche pour un élément de la liste des tâches

  1. Cliquez sur Liste des tâches pour ouvrir le dossier Liste des tâches.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément de la liste des tâches pour créer laquelle créer une sous-tâche, puis cliquez sur Nouveau sous-élément.

  3. Saisissez un objet pour la nouvelle sous-tâche, puis appuyez sur Entrée.

  4. Pour ajouter des informations supplémentaires, double-cliquez sur la sous-tâche qui vient d'être créée.

Changement d'un élément existant en sous-tâche

  1. Cliquez sur Liste des tâches pour ouvrir le dossier Liste des tâches.

  2. Sélectionnez l'élément que vous souhaitez changer en sous-tâche.

  3. Faites glisser l'élément sous l'élément de la liste des tâches à laquelle la sous-tâche appartient.

    Une flèche en retrait indique le futur emplacement de l'élément.

L'élément est déplacé dans la liste à la position spécifiée.

Pour déplacer une sous-tâche du dessous d'un élément de la liste des tâches, glissez-déplacez l'élément jusqu'à la fin de la liste des tâches.

5.4.4 Assignation d'une échéance à un élément de la liste des tâches

  1. Ouvrez un élément dans le dossier Liste des tâches.

  2. Cliquez sur l'onglet Liste des tâches.

  3. Sélectionnez Échéance, puis cliquez sur une date.

    Liste des tâches affichant la date d'échéance sur l'agenda

5.4.5 Suivi de l'état dans le dossier Liste des tâches

Vous pouvez indiquer un pourcentage d'achèvement pour les éléments du dossier Liste des tâches. Ce pourcentage vous aide à suivre l'état d'achèvement de vos tâches.

Spécification d'un pourcentage d'achèvement

Vous pouvez suivre la progression de l'achèvement d'une tâche en indiquant le pourcentage d'achèvement de n'importe quel élément du dossier Liste des tâches.

  1. Dans le dossier Liste des tâches, ouvrez l'élément pour lequel vous voulez indiquer le pourcentage d'achèvement.

  2. Cliquez sur l'onglet Liste des tâches.

  3. Dans le champ % effectué, indiquez le pourcentage d'achèvement.

Le pourcentage d'achèvement est enregistré automatiquement lorsque vous fermez l'élément.

Affichage du pourcentage d'achèvement dans le dossier Liste des tâches

Vous pouvez afficher les pourcentages d'achèvement dans une colonne de votre dossier Liste des tâches. Par défaut, cette colonne n'est pas affichée. Pour afficher la colonne % effectué :

  1. Ouvrez le dossier Liste des tâches.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur les titres de colonnes dans le dossier Liste des tâches et sélectionnez Plus de colonnes.

  3. Dans la liste Colonnes disponibles, cliquez sur % effectué, puis surAjouter.

  4. Cliquez sur Haut ou Bas pour déplacer la colonne à la position de votre choix.

  5. Cliquez surPlus petite ou sur Plus grande pour régler la largeur de la colonne.

  6. Pour terminer, cliquez sur OK.

La colonne apparaît à présent dans votre dossier Liste des tâches.

Vérification de l'état d'achèvement d'une tâche que vous avez envoyée

Dans le dossier Liste des tâches, vous pouvez vérifier l'état de tous les éléments que vous envoyez.

REMARQUE :vous ne pouvez vérifier l'état d'achèvement que des tâches. Vous ne pouvez pas vérifier l'état des messages électroniques et des autres types d'éléments que vous envoyez à d'autres personnes.

  1. Ouvrez le dossier Liste des tâches.

  2. Ouvrez la tâche que vous souhaitez vérifier.

  3. Cliquez sur l'onglet Propriétés.

5.4.6 Impression du contenu de votre dossier Liste des tâches

  1. Dans la liste des dossiers, sélectionnez le dossier Liste des tâches.

  2. Cliquez sur Fichier > Imprimer l'agenda.

  3. Dans la zone de groupe Format, sélectionnez Liste.

  4. Dans la zone de groupe Formulaires disponibles, sélectionnez Liste des tâches.

  5. Cliquez sur l'onglet Contents, puis sélectionnez les informations que vous voulez inclure ou exclure.

  6. Cliquez sur l'onglet Options, puis sélectionnez Dossier sélectionné.

  7. (Facultatif) Cliquez sur Prévisualiser pour afficher l'aperçu de ce qui apparaîtra sur le papier.

  8. Cliquez sur Imprimer.