6.5 Travailler avec les carnets d'adresses

Les carnets d'adresses sont des bases de données qui stockent les informations des contacts : nom, adresse, adresses électroniques, numéros de téléphone, etc. Les dossiers Contacts représentent une manière plus souple d'afficher les informations du carnet d'adresses.

6.5.1 Ouverture d'un carnet d'adresses

Pour ouvrir un carnet d'adresses, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils de la fenêtre principale. Le volet gauche affiche les carnets d'adresses GroupWise, LDAP, Contacts fréquents et personnels que vous avez créés.

Figure 6-6 La fenêtre Carnet d'adresses

Vous pouvez utiliser Fichier > Ouvrir un carnet et Fichier > Fermer le carnet pour afficher et masquer les carnets d'adresses dans ce volet. Le volet droit répertorie toutes les entrées du carnet d'adresses sélectionné.

Dans un Carnet d'adresses, vous pouvez ouvrir des contacts afin de visualiser les informations détaillées les concernant, sélectionner des noms de destinataires d'éléments, créer et modifier des groupes ou créer et supprimer des contacts.

Vous disposez également d'options avancées, telles que la création et la modification de carnets d'adresses personnels, la modification de l'ordre de la recherche par achèvement de noms, la modification des propriétés d'un carnet d'adresses, la définition d'options de copie, la modification de la configuration MAPI, l'importation et l'exportation de carnets d'adresses, le partage de carnets d'adresses, l'ajout de services Annuaire ou l'impression de libellés.

6.5.2 Création d'un carnet d'adresses personnel

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur Fichier > Nouveau carnet.

  3. Saisissez le nom du nouveau carnet, puis cliquez sur OK.

6.5.3 Modification d'un carnet d'adresses personnel ou des Contacts fréquents

Dans un carnet d'adresses personnel, ainsi que dans le carnet d'adresses Contacts fréquents, il est possible d'ajouter ou de supprimer des entrées, de modifier des informations existantes, de copier des noms pour les coller dans un autre carnet. Il est aussi possible de modifier le nom d'un carnet. ou créer vos propres champs de carnets d'adresses personnalisés.

Ajout rapide de contacts à votre carnet d'adresses personnel

Il est possible d'ajouter rapidement n'importe quel destinataire d'un élément à n'importe quel carnet d'adresses personnel.

  1. Ouvrez une élément adressé à un ou plusieurs destinataires.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le destinataire que vous voulez ajouter à un carnet d'adresses personnel.

  3. Cliquez sur Ajouter au carnet d'adresses, puis cliquez sur le carnet d'adresses dans auquel vous voulez ajouter le contact.

Modification d'une entrée dans un carnet d'adresses personnel

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur un carnet d'adresses, puis double-cliquez sur le nom que vous souhaitez modifier.

  3. Modifiez les informations dans les différents onglets, puis cliquez sur OK.

Copie d'une entrée d'un carnet d'adresses personnel vers un autre

Vous ne pouvez pas copier d'entrées vers un carnet d'adresses fermé. Vous devez d'abord l'ouvrir. Vous ne pouvez pas non plus copier de noms vers le carnet d'adresses GroupWise.

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur un carnet d'adresses, puis cliquez sur le nom que vous souhaitez copier (ou cliquez sur les noms à copier tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée).

  3. Cliquez sur Éditer > Copier vers.

  4. Sélectionnez le carnet d'adresses vers lequel vous souhaitez copier les noms, puis cliquez sur OK.

Lorsque vous copiez une entrée depuis un carnet d'adresses vers un autre, ces entrées sont liées ; ainsi, si vous en modifiez une, l'autre est mise à jour.

Définition de champs personnalisés dans un carnet d'adresses personnel

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses personnel dans lequel vous souhaitez définir des champs personnalisés.

  3. Double-cliquez sur une entrée, puis cliquez sur l'onglet Avancé.

  4. Cliquez sur Ajouter, saisissez le titre du champ dans le champ Nom du champ.

  5. Dans le champ Valeur, saisissez les informations que vous souhaitez afficher dans le champ de cette entrée.

  6. Cliquez sur OK.

Une fois ajouté au carnet d'adresses, un champ personnalisé ne peut pas être supprimé. Cependant, puisque ces champs personnalisés sont affichés sous forme de colonnes, vous pouvez supprimer une colonne de votre affichage. Étant donné que chaque carnet d'adresses peut afficher plusieurs colonnes, chacune d'elles doit être supprimée de manière individuelle.

Suppression d'une entrée dans un carnet d'adresses personnel

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur un carnet d'adresses, puis cliquez sur le nom que vous souhaitez supprimer (ou cliquez sur les noms à supprimer tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée).

  3. Appuyez sur la touche Suppr, puis cliquez sur Oui.

6.5.4 Attribution d'un nouveau nom à un carnet d'adresses personnel

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses personnel que vous souhaitez renommer.

    vous ne pouvez pas renommer le carnet d'adresses Contacts fréquents.

  3. Cliquez sur Fichier > Renommer le carnet.

  4. Saisissez le nouveau nom, puis cliquez sur OK.

6.5.5 Copie d'un carnet d'adresses personnel

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses personnel que vous souhaitez copier.

  3. Cliquez sur Fichier > Enregistrer le carnet d'adresses sous.

  4. Saisissez le nom du carnet d'adresses, puis cliquez sur OK.

6.5.6 Suppression d'un carnet d'adresses personnel

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur Fichier > Supprimer le carnet.

  3. Cliquez sur le carnet que vous souhaitez supprimer ou cliquez sur plusieurs carnets tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur OK, puis sur Oui.

Une fois qu'il a été supprimé, un carnet d'adresses personnel ne peut pas être récupéré.

REMARQUE :vous ne pouvez pas supprimer le carnet d'adresses Contacts fréquents.

6.5.7 Définition des propriétés des carnets d'adresses

Vous pouvez choisir et afficher différentes propriétés et options pour vos carnets d'adresses.

Définition des propriétés des carnets d'adresses personnels

Utilisez la boîte de dialogue des propriétés de carnet d'adresses pour visualiser les caractéristiques de chacun de vos carnets d'adresses (y compris le carnet d'adresses GroupWise). Il existe trois onglets de propriétés dans les carnets d'adresses mais tous ne sont pas accessibles au niveau de chacun des carnets d'adresses.

L'onglet Général est accessible à partir de tous les carnets d'adresses. Utilisez-le pour afficher le nom du carnet d'adresses, le fournisseur de service MAPI s'il est connu, un résumé du contenu du carnet, etc. Vous pouvez également l'utiliser pour ajouter une description du carnet d'adresses.

L'onglet Options n'est accessible que depuis le carnet d'adresses Contacts fréquents. Utilisez l'onglet Options pour indiquer ce qui est sauvegardé dans Contacts fréquents et comment ce carnet d'adresses doit être nettoyé. Reportez-vous à Définition des propriétés des contacts fréquents.

L'onglet Partage est accessible dans les carnets d'adresses personnels que vous possédez, y compris votre carnet Contacts fréquents. Utilisez cet onglet pour définir ou non le partage d'un carnet, choisir les personnes avec qui vous voulez le partager et indiquer les droits d'accès à attribuer à chacune d'elles.

Pour partager vos groupes personnels, vous pouvez également les placer dans un carnet d'adresses que vous partagez avec d'autres personnes.

Affichage des propriétés d'un carnet d'adresses

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses dont vous souhaitez afficher les propriétés.

    Si le carnet n'apparaît pas, il n'est pas ouvert.

  3. Sélectionnez Fichier > Propriétés.

    Boîte de dialogue Propriétés pour un carnet d'adresses avec l'onglet Général

  4. Cliquez sur Contient pour afficher le nombre de personnes, de ressources, de sociétés, etc.

    L'opération risque de se prolonger si ce carnet d'adresses est volumineux. La barre d'état en mesure l'avancement.

  5. Pour ajouter ou modifier la description du carnet d'adresses, cliquez dans la zone Description, puis saisissez ou modifiez cette description.

  6. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications apportées et fermer la boîte de dialogue Propriétés.

    ou

    Cliquez sur Appliquer pour appliquer les modifications et laisser cette boîte de dialogue ouverte.

Définition des propriétés des contacts fréquents

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses Contacts fréquents.

  3. Cliquez sur Fichier > Propriétés, puis cliquez sur l'onglet Options.

    Boîte de dialogue des propriétés des contacts fréquents avec l'onglet Options

  4. Sélectionnez les options souhaitées.

    Si vous ne pouvez pas modifier ces options, cela indique que votre administrateur GroupWise les a verrouillées selon ses préférences.

    Cliquez sur Enregistrement automatique désactivé pour désactiver les noms stockés dans le carnet d'adresses Contacts fréquents.

  5. Pour supprimer des noms de ce carnet d'adresses, cochez la case Supprimer les adresses non référencées pendant la période suivante, saisissez un nombre dans la zone Période, cliquez sur une période de la liste déroulante (entre les heures et les années), cliquez sur Supprimer maintenant afin de supprimer les adresses anciennes.

  6. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications apportées et fermer la boîte de dialogue Propriétés.

    ou

    Cliquez sur Appliquer pour appliquer les modifications et laisser cette boîte de dialogue ouverte.

6.5.8 Utilisation de filtres prédéfinis dans le carnet d'adresses Contacts fréquents

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses Contacts fréquents.

    Si le carnet d'adresses Contacts fréquents n'apparaît pas, vous devez l'ouvrir via Fichier > Ouvrir un carnet.

  3. Cliquez sur Afficher > Filtre pour au moins 3 références.

    ou

    Cliquez sur Afficher > Définir le filtre pour références (la référence correspond au nombre de fois où vous avez envoyé des éléments à cette entrée ou reçu des éléments de cette entrée), saisissez le nombre minimal de références qu'une entrée doit comporter pour être incluse dans le critère de recherche, puis cliquez sur OK.

6.5.9 Partage d'un carnet d'adresses avec un autre utilisateur

Les carnets d'adresses partagés sont identifiés par l'icône icône du carnet d'adresses partagé. Cette icône peut être légèrement différente selon que vous êtes ou non le créateur du carnet d'adresses.

Vous pouvez partager des carnets d'adresses personnels avec les autres utilisateurs. Vous pouvez accorder aux utilisateurs des droits en lecture seule ou leur permettre de lire, ajouter, éditer et supprimer les informations contenues dans le carnet d'adresses. Lorsque vous partagez un carnet d'adresses, les utilisateurs reçoivent une notification qu'ils peuvent accepter ou refuser.

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le carnet que vous voulez partager, puis cliquez sur Partage.

    Si le carnet d'adresses n'apparaît pas, vous pouvez l'ouvrir via Fichier > Ouvrir un carnet.

  3. Cliquez sur Partagé avec.

  4. Saisissez le nom de la personne avec laquelle vous voulez partager le carnet d'adresses, puis cliquez sur Ajouter un utilisateur pour ajouter l'utilisateur à la liste Partager.

    Si vous ne connaissez pas le nom de la personne, cliquez sur icône du Carnet d'adresses, puis recherchez et sélectionnez l'utilisateur.

    Vous ne pouvez pas partager des carnets d'adresses dans des domaines externes.

  5. Cliquez sur le nom de chaque utilisateur dans la liste de partage, puis assignez-lui des droits dans la zone de groupe Accès.

    Boîte de dialogue Propriétés pour un carnet d'adresses avec l'onglet Partage

  6. Cliquez sur OK pour sauvegarder les modifications et fermer la boîte de dialogue.

    ou

    Cliquez sur Appliquer pour appliquer les modifications et laisser cette boîte de dialogue ouverte.

    Lorsque vous cliquez sur OK ou sur Appliquer, la personne avec laquelle vous souhaitez partager le carnet d'adresses reçoit une notification. La colonne État affiche En attente jusqu'à ce que l'utilisateur accepte ou refuse la requête de partage du carnet d'adresses, puis elle est mise à jour pour refléter le choix de l'utilisateur.

    Dans la liste Carnet d'adresses, les carnets d'adresses partagés sont signalés par l'icône icône Carnet d'adresses partagé.

    Vous, ainsi que les utilisateurs avec lesquels vous partagez un carnet d'adresses, pouvez organiser vos colonnes de carnet d'adresses différemment.

6.5.10 Acceptation d'un carnet d'adresses partagé

Les carnets d'adresses partagés que vous acceptez apparaissent dans la liste Carnet d'adresses, ainsi que dans les carnets d'adresses GroupWise, Contacts fréquents et personnels.

  1. Cliquez sur l'icône Boîte aux lettres dans la liste des dossiers.

  2. Cliquez sur la notification de carnet d'adresses partagé pour l'ouvrir ou cliquez dessus avec le bouton droit de la souris > cliquez sur Ouvrir.

  3. Cliquez sur Accepter le carnet d'adresses pour ajouter le carnet d'adresses à la liste des carnets d'adresses.

Vous pouvez désormais utiliser le carnet d'adresses partagé pour envoyer des éléments ou rechercher des informations sur les utilisateurs, tout comme vous le faites avec d'autres carnets d'adresses.

6.5.11 Synchronisation des entrées d'un carnet d'adresses

Vous pouvez utiliser la commande Synchroniser pour vous assurer que les entrées de votre carnet d'adresses correspondent aux entrées du carnet d'adresses GroupWise. Vous pouvez synchroniser l'intégralité d'un carnet d'adresses personnel ou uniquement les entrées que vous avez sélectionnées.

Il se peut, par exemple, que vous disposiez d'un carnet d'adresses personnel qui contient le nom de vos interlocuteurs au service Marketing. Lorsque ce service change de bâtiment ou de numéro de téléphone, utilisez l'option Synchroniser pour ne pas avoir à créer un nouveau carnet d'adresses personnel.

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses personnel que vous souhaitez synchroniser.

  3. Pour synchroniser un carnet d'adresses, cliquez sur Fichier > Synchroniser > Carnet d'adresses en cours.

    ou

    Pour synchroniser les entrées sélectionnées, cliquez dessus tout en maintenant la touche Ctrl ou Maj enfoncée > cliquez sur Fichier > Synchroniser > Éléments sélectionnés.

6.5.12 Affichage des Infos rapides

Les informations récapitulatives sur les utilisateurs s'affichent dans un carnet d'adresses et dans le Sélecteur d'adresses lorsque vous placez le pointeur de la souris sur un nom. Ces mêmes informations s'affichent dans les champs Dest., CC, CM ou De d'un message si vous cliquez d'abord sur le nom. Cet affichage est appelé « Infos rapides ».

La Figure 6-7 affiche les infos rapides dans un message électronique :

Figure 6-7 Vue Message avec affichage des informations sur un utilisateur

La Figure 6-8 affiche les infos rapides dans la fenêtre Carnet d'adresses :

Figure 6-8 Carnet d'adresses avec affichage des informations sur un utilisateur

Si plusieurs utilisateurs sont répertoriés dans les champs Dest., CC, CM ou De, cliquez sur la zone pour ouvrir la liste des utilisateurs, sélectionnez l'un d'entre eux, puis positionnez le pointeur de la souris sur l'utilisateur sélectionné.

Les infos rapides sont activées par défaut. Pour désactiver les infos rapides :

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur Afficher > Désactiver Infos rapides.

6.5.13 Affichage des contacts, des groupes, des organisations ou des ressources dans un Carnet d'adresses

Utilisez les filtres prédéfinis du Filtre d'entrée pour n'afficher que les groupes, les utilisateurs, les organisations ou les ressources d'un carnet d'adresses.

Par défaut, les carnets d'adresses affichent toutes les entrées. Bien que tous les groupes, les organisations et les ressources soient repérés par une icône, il peut s'avérer difficile de trouver des entrées spécifiques dans des carnets d'adresses volumineux. Un filtre prédéfini n'affiche que le type d'entrée recherché.

Il existe un filtre prédéfini qui ne s'applique qu'au carnet d'adresses Contacts fréquents : Filtre pour au moins %s références. Vous pouvez l'utiliser pour filtrer toutes les entrées qui utilisent au moins le nombre de références indiqué.

Pour afficher des groupes, des organisations ou des ressources dans un carnet d'adresses, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur un carnet d'adresses.

  3. Cliquez sur Afficher, puis sélectionnez le filtre à utiliser pour le filtrage.

    Carnet d'adresses avec le menu Afficher ouvert

  4. Pour revenir à la vue du carnet d'adresses non filtré, cliquez sur Afficher > Filtre désactivé.

Dans le Sélecteur d'adresses, cliquez sur un filtre prédéfini dans la liste déroulante icône Filtre pour filtrer les contacts, les groupes et les ressources.

Les icônes suivantes identifient les contacts, les ressources, les groupes et les organisations d'un carnet d'adresses :

icône Contacts Contacts

icône Ressource Ressources

icône Groupe Groupes

icône Organisation Organisations

6.5.14 Modification d'une liste de distribution dans le carnet d'adresses GroupWise

Si votre administrateur GroupWise vous a accordé les droits de modifier une liste de distribution publique dans le carnet d'adresses GroupWise :

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

    ou

    Cliquez sur icône de la barre d'outils Adresses sur la barre d'outils dans un élément que vous composez.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses GroupWise.

  3. Double-cliquez sur la liste de distribution publique que vous avez le droit de modifier.

  4. Effectuez les modifications voulues.

  5. Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.

6.5.15 Recherche d'entrées d'un carnet d'adresses

À l'aide de la liste de recherche, vous pouvez facilement retrouver des entrées de carnet d'adresses. Vous pouvez aussi spécifier des critères de recherche en définissant un ou plusieurs filtres. Définissez par exemple un filtre pour n'afficher que les entrées qui comportent des noms de famille commençant par la lettre « D ».

Recherche d'utilisateurs, de ressources, d'organisations et de groupes

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

    ou

    Cliquez sur icône de la barre d'outils Adresses sur la barre d'outils dans un élément que vous composez.

  2. Sélectionnez le carnet d'adresses que vous souhaitez rechercher.

  3. Dans le champ zone Rechercher, commencez à saisir ce que vous recherchez.

    La fonction d'achèvement de noms complète le nom.

Utilisation de filtres pour limiter une recherche d'adresse

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur Afficher > Définir le filtre personnalisé.

    Boîte de dialogue Élaboration d'un filtre

  3. Cliquez sur la première liste déroulante, puis indiquez la colonne à filtrer.

  4. Cliquez sur icône de la liste des opérateurs, puis indiquez un opérateur.

    Un opérateur est un symbole utilisé avec une condition dans le but de spécifier une valeur particulière. Par exemple, pour créer un filtre qui ne répertorie que les utilisateurs dont le nom de famille est Davis, cliquez sur la colonne Nom, puis sur = Égal à et saisissez « Davis ». Dans l'exemple suivant, = Égal à est l'opérateur et Davis le critère.

    Pour plus d'informations, reportez-vous à Utilisation de la recherche avancée.

  5. Saisissez le critère que vous voulez utiliser pour le filtrage, puis cliquez sur OK.

    La recherche filtrée trie le carnet d'adresses en fonction des résultats trouvés.

Une fois qu'un filtre est défini pour un carnet d'adresses, vous pouvez activer ce filtre. Pour cela, affichez le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez le mettre en œuvre, puis cliquez sur Vue > Filtre personnalisé. Cliquez sur OK pour l'activer (il reste en vigueur jusqu'à ce que vous le désactiviez ou le supprimiez).

6.5.16 Personnalisation de l'affichage du carnet d'adresses

Vous pouvez gérer l'affichage des carnets d'adresses dans la liste Carnet d'adresses en ouvrant et en fermant ces carnets. Par exemple, vous pouvez disposer d'un carnet d'adresses personnel pour un compte que vous n'utilisez que six mois par an. Vous pouvez le fermer lorsque vous n'en avez plus besoin et le rouvrir six mois plus tard.

Vous pouvez également contrôler les informations qui s'affichent dans un carnet d'adresses donné. Pour modifier ces informations, vous devez ouvrir le carnet d'adresses.

Ouverture et fermeture des carnets d'adresses

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur Fichier > Ouvrir un carnet.

    Si tous vos carnets d'adresses sont ouverts, l'option Ouvrir un carnet est grisée.

  3. Cliquez sur un carnet d'adresses (ou sur plusieurs en maintenant la touche Ctrl enfoncée), puis cliquez sur OK.

  4. Pour fermer un carnet d'adresses, sélectionnez le carnet, cliquez sur Fichier > Fermer le carnet.

    La fermeture d'un carnet d'adresses n'entraîne pas sa suppression, vous pouvez l'ouvrir de nouveau à tout moment.

Choix des colonnes à afficher dans un carnet d'adresses

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

    ou

    Cliquez sur icône de la barre d'outils Adresses dans un élément que vous composez.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez modifier l'affichage des colonnes.

  3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un titre de colonne, puis cliquez sur un nom de colonne.

    Si le nom de la colonne n'apparaît pas, cliquez sur Plus de colonnes. Pour ajouter une colonne, cliquez dessus dans la zone de liste Colonnes disponibles, cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

    Boîte de dialogue Sélection des colonnes du carnet d'adresses

  4. Pour supprimer une colonne, faites glisser son titre en dehors du carnet d'adresses.

  5. Pour réorganiser les colonnes, faites glisser leur titre vers un autre emplacement.

Affichage des liaisons au carnet d'adresses GroupWise

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses personnel dont vous souhaitez afficher les liaisons.

    Un contact lié dans un carnet d'adresse est identifié par l'icône icône Contact lié.

  3. Cliquez sur Afficher > Liaisons au carnet d'adresses système pour le sélectionner.

    Les liaisons indiquent qu'une entrée d'un carnet d'adresses personnel est liée à une celle d'un autre carnet. Si l'une de ces entrées est mise à jour, l'entrée liée l'est également. Des liaisons sont créées lorsque vous copiez une entrée d'un carnet d'adresses dans un autre. Des liaisons sont également créées lorsque des entrées du carnet d'adresses GroupWise sont ajoutées à votre carnet d'adresses Contacts fréquents du fait de l'apparition d'une correspondance.

Choix du format d'affichage des noms

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur Afficher > Format de nom.

  3. Cliquez sur une case d'option pour afficher les carnets d'adresses en commençant par le prénom ou par le nom.

  4. Tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur les carnets d'adresses personnels auxquels vous souhaitez que ce format s'applique.

  5. Cliquez sur Appliquer aux carnets sélectionnés pour appliquer ces changements sans quitter la boîte de dialogue.

    ou

    Cliquez sur OK pour appliquer ces modifications et fermer la boîte de dialogue.

6.5.17 Tri d'un carnet d'adresses

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses que vous souhaitez trier.

  3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne sur laquelle vous souhaitez baser le tri, puis cliquez sur Trier d'abord sur 'colonne' (par exemple, basez le tri sur la colonne Adresse électronique plutôt que Nom).

    ou

    Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un en-tête de colonne, cliquez sur Tri ascendant (de A à Z ou 1, 2, 3) ou Tri descendant (de Z à A ou 3, 2, 1) pour trier les entrées de la colonne.

6.5.18 Importation et exportation d'adresses et de carnets d'adresses

Utilisez les fonctionnalités d'importation et d'exportation pour transférer vos carnets d'adresses Novell® et tiers vers et depuis un carnet d'adresses personnel GroupWise. Si votre carnet d'adresses précédent dépend d'un fournisseur de services MAPI, la conversion doit s'effectuer correctement. S'il ne s'agissait pas d'un fournisseur de services MAPI, vos carnets d'adresses peuvent quand même être importés après avoir fait l'objet d'un reformatage. L'exportation des carnets d'adresses Novell est meilleure au format .nab ; en outre, l'importation est plus précise si le format .nab est utilisé. Vous pouvez également importer et exporter vos groupes personnels.

Les carnets d'adresses de clients de messagerie POP3 et IMAP4 pris en charge peuvent être importés à l'aide de l'utilitaire d'importation du client de messagerie GroupWise.

Vous pouvez également partager des carnets d'adresses personnels. Reportez-vous à Partage d'un carnet d'adresses avec un autre utilisateur.

Importation d'un carnet d'adresses personnel Novell dans un carnet d'adresses personnel

  1. Si vous avez reçu un carnet d'adresses personnel Novell (fichier .nab) sous forme de pièce jointe, cliquez avec le bouton droit sur cette pièce jointe, cliquez sur Enregistrer sous, sélectionnez le dossier ou la disquette cible, puis cliquez sur Enregistrer.

    Les fichiers de carnet d'adresses Novell sont des fichiers texte ayant un formatage particulier. Les fichiers GroupWise 8 .nab utilisent le codage de caractère UTF-8 et ne peuvent pas être importés dans des versions précédentes de GroupWise. Toutefois, GroupWise 8 peut exporter des fichiers .nab dans un format de caractère ANSI, compatible avec des versions précédentes de GroupWise. Les fichiers .nab créés par des versions précédentes de GroupWise peuvent être importés dans GroupWise 8.

  2. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  3. Cliquez sur Fichier > Importer.

  4. Sélectionnez le fichier de carnet d'adresses .nab, puis cliquez sur Ouvrir.

  5. Cliquez sur le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez importer des adresses.

    ou

    Créez un carnet d'adresses personnel dans lequel vous allez importer les adresses.

    Pour plus d'informations, reportez-vous à Création d'un carnet d'adresses personnel.

  6. Cliquez sur OK.

Pour arrêter l'importation, appuyez sur la touche Échap, puis cliquez sur Oui.

Vous ne pouvez pas importer d'adresses dans le carnet d'adresses GroupWise.

Importation des contacts d'une vCard

Les vCards peuvent contenir un ou plusieurs contacts. GroupWise prend en charge les deux formats.

Pour importer les informations d'une vCard que vous avez reçue dans un carnet d'adresses :

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la vCard, puis cliquez sur Importer.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses dans lequel vous voulez ajouter les informations, puis cliquez sur OK.

Importation de carnets d'adresses tiers

Importation de contacts avec un fichier CSV

Pour importer un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) :

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur Fichier > Importer.

  3. Sélectionnez le fichier .csv, puis cliquez sur Ouvrir.

  4. Sélectionnez le carnet d'adresses vers lequel vous souhaitez importer des adresses, puis cliquez sur OK.

    ou

    Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau carnet d'adresses personnel dans lequel importer les adresses, saisissez le nom du nouveau carnet d'adresses, puis cliquez sur OK.

    Pour plus d'informations, reportez-vous à Création d'un carnet d'adresses personnel.

    La fenêtre de sélection des champs GroupWise pour les données CSV s'affiche.

    fenêtre Importer l'assignation de fichier CSV

    La colonne Champs CSV répertorie les champs de données du fichier .csv. La colonne Données CSV répertorie les données du fichier .csv. La colonne Champs GroupWise permet de choisir les associations entre des champs CSV et des champs GroupWise.

    Par défaut, le processus d'importation peut reconnaître les caractères tels que les virgules (,), les points-virgules (;) et les deux-points (:) comme délimiteurs de champ. Il peut également reconnaître les caractères tels que les guillemets (") comme délimiteurs de texte. En revanche, si des caractères inhabituels sont utilisés comme délimiteurs, le processus d'importation ne les reconnaît pas.

  5. Si le fichier .csv ne s'affiche pas dans les colonnes correctes :

    1. Cliquez sur Options.

    2. Modifiez le caractère délimiteur de champ requis par le fichier .csv.

    3. Modifiez le caractère délimiteur de texte requis par le fichier .csv.

      Le fichier .csv doit s'afficher de nouveau dans les colonnes correctes.

  6. Cliquez sur le bouton flèche droite et le bouton flèche gauche pour parcourir les données du fichier .csv page par page.

    Le processus d'importation tente d'assigner les champs CSV aux champs GroupWise.

  7. Pour modifier une assignation automatique de champ, cliquez sur le champ GroupWise que vous voulez modifier.

    ou

    Pour sélectionner une assignation de champ, cliquez sur le lien Cliquer sur un choix.

  8. Sélectionnez un champ affiché.

    ou

    Cliquez sur une catégorie de champ, puis sélectionnez le champ GroupWise qui doit correspondre au champ du fichier .csv.

  9. Pour ne pas importer les données d'un champ CSV, cliquez sur le lien de la colonne Champs GroupWise, puis cliquez sur Effacer.

  10. Une fois que vous avez assigné les correspondances de champs, cliquez sur OK pour importer les données CSV dans le carnet d'adresses sélectionné.

INDICATION :pour lancer une importation, vous pouvez également glisser-déposer un fichier .csv dans un dossier Contacts.

Importation de carnets d'adresses depuis des comptes de messagerie POP3/IMAP4

  1. Cliquez sur Fichier > Importer POP3/IMAP.

    La liste Clients de messagerie installés répertorie les comptes de messagerie installés sur votre machine.

  2. Sélectionnez le compte de messagerie à importer dans GroupWise, puis cliquez sur Suivant.

  3. Cochez la case Carnets d'adresses, puis cliquez sur Suivant.

  4. Saisissez un nom pour le nouveau carnet d'adresses personnel GroupWise qui contiendra les adresses importées.

    Le nom que vous saisissez s'affiche dans un nouvel onglet de la liste des carnets d'adresses

  5. Cliquez sur Suivant.

  6. Relisez les informations récapitulatives pour vous assurer qu'elles sont correctes, puis cliquez sur Suivant.

    ou

    Cliquez sur Précédent pour modifier vos options d'importation.

  7. Vérifiez que le compte de messagerie a été correctement importé, puis cliquez sur Terminé.

Exportation d'adresses du Carnet d'adresses

Pour exporter des adresses d'un carnet au format NAB (Novell Address Book) :

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le carnet d'adresses depuis lequel vous souhaitez exporter des noms.

  3. Sélectionnez les adresses à exporter.

    Pour exporter l'intégralité d'un carnet d'adresses, vous n'avez pas besoin de choisir de nom.

  4. Cliquez sur Fichier > Exporter.

  5. Cliquez sur Tout le carnet d'adresses si vous voulez exporter l'ensemble du carnet d'adresses.

    ou

    Cliquez sur Éléments sélectionnés si vous souhaitez n'exporter que les adresses choisies.

  6. Saisissez le nom du fichier exporté, puis cliquez sur le dossier dans lequel vous voulez l'enregistrer.

  7. Dans la liste déroulante Save as type (Enregistrer en tant que type), sélectionnez le type de fichier sous lequel enregistrer les adresses.

    Vous pouvez enregistrer le fichier au format Novell Address Book (.nab), vCard (.vcf) ou séparé par des virgules (.csv) .

    Les fichiers de carnet d'adresses Novell sont des fichiers texte ayant un formatage particulier. Les fichiers GroupWise 8 .nab utilisent le codage de caractère UTF-8 et ne peuvent pas être importés dans des versions précédentes de GroupWise. GroupWise 8 peut toutefois exporter des fichiers .nab dans un format de caractère ANSI, compatible avec des versions précédentes de GroupWise.

  8. Cliquez sur Enregistrer.

Pour arrêter l'exportation, appuyez sur la touche Échap, puis cliquez sur Oui.

6.5.19 Utilisation du carnet d'adresses LDAP

Ajout d'un service Annuaire à un carnet d'adresses

  1. Assurez-vous de connaître le nom du serveur et le numéro de port du service Annuaire LDAP. Votre fournisseur de services Internet ou votre administrateur réseau peut vous fournir ces informations.

  2. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  3. Dans le volet de gauche, cliquez sur Carnet d'adresses LDAP.

  4. Dans le volet droit, cliquez sur Annuaires, puis sur Ajouter.

  5. Suivez les invites. Lorsque vous indiquez l'adresse du serveur, spécifiez une adresse IP ou un nom de domaine Internet.

  6. Cliquez sur Terminer.

  7. Si vous ajoutez un service Annuaire afin de rechercher des certificats de sécurité, ce dernier doit être défini comme étant le service Annuaire par défaut. Cliquez sur le compte du service Annuaire que vous venez d'ajouter, puis cliquez sur Définir par défaut.

  8. Cliquez sur Fermer.

Recherche d'une personne via un service Annuaire

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le Carnet d'adresses LDAP.

    Carnet d'adresses avec le carnet d'adresses LDAP sélectionné

  3. Sélectionnez un service d'annuaire dans la liste déroulante Rechercher dans.

  4. Saisissez les noms que vous souhaitez rechercher.

    ou

    Saisissez une adresse électronique que vous souhaitez rechercher.

    Si d'autres champs de recherche sont disponibles, spécifiez les informations que vous recherchez.

  5. Cliquez sur Récupérer.

  6. Lorsque la recherche est terminée, double-cliquez sur le nom que vous voulez.

  7. Cliquez sur Fermer.

Si vous voulez enregistrer les noms trouvés à l'issue de la recherche, cliquez sur ces noms, sur Éditer > Copier vers, sélectionnez un carnet d'adresses personnel, puis cliquez sur OK.

Établissement d'une connexion sécurisée à un service d'annuaire

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le Carnet d'adresses LDAP.

  3. Cliquez sur Annuaires, puis sur un service Annuaire.

  4. Cliquez sur Propriétés.

  5. Cliquez sur Connexion à l'aide de SSL.

  6. Spécifiez le chemin d'accès au fichier de certificat numérique.

    Ce fichier permet à GroupWise d'utiliser SSL pour l'authentification auprès du serveur LDAP (c'est-à-dire le service d'annuaire) que vous avez choisi. Contactez votre administrateur système pour connaître l'emplacement de ce fichier de certificat ou demandez-le auprès de votre fournisseur de services Internet. Vous pouvez également cliquer sur Parcourir pour trouver son emplacement exact.

Modification des propriétés d'un service Annuaire

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le Carnet d'adresses LDAP.

  3. Cliquez sur Annuaires, puis sur un service Annuaire.

  4. Cliquez sur Propriétés.

  5. Cliquez sur les onglets Connexion, Recherche et Assignation de champ pour rechercher les propriétés à modifier.

  6. Modifiez les propriétés, puis cliquez sur OK.

Spécification des critères de recherche utilisés par un service Annuaire

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le Carnet d'adresses LDAP.

  3. Cliquez sur Annuaires, puis sur un service Annuaire.

  4. Cliquez sur Propriétés.

  5. Cliquez sur l'onglet Recherche, puis sur Champs de recherche.

  6. Sélectionnez jusqu'à quatre champs.

    Si vous voulez ajouter des champs à la liste, cliquez sur l'onglet Assignation de champ, puis sur Récupérer tous les champs LDAP. Cliquez sur un nom de champ de recherche MAPI, puis cliquez sur la flèche Droite pour ajouter le champ à la Liste de champs LDAP. Cliquez sur Appliquer, sur l'onglet Recherche, sur Champs de recherche, puis sélectionnez les champs sur lesquels vous voulez effectuer la recherche. Les champs de recherche disponibles dépendent du service d'annuaire sélectionné.

    De nombreux services d'annuaire permettent uniquement d'effectuer des recherches sur les champs Nom et Adresse électronique.

  7. Cliquez deux fois sur OK, puis deux fois sur Fermer.

Modification de la durée de recherche d'un service Annuaire

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur le Carnet d'adresses LDAP.

  3. Cliquez sur Annuaires, puis sur un service Annuaire.

  4. Cliquez sur Propriétés, puis sur l'onglet Recherche.

  5. Cliquez sur la barre située sous Temps de recherche avant timeout et faites-la glisser jusqu'à ce que s'affiche le temps de recherche souhaité.

  6. Cliquez sur OK, sur Fermer, puis à nouveau sur Fermer.

6.5.20 Options avancées du carnet d'adresses.

Définition des options de copie

Utilisez les options de copie pour sélectionner le format de copie à utiliser lorsque vous copiez les données de votre carnet d'adresses dans le Presse-papiers. Lorsqu'elles sont copiées dans le Presse-papiers, les données du carnet d'adresses se présentent sous la forme d'une « carte de visite virtuelle » (vCard) ou d'un « texte » du carnet d'adresses. Une carte de visite virtuelle comprend toutes les informations d'identification d'une personne inscrite dans un carnet d'adresses.

Lorsque vous sélectionnez l'un des deux formats de copie, Données d'affichage (format de texte ASCII) ou Données vCard (format de flux .vcf), les données vCard copiées par la suite à l'aide de la procédure de copie de texte standard de Windows (sélection du texte puis Ctrl+C) peuvent être collées dans ce format dans d'autres applications (telles que des gestionnaires d'informations personnelles et des applications Web) afin de répondre à vos besoins spécifiques.

Par exemple, vous pouvez coller le texte affiché dans un éditeur HTML ou un traitement de texte pour l'importer dans une base de données ou le formater comme un document de publipostage. Ou vous pouvez, si vous choisissez la copie au format vCard, coller les données dans un éditeur ou une visionneuse vCard afin d'inclure des clips sonores, des graphiques ou du texte supplémentaire. Vous pouvez également enregistrer les données sous la forme d'un fichier .vcf pour les importer dans une autre application qui prend en charge la norme vCard. GroupWise prend en charge la vCard standard jusqu'à la version 2.1.

Pour sélectionner le format du texte vCard à copier :

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur icône de la barre d'outils Carnet d'adresses dans la barre d'outils.

  2. Cliquez sur Éditer > Options de copie.

  3. Sélectionnez l'option de copie souhaitée.

    Le bouton Données d'affichage permet de copier le texte en tant que texte « d'affichage ». Le bouton Données vCard convertit le texte en flux de données vCard.

  4. Cochez la case de façon à ce que la sélection en cours soit utilisée par défaut.

  5. Cliquez sur OK.

Modification de votre configuration MAPI

  1. Dans la fenêtre Carnet d'adresses, cliquez sur Fichier > Services.

  2. Apportez vos modifications, puis cliquez sur OK.

Si le nom du carnet d'adresses est visible, il s'agit d'un fournisseur de service MAPI.