7.2 Retrouver des éléments n'importe où dans votre Boîte aux lettres

La recherche globale (icône de la barre d'outils Rechercher de la barre d'outils) est la fonction de recherche la plus détaillée de GroupWise. Vous pouvez créer une requête de recherche en choisissant parmi de nombreux critères de recherche jusqu'à ce que vous trouviez l'élément que vous recherchez. GroupWise compare les mots entiers de vos critères de recherche et essaie de trouver une correspondance dans l'index de recherche.

7.2.1 Utilisation de la recherche globale

  1. Cliquez sur Outils > Rechercher.

    Boîte de dialogue Rechercher

  2. Pour rechercher un texte précis, sélectionnez Texte complet ou Objet dans la liste déroulante, puis saisissez le texte recherché dans le champ.

  3. Pour rechercher un nom, sélectionnez De/Auteur ou Dest./CC, puis saisissez le nom dans le champ.

  4. Sélectionnez chacun des types d'éléments recherchés, puis la provenance de ces éléments.

  5. Pour préciser une plage de dates, cochez la case Créé ou livré entre, puis saisissez les dates ou sélectionnez-les.

  6. Dans la zone de liste Rechercher dans, cliquez sur les dossiers et/ou les bibliothèques dans lesquels vous souhaitez effectuer la recherche.

    Le cas échéant, cliquez sur le signe plus (+) affiché à côté de votre dossier utilisateur pour le développer.

    Vos dossiers et la bibliothèque font par défaut l'objet d'une recherche. Pour accélérer la recherche, désélectionnez les dossiers dans lesquels vous ne souhaitez pas effectuer la recherche.

  7. Cliquez sur OK pour lancer la recherche.

Utilisez la commande Recherche avancée pour affiner votre recherche. Par exemple, vous pouvez rechercher les messages de deux ou trois utilisateurs à la fois.

Cochez la case Rechercher versions officielles uniquement pour ne repérer que la version officielle d'un document contenant plusieurs versions.

7.2.2 Limiter une recherche globale

Vous pouvez utiliser la fonction Rechercher pour limiter votre recherche.

  • Dans le premier champ de la boîte de dialogue Rechercher, saisissez les mots peu communs que vous remarquez dans l'élément recherché. Si vous effectuez une recherche à l'aide de mots courants, le résultat de votre recherche risque d'être trop vaste pour être très utile.

  • Pour accélérer la recherche, désélectionnez les dossiers et les bibliothèques qui, à votre connaissance, ne contiennent pas l'élément que vous recherchez. Par exemple, si vous savez que le document recherché ne se trouve pas dans la bibliothèque C, cliquez sur le signe (+) situé à côté de Toutes les bibliothèques dans la zone Rechercher dans, puis cliquez sur la bibliothèque C pour la désélectionner.

  • Si vous recherchez plusieurs mots ou si vous souhaitez faire une recherche dans un champ d'élément particulier (comme le champ Objet), cliquez sur Recherche avancée pour définir votre recherche. Pour restreindre la recherche, vous pouvez combiner les mots que vous saisissez à l'aide d'opérateurs.

  • Si vous ne trouvez pas le document ou le message, vérifiez que vos critères de recherche ne contiennent pas de fautes d'orthographe. Vérifiez ensuite la syntaxe de votre recherche afin de vous assurer que vous indiquez bien à la commande Rechercher de rechercher exactement ce que vous voulez.

7.2.3 Recherche d'un élément par l'exemple

  1. Cliquez sur Outils > Rechercher, puis cliquez sur l'onglet Trouver par exemple.

    Boîte de dialogue Rechercher avec l'onglet Trouver par exemple

  2. Dans la liste déroulante Type d'élément, cliquez sur le type d'élément à rechercher.

  3. Si vous avez sélectionné Document à l'étape 2, cliquez sur la bibliothèque dans laquelle vous voulez effectuer la recherche dans la liste déroulante Bibliothèque.

  4. Indiquez dans chaque champ les informations à rechercher.

  5. Cliquez sur OK pour lancer la recherche.

7.2.4 Enregistrement des résultats d'une recherche

  1. Cliquez sur Outils > Rechercher.

  2. Effectuez une recherche globale.

  3. Dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche de GroupWise, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous dossier.

    Boîte de dialogue Création du dossier Résultats de la recherche

  4. Saisissez un nom et une description pour le dossier, cliquez sur Haut, Bas, Droite ou Gauche pour placer le dossier à l'emplacement souhaité dans la liste des dossiers, puis cliquez sur Terminer.

Pour visualiser à tout moment les résultats de votre recherche globale, sélectionnez le dossier. Pour plus d'informations sur les dossiers Résultats de la recherche, reportez-vous à Présentation des dossiers Résultats de la recherche.

Vous pouvez mettre à jour un dossier Recherche globale à chaque ouverture. Vérifiez que l'option Rech. de nouveaux éléments concordants à chaque ouverture est sélectionnée.

7.2.5 Recherche d'un document et création de la référence correspondante dans votre boîte aux lettres

  1. Cliquez sur Outils > Rechercher.

  2. Dans l'onglet Trouver par exemple, cliquez sur Document dans la liste déroulante Type d'élément.

  3. Spécifiez les informations sur le document que vous souhaitez rechercher.

  4. Cliquez sur OK pour lancer la recherche.

  5. Dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche GroupWise, cliquez sur le document pour lequel vous souhaitez créer une référence, puis cliquez sur OK.

    La boîte de dialogue Résultats de la recherche GroupWise ne fait apparaître que les documents pour lesquels vous disposez au moins de droits d'affichage. GroupWise crée une référence au document dans le dossier en cours.