3.2 Traitement de texte avec Writer

OpenOffice.org Writer est un traitement de texte complet, présentant des possibilités de formatage au niveau des pages et du texte. Son interface est comparable à celle des autres principaux traitements de texte. Elle comprend même des fonctions qui sont habituellement disponibles uniquement dans les applications de publication bureautique onéreuses.

Cette section met en évidence quelques-unes des fonctions clés de Writer. Pour plus d'informations sur ces fonctions et pour obtenir des instructions détaillées pour utiliser Writer, reportez-vous à l'aide d'OpenOffice.org ou aux sources répertoriées à la section Section 3.8, Recherche d'aide et d'informations sur OpenOffice.org.

REMARQUE :La plupart des informations de cette section peuvent également s'appliquer aux autres modules d'OpenOffice.org. Par exemple, Writer et les autres modules utilisent les styles d'une manière comparable.

3.2.1 Création d'un document

Pour créer un document, vous avez deux solutions :

Pour créer un nouveau document, cliquez sur Fichier > Nouveau > Document texte.

Pour utiliser un format standard et des éléments prédéfinis pour vos propres documents, lancez un assistant. Les assistants sont de petits utilitaires qui permettent de prendre des décisions de base, puis créent un document prêt à l'emploi à partir d'un modèle. Par exemple, pour créer une lettre commerciale, cliquez sur Fichier > Assistants > Lettre. Les boîtes de dialogue des assistants permettent de créer facilement un document de base au format standard. La Figure 3-2 présente une boîte de dialogue d'assistant.

Figure 3-2 Assistant OpenOffice.org

Entrez le texte dans la fenêtre de document selon vos besoins. Utilisez la barre d'outils Formatting (Format) ou le menu Format pour modifier l'apparence du document. Utilisez le menu File (Fichier) ou les boutons appropriés pour imprimer et enregistrer votre document. À l'aide des options du menu Insert (Insertion), ajoutez des éléments supplémentaires à votre document, comme un tableau, une image ou un graphique.

3.2.2 Partage de documents avec d'autres traitements de texte

Vous pouvez utiliser Writer pour modifier des documents précédemment créés dans plusieurs autres traitements de texte. Par exemple, vous pouvez importer un document Microsoft Word, le modifier et le ré-enregistrer au format Word. La plupart des documents Word peuvent être importés dans OpenOffice.org sans aucun problème. Le formatage, les polices et tous les autres aspects du document sont conservés tels quels. Toutefois, certains documents particulièrement complexes (par exemple, s'ils contiennent des tableaux compliqués, des macros word, ou des polices ou un formatage inhabituels) peuvent requérir certaines opérations d'édition après l'importation. OpenOffice.org peut également enregistrer les documents dans de nombreux formats de traitements de texte courants. De même, vous pouvez ouvrir sans problème dans Microsoft Word les documents créés dans OpenOffice.org et enregistrés au format Word.

Donc, si vous utilisez OpenOffice.org dans un environnement où vous partagez fréquemment des documents avec d'autres utilisateurs de Word, vous devriez rencontrer peu ou pas de problèmes pour échanger vos fichiers. Il suffit d'ouvrir les fichiers, de les modifier et de les enregistrer au format Word.

3.2.3 Mise en forme avec des styles

OpenOffice.org utilise des styles pour appliquer un formatage cohérent aux différents éléments d'un document. Les types de style suivants sont disponibles :

Tableau 3-4 À propos des types de style

Type de style

Actions effectuées

Paragraphe

Permet d'appliquer un formatage standard aux différents types de paragraphes du document. Par exemple, vous pouvez appliquer un style de paragraphe à un titre de niveau 1, pour lequel vous définissez la police et la taille, l'espacement avant et après, la position, ainsi que d'autres spécifications de formatage de votre choix.

Caractère

Permet d'appliquer un formatage standard aux types de texte. Par exemple, si vous voulez mettre l'accent sur une partie du texte en la présentant en italique, vous pouvez créer un style de mise en évidence qui met en italique le texte sélectionné auquel vous l'appliquez.

Frame

Permet d'appliquer un formatage standard aux cadres. Par exemple, si votre document comporte des encadrés et si vous voulez qu'ils aient tous le même aspect, vous pouvez créer des cadres dont vous définissez les graphismes, les bordures, la position, ainsi que d'autres formatages de votre choix.

Page

Permet d'appliquer un formatage standard à un type de page défini. Par exemple, si un en-tête et un pied de page sont présents sur chacune des pages de votre document à l'exception de la première, vous pouvez utiliser un style pour la première page qui désactive les en-têtes et pieds de page. Vous pouvez également utiliser des styles de page différents pour les pages paires et impaires (de gauche et de droite), afin de disposer de marges plus importantes de part et d'autre de la reliure et de placer les numéros de page dans les coins « extérieurs » (les plus éloignés de la reliure).

jointes

Permet d'appliquer un formatage standard aux types de liste définis. Par exemple, vous pouvez définir une liste de contrôle comportant des cases à cocher carrées et une liste à puces rondes. Appliquez ensuite le style approprié lorsque vous créez vos listes.

Ouverture de la fenêtre Styles and Formatting (Styles et formatage)

La fenêtre Styles and Formatting (Styles et formatage) (également appelée Stylist (Styliste) dans les précédentes versions d'OpenOffice.org) est un outil de formatage polyvalent qui permet d'appliquer des styles à du texte, des paragraphes, des pages, des cadres et des listes. Pour ouvrir cette fenêtre, cliquez sur Format > Styles et formatage. OpenOffice.org est fourni avec plusieurs styles prédéfinis. Vous pouvez les utiliser tels quels, les modifier ou en créer de nouveaux.

INDICATION :Par défaut, la fenêtre Styles and Formatting (Styles et formatage) est flottante : elle s'ouvre à part et vous pouvez la placer là où vous voulez sur l'écran. Si vous avez très fréquemment recours aux styles, vous trouverez peut-être plus pratique d'ancrer cette fenêtre à l'écran pour l'afficher toujours au même endroit de l'interface de Writer. Pour ancrer la fenêtre Styles and Formatting (Styles et formatage), double-cliquez sur une zone grise de cette fenêtre tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Cette astuce s'applique également à d'autres fenêtres d'OpenOffice.org, notamment celle de l'outil Navigateur.

Application d'un style

Pour appliquer un style, sélectionnez l'élément auquel l'appliquer, puis double-cliquez sur le style dans la fenêtre Styles and Formatting (Styles et formatage). Par exemple, pour appliquer un style à un paragraphe, placez le curseur n'importe où dans ce paragraphe, puis double-cliquez sur le style de votre choix.

Utilisation des styles ou utilisation des boutons de formatage et des options de menu

Le recours à des styles plutôt qu'aux boutons et aux options du menu Format permet d'homogénéiser la présentation de vos pages, paragraphes, textes et listes, et simplifie votre modification du formatage. Prenez l'exemple suivant : vous sélectionnez du texte et vous le mettez en évidence en cliquant sur le bouton Bold (Gras), mais décidez après coup que vous préférez l'italique. Vous devez alors rechercher toutes les occurrences mises en gras et leur appliquer manuellement la mise en forme italique. En utilisant un style de caractère, il suffit de remplacer le gras par l'italique au niveau du style : tout le texte qui avait été formaté en gras est alors automatiquement remplacé par le même texte formaté en italique.

En formatant un texte à l'aide d'une option de menu ou d'un bouton, vous écrasez tous les styles que vous lui aviez précédemment appliqués. Si vous utilisez le bouton Bold (Gras) pour formater une partie d'un texte et un style de mise en évidence pour formater l'autre partie de ce texte, et si vous changez ensuite de style, le texte que vous aviez formaté avec le bouton reste inchangé, même si vous lui appliquez après coup ce style. Vous devez alors désactiver manuellement le gras pour ce texte, puis lui appliquer ensuite le style.

De même, si vous formatez manuellement vos paragraphes à l'aide du menu Format > Paragraphe, vous pouvez rapidement vous retrouver avec un formatage non homogène d'un paragraphe à l'autre. notamment si vous copiez et collez des paragraphes à partir d'autres documents formatés différemment.

Modification d'un style

Avec les styles, vous pouvez changer le formatage de parties de texte réparties sur tout le document par l'intermédiaire de leur style, ce qui vous évite d'avoir à ré-appliquer le nouveau formatage sur chaque bout de texte concerné.

  1. Dans la fenêtre Styles and Formatting (Styles et formatage), cliquez avec le bouton droit de la souris sur le style à modifier.

  2. Cliquez sur Modify (Éditer).

  3. Changez les paramètres du style sélectionné.

    Pour plus d'informations sur les paramètres disponibles, reportez-vous à l'aide en ligne d'OpenOffice.org.

  4. Cliquez sur OK.

Création d'un style

OpenOffice.org est fourni avec un ensemble de styles qui répondent à la plupart des besoins des utilisateurs. Mais les utilisateurs finissent presque systématiquement par avoir besoin d'un style qui n'existe pas encore. Pour créer un style :

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une zone vide de la fenêtre Styles and Formatting (Styles et formatage).

    Vérifiez que vous êtes bien dans la liste des styles correspondant au type de style à créer. Par exemple, si vous voulez créer un style de caractère, vérifiez que vous êtes bien dans la liste des styles s'appliquant aux caractères.

  2. Cliquez sur Nouveau.

  3. Cliquez sur OK.

  4. Attribuez un nom au style et choisissez les paramètres à lui appliquer.

    Pour plus d'informations sur les options de style disponibles dans un onglet, cliquez sur cet onglet, puis sur Help (Aide).

3.2.4 Utilisation de modèles pour formater des documents

La plupart des utilisateurs de traitement de texte créent plusieurs types de document. Par exemple, vous pouvez être amené à rédiger des lettres, des mémos et des comptes rendus, chacun étant présenté différemment et requérant des styles à part. En créant un modèle pour chacun de ces types de document, vous avez à disposition les styles dont vous avez besoin dans chaque cas.

La création d'un modèle requiert un petit travail de préparation. Vous devez en effet déterminer la présentation du document afin de pouvoir créer les styles dont vous avez besoin dans ce modèle. Bien sûr, vous aurez toujours la possibilité de modifier votre modèle. Mais un petit travail de préparation peut se traduire par un gain de temps important par la suite.

REMARQUE :Vous pouvez convertir des modèles Microsoft Word comme n'importe quel autre document Word. Pour plus d'informations, reportez-vous à Conversion de documents au format OpenOffice.org.

Cette section ne vise pas à expliquer en détail les modèles. Vous trouverez des informations supplémentaires dans le système d'aide, et des procédures détaillées se trouvent dans la page de documentation d'OpenOffice.org.

Création d'un modèle

Un modèle est un document texte dans lequel sont insérés uniquement les styles et le contenu que vous voulez afficher sur chaque document (par exemple, dans le cas d'une lettre, votre adresse et l'en-tête de la société). Lorsqu'un document est créé ou ouvert avec un modèle, les styles sont automatiquement appliqués à ce document.

Pour créer un modèle :

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Document texte.

  2. Créez les styles et le contenu à utiliser dans chaque document basé sur ce modèle.

  3. Cliquez sur Fichier > Modèles > Enregistrer.

  4. Indiquez le nom du modèle.

  5. Dans la zone Categories (Catégories), cliquez sur celle dans laquelle placer le modèle.

    La catégorie est le dossier dans lequel est stocké le modèle.

  6. Cliquez sur OK.

3.2.5 Utilisation de documents volumineux

Grâce à Writer, vous pouvez travailler avec des documents volumineux. Ces documents volumineux sont constitués soit d'un seul fichier, soit d'un ensemble de fichiers assemblés au sein d'un même document.

Navigation dans des documents volumineux

L'outil Navigateur affiche des informations relatives au contenu d'un document. Il permet également de passer rapidement d'un élément à un autre du document. Par exemple, utilisez le Navigateur pour obtenir une vue d'ensemble rapide de toutes les images incluses dans un document.

Pour ouvrir le Navigateur, sélectionnez Éditer > Navigateur. Les éléments listés dans le Navigateur varient en fonction du document chargé dans Writer.

Figure 3-3 Outil Navigateur de Writer

Cliquez sur un élément dans le Navigateur pour accéder à ce même élément dans le document.

Utilisation d'un document maître pour créer un seul document à partir de plusieurs fichiers

Si vous travaillez sur un document très volumineux (un livre, par exemple), il peut s'avérer plus simple pour vous de gérer cet ouvrage à l'aide d'un document maître, plutôt que de conserver un seul fichier pour l'ensemble du livre. Grâce à ce document maître, vous pouvez rapidement modifier le formatage de l'ensemble d'un document volumineux ou passer d'un sous-document à un autre pour les modifier individuellement.

Un document maître est un document Writer qui sert de conteneur à plusieurs fichiers Writer. Vous pouvez tenir à jour chacun de vos chapitres ou autres sous-documents dans des fichiers certes distincts, mais réunis au sein du document maître. Les documents maîtres sont également pratiques si plusieurs personnes doivent intervenir sur un même document. Vous pouvez séparer les parties de chaque personne en sous-documents regroupés dans le document maître afin de permettre à plusieurs rédacteurs de travailler simultanément sur leurs sous-documents, sans risquer d'écraser le travail des autres.

REMARQUE :Si, avant d'utiliser OpenOffice.org, vous utilisiez Microsoft Word, il se peut que la pensée d'utiliser des documents maîtres vous rende un peu nerveux, car cette fonction dans Word est réputée pour corrompre les documents. Mais ce problème n'est pas présent dans OpenOffice.org Writer. Vous pouvez donc utiliser en toute sécurité des documents maîtres pour gérer vos projets.

Pour créer un document maître :

  1. Cliquez sur Nouveau > Document maître.

    ou

    Ouvrez un document existant, puis cliquez sur Fichier > Envoyer > Créer un document maître.

  2. Insérez les sous-documents.

  3. Cliquez sur Fichier > Enregistrer.

Pour plus d'informations sur l'utilisation des documents maîtres, reportez-vous aux fichiers d'aide d'OpenOffice.org. Consultez la rubrique intitulée “Utilisation de documents maîtres et de sous-documents”.

INDICATION :Les styles présents dans tous vos sous-documents sont importés dans le document maître. Pour garantir que le formatage est cohérent dans l'ensemble du document maître, vous devez utiliser le même modèle pour chaque sous-document. Il s'agit d'une recommandation et non d'une obligation. Cependant, si les sous-documents sont formatés différemment les uns des autres, vous pourriez avoir besoin d'exécuter de nouvelles opérations de formatage pour incorporer des sous-documents harmonieux dans le document maître. Par exemple, si deux documents importés dans le document maître comprennent deux styles différents mais qui portent le même nom, le document maître va se servir du formatage défini pour ce style dans le premier document importé uniquement.

3.2.6 Utilisation de Writer en tant qu'éditeur HTML

En plus d'être un traitement de texte complet, Writer fonctionne également comme éditeur HTML. Writer comprend des balises HTML que vous pouvez appliquer comme tout autre style dans un document Writer. Vous pouvez afficher le document tel qu'il apparaîtra en ligne ou modifier directement son code HTML.

Création d'un document HTML

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Document HTML.

  2. Cliquez sur la flèche au bas de la fenêtre Formatting and Styles (Formatage et Styles).

  3. Sélectionnez HTML Styles (Styles HTML).

  4. Créez votre document HTML à l'aide des styles pour insérer les balises correspondantes dans le texte.

  5. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.

  6. Sélectionnez l'emplacement où enregistrer le fichier, indiquez le nom de ce fichier, puis sélectionnez HTML Document (.html) (Document HTML (.html)) dans la liste Filter (Filtre).

  7. Cliquez sur OK.

Si vous préférez modifier directement le code HTML, ou si vous voulez voir le code HTML créé lorsque vous avez modifié le fichier HTML dans un document Writer, cliquez sur Affichage > Source HTML. En mode HTML source, la liste Formatage et styles n'est plus disponible.

REMARQUE :La première fois que vous basculez en mode HTML Source (Source HTML), un message vous invite à enregistrer le fichier au format HTML, si vous ne l'avez pas déjà fait.