4.1 Gestion générale des espaces de travail

Cette section contient des informations sur les tâches qui s'appliquent à tous les types d'espace de travail.

4.1.1 Création d'un nouvel espace de travail

Novell Vibe vous permet de créer de nouveaux espaces de travail dans n'importe quel espace de travail pour lequel vous disposez des droits appropriés.

  1. Accédez à l'espace de travail dans lequel vous voulez créer le nouvel espace.

  2. Cliquez sur Espace de travail > Nouvel espace de travail.

    La page Nouvel espace de travail s'affiche.

  3. Précisez les informations requises concernant la page.

    Titre de l'espace de travail : spécifiez un titre pour l'espace de travail.

    Si vous laissez ce champ vide, l'espace de travail est intitulé Espace de travail.

    Espace de travail : sélectionnez le type d'espace de travail que vous souhaitez créer.

    Complétez les autres champs d'information qui s'affichent lorsque vous sélectionnez le type d'espace de travail.

    Membres de l'équipe : (facultatif) cette section s'affiche uniquement si vous créez un espace de travail d'équipe. Utilisez cette section pour spécifier les utilisateurs et groupes que vous voulez inclure en tant que membres de votre espace de travail d'équipe.

    Dossiers de l'espace de travail : utilisez cette section pour sélectionner les dossiers à inclure dans l'espace de travail.

    Annonce : (facultatif) créez un message d'annonce à envoyer à tous les membres de l'équipe.

    Si l'espace de travail que vous créez ne concerne pas une équipe spécifique, ce message est envoyé à tous les membres de l'équipe de l'espace de travail parent.

  4. Cliquez sur OK.

4.1.2 Modification d'un espace de travail

Une fois qu'un espace de travail a été créé, vous pouvez modifier son titre et sa description, modifier l'icône qui le représente et y télécharger des pièces jointes.

  1. Accédez à l'espace de travail que vous souhaitez modifier.

  2. Cliquez sur Espace de travail > Modifier l'espace de travail.

  3. Modifiez l'espace de travail selon vos besoins, puis cliquez sur OK.

4.1.3 Suppression d'un espace de travail

  1. Accédez à l'espace de travail que vous souhaitez supprimer.

  2. Cliquez sur Espace de travail > Supprimer l'espace de travail.

    La page Supprimer l'espace de travail s'affiche.

  3. (Facultatif) Sélectionnez Purger cet espace de travail immédiatement si vous souhaitez purger l'espace de travail pour qu'il ne puisse pas être récupéré.

    IMPORTANT :cette option rend l'espace de travail et tous les dossiers et entrées qu'il contient irrécupérables ; ils sont supprimés définitivement du site Vibe.

    Si vous ne sélectionnez pas cette option, vous pouvez restituer l'espace de travail comme décrit à la Section 4.1.4, Restitution d'un espace de travail.

  4. (Conditionnel) Si l'espace de travail contient des dossiers en miroir, vous pouvez choisir de supprimer les fichiers sources des dossiers ainsi que tous les sous-dossiers des dossiers en miroir.

    Pour plus d'informations sur l'utilisation de dossiers en miroir, reportez-vous à la section Working With Mirrored Folders (Utilisation de dossiers en miroir) du manuel Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide (Guide de l'utilisateur avancé de Novell Vibe OnPrem 3.1).

  5. Cliquez sur OK.

4.1.4 Restitution d'un espace de travail

Vibe vous permet de restituer un espace de travail que vous aviez supprimé, en le restaurant à son emplacement précédent.

  1. Accédez à l'espace de travail dans lequel se trouvait précédemment l'espace de travail supprimé.

    Par exemple, si vous souhaitez restaurer un espace de travail d'équipe qui se trouvait dans le répertoire Espaces de travail d'équipe, accédez au répertoire Espaces de travail d'équipe.

    INDICATION :si vous souhaitez afficher tous les éléments qui ont été supprimés dans le site Vibe, accédez à l'espace de travail du niveau le plus élevé. (Par défaut, il s'agit du répertoire Espace de travail privé.)

  2. Cliquez sur le dossier Corbeille du panneau de navigation.

    ou

    Cliquez sur Affichage > Corbeille dans la barre d'outils Opération.

    La page Corbeille affiche tous les espaces de travail, dossiers et entrées qui ont été supprimés de l'espace de travail actuel ou des espaces de travail de plus bas niveau. Les éléments qui ont été purgés ne sont pas affichés, car ils ne sont pas récupérables.

  3. Sélectionnez l'espace de travail que vous voulez restituer.

  4. Cliquez sur Restaurer.

    L'espace de travail est restauré à son emplacement précédent.

Pour plus d'informations sur la fonction de restitution, reportez-vous à la section Restoring Deleted Items (Restauration d'éléments supprimés) du manuel Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide (Guide de l'utilisateur avancé de Novell Vibe OnPrem 3.1).

4.1.5 Copie d'un espace de travail

  1. Accédez à l'espace de travail que vous souhaitez copier.

  2. Cliquez sur Espace de travail > Copier l'espace de travail.

    La page Copier l'espace de travail s'affiche.

  3. Utilisez l'une des méthodes suivantes pour copier l'espace de travail :

    • Sélectionner le dossier ou l'espace de travail de destination : utilisez l'arborescence de l'espace de travail pour accéder au dossier ou à l'espace de travail dans lequel vous souhaitez copier l'espace de travail et sélectionnez-le.

    • Rechercher le dossier ou l'espace de travail de destination : dans le champ prévu à cet effet, spécifiez le nom du dossier ou de l'espace de travail dans lequel vous souhaitez copier l'espace de travail.

  4. Cliquez sur OK.

4.1.6 Déplacement d'un espace de travail

Vibe vous permet de déplacer un espace de travail dans n'importe quel dossier ou espace de travail pour lequel vous disposez de droits appropriés.

  1. Accédez à l'espace de travail que vous souhaitez déplacer.

  2. Cliquez sur Espace de travail > Déplacer l'espace de travail.

    La page Déplacer l'espace de travail s'affiche.

  3. Utilisez l'une des méthodes suivantes pour déplacer l'espace de travail :

    • Sélectionner le dossier ou l'espace de travail de destination : utilisez l'arborescence de l'espace de travail pour accéder au dossier ou à l'espace de travail vers lequel vous souhaitez déplacer l'espace de travail et sélectionnez-le.

    • Rechercher le dossier ou l'espace de travail de destination : dans le champ prévu à cet effet, spécifiez le nom du dossier ou de l'espace de travail dans lequel vous souhaitez déplacer l'espace de travail.

  4. Cliquez sur OK.

4.1.7 Ajout d'un sous-espace de travail

Vibe vous permet de créer des sous-espaces de travail au sein d'espaces de travail existants.

  1. Accédez à l'espace de travail dans lequel vous voulez ajouter le sous-espace de travail.

  2. Cliquez sur Espace de travail > Nouvel espace de travail.

    La page Nouvel espace de travail s'affiche.

  3. Spécifiez les informations.

    Titre de l'espace de travail : spécifiez un titre pour l'espace de travail.

    Si vous laissez ce champ vide, l'espace de travail est intitulé Espace de travail.

    Membres de l'équipe : (facultatif) cette section s'affiche uniquement si vous créez un espace de travail d'équipe. Utilisez cette section pour spécifier les utilisateurs et groupes que vous voulez inclure en tant que membres de votre espace de travail d'équipe.

    Espace de travail : sélectionnez le type d'espace de travail que vous souhaitez créer.

    Complétez les autres champs d'information qui s'affichent lorsque vous sélectionnez le type d'espace de travail.

    Dossiers de l'espace de travail : utilisez cette section pour sélectionner les dossiers à inclure dans l'espace de travail.

    Annonce : (facultatif) créez un message d'annonce à envoyer à tous les membres de l'équipe.

    Si l'espace de travail que vous créez ne concerne pas une équipe spécifique, ce message est envoyé à tous les membres de l'équipe de l'espace de travail parent.

  4. Cliquez sur OK.

4.1.8 Ajout de dossiers supplémentaires à un espace de travail

Vibe vous permet d'ajouter à tout moment des dossiers supplémentaires à votre espace de travail.

  1. Accédez à l'espace de travail auquel vous voulez ajouter de nouveaux dossiers.

  2. Cliquez sur Espace de travail > Nouveau dossier.

    La page Nouveau dossier s'affiche.

  3. Indiquez les informations suivantes :

    Titre du dossier : spécifiez un titre pour le dossier.

    Si vous n'indiquez pas de titre, le nom du dossier est celui par défaut. Par exemple, un dossier de discussion est intitulé Discussion.

    Dossier : sélectionnez le type de dossier que vous souhaitez créer.

    Pour plus d'informations sur chaque type de dossier, reportez-vous au Section 6.0, Utilisation de types de dossiers spécifiques.

  4. Cliquez sur OK.

4.1.9 Génération de rapports d'activité pour un espace de travail

Vibe vous permet de générer des rapports sur l'activité se déroulant dans un espace de travail particulier.

  1. Accédez à l'espace de travail pour lequel vous souhaitez générer le rapport d'activité.

  2. Cliquez sur Afficher > Rapport d'activité.

    La page Activité de dossier s'affiche.

  3. Indiquez les informations suivantes :

    Rapport sur l'activité entre : sélectionnez la plage de dates pour laquelle vous souhaitez générer le rapport d'activité.

    Signaler l'activité de l'espace de travail ou du dossier : sélectionnez cette option pour afficher le nombre d'opérations d'affichage, d'ajout, de modification et de suppression qui ont été effectuées dans le dossier. Vous pouvez générer un rapport pour les catégories d'utilisateurs suivantes :

    • Membres de l'équipe : affiche uniquement l'activité pour l'espace de travail des membres de l'équipe.

    • Tous les utilisateurs : affiche l'activité pour l'espace de travail de tous les utilisateurs de Vibe. Cette option affiche le nom de chaque utilisateur qui a effectué une quelconque activité dans l'espace de travail.

    • Résumé : affiche un résumé des activités qui ont été effectuées dans l'espace de travail. Cette option ne répertorie pas les utilisateurs individuels.

    Rapport sur l'état de workflow : sélectionnez cette option pour afficher l'activité d'un workflow. Vous pouvez choisir d'afficher le temps moyen que le workflow a passé dans chaque état ou le nombre d'entrées actuellement associées à chaque état.

    Sélectionnez les dossiers à prendre en compte lors de la création de rapport : sélectionnez les dossiers pour lesquels vous souhaitez générer le rapport d'activité. Si vous sélectionnez l'espace de travail, Vibe génère alors un rapport d'activité qui inclut tous les dossiers de l'espace de travail.

  4. Cliquez sur OK.

    Vibe lance le rapport dans un tableur. Pour plus d'informations sur les colonnes de ce tableur, reportez-vous à la Section 7.15.1, Génération de rapports d'activité.

4.1.10 Définition d'une URL conviviale pour un espace de travail ou un dossier

L'emploi d'une URL conviviale pour votre espace de travail ou votre dossier peut faciliter l'accès d'autres utilisateurs à ce dernier.

  1. Accédez à l'espace de travail pour lequel vous voulez définir l'URL.

  2. Cliquez sur Espace de travail > Configurer dans la barre d'outils Opérations.

    La page Configurer les paramètres par défaut s'affiche.

  3. Dans la section Définir une URL simple pour ce dossier ou cet espace de travail, sélectionnez l'un des mots-clés globaux prédéfinis dans la liste déroulante Définir l'URL.

    Sauf si vous êtes un administrateur de site, l'URL doit commencer par l'un de ces mots-clés globaux prédéfinis.

  4. Dans le champ prévu à cet effet, spécifiez une URL pour le dossier ou l'espace de travail.

  5. Cliquez sur Ajouter > Fermer.

Pour supprimer une URL définie, sélectionnez-la dans la section URL actuellement définies, puis cliquez sur Supprimer les URL sélectionnées.

La définition d'une URL conviviale pour un dossier peut aussi permettre aux utilisateurs d'envoyer des entrées à ce dossier par courrier électronique, comme expliqué à la Section 5.10, Configuration d'un dossier pour la réception d'entrées par message électronique.

4.1.11 Définition d'un quota de données pour un espace de travail

L'administrateur Vibe vous permet de définir vos propres quotas de données pour vos espaces de travail et vos dossiers. Pour plus d'informations, reportez vous à la section Setting a Data Quota for Workspaces and Folders (Définition d'un quota de données pour les espaces de travail et les dossiers) du manuel Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide (Guide de l'utilisateur avancé de Novell Vibe OnPrem 3.1).

4.1.12 Personnalisation de la vue de l'espace de travail

Vibe permet de personnaliser la présentation de votre espace de travail. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Creating Custom Workspace Views (Création de vues d'espaces de travail personnalisées) du manuel Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide (Guide de l'utilisateur avancé de Novell Vibe OnPrem 3.1).

4.1.13 Choix d'une marque pour un espace de travail

Choisir une marque pour un espace de travail est un bon moyen de rendre cet espace plus spécifique et mieux identifiable. Lorsque vous attribuez une marque à un espace de travail, celle-ci est également appliquée à tous les sous-espaces de travail et sous-dossiers.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de marques, reportez-vous à la section Branding a Folder or Workspace (Choix d'une marque pour un dossier ou un espace de travail) du manuel Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide (Guide de l'utilisateur avancé de Novell Vibe OnPrem 3.1).

4.1.14 Affichage de vidéos YouTube dans un espace de travail

Cette section décrit la procédure d'affichage de vidéos YouTube dans la section Description de l'espace de travail. Pour plus d'informations sur l'affichage de vidéos YouTube dans la section Marque d'un espace de travail, reportez-vous à la section Branding a Folder or Workspace (Choix d'une marque pour un dossier ou un espace de travail) du manuel Novell Vibe OnPrem 3.1 Advanced User Guide (Guide de l'utilisateur avancé de Novell Vibe OnPrem 3.1).

Pour afficher une vidéo YouTube dans la section Description d'un espace de travail :

  1. Accédez à l'espace de travail dans lequel vous voulez afficher la vidéo YouTube.

  2. Cliquez sur Espace de travail > Modifier l'espace de travail dans la barre d'outils Opération.

  3. Dans la section Description, cliquez sur l'icône Développer pour développer les options de l'éditeur HTML, puis cliquez sur l'icône Vidéo .

  4. Dans le champ URL d'une vidéo YouTube, collez l'URL de la vidéo YouTube que vous voulez publier.

  5. Si vous souhaitez conserver les dimensions par défaut de YouTube, ne modifiez pas les valeurs dans les champs Dimensions.

  6. Cliquez sur Insérer, puis sur OK pour afficher la vidéo dans l'espace de travail.

Pour plus d'informations sur les autres endroits où vous pouvez afficher des vidéos YouTube dans Vibe, reportez-vous à la Section 7.16, Affichage de vidéos YouTube dans une entrée de dossier.